REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Kiedy outsourcing może się nie udać?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Jacek Folga
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Outsourcing to rozwiązanie coraz bardziej popularne, szczególnie w czasach globalizacji. Każdy zna zapewne korzyści, jakie firma może odnieść. Warto jednak spojrzeć również z innej strony, która wskaże pewne ryzyka pojawiające się, gdy outsourcing jest wdrażany bez przemyślanego planu.

Outsourcing jako narzędzie zarządzania jest obecny w coraz większej liczbie przedsiębiorstw. Polega na wyodrębnieniu z przedsiębiorstwa czynności biznesowych i przekazaniu ich do firmy zewnętrznej, aby zminimalizować koszty oraz skoncentrować się na statutowej - podstawowej działalności firmy.

REKLAMA

Rodzaje outsourcingu

REKLAMA

W tradycyjnym ujęciu outsourcing może być realizowany w dwóch formach. Po pierwsze jako outsourcing kontraktowy, w którym partner outsourcingowy jest całkowicie niezależny od firmy korzystającej z jego usług. Drugi przypadek to outsourcing kapitałowy, który polega na świadczeniu usług przez podmiot powiązany z firmą korzystającą z usług. Obecne są też bardziej innowacyjne rozwiązania outsourcingowe, do których należą:

co-sourcing - polega na wykonywaniu usług przez firmę zewnętrzną, ale usługi te są realizowane pod ścisłym nadzorem firmy korzystającej. Jego zaletą jest obniżenie kosztów (eliminacja zbędnych czynności) oraz lepszy nadzór nad jakością usług;

insourcing - rozwiązanie, które można określić jako outsourcing odwrócony. Firma nie specjalizująca się w outsourcingu, ale dysponująca specjalistyczną wiedzą w danej dziedzinie może sama świadczyć usługi dla innych firm, nie zaprzestając jednocześnie swojej podstawowej działalności;

Dalszy ciąg materiału pod wideo

intersourcing - outsourcing zamawiany jednocześnie przez kilka przedsiębiorstw.

Outsourcing najczęściej dotyczy: księgowości, informatyki, logistyki, zarządzania dokumentami, sprzątania, szkoleń, ochrony mienia.

Przedsiębiorstwa, które decydują się na outsourcing, liczą na redukcję bazy kosztowej. To słuszne założenie, ale nie może być jedynym kryterium podejmowania decyzji. Bardzo ważny jest również aspekt jakościowy. Outsourcing, obok redukcji kosztów, powinien poprawiać efektywność funkcjonowania firmy. Jeśli jest to zmiana istotna dla biznesu, wówczas za usługę można nawet zapłacić większą cenę niż za proces realizowany samodzielnie przez firmę. Warunkiem jest, aby przyrost kosztów był rekompensowany zwiększonymi przychodami.

Pułapki niskich kosztów

REKLAMA

Głównym argumentem często przywoływanym przez firmy wdrażające outsourcing jest większa koncentracja na podstawowej działalności firmy i obniżka kosztów stałych. Można nawet mówić o pewnego rodzaju transferze kosztów stałych na koszty quasi-zmienne. Firma nie utrzymuje majątku wykorzystywanego w działalności, często zbędnego, generującego koszty stałe. Natomiast koszt pojawia się dopiero w momencie, gdy zasoby zostaną użyte w działalności.

Na wszelkie benefity przytaczane przez zwolenników outsourcingu należy jednak spojrzeć nieco krytycznie. Bardzo często wdrożenie outsourcingu wiąże się z powstaniem kosztów dodatkowych, których firma wdrażająca outsourcing pierwszy raz nie zawsze jest świadoma.

Po pierwsze wzrasta zapotrzebowanie na narzędzia monitorujące koszty stosowania outsourcingu. Narzędzia te mają dostarczyć informacji, czy koszty są zgodne z umową, czy są merytorycznie uzasadnione. To ważny aspekt, na który trzeba zwrócić uwagę, ponieważ w praktyce może się okazać, że część oszczędności wygenerowana dzięki wdrożeniu outsourcingu zostanie skonsumowana poprzez wzrost kosztów administrowania relacji z dostawcą (czyli dodatkowe planowanie i kontrola budżetów, wydatki administracyjne).

Prawidłowa umowa

Skuteczne wdrożenie outsourcingu zależy w dużym stopniu od poprawnego sformułowania umowy, której celem jest dokładnie sprecyzowanie zakresu obowiązków dostawcy.

Przed podjęciem decyzji o outsourcingu powinno się przeanalizować, które czynności są dla firmy kluczowe, a które można zlecić na zewnątrz, a także ocenić opłacalność ich wyodrębnienia z wewnętrznych struktur. Brak dokładnie sprecyzowanego zakresu odpowiedzialności może spowodować, że odbiorca będzie musiał ponosić dodatkowe koszty związane z obsługą czynności nie objętych umową outsourcingową. Katalog takich czynności to główny element umowy.

