Jednoosobowa działalność a kilka pojazdów

Zgodnie z ogólną zasadą wyrażoną art. 22 updof, do kosztów swojej działalności przedsiębiorca ma prawo zaliczyć wszystkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła tych przychodów. Od tej szerokiej zasady są przewidziane wyjątki, które nie mogą stanowić kosztów działalności. Takie wyłączenia ustawodawca umiejscowił w art. 23 updof. Wśród tych wyjątków nie znalazło się żadne odniesienie lub limit wydatków na zakup, czy też eksploatację drugiego (i kolejnych) samochodów, w przypadku prowadzenia jednoosobowej działalności. Tym samym, nie istnieje ograniczenie co do liczby lub rodzajów posiadanych w przedsiębiorstwie pojazdów, z wyjątkiem ograniczeń wynikających z ogólnych warunków jakie musi spełniać dany wydatek, by mógł zostać uznany za koszt działalności gospodarczej.

Zobacz: Odliczenie 100% VAT od samochodu – kompendium wiedzy

Organy podatkowe podzielają ten pogląd. Przykładowo Izba Skarbowa w Katowicach w interpretacji z 7 stycznia 2015 r. (sygnatura IBPBI/1/415-1176/14/SK) podkreśliła, iż najistotniejszym warunkiem do zaliczenia wydatku do kosztów jest fakt, czy został on poniesiony w celu uzyskania lub zachowania czy zabezpieczenia przychodu. Oprócz tego kategorycznego warunku, Izba zwróciła uwagę na kolejne, jakie musi spełniać wydatek, by mógł on stać się kosztem przedsiębiorstwa.

Wydatek taki powinien być należycie udokumentowany, co wydaje się być warunkiem oczywistym i spełnionym jakby automatycznie, gdyż przedsiębiorca nie zarejestruje pojazdu bez przedłożenia w wydziale komunikacji powiatu/miasta stosownych dokumentów potwierdzających nabycie pojazdu (umowa, faktura VAT, faktura VAT-marża).

Ponadto wydatek w postaci zakupu drugiego samochodu powinien pozostawać w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami, uzyskiwanymi z działalności gospodarczej. Innymi słowy, przedsiębiorca będzie musiał w ewentualnym postępowaniu podatkowym wykazać zasadność wykorzystania dwóch lub więcej samochodów i ich realny związek z osiąganymi przychodami.

W praktyce przedsiębiorcy zasadność zakupu i posiadania drugiego oraz kolejnych pojazdów w jednoosobowej firmie uzasadniają przez, m.in.:

• odmienne przeznaczenie poszczególnych pojazdów (np. samochód osobowy na spotkanie z klientem oraz pojazd dostawczy do realizacji zleceń, wykonania usług itp.)
• liczne wyjazdy przedsiębiorcy i potrzeba zabezpieczenia się na wypadek awarii lub serwisu jednego z samochodów,
• posiadanie specjalistycznych pojazdów (trudno wyobrazić sobie sytuację, by przedsiębiorca prowadzący usługi pogrzebowe załatwiał wszystkie sprawy firmowe przy użyciu pojazdu przystosowanego do przewożenia zwłok),
• przedsiębiorca może także incydentalnie korzystać z pomocy zleceniobiorcy, który będzie wykonywał zlecenie przy pomocy składników majątkowych przedsiębiorcy, w tym z samochodu.

Rekomendowany produkt: VAT po zmianach od 1 lipca 2015 r. (książka)

Decyzję o ilości niezbędnych pojazdów w przedsiębiorstwie podejmuje sam przedsiębiorca, który jest najlepiej zorientowany, jakie rzeczy ruchome bądź nieruchomości potrzebne są do wykonywania czynności związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą. Najistotniejszym elementem, decydującym o zasadności posiadania drugiego pojazdu jest warunek, by pojazd ten był przydatny w działalności i był faktycznie w niej wykorzystywany.

Należy pamiętać również, iż Urząd Skarbowy nie może zakwestionować zakupu drugiego pojazdu z tego powodu, iż jest on nieracjonalny. Przykładowo wartość lub klasa zakupionego pojazdu nie musi odpowiadać bieżącej sytuacji finansowej przedsiębiorstwa, może nawet przekraczać wartość uzyskiwanych z niego przychodów w ostatnim okresie. Ważne jest, by przedsiębiorca posiadał pokrycie na finansowanie takiego zakupu.

