REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Najczęstsze błędy płatników - porządki na koncie ZUS

Katarzyna Jezierska
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Każdego roku płatnik składa do ZUS wiele różnych dokumentów. Całość dokumentacji układa się w logiczny, choć może zbyt rozbudowany i niepozbawiony pułapek system. W tej ilości dat, sum, identyfikatorów, kodów nietrudno jednak o pomyłkę.

Obowiązkiem płatnika jest składanie prawidłowo wypełnionych dokumentów do ZUS. Nie istnieje chyba przedsiębiorca, który choć raz się nie pomylił. Oczywiście największa liczba i różnorodność błędów występuje w dokumentach złożonych przed wielu laty. ZUS często dopomina się o korekty takich dokumentów dopiero po upływie jakiegoś czasu, kiedy trudniej jest odtworzyć ówczesny stan faktyczny. Dobrze jest więc na bieżąco korygować błędne dokumenty, aby utrzymać porządek na koncie.

REKLAMA

ZUS-owskie puzzle

Zbiór dokumentów, które płatnik ma obowiązek składać do ZUS, przypomina układankę. Jej tworzenie rozpoczyna się od złożenia dokumentów zgłoszeniowych płatnika składek (ZUS ZFA lub ZUS ZPA), które otwierają na koncie płatnika okres prowadzenia działalności. Jeśli płatnik zatrudnia pracowników, kolejnym elementem układanki będą dokumenty zgłoszeniowe ubezpieczonych (ZUS ZUA, ZUS ZZA), które z kolei na kontach ubezpieczonych otwierają okresy podlegania ubezpieczeniom. W przypadku ustania obowiązku ubezpieczenia lub zakończenia prowadzenia działalności płatnik ma obowiązek złożyć dokumenty wyrejestrowujące (odpowiednio ZUS ZWUA i ZUS ZWPA), które zamkną odpowiednie okresy na koncie ubezpieczonego i płatnika. W każdym miesiącu, w którym ubezpieczony jest zgłoszony u płatnika, płatnik powinien złożyć odpowiednie raporty (ZUS RCA lub ZUS RZA, ZUS RSA), odzwierciedlające sytuację danego pracownika (określające podstawę wymiaru składek, składki, ewentualne zwolnienia itd.). Deklaracja ZUS DRA (składana do ZUS równocześnie z raportami) to zsumowane podstawy wymiaru składek i składki za wszystkich ubezpieczonych. Ostatnią czynnością jest dokonanie wpłat na odpowiednie konta ZUS za pomocą prawidłowo wypełnionych (jeśli chodzi o wysokość wpłaty i okres rozliczeniowy) dokumentów wpłat. Wszystkie elementy tych skomplikowanych puzzli powinny do siebie pasować.

Zgłoszenie to podstawa

REKLAMA

Przy składaniu dokumentów zgłoszeniowych należy zachować szczególną staranność. Najistotniejsze błędy dotyczą dat (podlegania ubezpieczeniom lub prowadzenia działalności), kodów (tytułu ubezpieczenia lub prowadzenia działalności), danych identyfikacyjnych oraz zakresu ubezpieczenia.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

REKLAMA

Szczegółowe zasady korekty dokumentów zgłoszeniowych są skomplikowane, można je znaleźć na stronie internetowej www.zus.pl. Czasami jednak zwykła korekta dokumentu zgłoszeniowego nie wystarczy. Bywają sytuacje, gdy jeden błędnie wypełniony dokument zaburza chronologię wszystkich dokumentów na koncie. Gdy na koncie występuje kilka, kilkanaście, a nawet kilkadziesiąt dokumentów zgłoszeniowych za jednego płatnika lub za jednego ubezpieczonego, w celu skorygowania okresów prowadzenia działalności lub podlegania ubezpieczeniom nie wystarczy po prostu złożyć prawidłowe dokumenty korygujące. Niezbędne jest ponowne przetworzenie wszystkich tych dokumentów w odpowiedniej kolejności. Takiego przetworzenia dokonuje ZUS w ramach porządkowania kont płatników składek oraz porządkowania kont ubezpieczonych. Płatnik powinien wypełnić druk ZUS KOA lub druk korekty okresów obowiązku opłacania składek w celu określenia stanu prawidłowego.

