REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Najczęstsze błędy płatników - porządki na koncie ZUS

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Katarzyna Jezierska
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Każdego roku płatnik składa do ZUS wiele różnych dokumentów. Całość dokumentacji układa się w logiczny, choć może zbyt rozbudowany i niepozbawiony pułapek system. W tej ilości dat, sum, identyfikatorów, kodów nietrudno jednak o pomyłkę.

Obowiązkiem płatnika jest składanie prawidłowo wypełnionych dokumentów do ZUS. Nie istnieje chyba przedsiębiorca, który choć raz się nie pomylił. Oczywiście największa liczba i różnorodność błędów występuje w dokumentach złożonych przed wielu laty. ZUS często dopomina się o korekty takich dokumentów dopiero po upływie jakiegoś czasu, kiedy trudniej jest odtworzyć ówczesny stan faktyczny. Dobrze jest więc na bieżąco korygować błędne dokumenty, aby utrzymać porządek na koncie.

REKLAMA

ZUS-owskie puzzle

Zbiór dokumentów, które płatnik ma obowiązek składać do ZUS, przypomina układankę. Jej tworzenie rozpoczyna się od złożenia dokumentów zgłoszeniowych płatnika składek (ZUS ZFA lub ZUS ZPA), które otwierają na koncie płatnika okres prowadzenia działalności. Jeśli płatnik zatrudnia pracowników, kolejnym elementem układanki będą dokumenty zgłoszeniowe ubezpieczonych (ZUS ZUA, ZUS ZZA), które z kolei na kontach ubezpieczonych otwierają okresy podlegania ubezpieczeniom. W przypadku ustania obowiązku ubezpieczenia lub zakończenia prowadzenia działalności płatnik ma obowiązek złożyć dokumenty wyrejestrowujące (odpowiednio ZUS ZWUA i ZUS ZWPA), które zamkną odpowiednie okresy na koncie ubezpieczonego i płatnika. W każdym miesiącu, w którym ubezpieczony jest zgłoszony u płatnika, płatnik powinien złożyć odpowiednie raporty (ZUS RCA lub ZUS RZA, ZUS RSA), odzwierciedlające sytuację danego pracownika (określające podstawę wymiaru składek, składki, ewentualne zwolnienia itd.). Deklaracja ZUS DRA (składana do ZUS równocześnie z raportami) to zsumowane podstawy wymiaru składek i składki za wszystkich ubezpieczonych. Ostatnią czynnością jest dokonanie wpłat na odpowiednie konta ZUS za pomocą prawidłowo wypełnionych (jeśli chodzi o wysokość wpłaty i okres rozliczeniowy) dokumentów wpłat. Wszystkie elementy tych skomplikowanych puzzli powinny do siebie pasować.

Zgłoszenie to podstawa

REKLAMA

Przy składaniu dokumentów zgłoszeniowych należy zachować szczególną staranność. Najistotniejsze błędy dotyczą dat (podlegania ubezpieczeniom lub prowadzenia działalności), kodów (tytułu ubezpieczenia lub prowadzenia działalności), danych identyfikacyjnych oraz zakresu ubezpieczenia.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

REKLAMA

Szczegółowe zasady korekty dokumentów zgłoszeniowych są skomplikowane, można je znaleźć na stronie internetowej www.zus.pl. Czasami jednak zwykła korekta dokumentu zgłoszeniowego nie wystarczy. Bywają sytuacje, gdy jeden błędnie wypełniony dokument zaburza chronologię wszystkich dokumentów na koncie. Gdy na koncie występuje kilka, kilkanaście, a nawet kilkadziesiąt dokumentów zgłoszeniowych za jednego płatnika lub za jednego ubezpieczonego, w celu skorygowania okresów prowadzenia działalności lub podlegania ubezpieczeniom nie wystarczy po prostu złożyć prawidłowe dokumenty korygujące. Niezbędne jest ponowne przetworzenie wszystkich tych dokumentów w odpowiedniej kolejności. Takiego przetworzenia dokonuje ZUS w ramach porządkowania kont płatników składek oraz porządkowania kont ubezpieczonych. Płatnik powinien wypełnić druk ZUS KOA lub druk korekty okresów obowiązku opłacania składek w celu określenia stanu prawidłowego.

