Składanie sprawozdań finansowych - krok po kroku

W jakim terminie i kto sporządza sprawozdanie finansowe

Zgodnie z kodeksem spółek handlowych oraz obowiązującą ustawą o rachunkowości spółki, których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym tj. jego zakończenie przypada na dzień bilansowy 31 grudnia powinny w terminie nie przekraczającym 6 miesięcy doprowadzić do zatwierdzenia przez kompetentny organ (w tym wypadku zwyczajne zgromadzenie wspólników lub walne zgromadzenie akcjonariuszy) corocznego sprawozdania finansowego.

Organem odpowiedzialnym za sporządzenie oraz przedstawienie zgromadzeniu omawianego sprawozdania jest w przypadku spółki kapitałowej jej zarząd. Dokument musi zostać opatrzony podpisami każdego członka zarządu -mimo przysługujących indywidualnych uprawnień do samodzielnej reprezentacji spółki- zasadniczo w ciągu 3 miesięcy od zakończenia roku obrotowego.

Może się zdarzyć, że spółka została zobligowana do zatwierdzenia sprawozdania przez biegłego rewidenta. W takim przypadku opinia ta wraz z ewentualnym raportem uzupełniającym powinny zostać przedłożone członkom zgromadzenia wspólników lub walnego zgromadzenia akcjonariuszy najpóźniej 15 dni przed planowanym zebraniem mającym na celu zatwierdzenie sprawozdania finansowego. Ponadto spółka akcyjna udostępnia akcjonariuszom sprawozdanie rady nadzorczej i komisji rewizyjnej. 

Warto zaznaczyć, że obowiązkiem przekazania sprawozdania do zbadania przez biegłego rewidenta objęte zostały spółki, których:

• średnia zatrudnienia w roku poprzedzającym w przeliczeniu na pełne etaty przekroczyła 50 osób,
• przychody netto w przeliczeniu na obowiązującą walutę polską przekroczyły równowartość 5.000.000,00 EUR, 
• suma aktywów bilansu rocznego stanowiła równowartość przynajmniej 2.500.000,00 EUR,

przy czym wystarczającym staje się spełnienie choćby dwóch z przytoczonych warunków.

Przeczytaj również: Kto i kiedy zwołuje walne zgromadzenie akcjonariuszy w S.A.?

Co powinno zawierać sprawozdanie finansowe?

W każdym sprawozdaniu finansowym obligatoryjnie powinny się znaleźć: bilans, rachunek zysków i strat, informacja dodatkowa (zawierająca wprowadzenie do sprawozdania) oraz wszelkie inne informacje dodatkowe i objaśnienia. 

Ponadto spółki, których sprawozdania finansowe podlegają badaniu przez biegłego rewidenta powinny uwzględnić również zestawienie zmian w kapitale własnym a także rachunek przepływów pieniężnych. Istotną kwestią jest również konieczność dołączenia do sprawozdania finansowego sprawozdania z działalności spółki, w którym zgodnie z art. 49 ustawy o rachunkowości powinny być zawarte informacje o stanie majątkowym spółki tj. większej wagi zdarzenia minionego roku obrotowego, kierunki rozwoju spółki, stan zatrudnienia, uwzględnienie czynników ryzyka czy też opis zagrożeń dla działalności spółki.

Przekazane przez zarząd spółki do Urzędu Skarbowego oraz odpowiedniego sądu rejestrowego sprawozdanie wraz z ewentualną opinią biegłego rewidenta podlega ogłoszeniu w Dzienniku Urzędowym Rzeczpospolitej Polskiej „Monitor Polski B”.

Jakie kary?

Zaznaczyć również należy, że za błędy oraz wszelkie nieprawidłowości występujące w sprawozdaniu finansowym grożą spółce wysokie grzywny a nawet kary pozbawienia wolności dla osób, których podpisy widnieją pod tekstem sprawozdania. W związku z powyższym w spółkach powinien funkcjonować taki system kontroli wewnętrznej, który da zarządowi pewność stworzenia rzetelnego, zgodnego z prawdą sprawozdania rocznego.