REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Elektroniczny obieg faktur przynosi oszczędności

Ewa Matyszewska
Ewa Matyszewska

REKLAMA

Firmy stosujące papierowy obieg faktur zakupu powinny go zastąpić skanowaniem i elektronicznym obiegiem. Przyniesie to spore oszczędności i zmniejszy liczbę popełnianych błędów przy rozliczaniu tych dokumentów.

EWA MATYSZEWSKA

REKLAMA

Standardem w firmach zarówno polskich, jak i zagranicznych jest papierowy obieg faktur zakupu. Czy w praktyce pojawiają się jakieś typowe problemy dla tego typu obiegu dokumentów?

RADOSŁAW TARTAS*

Często faktury trafiają do kancelarii/sekretariatu lub działów biznesowych firmy (zakupy, magazyny, IT, szkolenia itp.), gdzie są opisywane przez osoby, które dokonały zakupu a następnie są kierowane do działu księgowości, gdzie następuje ich księgowanie i płatność. Nawet jeśli faktura trafi najpierw do działu księgowości, i tak musi zostać opisana i zatwierdzona przez dział merytoryczny. Papierowy obieg powoduje, że faktury giną (schowane w szufladzie), są zbyt długo trzymane, muszą kilka razy krążyć po firmie. Dział księgowości często nawet nie ma wiedzy o takich fakturach, a na koniec jest odpowiedzialny za opóźnione płatności i karne odsetki (nie mówiąc o problemach w prawidłowym obliczeniu podatku dochodowego czy podatku od towarów i usług).

Aby rozwiązać te problemy, coraz więcej firm decyduje się na wdrażanie rozwiązań do skanowania i elektronicznego obiegu faktur zakupu. Na czym ta metoda polega?

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Faktury przychodzące do firmy są sortowane i skanowane. Specjalne oprogramowanie odpowiada za odczytanie danych z zeskanowanej faktury, wykorzystując technologię OCR (Optical Character Recognition - optyczne rozpoznawanie znaków) oraz ICR (Intelligent Character Recognition - inteligentne rozpoznawanie znaków). System prezentuje skan faktury oraz dane (wcześniej zweryfikowane przez zaszyte algorytmy sprawdzające, np. liczbę i rodzaj znaków czy kwoty), umożliwiając również ręczną korektę tych danych. Skuteczność automatycznego odczytania danych ze skanu faktury za pierwszym razem może przekraczać nawet 90 proc. Skan faktury wraz z danymi może trafiać bezpośrednio do systemu finansowo-księgowego (np. jako faktura wstępnie zaksięgowana) lub do elektronicznego obiegu.

Jakie korzyści przynosi firmom skanowanie i elektroniczny obieg faktur?

Przede wszystkim oszczędności. Pierwsze oszczędności można już zauważyć w firmach otrzymujących od 5 tys. faktur wzwyż rocznie. Zamiana obiegu papierowego na obieg elektroniczny przynosi pożytek dla wszystkich działów uczestniczących w tym procesie, np. skrócenie czasu i zmniejszenie kosztów obsługi faktur; minimalizacja operacji manualnych; obniżenie liczby błędów; minimalizacja odsetek z tytułu spóźnionych płatności; pełny podgląd do historycznych danych dla uczestników procesu.

Czy urzędy skarbowe, akceptują zeskanowane faktury?

Wdrożenie rozwiązań do skanowania i elektronicznego obiegu faktur zakupu jest w pełni akceptowalne przez urzędy skarbowe. W razie kontroli możliwe jest szybkie odnalezienie faktury w systemie i wydrukowanie jej skanu. Powiązanie skanu faktury (np. poprzez kod kreskowy) z oryginalną wersją papierową, przyspiesza odszukanie faktury w archiwum papierowym.

Fot. Wojciech Górski

* Radosław Tartas

konsultant i kierownik projektów we wdrożeniach systemów informatycznych (ERP, workflow) i projektach doradczych realizowanych dla firm polskich i zagranicznych

 

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: GP
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

REKLAMA

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Moja firma
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    KONFERENCJA O DOTACJACH - DOŚWIADCZENIA I PERSPEKTYWY. Katowice 29 lutego 2024 r. [wydarzenie bezpłatne, liczba miejsc ograniczona]

    LPW Grupa na czele z ekspertami z LPW Consulting zaprasza na kolejną edycję wydarzenia pt. KONFERENCJA O DOTACJACH - DOŚWIADCZENIA I PERSPEKTYWY. W tym roku to wydarzenie odbędzie się w czwartek 29 lutego 2024 r. w godz.: 10:00-14:00 w Parku Technologicznym Ekoenergia w Katowicach, ul. Żeliwna 38. Udział w wydarzeniu jest bezpłatny po uprzednim zapisie online. Przy czym liczba miejsc jest ograniczona. Portal infor.pl jest patronem medialnym tego wydarzenia.

