Jak ująć w księgach rachunkowych zatrzymanie kaucji z tytułu najmu

Ewidencja rozliczenia kaucji przez wynajmującego (właściciela) zależy od zapisów w umowie najmu. Jeśli jest to zatrzymanie związane z zaliczeniem jej na poczet zaległego czynszu, należy ją przeksięgować z konta pozostałych rozrachunków (gdzie ze względu na swój zwrotny charakter była pierwotnie zaksięgowana) na konto rozrachunków z tytułu dostaw i usług. Natomiast w odniesieniu do kwoty kaucji zatrzymanej tytułem odszkodowania za przedterminowe rozwiązanie umowy, należy ją zaewidencjonować na dobro pozostałych przychodów operacyjnych, jako zdarzenie pośrednio związane z działalnością operacyjną jednostki.

Kaucja co do zasady spełnia funkcję gwarancyjną i zabezpieczającą. Tym samym, co do zasady, powinna pozostawać w stanie nienaruszonym przez cały okres trwania umowy najmu, a po jej zakończeniu być zwrócona. Brak konkretnych regulacji w kodeksie cywilnym, ale także w ustawie o rachunkowości i przepisach podatkowych, daje dużą dowolność w kwestii rozliczania kaucji (wyjątkiem jest kaucja dotycząca lokalu mieszkalnego, gdzie zakres możliwych rozliczeń kaucji reguluje ustawa o ochronie praw lokatorów). W celu uniknięcia nieporozumień jakikolwiek sposób rozdysponowania środków pieniężnych stanowiących kaucję powinien zatem wynikać z zapisów umowy najmu. W praktyce umowa najmu zazwyczaj przewiduje, że kaucja może zostać zatrzymana:

• na poczet zaległego czynszu lub innych opłat związanych z najmem, a niezależnych od właściciela - np. opłaty za media lub
• na pokrycie szkód wyrządzonych w lokalu,
• jako odszkodowanie za przedterminowe rozwiązanie umowy.

Zobacz: Prawo dla firm

Zatrzymanie kaucji w księgach rachunkowych. Ewidencja zatrzymania kaucji przez wynajmującego (właściciela) zależy od tytułu zatrzymania. Jeśli jest to zatrzymanie kaucji związane z zaliczeniem jej na poczet czynszu, należy ją przeksięgować z konta pozostałych rozrachunków (gdzie ze względu na zwrotny charakter widnieje) na konto rozrachunków z tytułu dostaw i usług:

Wn konto 240 "Pozostałe rozrachunki"

Ma konto 201 "Rozrachunki z odbiorcami"

Jeśli natomiast zatrzymanie kaucji ma charakter odszkodowawczy (np. na pokrycie szkód wyrządzonych w lokalu lub jako "kara" za przedterminowe rozwiązanie umowy) wówczas zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 32 lit g ustawy o rachunkowości zatrzymaną kwotę wynajmujący (właściciel) powinien zaliczyć na dobro pozostałych kosztów operacyjnych:

Wn konto 240 "Pozostałe rozrachunki"

Ma konto 760 "Pozostałe przychody operacyjne"

Należy przy tym przypomnieć, że w rozrachunku podatkowym zatrzymanie kaucji tytułem odszkodowania powoduje po stronie wynajmującego powstanie przychodu podatkowego (por. art. 12 ust. 1 pkt 1 updop oraz art. 14 ust. 2 pkt 4 i 12 updof). Przychód ten powstaje w dacie otrzymania środków pieniężnych z tytułu odszkodowania, tj. z chwilą wpływu środków pieniężnych na rachunek bankowy lub w momencie wpłaty gotówki do kasy. Od zapłaty za wcześniejsze rozwiązanie umowy najmu trzeba zapłacić VAT (por. wyrok NSA z 22 marca 2017 r., sygn. akt I FSK 1283/15, w którym wskazuje się, że kwota otrzymana z tytułu wcześniejszego rozwiązania umowy najmu nie jest odszkodowaniem, a należnością wynikającą ze świadczenia usług najmu).

Przeczytaj w INFORLEX.PL Biznes cały artykuł: Jak ująć w księgach rachunkowych zatrzymanie kaucji z tytułu najmu

W artykule przedstawiono również przykłady ewidencji w księgach rachunkowych.