Wypełniając dokument ZUS KOA, płatnik podaje swoje dane identyfikacyjne oraz dane identyfikacyjne ubezpieczonego, którego konto będzie porządkowane. Następnie należy wymienić wszystkie okresy podlegania ubezpieczeniom - nie tylko te, w których istnieją nieprawidłowości. Podaje się pierwszy oraz ostatni dzień, w którym ubezpieczony podlegał ubezpieczeniom (inaczej niż na dokumencie ZUS ZWUA), a także kod tytułu ubezpieczenia oraz zakres ubezpieczenia. W porządkowaniu konta płatnika składek pomaga Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych druk korekty okresów obowiązku opłacania składek (druk nie ma nazwy skróconej). Jest to dokument podobny do dokumentu ZUS KOA. Po podaniu danych identyfikacyjnych płatnik wymienia wszystkie okresy, w których prowadził działalność (pierwszy i ostatni dzień prowadzenia działalności) lub podlegał ubezpieczeniom dobrowolnym. Dokument ten jest szczególnie użyteczny w przypadku określania okresów podlegania ubezpieczeniom płatników, którzy wielokrotnie likwidowali i wznawiali działalność.

Dobrze raportuj

Choć możliwość popełnienia błędów w dokumentach rozliczeniowych w dużej mierze ograniczają kolejne coraz doskonalsze wersje programu Płatnik, nieprawidłowości ciągle się zdarzają. Ponadto ZUS ciągle wykrywa błędy w dokumentach za poprzednie lata i albo sam dokonuje ich korekty, albo prosi płatnika o złożenie korekt.

Najczęściej występujące błędy to:

• brak raportów zerowych w okresach podlegania ubezpieczeniom (za miesiące, w których nie nastąpiła wypłata wynagrodzenia),

• raporty z nieprawidłowym kodem tytułu ubezpieczenia (np. wypłata nastąpiła po ustaniu zatrudnienia, a raport został złożony z kodem tytułu ubezpieczenia 0110) oraz

• błędne dane identyfikacyjne ubezpieczonego.

Sporą grupę błędów stanowią błędy związane z przekroczeniem przez ubezpieczonego rocznej podstawy wymiaru składek czy nieprawidłowo wypełnionymi raportami za osoby przebywające na urlopie macierzyńskim lub wychowawczym. Zdarzają się też błędy rachunkowe.

Dokumenty rozliczeniowe poprawia się, składając komplet dokumentów rozliczeniowych korygujących (deklaracja z raportem) oznaczonych kolejnym numerem identyfikatora. Szczegółowe zasady korygowania tych dokumentów można znaleźć na stronie internetowej ZUS.

Płać uważnie

Najczęstszym błędem jest wpisanie na dokumencie wpłaty innego miesiąca niż ten, którego dotyczy wpłata. Drugim nierzadkim błędem jest mylenie kont, na które przekazywane są wpłaty - np. wpłata, która powinna trafić na fundusz ubezpieczeń społecznych, ze względu na mylnie wpisany numer konta trafia na fundusz ubezpieczeń zdrowotnych. Pokaźną grupę błędnych lub niezidentyfikowanych wpłat stanowią te z nieprawidłowo wpiasnymi danymi identyfikacyjnymi płatnika składek. Kolejnym błędem, może mniej oczywistym, jest nieprawidłowe wypełnienie dokumentu wpłaty w rubryce określającej numer deklaracji (zamiast numeru odpowiadającego deklaracji, której wpłata dotyczy, płatnik wpisuje numer funduszu - 51, 52, lub 53), co uniemożliwia prawidłowe rozliczenie wpłaty.

Korekty wpłat dokonuje Zakład Ubezpieczeń Społecznych. W przypadku popełnienia przez płatnika któregoś z wyżej wymienionych błędów należy zwrócić się do ZUS z podaniem o odpowiednią korektę wpłaty.

Katarzyna Jezierska

 

Zapisz się na newsletter
Zakładasz firmę? A może ją rozwijasz? Chcesz jak najbardziej efektywnie prowadzić swój biznes? Z naszym newsletterem będziesz zawsze na bieżąco.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Serwis Prawno-Pracowniczy

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
W świadomej podróży po spokój

Rozmowa z Olą Krzemińską, twórczynią i CEO agencji Power, promotorką aktywnego stylu życia, o mądrym zarządzaniu energią w życiu i biznesie, zmianach w kulturze pracy oraz trendach w organizacji wydarzeń i wyjazdów firmowych.

Upały w pracy – od 2027 roku nowe przepisy. Co musisz wiedzieć już dziś?

