Rozliczanie miesięcznego ryczałtu samochodowego dla pracownika

Przyznanie i wypłata ryczałtu

Kwota miesięcznego ryczałtu przyznanego pracownikowi w związku z używaniem do jazd lokalnych pojazdu prywatnego do celów służbowych nie jest uzależniona od wymiaru czasu pracy w danym miesiącu czy liczby dni kalendarzowych. Jest ona stała, jednak na jej wysokość mają wpływ nieobecności pracownika oraz fakt nieużywania pojazdu, o ile obejmuje to cały dzień roboczy.

Umowa o używanie pojazdu do celów służbowych

Na podstawie zawartej z pracownikiem umowy cywilnoprawnej pracodawca może rozliczać koszty użytkowania – do celów służbowych – prywatnego pojazdu (najczęściej samochodu osobowego, ale również motocykla czy motoroweru) w jazdach lokalnych (§ 1 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy; dalej: rozporządzenie w sprawie zwrotu kosztów używania pojazdów do celów służbowych).

Umowa zawarta między pracodawcą a pracownikiem dotyczy nie tylko rzeczywistego wykorzystania pojazdu prywatnego, ale również zapewnienia dyspozycyjności tego pojazdu w razie konieczności takich przejazdów. Należy pamiętać, że ryczałt dotyczący zwrotu kosztów użytkowania pojazdu nie jest przeznaczony na dojazdy pracownika do pracy.

Umowa dotycząca użytkowania do pracy pojazdu niebędącego własnością pracodawcy jest umową cywilnoprawną. W zakresie przedawnienia roszczeń należy zatem sięgnąć do przepisów ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (dalej: k.c.). Zgodnie z art. 118 k.c., jeżeli przepis szczególny nie stanowi inaczej, termin przedawnienia wynosi 10 lat, a dla roszczeń o świadczenia okresowe oraz roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej – 3 lata. Ryczałt za użytkowanie samochodu uznać należy za roszczenie o świadczenie okresowe. Świadczenie okresowe jest to świadczenie pieniędzy lub rzeczy oznaczonych co do gatunku, powtarzające się w określonych odstępach czasu, niestanowiące jednak z góry ustalonej całości.

Zobacz serwis: Prawo dla firm

Pojęcie jazd lokalnych

Jazdy lokalne dotyczą przemieszczania się po określonym w umowie o pracę stałym miejscu pracy pracownika – miejscowości lub obszarze. Tylko takie rozumienie tego pojęcia jest możliwe w zakresie stosowania przepisów o użytkowaniu pojazdów niebędących własnością pracodawcy do jazd lokalnych oraz przepisów o podróżach służbowych. Takie stanowisko zajął również Wojewódzki Sąd Administracyjny w Opolu w wyroku z 25 września 2009 r. (sygn. akt I SA/Op 264/09).

Przeczytaj w INFORLEX.PL Biznes  cały artykuł: Rozliczanie miesięcznego ryczałtu samochodowego dla pracownika

W artykule przedstawiono również przykłady rozliczania ryczałtu samochodowego.