Żądanie zwołania zgromadzenia wspólników

Dla zapewnienia wspólnikom wpływu na działalność spółki, w szczególności na skład jej organów, kodeks spółek handlowych zastrzega jednak dla udziałowców prawo żądania zwołania zgromadzenia, zabezpieczone możliwością odwołania się do sądu (art. 236 i 237 kodeksu spółek handlowych).

 

Wspólnik reprezentujący wymaganą liczbę udziałów może domagać się zwołania zgromadzenia. Nie może on jednak mieć pewności co do skutków zwołanego zgromadzenia (co do tego, jakie uchwały zostaną podjęte ani czy w ogóle dojdzie do podjęcia uchwał). Prawo przewidziane dla wspólnika ograniczone jest bowiem do doprowadzenia do zwołania zgromadzenia.

Żądanie zwołania zgromadzenia

Przepis art. 236 k.s.h. przewiduje możliwość żądania przez wspólnika zwołania tylko nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników.

Nadzwyczajne zgromadzenie wspólników zwoływane jest w dowolnym czasie - w celu podjęcia decyzji w sprawach wynikających z aktualnych potrzeb spółki. W przeciwieństwie do nadzwyczajnego zgromadzenia, zwyczajne zgromadzenie odbywa się w określonym ustawowo terminie po zakończeniu roku obrotowego - dla rozpatrzenia i zatwierdzenia sprawozdania finansowego i sprawozdania z działalności spółki, podjęcia decyzji o podziale zysku lub pokryciu straty oraz udzielenia absolutorium władzom spółki.

W spółkach z o.o. rada nadzorcza lub komisja rewizyjna mają prawo zwołać zwyczajne zgromadzenie na wypadek niezwołania go przez zarząd w ustawowym terminie.

Przepisy wyłączają natomiast możliwość żądania przez wspólnika zwołania zwyczajnego zgromadzenia, zabezpieczając jednocześnie spółkę przed bezczynnością zarządu poprzez przyznanie innym organom spółki prawa do zwołania zgromadzenia.

Należy jednak zauważyć, że w spółkach z o.o. nie musi na ogół występować ani rada nadzorcza, ani komisja rewizyjna. W takiej sytuacji - zdaniem autorki - należałoby przyjąć, że żądanie zwołania zwyczajnego zgromadzenia wspólników przysługuje wspólnikowi - na takich samych zasadach jak w przypadku uprawnienia do żądania zwołania nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników.

Prawo żądania zwołania zgromadzenia przysługuje wspólnikowi lub wspólnikom, którzy reprezentują łącznie co najmniej 10 proc. kapitału zakładowego spółki. Umowa spółki może przyznać to uprawnienie także wspólnikom reprezentującym mniejszą część kapitału. Wielkość udziału danego wspólnika w kapitale zakładowym spółki ocenia się według daty, w której wspólnicy występują z żądaniem zwołania zgromadzenia. Jeśli zarząd nie podporządkuje się żądaniu, wspólnicy mają prawo do dalszych działań, tym razem przed sądem rejestrowym. Tacy wspólnicy muszą utrzymywać swój stan udziału w kapitale na minimalnym poziomie 10 proc. podczas całej procedury prowadzącej do zwołania zgromadzenia. Oznacza to, że zbycie udziałów i zejście poniżej progu 10 proc. powoduje utratę prawa do żądania, a później zwołania zgromadzenia.

Zastawienie udziałów lub ustanowienie na nich prawa użytkowania nie stanowi przeszkody do wykonywania przez wspólnika uprawnień do żądania zwołania zgromadzenia. Zastawnik lub użytkownik może, w pewnych przypadkach, wykonywać prawo głosu z udziałów. Prawo żądania zwołania zgromadzenia (czy też późniejsze prawo jego zwołania) nie stanowi jednak wykonywania prawa głosu, aczkolwiek umożliwia jego realizację.

Zgodnie z przepisami, zastawnik lub użytkownik nie ma, poza ewentualnym wykonywaniem prawa głosu, żadnych uprawnień korporacyjnych, a zatem nie może zwrócić się do zarządu o zwołanie zgromadzenia ani skorzystać z późniejszych uprawnień zmierzających do realizacji tego żądania. Zajęcie udziałów nie przeszkadza zatem wspólnikowi w realizacji żądania zwołania zgromadzenia.

