Likwidując firmę, trzeba pamiętać o dokumentach pracowników

- W latach 90. pojawiło się wiele nowych firm zarówno państwowych, jak i prywatnych, a także sprywatyzowano już istniejące przedsiębiorstwa państwowe. Część z nich została zlikwidowana bez zostawienia następcy prawnego. Firmy te pozostawiały dokumentację osobowo-płacową bez właściwego zabezpieczenia. W tym okresie obowiązywały przepisy o 12-letnim okresie jej przechowywania. Nikt nie zdawał sobie sprawy, że zniszczenie dokumentacji pracowniczej może pozbawić wiele osób możliwości udowodnienia okresu zatrudnienia i wysokości otrzymywanych poborów. W efekcie ogromna jej część została bezpowrotnie zniszczona. Natomiast część dokumentacji, jeśli nawet się zachowała, nie wiadomo gdzie się znajduje.

Syndycy i likwidatorzy upadających firm mają możliwość przekazywania nieodpłatnie dokumentacji pracowniczej do państwowych archiwów. Ile takiej dokumentacji trafiło już do nich?

- Zainteresowanie nieodpłatnym przekazywaniem dokumentacji jest do tej pory niewielkie. Według nowych zasad obowiązujących od kwietnia tego roku, przejęliśmy dokumentację dziesięciu firm, tj. 290 metrów bieżących akt. Dla porównania, na zasadach komercyjnych, czyli odpłatnie, przejęliśmy od początku 2005 roku dokumentację około 140 firm, co stanowi 2,5 tys. metrów bieżących.

W jaki sposób można bezpłatnie przekazać dokumentację?

- Nieodpłatne przejęcie dokumentacji następuje na podstawie postanowień wydawanych przez sądy rejestrowe o braku środków na przechowanie dokumentacji. Warunkiem niezbędnym do zastosowania takiego trybu jest istnienie podmiotu, który znajduje się w stanie likwidacji lub upadłości. Najczęściej jednak okazuje się, że przed otrzymaniem postanowienia sądu firma została już wykreślona z KRS lub z ewidencji działalności gospodarczej. Zdarza się, że sąd podczas jednego posiedzenia wydaje postanowienie o wykreśleniu z KRS i braku środków na odpłatne przechowywanie.

Od strony prawnej oznacza to jednak, że firma przestała istnieć zanim zdążyła przekazać swoje akta na przechowanie. Wówczas jedynym rozwiązaniem jest odpłatne przechowywanie. Dość częste są też przypadki, że prawni dysponenci dokumentacji (byli właściciele, syndycy, likwidatorzy) nie znają podstaw prawnych nakładających na nich obowiązek zabezpieczenia dokumentacji przed zniszczeniem. Pozostawienie akt osobowych pracowników oraz dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy w warunkach grożących jej uszkodzeniem lub zniszczeniem jest wykroczeniem przeciwko prawom pracowniczym. Pracodawcy lub osobie działającej w jego imieniu grozi za to kara grzywny. Od 1 lipca tego roku zgodnie z ustawą o Państwowej Inspekcji Pracy, maksymalna kara grzywny wzrosła do 30 tys. zł.

Notowała BOŻENA WIKTOROWSKA