Jak efektywnie przeprowadzić proces zmian w firmie

Każdy pracownik może stanowić pozytywną siłę, ułatwiającą wprowadzenie zmiany, lub wręcz przeciwnie - jego zachowanie może stworzyć barierę uniemożliwiającą jej adaptację. Należy mieć świadomość, że kluczową rolę stanowi odpowiednie wsparcie ze strony przełożonych oraz przygotowanie całego otoczenia, zewnętrznego i wewnętrznego, na szykujące się zmiany.

Opór pracowników może stać się nie tylko przyczyną wystąpienia nieoczekiwanych trudności, ale skutecznie zablokować przedsięwzięcie. Aby nie doprowadzić do tego typu sytuacji, należy przede wszystkim znać bodźce takich zachowań i w odpowiedni sposób minimalizować ryzyko ich wystąpienia.

Najczęstsze czynniki oporu to:

- Poczucie zagrożenia własnej pozycji, umiejętności i utraty osobistych korzyści.

- Brak zaufania wobec osób wprowadzających zmianę.

- Brak wystarczających informacji na temat celu zmiany, sposobu jej przeprowadzenia i przewidywanych efektów.

- Lęk przed nieznanym i ewentualną porażką.

- Niechęć wobec uczenia się nowych umiejętności, wypracowania nowych nawyków oraz dodatkowego wysiłku, który należy włożyć, aby przeprowadzić zmiany.

- Niedostrzeganie potrzeby wprowadzenia modyfikacji.

- Zbyt duże tempo lub zasięg zmiany.

Zmiany w firmie sprowadzają się do pięciu kluczowych obszarów, natomiast zarządzanie zmianą w obrębie każdego z nich polega na stawianiu odpowiednich pytań i poszukiwaniu konkretnych odpowiedzi. Taki schemat pozwala na analizę sytuacji, podejmowanie decyzji dotyczących ewentualnego wprowadzania modyfikacji, zaplanowanie jej przebiegu oraz finalną realizację.

Pierwszy obszar to otoczenie firmy. Pytania, jakie należy zadać, to: Jakim zmianom ulega otoczenie firmy? Jakie są charakterystyczne elementy tego otoczenia?

Drugi obszar to strategia firmy. Pytania: Czy pasuje ona do otoczenia firmy i aktualnej sytuacji rynkowej?

Trzeci kluczowy obszar związany ze zmianami to pracownicy. Pytania: Czy dysponują odpowiednimi umiejętnościami i wiedzą specjalistyczną? Jakie są ich postawy? Czy styl zarządzania jest efektywny?

Kolejny obszar to systemy. Pytania: Czy firma dysponuje wszystkimi niezbędnymi systemami do efektywnego funkcjonowania np. w zakresie komunikacji, ciągłości zasobów ludzkich lub motywowania?

Ostatni obszar, w którym mogą zaistnieć zmiany to struktura firmy. Pytania: Czy aktualna struktura organizacji jest efektywna? Czy opisy stanowisk, podział obowiązków i uprawnień jest czytelny? Czy istniejące jednostki organizacyjne np. zespoły, działy lub piony są wystarczające?

Analiza wymienionych obszarów stanowi diagnozę firmy pod kątem wprowadzania zmian. Po sfomułowaniu odpowiedzi należy się zastanowić, jakie zmiany można wprowadzić, aby zwiększyć konkurencyjność firmy na rynku. Jakie zmiany podniosą jej efektywność?