Wniosek o zwołanie zgromadzenia należy złożyć zarządowi na piśmie. Nie jest wystarczające zgłoszenie przez uprawnione osoby żądania na odbywającym się zgromadzeniu wspólników oraz zaprotokołowanie go przez protokolanta lub notariusza.

W piśmie skierowanym do zarządu należy wskazać co najmniej:

1) osoby składające wniosek - z wykazaniem, że reprezentują odpowiednią wielkość kapitału,

2) porządek obrad, jakiego domagają się osoby wnioskujące o zwołanie zgromadzenia,

3) proponowany termin zgromadzenia.

Pismo z żądaniem należy złożyć najpóźniej na miesiąc przed proponowanym terminem zgromadzenia.

Obowiązki zarządu i uprawnienia wspólników

Zarząd ma obowiązek zwołać zgromadzenie w ciągu 2 tygodni od przedstawienia mu żądania w tym zakresie, uwzględniając wszystkie warunki przedstawione w piśmie, w tym datę i porządek obrad.

Zwołanie zgromadzenia jest wykonaniem obowiązków wynikających z art. 238 k.s.h. Zwołanie nie polega więc na podjęciu przez zarząd uchwały o zwołaniu zgromadzenia, ale na przystąpieniu do realizacji tej decyzji, czyli wysłaniu zawiadomień o zgromadzeniu do wspólników.

Jeśli w ciągu 2 tygodni od otrzymania żądania zarząd nie zwoła zgromadzenia, wspólnicy, którzy zgłosili swoje żądanie, mogą domagać się upoważnienia ich do samodzielnego zwołania zgromadzenia. W tym celu powinni oni złożyć do sądu rejestrowego wniosek o upoważnienie ich do zwołania zgromadzenia, wykazując, że na dzień wszczęcia postępowania sądowego są wspólnikami reprezentującymi co najmniej 10 proc. kapitału. We wniosku należy wskazać porządek obrad zgromadzenia.

Do wniosku należy dołączyć dokumenty, z których wynikają dotychczasowe działania wspólników w celu doprowadzenia do zwołania zgromadzenia, takie jak:

- wezwanie zarządu (ze wskazaniem daty zgromadzenia i proponowanego porządku obrad),

- dowód doręczenia wezwania zarządowi.

Wniosek podlega opłacie sądowej w kwocie 300 zł.

Należy zwrócić uwagę, że sąd może, ale nie musi, upoważnić żądających do zwołania zgromadzenia. Sąd rozstrzyga, czy upoważnienie jest celowe. Z tego względu należy przekonać go o takiej potrzebie, przedstawiając stanowisko mniejszości.

Złożenie wniosku do sądu nie jest ograniczone żadnym terminem. Należy jednak wystąpić z nim bez uzasadnionej zwłoki, gdyż termin wystąpienia z wnioskiem do sądu może wskazywać na faktyczną potrzebę szybkiego zwołania zgromadzenia.

Przed podjęciem decyzji sąd wezwie zarząd spółki do złożenia oświadczenia w przedmiocie powodów, dla których - pomimo żądania wspólnika - nie zwołano zgromadzenia.

W postępowaniu biorą udział wspólnicy występujący z żądaniem oraz spółka - jako uczestnik postępowania. W przypadku uwzględnienia wniosku żądających, sąd wydaje postanowienie, w którym upoważnia wspólników - wnioskodawców, wszystkich łącznie, do zwołania nadzwyczajnego zgromadzenia, wskazuje porządek obrad tego zgromadzenia oraz wyznacza przewodniczącego zgromadzenia.

Postanowienie zapada wówczas, gdy wnioskodawca wykaże, że - pomimo żądania złożonego zarządowi - zarząd nie zwołał zgromadzenia w ciągu 2 tygodni. Dla uzyskania uprawnienia do zwołania zgromadzenia nie jest istotne, że zgromadzenie faktycznie się nie odbyło.

