REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Elektroniczny obieg faktur przynosi oszczędności

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Ewa Matyszewska
Ewa Matyszewska

REKLAMA

Firmy stosujące papierowy obieg faktur zakupu powinny go zastąpić skanowaniem i elektronicznym obiegiem. Przyniesie to spore oszczędności i zmniejszy liczbę popełnianych błędów przy rozliczaniu tych dokumentów.

EWA MATYSZEWSKA

REKLAMA

REKLAMA

Standardem w firmach zarówno polskich, jak i zagranicznych jest papierowy obieg faktur zakupu. Czy w praktyce pojawiają się jakieś typowe problemy dla tego typu obiegu dokumentów?

RADOSŁAW TARTAS*

Często faktury trafiają do kancelarii/sekretariatu lub działów biznesowych firmy (zakupy, magazyny, IT, szkolenia itp.), gdzie są opisywane przez osoby, które dokonały zakupu a następnie są kierowane do działu księgowości, gdzie następuje ich księgowanie i płatność. Nawet jeśli faktura trafi najpierw do działu księgowości, i tak musi zostać opisana i zatwierdzona przez dział merytoryczny. Papierowy obieg powoduje, że faktury giną (schowane w szufladzie), są zbyt długo trzymane, muszą kilka razy krążyć po firmie. Dział księgowości często nawet nie ma wiedzy o takich fakturach, a na koniec jest odpowiedzialny za opóźnione płatności i karne odsetki (nie mówiąc o problemach w prawidłowym obliczeniu podatku dochodowego czy podatku od towarów i usług).

REKLAMA

Aby rozwiązać te problemy, coraz więcej firm decyduje się na wdrażanie rozwiązań do skanowania i elektronicznego obiegu faktur zakupu. Na czym ta metoda polega?

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Faktury przychodzące do firmy są sortowane i skanowane. Specjalne oprogramowanie odpowiada za odczytanie danych z zeskanowanej faktury, wykorzystując technologię OCR (Optical Character Recognition - optyczne rozpoznawanie znaków) oraz ICR (Intelligent Character Recognition - inteligentne rozpoznawanie znaków). System prezentuje skan faktury oraz dane (wcześniej zweryfikowane przez zaszyte algorytmy sprawdzające, np. liczbę i rodzaj znaków czy kwoty), umożliwiając również ręczną korektę tych danych. Skuteczność automatycznego odczytania danych ze skanu faktury za pierwszym razem może przekraczać nawet 90 proc. Skan faktury wraz z danymi może trafiać bezpośrednio do systemu finansowo-księgowego (np. jako faktura wstępnie zaksięgowana) lub do elektronicznego obiegu.

Jakie korzyści przynosi firmom skanowanie i elektroniczny obieg faktur?

Przede wszystkim oszczędności. Pierwsze oszczędności można już zauważyć w firmach otrzymujących od 5 tys. faktur wzwyż rocznie. Zamiana obiegu papierowego na obieg elektroniczny przynosi pożytek dla wszystkich działów uczestniczących w tym procesie, np. skrócenie czasu i zmniejszenie kosztów obsługi faktur; minimalizacja operacji manualnych; obniżenie liczby błędów; minimalizacja odsetek z tytułu spóźnionych płatności; pełny podgląd do historycznych danych dla uczestników procesu.

Czy urzędy skarbowe, akceptują zeskanowane faktury?

Wdrożenie rozwiązań do skanowania i elektronicznego obiegu faktur zakupu jest w pełni akceptowalne przez urzędy skarbowe. W razie kontroli możliwe jest szybkie odnalezienie faktury w systemie i wydrukowanie jej skanu. Powiązanie skanu faktury (np. poprzez kod kreskowy) z oryginalną wersją papierową, przyspiesza odszukanie faktury w archiwum papierowym.

Fot. Wojciech Górski

* Radosław Tartas

konsultant i kierownik projektów we wdrożeniach systemów informatycznych (ERP, workflow) i projektach doradczych realizowanych dla firm polskich i zagranicznych

 

Zapisz się na newsletter
Zakładasz firmę? A może ją rozwijasz? Chcesz jak najbardziej efektywnie prowadzić swój biznes? Z naszym newsletterem będziesz zawsze na bieżąco.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: GP

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Stażysta w firmie na zupełnie nowych zasadach. 7 najważniejszych założeń planowanych zmian

Stażyści będą otrzymywali określone wynagrodzenie, a pracodawcy będą musieli podpisywać z nimi umowy. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej przedstawiło założenia projektu nowej ustawy.

Polska jednym z najbardziej atrakcyjnych kierunków inwestycyjnych w Europie

Globalna relokacja kosztów zmienia mapę biznesu, ale w Europie Środkowej Polska nadal pozostaje jednym z najpewniejszych punktów odniesienia dla firm szukających balansu między ceną a bezpieczeństwem.

