Jak zarządzać budżetem biznesu online, gdy wzrastają koszty?

•  5 strategii zarządzania budżetem dla biznesów online

 5 strategii zarządzania budżetem dla biznesów online

W biznesie e-commerce często spotykaną praktyką jest utrzymywanie cen na jak najbardziej atrakcyjnym poziomie. Co mają jednak zrobić firmy, dla których prowadzenie działalności przestało być opłacalne ze względu na podwyżki od operatora systemu, w którym zarządzają swoim biznesem? Piotr Matviienko, Head of IT w spółce Domator24, właściciela marek Diablo Chairs i Jan Nowak, która niedawno sama borykała się z podobną sytuacją, dzieli się pięcioma strategiami na radzenie sobie z takimi wyzwaniami.

 – Do niedawna sami korzystaliśmy z popularnego narzędzia dla biznesów e-commerce, jakim jest BaseLinker. Byliśmy z nim związani od ponad 7 lat. Dawało nam ono możliwość zarządzania wszystkimi kanałami sprzedaży, a mamy ich 44, z jednego miejsca. Od początku współpracy rozliczaliśmy się na podstawie stałego abonamentu. Niestety, zmiana modelu naliczania opłat na podstawie procentu wartości brutto sprzedaży (GMV) spowodowała gwałtowny skok naszych kosztów, których wysokość w grudniu ubiegłego roku wzrosła o 9900% w porównaniu z poprzednimi miesiącami – informuje Piotr Matviienko Head of IT w spółce Domator24. 

Podobną sytuację zna mnóstwo firm. Dla wielu z nich był to na tyle duży wzrost opłat, że obecny model biznesowy przestał być opłacalny. Co można zrobić w tej sytuacji? Jakie kroki podjąć? 

Negocjacja warunków

Na początku na pewno dobrym pomysłem są pertraktacje z dostawcą narzędzia w celu zmniejszenia podwyżki opłat. – Można, tak jak w naszym przypadku, podjąć próbę negocjacji wysokości % GMV. Należy się jednak do tego dobrze przygotować i przedstawić usługodawcy argumenty dotyczące dotychczasowej współpracy, wielkości biznesu, jego rentowności oraz negatywnych skutków wzrostu opłat – radzi Piotr Matviienko. Staranie się o zachowanie wcześniejszych warunków cenowych lub ograniczenie podwyżki do akceptowalnego poziomu może być kluczowe dla zachowania opłacalności działalności.

Redukcja funkcjonalności

Jeśli nie przyniesie to oczekiwanych rezultatów, warto zastanowić się nad zakresem korzystania z narzędzia i zweryfikowania, czy wszystkie opcje, za które się płaci są niezbędne przy prowadzeniu firmy. – Może się okazać, szczególnie wśród mniejszych biznesów, że wiele funkcji jest przez nie niewykorzystywanych, a posiadając je w pakiecie, niepotrzebnie zawyżają swoją miesięczną opłatę. Redukcja zbędnych funkcjonalności może pomóc obniżyć koszty korzystania z narzędzia – dodaje Piotr Matviienko.

Zmiana usługodawcy

Kolejnym rozwiązaniem jest zmiana narzędzia i wybranie oferty innego podmiotu. Kluczowe w tym przypadku jest dokładne zdefiniowanie własnych potrzeb. Na rodzimym rynku istnieje wiele podmiotów oferujących wsparcie e-commerce na najwyższym poziomie. To istotne, ponieważ znają one polskie realia biznesowe i działają w tej samej strefie czasowej.