Elementy wyposażenia takiego pojazdu także nie muszą być oceniane pod kątem racjonalności. Urząd Skarbowy nie może bowiem kwestionować ekonomicznego sensu zakupu kolejnego pojazdu i elementów jego wyposażenia, w szczególności nie może uznać jakiegoś elementu tego wyposażenia za zbyt komfortowy i tym samym zbędny. Oznacza to, iż samochód taki nie musi posiadać wyłącznie podstawowego zestawu głośników, standardowego zestawu opon, czy też podstawowego (najtańszego) wariantu koloru lakierniczego.

Zobacz również: Jak uzyskać zwrot akcyzy samochodowej w 2015 r.

Na marginesie należy wskazać, iż fakt tankowania takiego pojazdu w weekend nie oznacza, iż przestał on być wykorzystywany w działalności gospodarczej, bowiem w obecnych czasach rzadko który przedsiębiorca może pozwolić sobie na pracę od poniedziałku do piątku w ściśle określonych godzinach, szczególnie gdy musi wszystkich spraw związanych z działalnością przypilnować sam.

A zakup innych niż samochód pojazdów?

Organy skarbowe dopuszczają także posiadanie innych pojazdów, bowiem przepisy prawa nie ograniczają możliwości zakupu na potrzeby działalności gospodarczej różnych środków transportu osobowego, w tym także roweru. Takie stanowisko można znaleźć w licznych interpretacjach podatkowych, m.in. Izba Skarbowa z Katowic w interpretacji z dnia 26 kwietnia 2013 r. (IBPBI/1/415-95/13/SK), gdzie podkreślono, iż wykazanie związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy eksploatacją roweru a osiągniętym przychodem spoczywa na przedsiębiorcy. Najczęściej usprawnienie dojazdu do miejsc związanych z prowadzoną działalnością jest wskazywane przez przedsiębiorców jako okoliczność uzasadniająca zakup takiego pojazdu, w przywołanej interpretacji były to miejsca budowy, na które inżynier musiał dotrzeć, by wykonać zlecenie, a w stanie faktycznym innej interpretacji, radca prawny wskazywał na chęć uniknięcia znacznych utrudnień komunikacyjnych oraz czasochłonnych dojazdów do klientów w godzinach szczytu (interpretacja z dnia 1 sierpnia 2014 r., IBPBI/1/415-490/14/ŚS).

Analogiczne uzasadnienie może wykorzystać przedsiębiorca, który w okresie letnim będzie korzystał z motocykla jako firmowego środka transportu, którego konieczność wykorzystania może być dodatkowo argumentowana niższym zużyciem paliwa niż samochód oraz jako idealny sposób przemieszczania się po zatłoczonym mieście. Zatem, punktualność oraz sprawność w dotarciu do klienta może uzasadniać nabycie do majątku firmowego jednośladu, obok już posiadanego samochodu.

Podobne rozważania można odnieść w przypadku zakupu quada i innych tego typu pojazdów. O ile ich wykorzystanie w mieście należy uznać za wysoce wątpliwe, to w przypadku sprawnego przemieszczania się po placu budowy już niekoniecznie.

Zobacz: Czym różnią się oferty kredytów samochodowych?

A wynajem pojazdu?

W przypadku braku możliwości zakupu drugiego pojazdu do majątku przedsiębiorstwa ze względów finansowych, pozostaje przedsiębiorcy konieczność skorzystania z wynajmu potrzebnego mu w danym okresie środka transportu. Zasadność skorzystania z wynajętego samochodu czy też motoru, obok wcześniej podanych przykładów, może poprzeć ekonomiczna opłacalność takiego rozwiązania.

Przedsiębiorca udaje się na spotkanie z kontrahentem na drugi koniec kraju samolotem i tam na miejscu korzysta z wynajętego pojazdu, a swoje auto firmowe pozostawia w siedzibie przedsiębiorstwa. W przypadku najmu należy jednak pamiętać, iż czynsz za najem pojazdu podlega zaliczeniu do kosztów bez ograniczenia, jednak koszty eksploatacyjne (np. paliwo, myjnia, płyn do spryskiwaczy itp.) będą stanowiły koszt do wysokości limitu wynikającego z ewidencji przebiegu pojazdu (tzw. kilometrówka).

Podsumowując, należy stwierdzić, iż liczba posiadanych w firmie pojazdów jest uzależniona od kilku czynników, m.in. charakteru wykonywanej działalności, jej rozmiarów, obszaru, na którym jest prowadzona. Prowadzenie działalności w formie jednoosobowej działalności nie oznacza, iż przedsiębiorca może posiadać tylko i wyłącznie jeden pojazd. Najważniejszym warunkiem jest, by wszystkie posiadane pojazdy w działalności były przeznaczone na potrzeby firmy i faktycznie w niej wykorzystywane.

Redakcja poleca: Program Księga Przychodów i Rozchodów dla Firmy