REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Najczęstsze błędy płatników - porządki na koncie ZUS

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Katarzyna Jezierska
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Każdego roku płatnik składa do ZUS wiele różnych dokumentów. Całość dokumentacji układa się w logiczny, choć może zbyt rozbudowany i niepozbawiony pułapek system. W tej ilości dat, sum, identyfikatorów, kodów nietrudno jednak o pomyłkę.

Obowiązkiem płatnika jest składanie prawidłowo wypełnionych dokumentów do ZUS. Nie istnieje chyba przedsiębiorca, który choć raz się nie pomylił. Oczywiście największa liczba i różnorodność błędów występuje w dokumentach złożonych przed wielu laty. ZUS często dopomina się o korekty takich dokumentów dopiero po upływie jakiegoś czasu, kiedy trudniej jest odtworzyć ówczesny stan faktyczny. Dobrze jest więc na bieżąco korygować błędne dokumenty, aby utrzymać porządek na koncie.

REKLAMA

REKLAMA

ZUS-owskie puzzle

Zbiór dokumentów, które płatnik ma obowiązek składać do ZUS, przypomina układankę. Jej tworzenie rozpoczyna się od złożenia dokumentów zgłoszeniowych płatnika składek (ZUS ZFA lub ZUS ZPA), które otwierają na koncie płatnika okres prowadzenia działalności. Jeśli płatnik zatrudnia pracowników, kolejnym elementem układanki będą dokumenty zgłoszeniowe ubezpieczonych (ZUS ZUA, ZUS ZZA), które z kolei na kontach ubezpieczonych otwierają okresy podlegania ubezpieczeniom. W przypadku ustania obowiązku ubezpieczenia lub zakończenia prowadzenia działalności płatnik ma obowiązek złożyć dokumenty wyrejestrowujące (odpowiednio ZUS ZWUA i ZUS ZWPA), które zamkną odpowiednie okresy na koncie ubezpieczonego i płatnika. W każdym miesiącu, w którym ubezpieczony jest zgłoszony u płatnika, płatnik powinien złożyć odpowiednie raporty (ZUS RCA lub ZUS RZA, ZUS RSA), odzwierciedlające sytuację danego pracownika (określające podstawę wymiaru składek, składki, ewentualne zwolnienia itd.). Deklaracja ZUS DRA (składana do ZUS równocześnie z raportami) to zsumowane podstawy wymiaru składek i składki za wszystkich ubezpieczonych. Ostatnią czynnością jest dokonanie wpłat na odpowiednie konta ZUS za pomocą prawidłowo wypełnionych (jeśli chodzi o wysokość wpłaty i okres rozliczeniowy) dokumentów wpłat. Wszystkie elementy tych skomplikowanych puzzli powinny do siebie pasować.

Zgłoszenie to podstawa

REKLAMA

Przy składaniu dokumentów zgłoszeniowych należy zachować szczególną staranność. Najistotniejsze błędy dotyczą dat (podlegania ubezpieczeniom lub prowadzenia działalności), kodów (tytułu ubezpieczenia lub prowadzenia działalności), danych identyfikacyjnych oraz zakresu ubezpieczenia.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Szczegółowe zasady korekty dokumentów zgłoszeniowych są skomplikowane, można je znaleźć na stronie internetowej www.zus.pl. Czasami jednak zwykła korekta dokumentu zgłoszeniowego nie wystarczy. Bywają sytuacje, gdy jeden błędnie wypełniony dokument zaburza chronologię wszystkich dokumentów na koncie. Gdy na koncie występuje kilka, kilkanaście, a nawet kilkadziesiąt dokumentów zgłoszeniowych za jednego płatnika lub za jednego ubezpieczonego, w celu skorygowania okresów prowadzenia działalności lub podlegania ubezpieczeniom nie wystarczy po prostu złożyć prawidłowe dokumenty korygujące. Niezbędne jest ponowne przetworzenie wszystkich tych dokumentów w odpowiedniej kolejności. Takiego przetworzenia dokonuje ZUS w ramach porządkowania kont płatników składek oraz porządkowania kont ubezpieczonych. Płatnik powinien wypełnić druk ZUS KOA lub druk korekty okresów obowiązku opłacania składek w celu określenia stanu prawidłowego.

