Elektroniczna rejestracja spółki z o.o.

1 stycznia 2012 r. wejdzie w życie ustawa z 1 kwietnia 2011 r. o zmianie ustawy Kodeks spółek handlowych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. Nr 92, poz. 531). Wprowadza ona nową, alternatywną do dotychczasowej procedurę rejestracji spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Ustawodawca chciał w ten sposób ją uprościć i przyspieszyć oraz pominąć etap istnienia spółki „w organizacji”.

W uzasadnieniu do projektu ustawy wskazuje się na wyniki badań, które pokazują, jak wiele jest jeszcze w Polsce do zrobienia w zakresie swobód gospodarczych i warunków prowadzenia działalności gospodarczej. Dla przykładu wskazać można przywołany przez ustawodawcę ranking The Global Competitiveness Report 2009-2010 sporządzony przez Światowe Forum Ekonomiczne, który w kategorii obciążenia regulacjami administracyjnymi sklasyfikował Polskę na 111 pozycji (badanie obejmowało 133 kraje). W tym miejscu zwrócić należy uwagę na głosy krytyki kierowane pod adresem ustawodawcy przez niektórych komentatorów co do samych założeń ustawy, którzy wskazują, że problem zbyt licznych procedur i regulacji prawnych w zakresie rejestracji spółek handlowych próbuje się rozwiązać poprzez wprowadzenie kolejnych procedur (Ł. Zamojski, Uwagi na tle projektu „S24” dotyczącego przyspieszonej rejestracji spółek z o.o., Prawo Spółek 2/2011 z 01.02.2011, str. 21).

Zestandaryzowany formularz

Ustawa o zmianie ustawy Kodeks spółek handlowych oraz niektórych innych ustaw wprowadza zmiany w czterech aktach prawnych:

• w ustawie z 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych (dalej zamiennie k.s.h.),

• w ustawie z 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (dalej zamiennie k.p.c.),

• w ustawie z 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym,

• w ustawie z 28 lipca 2005 r. o kosztach sądowych w sprawach cywilnych.

Najistotniejsze zmiany wprowadzono w Kodeksie spółek handlowych, szczególnie poprzez dodanie art. 1571, w świetle którego wprowadzona została możliwość utworzenia spółki z ograniczoną odpowiedzialnością przy wykorzystaniu wzorca umowy udostępnianego w internecie. Zawarcie umowy będzie zatem wymagało wypełnienia formularza i opatrzenia go podpisem elektronicznym. Wzorzec umowy spółki ma być określony na podstawie odrębnych przepisów, w drodze wydanego na podstawie art. 1571 § 4 Kodeksu spółek handlowych rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości.

Z powyższego wynika, że z jednej strony sam proces zawarcia umowy będzie się odbywał bez udziału notariusza, z drugiej przyszli wspólnicy zostali w istotny sposób ograniczeni w formułowaniu zapisów umowy spółki. Wynika to z braku możliwości ingerencji w treść wzorca umowy, ponad dopuszczony w formularzu zakres.

Można po staremu

Według opinii Biura Analiz Sejmowych, skorzystanie ze zestandaryzowanego wzorca umowy przygotowanego przez ministra eliminuje niebezpieczeństwo nadużyć oraz uzasadnia rezygnację z pomocy notariusza. Wspólnicy, którzy będą chcieli utworzyć spółkę opartą na dopasowanej do ich szczególnych potrzeb umowie, zawierającej postanowienia niestandardowe, będą mieli do wyboru dwie możliwości. Albo zarejestrują spółkę, korzystając z dotychczasowej procedury (wg dotychczasowych przepisów), albo wprowadzą zamierzone zmiany do umowy spółki już po jej zarejestrowaniu drogą elektroniczną.

Niekonieczny e-podpis weryfikowany

Nowe regulacje nie nakładają na wspólników obowiązku zastosowania bezpiecznego podpisu elektronicznego, w tym również bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu (w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym). Jak wynika z treści art. 1571 § 2 k.s.h., dopuszczalne będzie korzystanie z każdego podpisu elektronicznego spełniającego wymogi określone w art. 3 pkt 1 ustawy o podpisie elektronicznym. Potwierdza to treść znowelizowanego art. 6943 § 31 Kodeksu postępowania cywilnego, w świetle którego wniosek złożony drogą elektroniczną o wpis do Krajowego Rejestru Sądowego spółki z o.o., której umowę zawarto przy wykorzystaniu wzorca, może być opatrzony innym podpisem elektronicznym, który spełnia wymagania dotyczące podpisu elektronicznego osób zawierających umowę takiej spółki. Dalsze potwierdzenie znajduje się w art. 19 ust. 2b ustawy o KRS, w świetle którego wniosek o wpis spółki, opartej na wzorcu umowy, składany drogą elektroniczną, może być także opatrzony innym podpisem elektronicznym, który spełnia wymagania dotyczące podpisu elektronicznego osób zawierających umowę takiej spółki (dane w postaci elektronicznej, które wraz z innymi danymi, do których zostały dołączone lub z którymi są logicznie powiązane, służą do identyfikacji osoby składającej podpis elektroniczny). Jest to więc rozwiązanie, które z powodzeniem funkcjonuje w związku z elektronicznym postępowaniem upominawczym.