Ważne są zapisy dotyczące naprawy pojawiających się usterek i wad. Rzutują one na jakość świadczonych usług. Brak takich uregulowań może spowodować, że firma poniesie koszt utraconych korzyści z powodu niewywiązania się ze zobowiązań wobec swoich odbiorców. Kiedy dostawca i odbiorca usług będą wzajemnie przerzucać na siebie odpowiedzialność, koszty utraconych korzyści będą rosnąć. Ponadto, jeśli dostawca powoła się na zapisy w umowie, które nie nakładają na niego obowiązku nadzorowania i naprawiania wybranego typu usterek, pojawią się kolejne koszty po stronie odbiorcy związane z likwidacją wad.

W umowie warto też dokładnie zdefiniować wszystkie etapy wdrażania usługi. Powinna być to umowa długookresowa, ale podpisana na określony czas. Poza tym należy zdefiniować momenty, w których będzie negocjowany cennik świadczonych usług.

W przypadku wynagrodzenia konieczne jest określenie nośników kosztów - opłata stała albo opłata za przepracowany czas bądź za wykonane zadanie. W celu zabezpieczenia realności wynagrodzenia należy również na piśmie określić sposób raportowania przez zleceniobiorcę czynności, które mają być podstawą do ustalenia wynagrodzenia.

Znaczenie ma również określenie zasad zamawiania usług: kto jest do tego uprawniony? jakie dokumenty należy dostarczyć?

Kolejny ważny aspekt, niezbędny do zapisania, to miejsce świadczenia usług. W szczególności dotyczy to usług IT. Jeśli, zgodnie z zapisami umowy, usługi będą świadczone tylko w siedzibie dostawcy (zdalnie), wówczas konieczność interwencji w siedzibie odbiorcy może stać się powodem obciążenia go dodatkowymi kosztami. Problem komplikuje się jeszcze bardziej, jeśli siedziby dostawcy i odbiorcy znajdują się w innych miastach. Poza tym zdalne świadczenie usług wpływa na obniżkę kosztów, ale może ograniczać elastyczność przy rozwiązywaniu problemów.

Umowa nie powinna też zbyt mocno uzależniać przedsiębiorcy od dostawcy usług. Jest to realne zagrożenie, ponieważ często przedsiębiorstwa w obawie przed kosztami wycofania się z outsourcingu dalej z niego korzystają, nawet kiedy nie spełnia ich oczekiwań.

Implikacje personalne

Wdrożenie outsourcingu to również ważne zmiany w funkcjach personalnych przedsiębiorstwa. Zawsze po przekazaniu obowiązków na zewnątrz firma rozważa ograniczenie zatrudnienia w zespołach dotąd odpowiadających za czynności poddane outsourcingowi. W momencie przekazania części prac na zewnątrz przedsiębiorstwo często pozostawia część pracowników dotychczasowego działu, którzy pełnią rolę pośredniczącą (wspomagającą dostawcę). Dlatego optymalizując zatrudnienie, powinno zadbać, żeby nie stracić najlepszych ludzi. Jeśli struktura zatrudnienia się nie zmieni, outsourcing może nie przynieść zamierzonego efektu w postaci redukcji kosztów.

Przedsiębiorstwo może też uzgodnić z usługodawcą, że przejmie część jego kadry, ludzi, którzy mają największą wiedzę o procesach biznesowych zachodzących w obrębie firmy. Może to być gwarancją wysokiej jakości świadczonych usług. Zdarzają się również przypadki, że dotychczasowi pracownicy (przejęci przez dostawcę usług) pozostają w siedzibie poprzedniego pracodawcy i tam wykonują swoje zadania. W takim przypadku należy dokładnie określić, kto ponosi koszty stałe związane z ich pracą (czynsz, energia, telefony itp.).

Zmiany personalne związane z outsourcingiem mogą powodować chwilowo taki wzrost wydatków, że na początku korzyści nie będą przez firmę odczuwalne. Jest to związane z kosztami zwolnień (odprawy, koszty za niewykorzystanie urlopu itp.) oraz stosowaniem outplacementu, czyli pomocy i opieki dla osób, z którymi trzeba się rozstać. Pomimo tego outplacement jest niezwykle ważny, bo świadczy o kulturze pracodawcy i przekłada się na jego wizerunek. A nie ma nic gorszego jak negatywne opinie puszczane w eter.

Koszty to nie wszystko

Outsourcing, szczególnie źle przeprowadzony, może narażać firmę na drenaż specjalistycznej wiedzy. Odbiorca może stracić kontrolę nad procesami, w wyniku czego zmiana modelu organizacyjnego staje się bardzo czasochłonna i wiąże się z większymi kosztami. Poza tym dostawca usług, mając świadomość uzależnienia odbiorcy, może żądać renegocjacji warunków umowy, windując cenę mocno w górę.