 – Opisałem problem, z którym się zmierzyliśmy oraz określiłem nasze potrzeby. Nowa firma podeszła do nas bardzo profesjonalnie, podjęła działania priorytetowe. Z racji tego, że mamy własny, wewnętrzny dział IT, udostępniono nam serwer oraz API, czyli interfejs programowania aplikacji. Okazało się, że ta technologia nie jest alternatywą dla narzędzia, z którego do tej pory korzystaliśmy. Jest od niego lepsza. Posiada system business intelligence, funkcjonalności z zakresu sztucznej inteligencji, rozwiązania magazynowania, CRM itp. Dodatkowo support techniczny jest niezwykle sprawny i wszystkie problemy, które zgłaszamy priorytetowo są rozstrzygane w ciągu godziny – informuje Piotr Matviienko. Domator24 od kwietnia w pełni przeszedł na nowe oprogramowanie, zachowując wszystkie istotne funkcjonalności bez zakłóceń w prowadzonej sprzedaży.

Przygotowanie własnego rozwiązania

Są także przypadki, w których warto rozważyć stworzenie wewnętrznego systemu do zarządzania sprzedażą jako alternatywę dla korzystania z zewnętrznych narzędzi e-commerce. Własny system pozwala na większą kontrolę nad funkcjonalnościami i dostosowanie ich do unikalnych wymagań biznesowych. Oznacza to, że firma może zoptymalizować procesy sprzedażowe w sposób najbardziej efektywny i zgodny z jej strategią rozwoju. – Posiadając własne rozwiązanie, jesteśmy w stanie szybko reagować na zmieniające się warunki rynkowe i biznesowe, co może być utrudnione lub czasem wręcz niemożliwe w przypadku korzystania z gotowych rozwiązań zewnętrznych. Stworzenie własnego systemu wymaga jednak sprawnego działu IT, który będzie odpowiedzialny za projektowanie, rozwój, wdrożenie i utrzymanie systemu. Decydując się zatem na takie rozwiązanie należy dysponować odpowiednim personelem lub zlecić outsourcing usług IT – dodaje Piotr Matviienko.

Dywersyfikacja 

Generowanie większych dochodów z różnych źródeł może zrównoważyć wzrost kosztów. Dywersyfikacja może obejmować nie tylko kanały, jak np. kolejne platformy sprzedażowe, ale także nowe rynki geograficzne, co umożliwia zwiększenie zasięgu działalności i dotarcie do szerszego grona klientów. Istotnym aspektem dywersyfikacji działalności jest także rozszerzenie oferty produktowej. Dzięki temu można dotrzeć do nowego segmentu klientów i zwiększyć wartość koszyka zakupowego.

– Gdy w grudniu 2023 r. dowiedzieliśmy się, że od nowego roku przechodzimy w BaseLinker na pakiet enterprise, zaczęliśmy szukać rozwiązania tej sytuacji. Styczniowe rozliczenie zgodne z nowym systemem było stukrotnie wyższe od dotychczasowych. Dodatkowo zawierało wiele błędów, m.in. uwzględniając zamówienia, które wprowadziliśmy ręcznie. Choć nasza reklamacja została rozpatrzona pozytywnie i otrzymaliśmy korektę, to niestety również ona okazała się nieprawidłowa. Różnica między korektą naliczoną przez system a naszymi własnymi kalkulacjami, sięgnęła aż 70 tysięcy złotych. W tej sytuacji nasze zaufanie względem kontrahenta zostało zachwiane, a korzystanie z systemu przestało być opłacalne. Musieliśmy więc szybko podjąć kolejne kroki. Testując na własnym biznesie wszystkie wymienione wcześniej strategie, znaleźliśmy rozwiązanie, które jest dla nas optymalne – mówi Piotr Matviienko.

Zaprezentowane metody wskazują, że nawet w obliczu takich wyzwań jak drastyczny wzrost opłat za narzędzie do zarządzania e-commercem, istnieją skuteczne środki zaradcze. Kluczowe jest dokładne przeanalizowanie swoich potrzeb i oczekiwań firmy oraz wybór odpowiednich działań, które zapewnią zachowanie opłacalności działalności i stabilności w dalszym rozwoju.

Zobacz także: Biznes otwarty na cztery strony świata
Reguły fiskalne jaśniejsze i bardziej przyjazne inwestycjom? PE zatwierdza zmianę

Więcej ważnych informacji znajdziesz na stronie głównej Infor.pl