Dokument pełnomocnictwa

Ci, którzy będą korzystać w procesie rejestracji spółki z pomocy pełnomocnika, w świetle dodanego do art. 6943 Kodeksu postępowania cywilnego § 32, nie muszą dołączać do wniosku o wpis, pełnomocnictwa udzielonego osobie uprawnionej do reprezentowania zarządu spółki. W zgłoszeniu wystarczy powołać się na udzielone pełnomocnictwo i wskazać: datę jego sporządzenia, zakres, osoby udzielające oraz status pełnomocnika.

Wszelkie zmiany w umowie po rejestracji

Zgodnie z treścią art. 1571 § 4 k.s.h. zmiana umowy spółki z o.o., zawartej przy wykorzystaniu wzorca umowy, jest możliwa po zarejestrowaniu spółki. Wg ustawodawcy, takie rozwiązanie pozwala uelastycznić procedurę rejestracji poprzez rezygnację z funkcjonowania „spółki w organizacji”. Choć zmiany w umowie wprowadzane będą już na zasadach ogólnych (wymagana będzie forma aktu notarialnego), to w trakcie ich rejestracji spółka będzie już istnieć i bez przeszkód prowadzić działalność gospodarczą.

Ograniczenia

Daleko idące ograniczenie przy tworzeniu spółki z o.o. przy wykorzystaniu wzorca wprowadzone zostało dodanym do art. 158 § 11 k.s.h., zgodnie z którym w takim przypadku na pokrycie kapitału zakładowego wnosi się wyłącznie wkłady pieniężne. U projektodawców ograniczenie wynika ze złożonej natury wkładu niepieniężnego i jego celem jest jedynie usprawnienie procesu rejestracji. Ale według art. 158 § 12 k.s.h. podwyższenie kapitału zakładowego po zarejestrowaniu spółki, może być pokryte również wkładami niepieniężnymi. Z tego wynika, że spółki rejestrowane w trybie przyspieszonym, od momentu wpisu do KRS, podlegają tym samym regułom co spółki zarejestrowane w trybie zwykłym.

Co trzeba dołączyć do e-zgłoszenia?

Zgodnie z treścią wprowadzonego § 4 art. 167 k.s.h. do zgłoszenia spółki należy dołączyć sporządzone na formularzach udostępnianych w systemie teleinformatycznym:

• umowę spółki opatrzoną podpisem elektronicznym;

• listę wspólników z podaniem nazwiska i imienia lub firmy (nazwy) oraz liczby i wartości nominalnej udziałów każdego z nich, opatrzoną przez wszystkich członków zarządu podpisem elektronicznym;

• oświadczenie wszystkich członków zarządu opatrzone podpisem elektronicznym, że wkłady pieniężne na pokrycie kapitału zakładowego zostały przez wszystkich wspólników w całości wniesione (jeżeli tak się stało).

Ponadto, na podstawie art. 167 § 5 k.s.h. zarząd spółki, w terminie siedmiu dni od dnia jej wpisu do rejestru, składa do sądu rejestrowego:

• oświadczenie wszystkich członków zarządu, że wkłady pieniężne na pokrycie kapitału zakładowego zostały przez wszystkich wspólników w całości wniesione, jeżeli oświadczenie takie nie zostało dołączone do zgłoszenia spółki;

• złożone wobec sądu albo poświadczone notarialnie wzory podpisów członków zarządu.

Wkłady na pokrycie kapitału zakładowego

Z art. 167 § 5 pkt 1 k.s.h. można wywnioskować, że złożenie wniosku o rejestrację spółki drogą elektroniczną nie jest zależne od wniesienia wkładów na pokrycie kapitału zakładowego. Wynika to z treści drugiego zdania, wprowadzonego art. 158 § 11, w świetle którego pokrycie kapitału zakładowego powinno nastąpić nie później niż w terminie siedmiu dni od dnia jej wpisu do rejestru. To jedna z najdalej idących zmian w procedurze rejestracji spółki z o.o., która dopuszcza wpis do KRS bez pokrycia kapitału zakładowego. Jednak widząc zagrożenia związane z tym zapisem, ustawodawca zdecydował się na znowelizowanie art. 206 § 1 pkt 4 k.s.h. i nałożenie na spółki z o.o. obowiązku informowania w pismach i zamówieniach handlowych (w formie papierowej, elektronicznej, na stronach www), do czasu pokrycia kapitału zakładowego w pełnej wysokości, że wymagane wkłady nie zostały wniesione.

Zapowiedź kolejnych zmian

Obowiązująca od początku 2012 r. procedura rejestracji spółki z ograniczoną odpowiedzialnością ma szanse w znacznym stopniu usprawnić proces jej tworzenia. Jeżeli uproszczony tryb rejestracji spółki z o.o. sprawdzi się w praktyce, ustawodawca zapowiada wprowadzenie trybu uproszczonego dla dalszych typów spółek.