Jak obniżyć kapitał zakładowy w spółce z o.o.

Procedura obniżenia kapitału zakładowego w spółce z o.o. wymaga podjęcia kilku czynności. Po pierwsze - wspólnicy spółki muszą podjąć uchwałę o obniżeniu kapitału zakładowego. Po drugie, zarząd spółki ma obowiązek przeprowadzić tzw. postępowanie konwokacyjne, polegające na zawiadomieniu wierzycieli spółki o planowanym obniżeniu i na ewentualnym zaspokojeniu lub zabezpieczeniu tych wierzycieli, którzy wnieśli sprzeciw, co do obniżenia. Ostatnim etapem jest zgłoszenie obniżenia kapitału do właściwego sądu rejestrowego i wpis obniżenia do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego. Obniżenie kapitału zakładowego staje się skuteczne z chwilą wpisu do rejestru przedsiębiorców.

Krok 1 - uchwała o obniżeniu kapitału zakładowego

Uchwała o obniżeniu kapitału zakładowego powinna określać wysokość obniżenia oraz sposób, w jaki kapitał ma być obniżony. Przy ustalaniu wysokości obniżenia należy zwrócić uwagę, aby kapitał zakładowy spółki po obniżeniu przedstawiał wartość nominalną nie mniejszą niż 5 tys. zł - jest to obecnie najniższa dopuszczalna wartość kapitału zakładowego w spółce z o.o. po nowelizacji kodeksu spółek handlowych, która weszła w życie 8 stycznia 2009 r.

Kapitał zakładowy w spółce z o.o. może być obniżony poprzez zmniejszenie wartości nominalnej udziałów, umorzenie udziałów oraz poprzez scalenie udziałów. Przy zmniejszeniu wartości nominalnej udziałów trzeba pamiętać, aby nowa wartość pojedynczego udziału korespondowała z dopuszczalną, minimalną wartością nominalną udziału w spółce z o.o., tj. 50 zł.

Uchwała o obniżeniu kapitału zakładowego musi zostać podjęta przez wspólników sp. z o.o. większością 2/3 głosów. Obniżenie kapitału zakładowego w spółce z o.o. wiąże się zawsze z koniecznością zmiany umowy spółki, a co za tym idzie, koniecznością podjęcia uchwały w formie aktu notarialnego.

Krok 2 - postępowanie konwokacyjne

Po podjęciu uchwały o obniżeniu kapitału zakładowego zarząd spółki z o.o. powinien niezwłocznie ogłosić tę informację w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. W treści ogłoszenia powinno znaleźć się wezwanie wierzycieli spółki z o.o. do wniesienia sprzeciwu w terminie trzech miesięcy od dnia, w którym ukaże się ogłoszenie, jeśli nie wyrażają zgody na obniżenie kapitału. Wierzyciele spółki z o.o., którzy nie zgadzają się na obniżenie kapitału, powinni wnieść formalny sprzeciw w terminie trzech miesięcy od dnia publikacji ogłoszenia w Monitorze Sądowym i Gospodarczym, a spółka ma obowiązek zaspokoić lub zabezpieczyć roszczenia tych wierzycieli. Po upływie trzech miesięcy od dnia publikacji ogłoszenia prawo wierzyciela spółki z o.o. do wniesienia sprzeciwu wygasa i wierzyciel taki jest uważany za zgadzającego się na obniżenie kapitału zakładowego w kształcie wynikającym z podjętej przez wspólników uchwały.

Przeprowadzenie postępowania konwokacyjnego nie jest konieczne, jeżeli w wyniku obniżenia kapitału zakładowego nie zwraca się wspólnikom wpłat dokonanych na kapitał zakładowy i jednocześnie podwyższa się kapitał zakładowy spółki do co najmniej pierwotnej wysokości.

Krok 3 - zgłoszenie obniżenia kapitału zakładowego do sądu rejestrowego

Po upływie ustawowych trzech miesięcy od daty publikacji ogłoszenia o planowanym obniżeniu kapitału zakładowego zarząd spółki z o.o. ma obowiązek wnieść do sądu rejestrowego wniosek o wpis obniżenia kapitału zakładowego. Należy pamiętać, że wniosek o wpis może zostać wniesiony nie później niż w ciągu sześciu miesięcy od dnia podjęcia uchwały o obniżeniu kapitału zakładowego - jak już zostało wspomniane obniżenie kapitału powoduje zawsze konieczność zmiany umowy spółki, a każda zmiana umowy spółki z o.o. musi zostać zgłoszona do sądu rejestrowego w terminie sześciu miesięcy, inaczej uchwała o obniżeniu kapitału zakładowego wygasa z mocy prawa i cała procedura obniżenia kapitału zakładowego musi być powtórzona.

