Kto i kiedy zwołuje walne zgromadzenie akcjonariuszy w S.A.?

Statut określa w jakim terminie zarząd jest zobowiązany zwołać walne zgromadzenie akcjonariuszy, a ustawa stanowi, że zwołanie musi nastąpić w ciągu 6 miesięcy od dnia zakończenia roku obrotowego. Zgromadzenie może również zwołać grupa akcjonariuszy upoważniona do tego przez sąd rejestrowy, jeżeli zarząd nie zwoła zgromadzenia w terminie 2 tygodni od zgłoszenia tego żądania.
Kodeks spółek handlowych określa minimalne terminy między zwołaniem a odbyciem walnego zgromadzenia akcjonariuszy (statut może jedynie zwiększyć te terminy kodeksowe):
1) 3 tygodnie od ogłoszenia w Monitorze Sadowym i Gospodarczym,
2) 2 tygodnie od dnia wysłania zaproszenia w przypadku akcji imiennych.

W przypadku zmiany statutu w wezwaniu trzeba podać dotychczasowe i nowe brzmienie statutu, a w przypadku zmiany wysokości kapitału zakładowego – wysokość starego i nowego kapitału.

Zarząd spółki jest zobowiązany do wyłożenia listy akcjonariuszy uprawnionych do wzięcia udziału w zgromadzeniu. Uprawnionymi są posiadacze akcji imiennych, wpisani do księgi akcyjnej, co najmniej na 7 dni przed zgromadzeniem akcjonariuszy, przy czym dzień odbycia zgromadzenia nie wlicza się do tego okresu. Ponadto muszą oni złożyć oświadczenie, że nie pozbędą się akcji imiennych przed zakończeniem zgromadzenia.

Przeczytaj również: Jak zaskarżyć uchwałę walnego zgromadzenia?

Posiadacze akcji na okaziciela muszą złożyć akcje zarządowi, w banku lub w biurze maklerskim wraz z oświadczeniem, że nie wycofają swoich akcji przed zakończeniem zgromadzenia.
W zgromadzeniu muszą brać udział członkowie zarządu i Rady Nadzorczej bez względu na to czy są akcjonariuszami, oraz członkowie którzy nimi byli (za rok obrotowy w którym ustało członkostwo). Na liście akcjonariuszy powinny się też znaleźć osoby, których zaproszenia wymaga statut np. posiadacze akcji użytkowych oraz imiennych i świadectw udziałowych. Zgromadzenie otwiera przewodniczący Rady Nadzorczej, chyba że określa go już statut, lub jego zastępca. Jeżeli są oni nieobecni, to dokonuje tego przewodniczący zarządu lub osoba wyznaczona uchwałą zarządu.

Zwołanie nadzwyczajnego i zwyczajnego walnego zgromadzenia akcjonariuszy wymaga zgody wszystkich członków zarządu (w zasadzie), ale jeśli nie wszyscy się zgodzą to nie może to być podstawą stwierdzenia jego nieważności. Statut może określać przewodniczącego zgromadzenia, a jeśli nie określa, to dokonuje się jego wyboru w głosowaniu tajnym. W praktyce dokonuje się tego przez aklamację. Jest ona tajna w przypadku gdy jest minimum dwóch kandydatów lub gdy co najmniej jeden z akcjonariusz tego zażąda. Przewodniczącym obrad zgromadzenia może być jedynie akcjonariusz lub jego pełnomocnik, przy czym pełnomocnictwo musi zostać udzielone pisemnie.

Polecamy serwis Przedsiębiorca w sądzie

Statut może określać, że pełnomocnikiem akcjonariusza na zgromadzeniu może być tylko inny akcjonariusz. Pełnomocnictwa udziela się także w formie pisemnej, a pełnomocnik może reprezentować kilku akcjonariuszy jednocześnie. Pełnomocnikiem podmiotów wpisanych do KRS może być prokurent, przy czym jeśli jest to prokura łączna – muszą prokurenci działać wspólnie, chyba że udzielą sobie pełnomocnictwa.

W imieniu małoletnich nieposiadających zdolności do czynności prawnych występują ich przedstawiciele ustawowi, którzy tylko na żądanie przedstawiają dokumenty na potwierdzenie tego.
Ustawowymi przedstawicielami są też:
1) Syndyk,
2) Wykonawca testamentu,
3) Kurator majątku.

Muszą oni dołączyć pełnomocnictwo/dokument do protokołu zgromadzenia. Dokument ten musi zwierać upoważnienie do zarządzania majątkiem upadłego/spadkobiercy. 

Przewodniczący zarządza sporządzenie listy obecności na zgromadzeniu, która to lista obejmuje podanie ilość przypadających akcji oraz głosów na poszczególnych uczestników. Akcjonariusze reprezentujący 10% kapitału zakładowego mogą zażądać sprawdzenia listy. Podpisuje ją przewodniczący zgromadzenia. Lista obecności, w razie wątpliwości co do kworum, powinna być sprawdzona przez przewodniczącego przed każdy głosowaniem.