E-sąd, czyli jak uzyskać nakaz zapłaty w elektronicznym postępowaniu upominawczym

E-sąd w Polsce zaczął działać w połowie stycznia 2010 r. i został powołany w VI Wydziale Cywilnym Sądu Rejonowego Lublin-Zachód. E-sąd w Lublinie zajmuje się rozpatrywaniem najprostszych pozwów z całej Polski o zapłatę w trybie upominawczym. 

Należy podkreślić, że całe postępowanie odbywa się na drodze elektronicznej, poczynając od złożenia pozwu, poprzez wydanie nakazu zapłaty i na nadaniu klauzuli natychmiastowej wykonalności kończąc.

Podsumowując pierwszy rok działalności e-sądu, warto podkreślić, że do rozstrzygnięcia w e-postępowaniu skierowano około 687 000 spraw, z czego 635 700 zostało już rozstrzygniętych. Wskazuje to na dużą efektywność przyjętej elektronicznej procedury. Dla przedsiębiorców, którzy zechcą skorzystać z e-postępowania przy dochodzeniu swoich roszczeń, przedstawiamy jego reguły.

Zalety postępowania przed e-sądem

Do najważniejszych zalet postępowania przed e-sądem należy zaliczyć:

• przyspieszone i uproszczone postępowanie,

• niższe koszty sądowe (opłata sądowa 4-krotnie niższa niż tradycyjny wpis sądowy),

• krótszy czas wydania nakazu zapłaty (nawet w ciągu 3 dni),

• wszystkie dokumenty jedynie w formie elektronicznej,

• prostota obsługi oraz dostęp do spraw z dowolnego miejsca,

• doręczenie elektroniczne.

Zakres spraw rozstrzyganych przed e-sądem

Postępowanie przed e-sądem, podobnie jak zwykłe postępowanie upominawcze, dotyczy spraw o zapłatę, w których roszczenia są na tyle uzasadnione, że sąd nie musi kierować sprawy na rozprawę i wydaje nakaz zapłaty. W e-postępowaniu nie zostały wprowadzone żadne ograniczenia wysokości roszczeń, których można dochodzić. Nie zostały również wprowadzone ograniczenia w zakresie podmiotów, które mogą brać udział w tym postępowaniu (mogą to być wszystkie podmioty bez względu na ich formę organizacyjną). E-sąd rozpatruje sprawy cywilne, gospodarcze i pracownicze, nie stosując jednak przepisów o innych postępowaniach odrębnych, np. przepisów postępowania w sprawach gospodarczych, postępowania nakazowego czy uproszczonego. Trzeba dodać, że największe korzyści z prowadzenia sprawy w e-sądzie czerpią przede wszystkim przedsiębiorcy, z tego względu że dochodzenie roszczeń w tym postępowaniu odbywa się z wyłączeniem stosowania procedury w zakresie postępowania w sprawach gospodarczych (w tym dotkliwych przepisów dotyczących zasad przedstawiania dowodów w sprawie).

KROK 1 - Rejestracja w e-sądzie i wszczęcie postępowania

Powód wnosi pozew o zapłatę poprzez wypełnienie elektronicznego formularza. Jedynym warunkiem skutecznego wniesienia pisma procesowego drogą elektroniczną w tym postępowaniu jest uprzednie założenie konta w systemie teleinformatycznym. W tym celu w portalu na stronie www.e-sad.gov.pl należy wypełnić tzw. formularz rejestracyjny.

Formularz ten składa się z kilku etapów:

• etap I - dane osobowe - należy podać imię i nazwisko, miejsce urodzenia, PESEL, serię i numer dowodu osobistego, adres poczty elektronicznej, adres do korespondencji,

• etap II - należy wybrać w przypadku przedsiębiorców profil powoda masowego (z dostępnych profili podstawowego, masowego i zawodowego),

• etap III - dane organizacji - należy podać dane przedsiębiorstwa, czyli nazwę, numer identyfikacji podatkowej, numer wpisu w rejestrze, dane adresowe siedziby przedsiębiorcy,

• etat IV - dane dostępowe do systemu - należy ustalić hasło zabezpieczające profil użytkownika (hasło powinno zawierać co najmniej 8 znaków).

Tak wypełniony formularz rejestracyjny wysyłamy, naciskając przycisk „Prześlij dalej” i czekamy na weryfikację danych. Po pozytywnej weryfikacji z sądu zostanie wysłany link aktywacyjny na podany w formularzu rejestracyjnym adres e-mail. Kliknięcie na link aktywuje konto. Następnie powód powinien przejść na stronę główną i kliknąć przycisk „Logowanie”. W panelu logowania należy wpisać nazwę użytkownika i hasło. Loginem powoda jest:

• numer PESEL, w przypadku osoby fizycznej niebędącej przedsiębiorcą, albo

• numer NIP, w przypadku przedsiębiorcy.

Dysponując aktywnym kontem użytkownika, można przystąpić do wypełniania formularza pozwu. Datą wniesienia pozwu (i każdego innego pisma procesowego) jest data wprowadzenia go do systemu teleinformatycznego. Do pozwu nie dołącza się żadnych dowodów, które potwierdzają roszczenie.