Wypełniając dokument ZUS KOA, płatnik podaje swoje dane identyfikacyjne oraz dane identyfikacyjne ubezpieczonego, którego konto będzie porządkowane. Następnie należy wymienić wszystkie okresy podlegania ubezpieczeniom - nie tylko te, w których istnieją nieprawidłowości. Podaje się pierwszy oraz ostatni dzień, w którym ubezpieczony podlegał ubezpieczeniom (inaczej niż na dokumencie ZUS ZWUA), a także kod tytułu ubezpieczenia oraz zakres ubezpieczenia. W porządkowaniu konta płatnika składek pomaga Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych druk korekty okresów obowiązku opłacania składek (druk nie ma nazwy skróconej). Jest to dokument podobny do dokumentu ZUS KOA. Po podaniu danych identyfikacyjnych płatnik wymienia wszystkie okresy, w których prowadził działalność (pierwszy i ostatni dzień prowadzenia działalności) lub podlegał ubezpieczeniom dobrowolnym. Dokument ten jest szczególnie użyteczny w przypadku określania okresów podlegania ubezpieczeniom płatników, którzy wielokrotnie likwidowali i wznawiali działalność.

Dobrze raportuj

Choć możliwość popełnienia błędów w dokumentach rozliczeniowych w dużej mierze ograniczają kolejne coraz doskonalsze wersje programu Płatnik, nieprawidłowości ciągle się zdarzają. Ponadto ZUS ciągle wykrywa błędy w dokumentach za poprzednie lata i albo sam dokonuje ich korekty, albo prosi płatnika o złożenie korekt.

Najczęściej występujące błędy to:

• brak raportów zerowych w okresach podlegania ubezpieczeniom (za miesiące, w których nie nastąpiła wypłata wynagrodzenia),

• raporty z nieprawidłowym kodem tytułu ubezpieczenia (np. wypłata nastąpiła po ustaniu zatrudnienia, a raport został złożony z kodem tytułu ubezpieczenia 0110) oraz

• błędne dane identyfikacyjne ubezpieczonego.

Sporą grupę błędów stanowią błędy związane z przekroczeniem przez ubezpieczonego rocznej podstawy wymiaru składek czy nieprawidłowo wypełnionymi raportami za osoby przebywające na urlopie macierzyńskim lub wychowawczym. Zdarzają się też błędy rachunkowe.

Dokumenty rozliczeniowe poprawia się, składając komplet dokumentów rozliczeniowych korygujących (deklaracja z raportem) oznaczonych kolejnym numerem identyfikatora. Szczegółowe zasady korygowania tych dokumentów można znaleźć na stronie internetowej ZUS.

Płać uważnie

Najczęstszym błędem jest wpisanie na dokumencie wpłaty innego miesiąca niż ten, którego dotyczy wpłata. Drugim nierzadkim błędem jest mylenie kont, na które przekazywane są wpłaty - np. wpłata, która powinna trafić na fundusz ubezpieczeń społecznych, ze względu na mylnie wpisany numer konta trafia na fundusz ubezpieczeń zdrowotnych. Pokaźną grupę błędnych lub niezidentyfikowanych wpłat stanowią te z nieprawidłowo wpiasnymi danymi identyfikacyjnymi płatnika składek. Kolejnym błędem, może mniej oczywistym, jest nieprawidłowe wypełnienie dokumentu wpłaty w rubryce określającej numer deklaracji (zamiast numeru odpowiadającego deklaracji, której wpłata dotyczy, płatnik wpisuje numer funduszu - 51, 52, lub 53), co uniemożliwia prawidłowe rozliczenie wpłaty.

Korekty wpłat dokonuje Zakład Ubezpieczeń Społecznych. W przypadku popełnienia przez płatnika któregoś z wyżej wymienionych błędów należy zwrócić się do ZUS z podaniem o odpowiednią korektę wpłaty.

Katarzyna Jezierska

 

Zapisz się na newsletter
Zakładasz firmę? A może ją rozwijasz? Chcesz jak najbardziej efektywnie prowadzić swój biznes? Z naszym newsletterem będziesz zawsze na bieżąco.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Serwis Prawno-Pracowniczy

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Dłuższy okres kontroli drogowej: nic się nie ukryje przed inspekcją? Jak firmy transportowe mogą uniknąć częstszych i wyższych kar?

Mija kilka miesięcy od wprowadzenia nowych zasad sprawdzania kierowców na drodze. Zmiana przepisów, wynikająca z pakietu mobilności, dwukrotnie wydłużyła okres kontroli drogowej: z 28 do 56 dni wstecz. Dla inspekcji transportowych w UE to znacznie rozszerzone możliwości nadzoru, dla przedsiębiorstw transportowych – szereg kolejnych wyzwań. Jak sobie radzić w zupełnie innej rzeczywistości kontrolnej, by unikać kar finansowych i innych poważnych konsekwencji?

