Nadzór w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością

Kontrola spółki z o.o. przez jej wspólnika

Zgodnie z art. 212 Kodeksu spółek handlowych prawo kontroli służy każdemu wspólnikowi. W tym celu wspólnik lub wspólnik z upoważnioną przez siebie osobą może w każdym czasie przeglądać księgi i dokumenty spółki, sporządzać bilans dla swego użytku lub żądać wyjaśnień od zarządu (§ 1). Zarząd może odmówić wspólnikowi wyjaśnień oraz udostępnienia do wglądu ksiąg i dokumentów spółki, jeżeli istnieje uzasadniona obawa, że wspólnik wykorzysta je w celach sprzecznych z interesem spółki i przez to wyrządzi spółce znaczną szkodę (§ 2). W przypadku, o którym mowa w § 2, wspólnik może żądać rozstrzygnięcia sprawy uchwałą wspólników. Uchwała powinna być powzięta w terminie miesiąca od dnia zgłoszenia żądania (§ 3). Wspólnik, któremu odmówiono wyjaśnień lub wglądu do dokumentów bądź ksiąg spółki, może złożyć wniosek do sądu rejestrowego o zobowiązanie zarządu do udzielenia wyjaśnień lub udostępnienia do wglądu dokumentów bądź ksiąg spółki. Wniosek należy złożyć w terminie siedmiu dni od dnia otrzymania zawiadomienia o uchwale lub od upływu terminu określonego w § 3, w przypadku niepowzięcia uchwały wspólników w tym terminie (§ 4).

Jak wynika z powyższego, prawo kontroli jest osobistym prawem wspólnika i jako takie służy wspólnikowi. Wspólnik nie może upoważnić osoby trzeciej do wykonywania tego prawa zamiast wspólnika (np. upoważnić audytora). Wspólnik może natomiast przybrać sobie osobę do pomocy i razem z tą osobą przyjść do siedziby spółki, ale nie może do spółki wysłać samej osoby trzeciej. Mimo że powyższe uregulowanie wydaje się oczywiste, nie zawsze takim jest, np. gdy wspólnikiem spółki z o.o. jest inna osoba prawna - np. bank. W celu dokonania kontroli w trybie art. 212 § 1 k.s.h. w spółce powinien się więc stawić prezes tego banku, który może przybrać sobie osobę trzecią. Wspólnik nie może więc przenieść ani prawa kontroli, ani upoważnić kogokolwiek do wykonywania czynności przewidzianych w art. 212 § 1 k.s.h. bez jego obecności. Uprawnienia wspólnika wynikające z art. 212 § 1 k.s.h. mają charakter ustawowego prawa do kontroli. Na prawo kontroli składają się trzy uprawnienia:

● prawo przeglądania ksiąg i dokumentów spółki,

● sporządzenia bilansu dla swego użytku lub

● żądanie wyjaśnień od zarządu.

Określenie „lub” oznacza, że uprawnienia te mogą być realizowane alternatywnie albo łącznie. Wszystkie uprawnienia wyznaczają zakres prawa indywidualnej kontroli. W tak zakreślonych granicach kontroli nie mieści się prawo wspólnika do zastępowania zarządu w prowadzeniu spraw spółki, do wydawania członkom zarządu wiążących poleceń, podejmowania bieżących decyzji, których posłusznym wykonawcą byłby zarząd (wyrok WSA w Gliwicach z 14 stycznia 2011 r., sygn. akt III SA/Gl 1409/10).

Ważne

Prawo indywidualnej kontroli przysługuje każdemu wspólnikowi, bez względu na jego udział w kapitale zakładowym spółki i niezależnie od rodzaju posiadanych udziałów.

W spółce z o.o. możemy znaleźć:

● księgę udziałów,

● księgę protokołów,

● księgi handlowe - szeroko rozumiane, w których dokonuje sie wszelkich operacji natury księgowej.