 

KROK 2 - Podpis elektroniczny

Podpisanie przygotowanego pozwu elektronicznego wymaga posiadania podpisu elektronicznego. Artykuł 126 § 5 k.p.c. stanowi bowiem, że pismo procesowe wniesione drogą elektroniczną powinno być opatrzone podpisem elektronicznym w myśl art. 3 pkt 1 ustawy z 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym. Do podpisywania pozwów i pism procesowych w elektronicznym postępowaniu upominawczym można posługiwać się:

• bezpiecznym podpisem elektronicznym, weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu (jest on wydawany przez jednego z przedsiębiorców certyfikujących niezależnie od funkcjonowania e-sądu),

• zwykłym podpisem elektronicznym, który można uzyskać ze strony www.e-sad.gov.pl, bez opłat. Musi być to poprzedzone założeniem konta na stronie www.e-sad.gov.pl. Po aktywacji konta należy złożyć wniosek do Centrum Certyfikacji Elektronicznego Postępowania Upominawczego o wydanie certyfikatu i oczekiwać (czas oczekiwania wynosi około 2 godzin) na powiadomienie o jego wydaniu. Następnie należy pobrać certyfikat. Do jego prawidłowej instalacji w systemie operacyjnym potrzebne jest hasło, które jest przesyłane za pomocą poczty e-mail. Jeżeli po pobraniu certyfikatu zostanie on utracony, należy ponownie wygenerować wniosek o jego wydanie. Zwykłym podpisem elektronicznym można posługiwać się wyłącznie w e-postępowaniu. Okres ważności certyfikatu dotyczącego zwykłego podpisu elektronicznego wynosi 1 rok.

KROK 3 - Opłaty w e-sądzie

Dogodność korzystania z e-sądu wynika także z niższych kosztów tego postępowania. Przy wniesieniu pozwu należy bowiem uiścić jedną czwartą zwykłej opłaty. Opłata sądowa od pozwu w e-postępowaniu wynosi więc 1,25% (czyli 1/4 z 5%) wartości przedmiotu sporu, tj. dochodzonego w pozwie roszczenia pieniężnego, przy czym nie może być mniejsza niż 30 zł (art. 19 ust. 2 pkt 2 w zw. z art. 20 ustawy z 28 lipca 2005 r. o kosztach sądowych w sprawach cywilnych). Jeżeli więc przykładowo żądamy 100 000 zł, opłata opiewa na kwotę 1250 zł (a nie 5000 zł). Opłatę sądową wnosi powód i może to uczynić jedynie za pośrednictwem strony www.e-sad.gov.pl. Realizacja wniesienia opłaty sądowej wygląda identycznie jak podczas dokonywania zakupów w sklepach internetowych przy płatności z rachunku internetowego. Oprócz opłaty sądowej powód dodatkowo ponosi opłatę manipulacyjną, wynoszącą odpowiednio (w zależności od wysokości opłaty sądowej):

0 - 100 zł = 2,60% kwoty opłaty sądowej,

100,01 - 250 zł = 2,50% kwoty opłaty sądowej,

250,01 - 500 zł = 2,35% kwoty opłaty sądowej,

500,01 - 750 zł = 2,20% kwoty opłaty sądowej,

750,01 - 1000 zł = 2,10% kwoty opłaty sądowej,

1000,01 - 1500 zł = 2,00% kwoty opłaty sądowej,

1500,01 - 3000 zł = 1,95% kwoty opłaty sądowej,

3000,01 - 5000 zł = 1,90% kwoty opłaty sądowej,

powyżej 5000 zł = 1,80% kwoty opłaty sądowej (źródło: www.e-sad.gov.pl).

W elektronicznym postępowaniu upominawczym nie istnieje możliwość korzystania przez powoda ze zwolnienia od kosztów sądowych.

Opłata sądowa nie będzie uzupełniana do pełnej wysokości, nawet w razie wniesienia sprzeciwu przez pozwanego i skierowania sprawy do normalnego postępowania cywilnego. Ponadto opłata sądowa zostanie zwrócona w razie zwrotu pozwu.

KROK 4 - Doręczenia w e-sądzie

Doręczenie w e-sądzie powodowi będzie zawsze elektroniczne. Powód, rozpoczynając postępowanie, otrzymuje bowiem dostęp do dedykowanej mu części serwisu umożliwiającej odbieranie korespondencji z sądu. Natomiast doręczenie elektroniczne pozwanemu stosowane jest tylko wówczas, gdy ten wyrazi zgodę na taki sposób doręczania.

Doręczenie elektroniczne następuje z chwilą zapoznania się z pismem przez adresata. W przypadku nieodczytania pisma uznaje się je za doręczone z upływem 14 dni od dnia dostarczenia w sposób umożliwiający adresatowi zapoznanie się z jego treścią. Doręczenia elektroniczne polegają na zapewnieniu adresatowi możliwości zapoznania się z treścią doręczanego dokumentu. Dokumenty w formie elektronicznej są składane we właściwych skrzynkach pocztowych stron informacji, odnośników umożliwiających zapoznanie się z treścią zamieszczoną w skrzynce.