Ekspert BCC o wysokości minimalnego wynagrodzenia w 2026 r.: „po raz pierwszy od wielu lat (rząd) pozwolił zadziałać algorytmowi wpisanemu w ustawę”. W ocenie eksperta, jest to ulga dla pracodawców

Od stycznia 2026 r. wzrośnie zarówno płaca minimalna, jak i minimalna stawka godzinowa. Rząd przyjął w tej sprawie rozporządzenie. Rozporządzenie z 11 września 2025 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokości minimalnej stawki godzinowej w 2026 r. zostało ogłoszone w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej.

Zamknięcie granicy z Białorusią 2025 a siła wyższa w kontraktach handlowych. Konsekwencje dla biznesu

Czy zamknięcie granicy z Białorusią w 2025 roku to trzęsienie ziemi w kontraktach handlowych i biznesie? Nie. To test zarządzania ryzykiem kontraktowym w łańcuchu dostaw. Czy można powołać się na siłę wyższą?

REKLAMA

Dłuższy okres kontroli drogowej: nic się nie ukryje przed inspekcją? Jak firmy transportowe mogą uniknąć częstszych i wyższych kar?

Mija kilka miesięcy od wprowadzenia nowych zasad sprawdzania kierowców na drodze. Zmiana przepisów, wynikająca z pakietu mobilności, dwukrotnie wydłużyła okres kontroli drogowej: z 28 do 56 dni wstecz. Dla inspekcji transportowych w UE to znacznie rozszerzone możliwości nadzoru, dla przedsiębiorstw transportowych – szereg kolejnych wyzwań. Jak sobie radzić w zupełnie innej rzeczywistości kontrolnej, by unikać kar finansowych i innych poważnych konsekwencji?

Gdy przedsiębiorca jest w trudnej sytuacji, ZUS może przejąć wypłatę zasiłków

Brak płynności finansowej płatnika składek, który zatrudnia powyżej 20 osób, może utrudniać mu regulowanie świadczeń na rzecz pracowników. Takimi świadczeniami są zasiłek chorobowy, zasiłek macierzyński czy świadczenie rehabilitacyjne. W takiej sytuacji Zakład Ubezpieczeń Społecznych może pomóc i przejąć wypłatę świadczeń. Potrzebny jest jednak wniosek płatnika lub ubezpieczonego.

Bezpłatny webinar: Czas na e-porządek w fakturach zakupowych

Zapanuj nad kosztami, przyspiesz pracę, zredukuj błędy. Obowiązkowy KseF przyspieszył procesy digitalizacji obiegu faktur. Wykorzystaj ten trend do kolejnych automatyzacji, również w obsłudze faktur przychodzących. Lepsza kontrola nad kosztami, eliminacja dokumentów papierowych i mniej pomyłek to mniej pracy dla finansów.

Pracodawcy będą musieli bardziej chronić pracowników przed upałami. Zmiany już od 1 stycznia 2027 r.

Dotychczas polskie prawo regulowało jedynie minimalne temperatury w miejscu pracy. Wkrótce może się to zmienić – rząd przygotował projekt przepisów wprowadzających limity także dla upałów. To odpowiedź na coraz częstsze fale wysokich temperatur w Polsce.

REKLAMA

Przywództwo to wspólna misja

Rozmowa z Piotrem Kolmasem, konsultantem biznesowym, i Sławomirem Faconem, dyrektorem odpowiedzialnym za rekrutację i rozwój pracowników w PLL LOT, autorami książki „The Team. Nowoczesne przywództwo Mission Command”, o koncepcji wywodzącej się z elitarnych sił specjalnych, która z powodzeniem sprawdza się w biznesie

Rośnie liczba donosów do skarbówki, ale tylko kilka procent informacji się potwierdza [DANE Z KAS]

Jak wynika z danych przekazanych przez 16 Izb Administracji Skarbowej, w I połowie br. liczba informacji sygnalnych, a więc tzw. donosów, skierowanych do jednostek KAS wyniosła 37,2 tys. Przy tym zestawienie nie jest pełne, bowiem nie zakończył się obowiązek sprawozdawczy urzędów skarbowych w tym zakresie. Zatem na chwilę obecną to o 4,2% więcej niż w analogicznym okresie 2024 roku, kiedy było ich 35,7 tys. Natomiast, zestawiając tegoroczne dane z tymi z I połowy 2023 roku, widać wzrost o 6%. Wówczas odnotowano 35,1 tys. takich przypadków. Poniżej omówienie dotychczasowych danych z Krajowej Administracji Skarbowej.

REKLAMA