Te dokumenty powinny być, na podstawie art. 212 § 1 k.s.h. udostępnione wspólnikowi. Ich przeglądanie powinno odbywać się w siedzibie spółki, w miejscu, gdzie są one faktycznie przechowywane. Jeśli określone dokumenty spółki znajdują się w posiadaniu innych osób (np. w biurze rachunkowym), zarząd zobowiązany jest nakazać tym osobom udostępnienie dokumentów wspólnikom. Podczas wykonywania czynności kontrolnych wspólnik może sporządzać notatki i kserokopie. Dopuszczalne jest również żądanie sporządzenia kserokopii lub odpisu dokumentu przez spółkę i wysłania ich na wskazany adres. Zarząd powinien przedstawić wspólnikom wszystkie dokumenty spółki, chyba że zabrania tego wyraźnie przepis powszechnie obowiązującego prawa (np. ustawa z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych - t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 101, poz. 926 z późn. zm.). Zarząd jest obowiązany udostępnić informacje, które nie są objęte tajemnicą handlową. Wspólnik nie może żądać udostępnienia mu dokumentów kadrowych - umowy o prace nie są dokumentami spółki w rozumieniu art. 212 k.s.h.

Bilans sporządzany przez wspólnika może być wykorzystany jedynie na własny użytek i ma służyć jedynie możliwości poinformowania wspólnika o stanie interesów i spraw spółki, bez możliwości wykorzystania go w innych celach.

Prawo indywidualnej kontroli spraw spółki przez wspólnika przejawia się także w możliwości żądania wyjaśnień od zarządu. Co to oznacza w praktyce? I w jakim zakresie wspólnik może żądać tych wyjaśnień? Czy wyjaśnienia na temat negocjowanych kontraktów, tajemnice handlowe również wchodzą w zakres tego pojęcia? Przepisy nie dają odpowiedzi na te pytania, natomiast zarząd, zgodnie z art. 212 § 2 k.s.h., odmawia wspólnikowi wyjaśnień i udostępnienia określonych dokumentów, jeżeli istnieje uzasadniona obawa, że wspólnik wykorzysta je w celach sprzecznych z interesem spółki i przez to spółce wyrządzona zostanie znaczna szkoda. Wszystkie te przesłanki muszą wystąpić łącznie, aby zarząd skutecznie mógł odmówić wyjaśnień lub udostępnienia dokumentów. Należy przy tym zwrócić uwagę, że musi to być uzasadniona obawa, a nie tylko przypuszczenie wyrządzenia szkody. Nie wystarczy tutaj np. okoliczność, że spółka z o.o. podejrzewa, że wspólnik prowadzi interesy konkurencyjne - wspólnik musi prowadzić interesy konkurencyjne. Trzeba pamiętać, że wspólnika spółki z o.o. nie dotyczy zakaz konkurencji, chyba że jest on członkiem zarządu. W przeciwieństwie do spółek osobowych (spółki jawnej, partnerskiej, komandytowej i komandytowo-akcyjnej), wspólników spółek z ograniczoną odpowiedzialnością nie wiąże ustawowy zakaz konkurencji. W praktyce spory na tle art. 212 k.s.h. sprowadzają się właśnie do działalności konkurencyjnej (gdy żądanie udostępnienia ksiąg i dokumentów sprowadza się np. do chęci „pozyskania” klientów). Ciężar dowodu istnienia przesłanek do odmowy udzielenia wyjaśnień oraz wglądu do ksiąg i dokumentów spoczywa na zarządzie. To zarząd musi wykazać, że istnieje uzasadniona obawa, że wspólnik wykorzysta uzyskane informacje w celu sprzecznym z interesem spółki oraz ze znaczną dla spółki szkodą. Nie wystarczy wykazanie, że realizacja żądania wspólnika wyrządzi jakąkolwiek szkodę, musi w tym przypadku istnieć zagrożenie znaczną szkodą). Odmowa przez zarząd wglądu do ksiąg i dokumentów spółki, a także złożenia wyjaśnień będzie szczególnie uzasadniona, gdy wspólnik zachowywał się już nielojalnie wobec spółki lub gdy uzyskane informacje mógłby udostępnić konkurencji. Istotne znaczenie ma również to, kogo wspólnik upoważnił do pomocy przy dokonywaniu czynności kontrolnych. Jeśli zachodzi uzasadnione podejrzenie, że jest to np. pracownik bądź członek organu podmiotu konkurencyjnego, to odmowa udzielenia informacji wspólnikowi będzie zasadna.

Więcej w miesięczniku Prawo Spółek - Zamów prenumeratę >>