Wypełniając dokument ZUS KOA, płatnik podaje swoje dane identyfikacyjne oraz dane identyfikacyjne ubezpieczonego, którego konto będzie porządkowane. Następnie należy wymienić wszystkie okresy podlegania ubezpieczeniom - nie tylko te, w których istnieją nieprawidłowości. Podaje się pierwszy oraz ostatni dzień, w którym ubezpieczony podlegał ubezpieczeniom (inaczej niż na dokumencie ZUS ZWUA), a także kod tytułu ubezpieczenia oraz zakres ubezpieczenia. W porządkowaniu konta płatnika składek pomaga Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych druk korekty okresów obowiązku opłacania składek (druk nie ma nazwy skróconej). Jest to dokument podobny do dokumentu ZUS KOA. Po podaniu danych identyfikacyjnych płatnik wymienia wszystkie okresy, w których prowadził działalność (pierwszy i ostatni dzień prowadzenia działalności) lub podlegał ubezpieczeniom dobrowolnym. Dokument ten jest szczególnie użyteczny w przypadku określania okresów podlegania ubezpieczeniom płatników, którzy wielokrotnie likwidowali i wznawiali działalność.

Dobrze raportuj

Choć możliwość popełnienia błędów w dokumentach rozliczeniowych w dużej mierze ograniczają kolejne coraz doskonalsze wersje programu Płatnik, nieprawidłowości ciągle się zdarzają. Ponadto ZUS ciągle wykrywa błędy w dokumentach za poprzednie lata i albo sam dokonuje ich korekty, albo prosi płatnika o złożenie korekt.

Najczęściej występujące błędy to:

• brak raportów zerowych w okresach podlegania ubezpieczeniom (za miesiące, w których nie nastąpiła wypłata wynagrodzenia),

• raporty z nieprawidłowym kodem tytułu ubezpieczenia (np. wypłata nastąpiła po ustaniu zatrudnienia, a raport został złożony z kodem tytułu ubezpieczenia 0110) oraz

• błędne dane identyfikacyjne ubezpieczonego.

Sporą grupę błędów stanowią błędy związane z przekroczeniem przez ubezpieczonego rocznej podstawy wymiaru składek czy nieprawidłowo wypełnionymi raportami za osoby przebywające na urlopie macierzyńskim lub wychowawczym. Zdarzają się też błędy rachunkowe.

Dokumenty rozliczeniowe poprawia się, składając komplet dokumentów rozliczeniowych korygujących (deklaracja z raportem) oznaczonych kolejnym numerem identyfikatora. Szczegółowe zasady korygowania tych dokumentów można znaleźć na stronie internetowej ZUS.

Płać uważnie

Najczęstszym błędem jest wpisanie na dokumencie wpłaty innego miesiąca niż ten, którego dotyczy wpłata. Drugim nierzadkim błędem jest mylenie kont, na które przekazywane są wpłaty - np. wpłata, która powinna trafić na fundusz ubezpieczeń społecznych, ze względu na mylnie wpisany numer konta trafia na fundusz ubezpieczeń zdrowotnych. Pokaźną grupę błędnych lub niezidentyfikowanych wpłat stanowią te z nieprawidłowo wpiasnymi danymi identyfikacyjnymi płatnika składek. Kolejnym błędem, może mniej oczywistym, jest nieprawidłowe wypełnienie dokumentu wpłaty w rubryce określającej numer deklaracji (zamiast numeru odpowiadającego deklaracji, której wpłata dotyczy, płatnik wpisuje numer funduszu - 51, 52, lub 53), co uniemożliwia prawidłowe rozliczenie wpłaty.

Korekty wpłat dokonuje Zakład Ubezpieczeń Społecznych. W przypadku popełnienia przez płatnika któregoś z wyżej wymienionych błędów należy zwrócić się do ZUS z podaniem o odpowiednią korektę wpłaty.

Katarzyna Jezierska

 

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Serwis Prawno-Pracowniczy

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Jaki model logistyczny wybrać dla swojego sklepu internetowego?

Zakładając sklep internetowy, staniesz przed wyzwaniem organizacji całej jego logistyki. Zanim zaczniesz działalność, będziesz musiał zdecydować, gdzie magazynować swoje towary, z jakimi kurierami współpracować i jak obsługiwać zwroty od klientów. Pochłonie to mnóstwo cennego czasu i spory kapitał. W dzisiejszych czasach możesz tego jednak uniknąć. W jaki sposób? Poznaj najciekawsze modele logistyczne dla e-commerce!