    Czekolada w 2024 roku będzie droższa i nie tylko ona. Ceny kakao biją rekordy – może być nawet 7 tys. USD za tonę. Co to jest shrinkflacja?

    Nie ma dobrych wiadomości dla miłośników czekolady i kakao. Rekordowo wysokie ceny kakao na światowych giełdach nadal będą rosły i mogą nawet przekroczyć wartość 7 tys. dolarów za tonę. Tak prognozują autorzy raportu pt. „INDEKS CEN W SKLEPACH DETALICZNYCH”. Problemy z podażą i przewidywane znaczne spadki zbiorów oznaczają trzeci rok z rzędu globalnego deficytu surowca. Kluczowy okres zbierania ziaren skończy się w marcu, a następny zacznie się dopiero we wrześniu. Natomiast już w styczniu br. słodycze i desery zdrożały najbardziej ze wszystkich analizowanych kategorii produktów. Eksperci zapowiadają, że podwyżki w następnej kolejności obejmą kosmetyki, leki i suplementy bazujące na kakao. I dodają, że skok cen odczują producenci art. spożywczych, zakłady przetwórcze, cukiernie i restauracje. W następnej kolejności straty te zostaną przerzucone na konsumentów. Taki scenariusz może się wydarzyć już przed Wielkanocą. A jeśli sytuacja dalej będzie się pogarszała, to może nasilić się również zjawisko shrinkflacji. 

    Firmy widzą potencjał w sztucznej inteligencji, ale są pewne bariery

    Firmy, które zainwestowały w sztuczną inteligencję i widzą jej potencjał, chętniej rozważają dalsze innowacje. Ale są tez pewne przeszkody, z którymi muszą się mierzyć. 

    Ferie 2024. Wyjazdy nad morze coraz popularniejsze. Największą atrakcją morsowanie

    Czy Polacy coraz chętniej będą spędzać ferie nad morzem? Eksperci zauważają, że to był najlepszy początek roku w turystyce od 2019 roku. Czy przedsiębiorcom opłaca się teraz zamykać na zimę? 

    REKLAMA

    Jak założyć e-Doręczenia? Wniosek przedsiębiorcy

    Przedsiębiorcy mogą składać wnioski o utworzenie adresu do e-Doręczeń przez Biznes.gov. Po aktywacji adresu, firma korzysta ze skrzynki do e-Doręczeń w Koncie Przedsiębiorcy. Jak zrobić e-Doręczenia?

    Kompetencje kobiet w branży IT. Większy udział kobiet jest istotny z powodu deficytu wykwalifikowanych kadr

    W październiku 2024 r. zaczną obowiązywać unijne przepisy mające na celu zbudowanie większej odporności biznesu na cyberataki. W związku z tym należy podjąć działania podnoszące kompetencje z dziedziny cyberbezpieczeństwa. Tymczasem inicjatywy podnoszące kompetencje cyfrowe kobiet podejmowane są w zaledwie 20,4% miejsc pracy.

    Komisja Europejska proponuje zmniejszenie i uproszczenie obciążeń rolników. Czy to wystarczy by przerwać protesty?

    Komisja Europejska przesłała w czwartek prezydencji belgijskiej w Radzie UE dokument, zawierający listę działań mających na celu "zmniejszenie obciążeń administracyjnych, spoczywających na barkach rolników". Propozycje zostaną omówione z państwami członkowskimi 26 lutego na posiedzeniu Rady ds. Rolnictwa.

    Używasz smartfona? Twoje wrażliwe dane są jak na dłoni. Technologia pozbawia nas prywatności

    Użytkownicy różnych urządzeń, aplikacji czy systemów często nie są świadomi, przez kogo i do jakich celów są gromadzone i wykorzystywane dane na ich temat. Rozwój technologii rzadko idzie w parze ze świadomością użytkowników i regulacjami prawnymi. To stanowi zagrożenie dla ochrony danych osobowych.

    REKLAMA

    Wzrasta ryzyko prowadzenia biznesu. "Liczba wzmianek o geopolityce i ryzyku politycznym w dokumentach spółek wzrosła o 600%"

    Ryzyko prowadzenia biznesu w 2024 roku zwiększa rosnąca polaryzacja na światowej scenie politycznej. Istotna dla przedsiębiorców będzie minimalizacja potencjalnych niebezpieczeństw, m.in. poprzez zwiększenie odporności łańcuchów dostaw, odpowiednią politykę dostępu do zasobów i zaadresowanie kwestii ESG – wynika z raportu EY-Parthenon 2024 Geostrategic Outlook.

    Handel internetowy idzie w górę, stanowi 8,8% ogółu sprzedaży detalicznej

    Sprzedaż internetowa w ujęciu rocznym w styczniu wzrosła ogółem o 11%, co stanowił 8,8% ogółu sprzedaży detalicznej. Największy udział e-sprzedaży w całości sprzedaży detalicznej miały takie kategorie jak tekstylia, odzież, obuwie, prasa i książki. Tak wynika z danych przekazanych przez GUS.

    REKLAMA