Rząd zapowiada zmiany w przepisach BHP. Od 1 stycznia 2027 r. pracodawcy będą musieli przestrzegać nowych zasad dotyczących pracy w wysokich temperaturach. Zanim jednak wejdą one w życie, już teraz warto znać swoje prawa.

Fiskus na tropie! Jak działa kontrola? [Gość Infor.pl]

Podatnik pod lupą fiskusa – co warto wiedzieć o kontrolach skarbowych w Polsce Kontrola skarbowa – hasło, które budzi dreszcze u większości przedsiębiorców. Choć nikt nie chce być sprawdzany przez fiskusa, w praktyce takie sytuacje są coraz częstsze i nierzadko trudne do uniknięcia.

Relaks nie jest dla słabych. Dlaczego liderom tak trudno jest odpoczywać?

Wyobraź sobie, że siedzisz z kubkiem ulubionej herbaty, czujesz bryzę morską, przymykasz oczy, czując promienie słońca na twarzy i… nie masz wyrzutów sumienia. W twojej głowie nie pędzi pendolino tematów, kamieni milowych i zadań, które czekają w kolejce do pilnej realizacji, telefon służbowy milczy. Brzmi jak science fiction? W świecie liderów odpoczynek to często temat tabu, a relaks – luksus, na który prawdziwy przywódca nie może sobie pozwolić. Uważam, że to już najwyższy czas, abyśmy przestali się oszukiwać i zaczęli zadawać niewygodne pytania dotyczące relaksu – przede wszystkim sobie - powiedziała Dyrektorka zarządzająca, dyrektorka Departamentu Zasobów Ludzkich i Organizacji w KIR Dorota Dublanka.

REKLAMA

Polscy wykonawcy działający na rynku niemieckim powinni znać VOB/B

VOB/B nadal jest w Niemczech często stosowanym narzędziem prawnym. Jak w pełni wykorzystać zalety tego sprawdzonego zbioru przepisów, minimalizując jednocześnie ryzyko?

BCC ostrzega: firmy muszą przyspieszyć wdrażanie KSeF. Ustawa już po pierwszym czytaniu w Sejmie

Prace legislacyjne nad ustawą wdrażającą Krajowy System e-Faktur (KSeF) wchodzą w końcową fazę. Sejm skierował projekt nowelizacji VAT do komisji finansów publicznych, która pozytywnie go zaopiniowała wraz z poprawkami.

Zakupy w sklepie stacjonarnym a reklamacja. Co może konsument?

Od wielu lat obowiązuje ustawa o prawach konsumenta. W wyniku implementowania do polskiego systemu prawa regulacji unijnej, od 1 stycznia 2023 r. wprowadzono do tej ustawy bardzo ważne, korzystne dla konsumentów rozwiązania.

Ponad 650 tys. firm skorzystało z wakacji składkowych w pierwszym półroczu

Zakład Ubezpieczeń Społecznych informuje, że w pierwszym półroczu 2025 r. z wakacji składkowych skorzystało 657,5 tys. przedsiębiorców. Gdzie można znaleźć informacje o uldze?

REKLAMA

Vibe coding - czy AI zredukuje koszty tworzenia oprogramowania, a programiści będą zbędni?

Kiedy pracowałem wczoraj wieczorem nad newsletterem, do szablonu potrzebowałem wołacza imienia – chciałem, żeby mail zaczynał się od “Witaj Marku”, zamiast „Witaj Marek”. W Excelu nie da się tego zrobić w prosty sposób, a na ręczne przerobienie wszystkich rekordów straciłbym długie godziny. Poprosiłem więc ChatGPT o skrypt, który zrobi to za mnie. Po trzech sekundach miałem działający kod, a wołacze przerobiłem w 20 minut. Więcej czasu zapewne zajęłoby spotkanie, na którym zleciłbym komuś to zadanie. Czy coraz więcej takich zadań nie będzie już wymagać udziału człowieka?

Wellbeing, który naprawdę działa. Arłamów Business Challenge 2025 pokazuje, jak budować silne organizacje w czasach kryzysu zaangażowania

Arłamów, 30 czerwca 2025 – „Zaangażowanie pracowników w Polsce wynosi jedynie 8%. Czas przestać mówić o benefitach i zacząć praktykować realny well-doing” – te słowa Jacka Santorskiego, psychologa biznesu i społecznego, wybrzmiały wyjątkowo mocno w trakcie tegorocznej edycji Arłamów Business Challenge.

REKLAMA