 

KROK 5 - Nakaz zapłaty

Nakaz zapłaty wydany w elektronicznym postępowaniu upominawczym ma postać elektroniczną. Jest udostępniany na stronie www.e-sad.gov.pl po podaniu unikatowego kodu nakazu (20-znakowego) umieszczonego w lewym górnym rogu wydruku weryfikacyjnego.

W elektronicznym postępowaniu upominawczym pozwany może wnieść sprzeciw od wydanego nakazu zapłaty. Należy dodać, że sprzeciw od nakazu zapłaty nie wymaga uzasadnienia i przedstawienia dowodów, jednak w sprzeciwie pozwany powinien przedstawić zarzuty do nakazu zapłaty. Pozwany może sprzeciw ten złożyć zarówno w tradycyjnej formie pisma procesowego, jak i w formie elektronicznej za pośrednictwem strony internetowej. Pozwany przed e-sądem wykorzystuje na potrzeby identyfikacji właściwy kod sprawy zamieszczony na odpisie nakazu zapłaty. A zatem pozwany, otrzymując odpis nakazu, otrzyma również tzw. dostęp (wraz z pouczeniem) o możliwości i sposobie złożenia sprzeciwu w formie elektronicznej. Jeśli pozwany w terminie dwóch tygodni od doręczenia mu nakazu zapłaty złoży w sądzie sprzeciw od niego, to nakaz zapłaty straci moc. Wówczas e-sąd (wydający elektroniczne nakazy zapłaty) przekaże sprawę do sądu według właściwości ogólnej - czyli do sądu właściwego ze względu na miejsce zamieszkania (siedzibę) pozwanego. W tym sądzie postępowanie będzie już toczyło się w tradycyjny sposób na zasadach postępowania upominawczego według Kodeksu postępowania cywilnego. Dlatego sąd wezwie powoda do usunięcia braków formalnych pozwu oraz jego uzupełnienia o te elementy, które nie były wymagane w postępowaniu elektronicznym, ale są potrzebne w postępowaniu zwykłym.

KROK 6 - Nadanie elektronicznej klauzuli wykonalności

Jeżeli pozwany nie wniesie sprzeciwu w określonym terminie, tzn. w ciągu 2 tygodni od dnia, w którym nakaz został mu doręczony, to nakaz zapłaty staje się prawomocny. Doręczenie następuje zazwyczaj pocztą w liście poleconym. Dniem doręczenia będzie dzień odbioru. Po uprawomocnieniu się nakazu zapłaty klauzula wykonalności nadawana jest z urzędu.

Prawomocny nakaz zapłaty wydany w elektronicznym postępowaniu upominawczym i znajdujący się w systemie informatycznym jest tytułem egzekucyjnym. Wnioskodawca (powód) nie otrzymuje odpisu orzeczenia z zamieszczoną na nim klauzulą wykonalności (w postaci skróconego postanowienia sądu) - jest to podstawowa zmiana w stosunku do tradycyjnego postępowania przy nadawaniu klauzuli wykonalności prawomocnemu orzeczeniu sądu. Wydany w tym trybie tytuł wykonawczy może być podstawą egzekucji, a nawet podstawą wpisów w księgach wieczystych.

Przedstawiony sposób postępowania może być bardzo korzystny dla przedsiębiorców. Korzystając z elektronicznego postępowania uproszczonego, mogą oni w dość szybki i prosty sposób uzyskać nakaz zapłaty od swoich dłużników, i to bez względu na wartość dochodzonego roszczenia. Oszczędzają w ten sposób pieniądze na wpis sądowy, jak również czas na przeprowadzenie postępowania sądowego.

• rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z 28 grudnia 2009 r. w sprawie trybu doręczeń elektronicznych w elektronicznym postępowaniu upominawczym - Dz.U. Nr 226, poz. 1831

• ustawa z 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego - Dz.U. Nr 43, poz. 296; ost.zm. Dz.U. z 2011 r. Nr 34, poz. 173

• rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z 18 grudnia 2009 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie sposobu uiszczania opłat sądowych w sprawach cywilnych - Dz.U. Nr 221, poz. 1747

• rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z 28 grudnia 2009 r. w sprawie sposobu wnoszenia pism procesowych drogą elektroniczną w elektronicznym postępowaniu upominawczym - Dz.U. Nr 226, poz. 1832

• rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z 28 grudnia 2009 r. w sprawie trybu zakładania konta oraz sposobu posługiwania się podpisem elektronicznym w elektronicznym postępowaniu upominawczym - Dz.U. Nr 226, poz. 1830

• ustawa z 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym - Dz.U. Nr 130, poz. 1450; ost.zm. Dz.U. z 2010 r. Nr 182, poz. 1228

• ustawa z 28 lipca 2005 r. o kosztach sądowych w sprawach cywilnych - j.t. Dz.U. z 2010 r. Nr 90, poz. 594; ost.zm. Dz.U. z 2010 r. Nr 197, poz. 1307

Marta Wysocka-Fronczek

konsultant podatkowy