Uczestnik musi być bezpieczny

Obowiązkiem organizatora jest przede wszystkim zapewnienie bezpieczeństwa uczestników imprezy. W tym celu obiekt musi spełnić wszelkie wymagania wynikające z prawa budowlanego, sanitarnego czy ochrony przeciwpożarowej. W szczególności w obiekcie, w którym odbywa się impreza, muszą być wyznaczone m.in. drogi ewakuacyjne, a także drogi umożliwiające dojazd pojazdom służb ratowniczych i policji.

Na miejscu powinien być zabezpieczony sprzęt ratowniczy i gaśniczy oraz środki gaśnicze niezbędne przy zabezpieczeniu działań ratowniczo-gaśniczych. Obowiązkiem organizatora jest również zapewnienie obecności służb porządkowych wyposażonych w środki łączności. Ich liczba uzależniona jest od liczby uczestników imprezy. W tym przypadku przyjmuje się przelicznik – co najmniej 10 porządkowych na 300 osób, które mogą być obecne na imprezie, i co najmniej 1 porządkowy na każde następne 100 osób. W przypadku uznania imprezy za imprezę o podwyższonym ryzyku przeliczniki te wynoszą odpowiednio 15 porządkowych na 300 osób, które mogą być obecne na imprezie masowej, i co najmniej 2 porządkowych na każde następne 100 osób.

Obowiązkiem organizatora imprezy masowej jest też udostępnienie uczestnikom regulaminu obiektu lub regulaminu imprezy, a także uzgodnienie z właściwym miejscowo komendantem powiatowym (miejskim) Państwowej Straży Pożarnej szczegółowych zasad postępowania w przypadku powstania pożaru lub innego miejscowego zagrożenia w obiekcie, w którym planuje się rozpoczęcie imprezy.

Nie później niż na 14 dni przed planowanym terminem rozpoczęcia imprezy organizator powinien wystąpić do wójta, burmistrza albo prezydenta miasta, właściwego ze względu na miejsce przeprowadzenia imprezy, z wnioskiem o wydanie zezwolenia na przeprowadzenie imprezy masowej. Do wniosku zobowiązany jest dołączyć wiele dokumentów, m.in. opinie policji, straży pożarnej, pogotowia ratunkowego i inspektora sanitarnego, regulamin obiektu wraz z informacją o sposobie udostępniania go uczestnikom imprezy, terminarz imprez (program imprezy) oraz polisę ubezpieczeniową.