Przykład

Wspólnik reprezentujący 30 proc. kapitału zakładowego spółki z o.o. zwrócił się do zarządu o zwołanie nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników, z porządkiem obrad obejmującym zmiany w składzie rady nadzorczej. Umowa spółki stanowi, że do zmian w składzie rady nadzorczej wymagana jest obecność wspólników reprezentujących co najmniej 1/2 kapitału. Zarząd zwołał zgromadzenie wspólników, jednak na zgromadzenie stawił się tylko wspólnik--wnioskodawca, co uniemożliwiło podjęcie uchwał.

W tej sytuacji, gdyby wskazany wyżej wspólnik wystąpił do sądu z żądaniem upoważnienia go do zwołania nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników, z porządkiem obrad obejmującym zmiany w składzie rady nadzorczej, nie uzyska takiego upoważnienia, gdyż nie będzie mógł wykazać przesłanek umożliwiających jego udzielenie.

W ramach postępowania sądowego o upoważnienie wspólnika do zwołania zgromadzenia zdarzają się następujące przypadki zachowań zarządu nieprzewidziane przepisami k.s.h.:

1) zarząd na wezwanie wspólnika zwołał zgromadzenie uchybiając terminowi 2 tygodni,

2) w odpowiedzi na wezwanie sądu do złożenia oświadczenia, zarząd zwołuje zgromadzenie, pomimo że nie zrobił tego w terminie 2 tygodni od dnia złożenia mu żądania przez wspólnika,

3) w odpowiedzi na wezwanie sądu do złożenia oświadczenia, zarząd zwołuje zgromadzenie, jednak „odwołuje” je przed terminem jego odbycia.

Zarząd spółki powinien dopełnić obowiązku zwołania zgromadzenia w terminie 2 tygodni od daty otrzymania żądania. Jeśli zarząd spóźni się ze zwołaniem zgromadzenia, to fakt ten stanowi naruszenie prawa, jednak nie może w sposób bezpośredni przesądzać o tym, że zarząd traci prawo do zwołania zgromadzenia, które przechodzi wówczas na wspólnika.

Decyzja sądu będzie w takim przypadku uzależniona od okoliczności sprawy, w tym od ustalenia, kiedy zgromadzenie zostało zwołane, czy już się odbyło, czy też ma się odbyć w najbliższych dniach oraz czy jest możliwe jego „odwołanie” (przepisy nie znają pojęcia „odwołanie” zgromadzenia, a zatem takie działania zarządu mogą świadczyć na jego niekorzyść). Z pewnością jednak samo uchybienie przez zarząd terminowi zwołania zgromadzenia nie przesądza o upoważnieniu dla wspólnika.

Celem przepisów o upoważnieniu wspólnika jest bowiem doprowadzenie do zwołania zgromadzenia w przypadkach, gdy zarząd jest bezczynny. Nie powinny one natomiast być wykorzystywane instrumentalnie jako swoista „kara” dla zarządu za niewielkie opóźnienie.

Wspólnik lub wspólnicy reprezentujący co najmniej 1/10 kapitału zakładowego spółki z o.o. mogą żądać zwołania nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników, jak również umieszczenia określonych spraw w porządku obrad najbliższego zgromadzenia wspólników. Żądanie takie należy złożyć na piśmie zarządowi najpóźniej na miesiąc przed proponowanym terminem zgromadzenia wspólników. Umowa spółki może przyznać uprawnienia, o których mowa powyżej, wspólnikom reprezentującym mniej niż 1/10 kapitału zakładowego.

Jeżeli w terminie 2 tygodni od dnia przedstawienia żądania zarządowi nadzwyczajne zgromadzenie wspólników nie zostanie zwołane, sąd rejestrowy może, po wezwaniu zarządu do złożenia oświadczenia, upoważnić do zwołania nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników występujących z tym żądaniem. Sąd wyznacza przewodniczącego tego zgromadzenia.

Podstawa prawna:

- ustawa z 15 września 2000 r. - Kodeks spółek handlowych (Dz.U. Nr 94, poz. 1037 z późn.zm.).

Dorota Bugajna-Sporczyk

sędzia Sądu Rejonowego Wydział KRS