Wniosek o wpis obniżenia kapitału zakładowego składa się na urzędowych formularzach Krajowego Rejestru Sądowego i należy do niego dołączyć następujące dokumenty: uchwałę o obniżeniu kapitału zakładowego, dowody należytego wezwania wierzycieli spółki - przez co należy rozumieć oryginalny egzemplarz Monitora Sądowego i Gospodarczego lub jego poświadczony odpis, oświadczenie wszystkich członków zarządu stwierdzające, że wierzyciele, którzy zgłosili sprzeciw w terminie trzech miesięcy od daty ogłoszenia w Monitorze Sądowym i Gospodarczym, zostali zaspokojeni lub zabezpieczeni, oraz nową listę wspólników przedstawiającą aktualną strukturę udziałową spółki. Oświadczenie i listę wspólników muszą podpisać wszyscy aktualni członkowie zarządu spółki z o.o., mając na względzie odpowiedzialność karną, jaka wynika z art. 587 kodeku spółek handlowych za przedstawianie nieprawdziwych danych władzom państwowym. Sankcją za przedstawianie tego typu danych sądowi rejestrowemu jest kara grzywny, ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do lat dwóch.

Obniżenie kapitału zakładowego jest skuteczne z momentem wpisu do rejestru przedsiębiorców. Po rejestracji obniżenia kapitału zakładowego zarząd spółki z o.o. powinien zaktualizować księgę udziałów oraz zaktualizować informacje na stronie internetowej spółki i papier firmowy spółki o nową wysokość kapitału zakładowego spółki.

Krok 4 - wypłata środków wspólnikom spółki

Po wpisie obniżenia kapitału zakładowego możliwa staję się wypłata środków wspólnikom spółki z o.o. Przed przekazaniem środków wspólnikom zarząd powinien upewnić się, że sytuacja finansowa spółki pozwala na wypłatę środków, mając na względzie art. 189 par. 2 kodeksu spółek handlowych, zgodnie z którym wspólnicy nie mogą otrzymywać z jakiegokolwiek tytułu wypłat z majątku spółki potrzebnego do pełnego pokrycia kapitału zakładowego.

Ponieważ minimalny dopuszczalny kapitał zakładowy w spółce z o.o. wynosi obecnie 5 tys. zł, spółki z o.o. będą mogły przy spełnieniu warunków finansowych i prawnych obniżyć kapitały zakładowe. I tak spółka z o.o. mająca obecnie kapitał zakładowy na poziomie 50 tys. zł będzie mogła obniżyć swój kapitał zakładowy nawet do 5 tys. zł. Zakładając hipotetyczny scenariusz takiego obniżenia, nadzwyczajne zgromadzenie wspólników spółki z o.o. podejmuje 15 stycznia 2009 r. uchwałę o obniżeniu kapitału zakładowego o 40 tys. zł poprzez umorzenie części udziałów wspólników. 19 stycznia 2009 r. zarząd spółki składa wniosek do Monitora Sądowego i Gospodarczego o ogłoszenie informacji o powzięciu uchwały i wezwania wierzycieli spółki do ewentualnego zgłoszenia sprzeciwu, co do planowanego obniżenia. Ogłoszenie ukazuje się w Monitorze Sądowym i Gospodarczym 2 lutego 2009 r. W terminie do 2 maja 2009 r. wierzyciele spółki mają prawo zgłosić się do spółki z żądaniem zaspokojenia lub zabezpieczenia swoich wierzytelności. 16 marca 2009 r. zgłasza się do spółki wierzyciel mający wobec spółki jeszcze niewymagalną, ale niezabezpieczoną wierzytelność z tytułu dostawy towarów na rzecz spółki. 26 marca 2009 r. na zlecenie spółki z o.o. bank wystawia gwarancję bankową na rzecz wierzyciela, który wniósł przeciw przeciwko obniżeniu kapitału. 5 maja 2009 r. zarząd spółki z o.o. składa do właściwego sądu rejestrowego wniosek o wpis obniżenia kapitału zakładowego, dołączając jako załączniki uchwałę wspólników z 15 stycznia 2009 r., egzemplarz Monitora Sądowego i Gospodarczego, oświadczenie wszystkich członków zarządu stwierdzające, że wszyscy wierzyciele, którzy złożyli sprzeciw w ustawowym trzymiesięcznym terminie, zostali zaspokojeni lub zabezpieczeni, oraz nową listę wspólników. 20 maja 2009 r. sąd rejestrowy dokonuje wpisu obniżenia kapitału zakładowego do rejestru przedsiębiorców, który z tą datą staje się skuteczny. Po 20 maja 2009 r. zarząd spółki może wypłacić wspólnikom środki uwolnione na skutek obniżenia, pod warunkiem jednak że sytuacja finansowa spółki na to pozwala. Po wpisie obniżenia kapitału zakładowego do rejestru przedsiębiorców zarząd aktualizuje księgę udziałów spółki oraz uaktualnia pisma i zamówienia handlowe składane przez spółkę w formie papierowej i elektronicznej, a także informacje na stronie internetowej spółki o nową wysokość kapitału zakładowego.

Jak wynika z przytoczonego przykładu, procedura obniżenia kapitału zakładowego nie jest co do zasady skomplikowaną operacją, ale dość czasochłonną z uwagi na tzw. postępowanie konwokacyjne i konieczność rejestracji obniżenia kapitału w rejestrze przedsiębiorców.

IZABELA GNIECIECKA

adwokat z Kancelarii Baker & McKenzie

Podstawa prawna

• Ustawa z 15 września 2000 r. - Kodeks spółek handlowych (Dz.U. nr 94, poz. 1037 ze zm.).