Dobrzy w teorii. Dlaczego nie potrafimy odpoczywać i jak to zmienić?

Potrzeba regeneracji wydaje się oczywista dla każdego, kto funkcjonuje w naprzemiennym cyklu, w którym wysiłek absorbujący przeważającą część naszych aktywności przeplata się z czasem wolnym. Skąd zatem trudność w świadomym uwzględnianiu potrzeby wypoczynku i planowaniu przerw w zawodowym funkcjonowaniu?

Inflacja już niestraszna firmom. Obawia się jej dwa razy mniej firm niż rok temu

W rok o połowę zmalała liczba małych i średnich firm, które boją się, że inflacja może zagrozić ich biznesom. Obecnie to zaledwie co czwarte przedsiębiorstwo. Zaskakujące są jednak branże, w których te obawy są największe. Inflacja straciła też rangę najpoważniejszej obawy.

Startup - jak uzyskać ochronę patentową, ochronę znaku towarowego i prawa autorskie?

W startupach najważniejszy jest pomysł. Jak go chronić i zabezpieczyć się przed nieuprawnionym wykorzystywaniem dzieła i pobierania wynagrodzenia za korzystanie z niego przez podmioty trzecie? Jak uzyskać ochronę patentową, ochronę znaku towarowego i prawa autorskie? Dlaczego tak ważna jest umowa o zachowaniu poufności?

REKLAMA

Spółki: Premia za kontrolę w Polsce w latach 2019-2023 spadła do poziomu 13,6 proc.

Ostatnie lata przyniosły spadek aktywności na rynku wezwań w Polsce. Coraz częściej inwestorzy decydują się na ogłoszenie wezwania z zamiarem wycofania akcji spółki z obrotu giełdowego, gdy już uzyskają kontrolny pakiet akcji – wynika z najnowszej analizy KPMG, która objęła 133 wezwań do sprzedaży akcji spółek notowanych na Giełdzie Papierów Wartościowych w Warszawie w latach 2019-2023.

Firmy będą szukać specjalistów. Jakich?

Z raportu „Barometr Polskiego Rynku Pracy” Personnel Service wynika, że polskie firmy chcą poszukiwać specjalistów od automatyzacji i sztucznej inteligencji. 

Rachunki za prąd w firmie: kto musi płacić za energię elektryczną nawet trzy razy więcej niż cena giełdowa, jak tego uniknąć na przyszłość

Kryzys energetyczny wywołany przez agresję Rosji na Ukrainę doprowadził do gigantycznego wzrostu cen prądu. Wiele małych firm w obawie przed dalszym wzrostem cen zawarło wieloletnie umowy ze stałą ceną na rekordowym poziomie. To one najbardziej ucierpią na uwolnieniu cen energii.

Stare pytania, nowe odpowiedzi. Zmiana podejścia do pożądanych kompetencji menedżerskich

Obecnie organizacje nie są zainteresowane rozwojem konkretnych umiejętności liderskich ani pozyskiwaniem wiedzy, którą łatwo dziś zdobyć. Żyjemy w czasach, w których ciężko jest zaplanować długofalową strategię, dlatego wzrasta znaczenie umiejętności płynnego poruszania się w zmieniających się okolicznościach, tzw. strategizing.

REKLAMA

Wyróżniaj się bo zginiesz: o sukcesie sklepu internetowego decydują nie tylko atrakcyjne towary w dobrej cenie

W sklepie internetowym, zupełnie inaczej niż w tradycyjnym sklepie, wiarygodność osiąga się lub nie już poprzez sam wygląd aplikacji zakupowej. Bez niej nie wyróżniający się z tysięcy inny e-sklep nie odniesie sukcesu nawet oferując bardzo konkurencyjne produkty.

Restauracje ustępują miejsca barom szybkiej obsługi i sklepowej gastronomii, bo takie są wybory „zetek”

Na naszych oczach dzieje się prawdziwa rewolucja w gastronomii. Restauracje, ledwie się odbudowały po pandemii, przegrywają z barami szybciej obsługi i cateringiem, a teraz jeszcze poważnym graczem na rynku staje się gastronomia sklepowa. Wszystko to za sprawą najmłodszych klientów, którzy chcą żyć po amerykańsku.

REKLAMA