Gdy przedsiębiorca jest w trudnej sytuacji, ZUS może przejąć wypłatę zasiłków

Brak płynności finansowej płatnika składek, który zatrudnia powyżej 20 osób, może utrudniać mu regulowanie świadczeń na rzecz pracowników. Takimi świadczeniami są zasiłek chorobowy, zasiłek macierzyński czy świadczenie rehabilitacyjne. W takiej sytuacji Zakład Ubezpieczeń Społecznych może pomóc i przejąć wypłatę świadczeń. Potrzebny jest jednak wniosek płatnika lub ubezpieczonego.

Bezpłatny webinar: Czas na e-porządek w fakturach zakupowych

Zapanuj nad kosztami, przyspiesz pracę, zredukuj błędy. Obowiązkowy KseF przyspieszył procesy digitalizacji obiegu faktur. Wykorzystaj ten trend do kolejnych automatyzacji, również w obsłudze faktur przychodzących. Lepsza kontrola nad kosztami, eliminacja dokumentów papierowych i mniej pomyłek to mniej pracy dla finansów.

Pracodawcy będą musieli bardziej chronić pracowników przed upałami. Zmiany już od 1 stycznia 2027 r.

Dotychczas polskie prawo regulowało jedynie minimalne temperatury w miejscu pracy. Wkrótce może się to zmienić – rząd przygotował projekt przepisów wprowadzających limity także dla upałów. To odpowiedź na coraz częstsze fale wysokich temperatur w Polsce.

REKLAMA

Przywództwo to wspólna misja

Rozmowa z Piotrem Kolmasem, konsultantem biznesowym, i Sławomirem Faconem, dyrektorem odpowiedzialnym za rekrutację i rozwój pracowników w PLL LOT, autorami książki „The Team. Nowoczesne przywództwo Mission Command”, o koncepcji wywodzącej się z elitarnych sił specjalnych, która z powodzeniem sprawdza się w biznesie

Rośnie liczba donosów do skarbówki, ale tylko kilka procent informacji się potwierdza [DANE Z KAS]

Jak wynika z danych przekazanych przez 16 Izb Administracji Skarbowej, w I połowie br. liczba informacji sygnalnych, a więc tzw. donosów, skierowanych do jednostek KAS wyniosła 37,2 tys. Przy tym zestawienie nie jest pełne, bowiem nie zakończył się obowiązek sprawozdawczy urzędów skarbowych w tym zakresie. Zatem na chwilę obecną to o 4,2% więcej niż w analogicznym okresie 2024 roku, kiedy było ich 35,7 tys. Natomiast, zestawiając tegoroczne dane z tymi z I połowy 2023 roku, widać wzrost o 6%. Wówczas odnotowano 35,1 tys. takich przypadków. Poniżej omówienie dotychczasowych danych z Krajowej Administracji Skarbowej.

Wygoda, bezpieczeństwo, prestiż – trzy filary nowoczesnego biznesu

Cyfryzacja, zielona transformacja i konieczność reagowania na coraz szybsze zmiany rynkowe sprawiają, że współczesnym firmom potrzebne są nie tylko tradycyjne narzędzia finansowe. Przedsiębiorcy oczekują nowoczesnych rozwiązań, które usprawnią zarządzanie biznesem, oszczędzą czas i zminimalizują ryzyko. Bank BNP Paribas odpowiada na te potrzeby, oferując innowacyjne pakiety rachunków oraz prestiżową kartę Mastercard Business World Elite. To narzędzia, które pomagają firmom z różnych branż - od e-commerce, przez usługi i budownictwo, aż po handel międzynarodowy - zachować stabilność i skutecznie rozwijać biznes.

Webinar: Architekci zmiany

Jak dobrać zespół, który skutecznie przeprowadzi transformację?

REKLAMA

Ponad 156 mln zł na zagraniczną ekspansję firm! PARP ogłasza wyniki naboru "Promocja marki innowacyjnych MŚP"

Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości (PARP) opublikowała wyniki naboru w konkursie „Promocja marki innowacyjnych MŚP”, realizowanym w ramach programu Fundusze Europejskie dla Nowoczesnej Gospodarki (FENG). Wsparcie trafi do 183 projektów na łączną kwotę ponad 156 mln zł, które pomogą polskim przedsiębiorstwom w promocji produktów i usług na rynkach międzynarodowych.

Kim jest rzecznik patentowy i jak wspiera przedsiębiorców?

Do 5 września trwa nabór na aplikację rzecznikowską. To ścieżka kariery m.in. dla absolwentów kierunków prawniczych, technicznych i ścisłych. Problem w tym, że wielu studentów nie ma świadomości, że taki zawód zaufania publicznego istnieje i jaka jest jego rola. W Polsce jest dziś 1 tys. rzeczników patentowych.

REKLAMA