Dodatkowo, jeśli istnieją pewne procesy, których nie da się wystandaryzować, outsourcing może nie działać poprawnie. Zlecenie usług na zewnątrz powinno odbywać się głównie w przypadku działań standardowych, powtarzalnych lub możliwych do wystandaryzowania pod kątem organizacyjnym.

Czasami, zgodnie z umową outsourcingu, firma przejmująca procesy odkupuje od odbiorcy dotychczasową infrastrukturę. Może być to jeden z argumentów przytaczanych przez zwolenników takiego rozwiązania. Jednak warto dokonać dokładnej analizy płynności korzyści, ponieważ w przyszłości jednorazowy zysk może zostać skompensowany przez wydatki w postaci płatności za usługę.

Outsourcing może też w pewnym stopniu niszczyć innowacyjność firmy. Osoby z zewnątrz wykonują postawione przed nimi zadania, które dotyczą wielu odbiorców jednocześnie i są to często czynności wysoko wystandaryzowane.

Decyzja o wdrożeniu outsourcingu powinna być dokładnie przeanalizowana, tak aby nie przekazać na zewnątrz procesów, które są kluczowe w prowadzeniu działalności. Inaczej firma może utracić ważny element konkurencyjności. Niestety, dużo przedsiębiorstw postępuje szablonowo i zleca zewnętrznym podmiotom procesy biznesowe mechaniczne tylko dlatego, że inni też tak zrobili.

Wprowadzając outsourcing, firma liczy na osiągniecie wymiernych korzyści, z których najważniejszą jest spadek kosztów. Jednak musi pamiętać, aby cały proces przeprowadzać na podstawie konkretnych, realnych liczb, kierując się obiektywizmem. Nie może się łudzić, że wyprowadzając niektóre czynności na zewnątrz, natychmiast pozbędzie się części problemów. Za duży apetyt na ograniczenie kosztów oraz chęć pozbycia się części odpowiedzialności mogą spowodować jeszcze większe komplikacje.

Jacek Folga

 

Zapisz się na newsletter
Zakładasz firmę? A może ją rozwijasz? Chcesz jak najbardziej efektywnie prowadzić swój biznes? Z naszym newsletterem będziesz zawsze na bieżąco.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Twój Biznes

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Rząd opóźnia obowiązek raportowania ESG. Raportowanie dopiero od 2028 i 2029 r. [projekt ustawy przyjęty przez Radę Ministrów]

Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy odraczający o dwa lata obowiązek raportowania ESG dla firm. Nowe przepisy mają ograniczyć biurokratyczne obciążenia i dać przedsiębiorcom więcej czasu na dostosowanie się do unijnych regulacji.

Dlaczego Polacy nie ufają zagranicznym sklepom online? [Raport]

Zagraniczne firmy napotykają na poważną barierę na polskim rynku e-commerce – brak zaufania. Aż 2/3 Polaków unika zakupów w zagranicznych e-sklepach z obawy o zwroty, reklamacje i autentyczność produktów. Kluczową rolę w decyzjach zakupowych odgrywają opinie innych klientów. Pokonanie tej nieufności to klucz do sukcesu w polskim e-handlu.

Rząd podwyższy w 2026 r. płacę minimalną tylko o wskaźnik inflacji - przedsiębiorcy chwalą takie rozwiązanie, dlaczego

Płaca minimalna w 2026 roku wzrośnie o 140 złotych brutto do kwoty 4806 złotych. To mniejszy wzrost niż w minionych latach, ale przedsiębiorcy przyznają, że jest to kompromis pomiędzy możliwościami przedsiębiorców, a oczekiwaniami pracowników.

Szczęście i spełnienie może iść w parze

Rozmowa z dr Mary E. Anderson, autorką książki „Radość osiągania” – o tym, jak być szczęśliwym wysoko efektywnym człowiekiem.

REKLAMA

Ludzie wciąż listy piszą, ale polecone wysyłają głównie urzędy. Rynek pocztowy w Polsce ma się dobrze

Jednak główną siłą napędową pozostają wciąż usługi kurierskie, które odpowiadają za 73,3 proc. wartości rynku i 56,5 proc. jego wolumenu. Mimo dominacji tego segmentu, istotną rolę wciąż odgrywają przesyłki listowe.

Miód podrożeje, bo prawo wymaga zmiany etykiet na słoikach a to kosztuje

Równo za rok na sklepowych półkach pojawią się nowe etykiety miodu, wynikające z przyjętej unijnej dyrektywy. Wprowadzają one niepozorną, ale mogącą narobić sporo zamieszania zmianę. Jednocześnie nielegalny handel miodem rozwija się niemal bez nadzoru.

Rolnicy radzą sobie dużo lepiej z długami niż firmy przetwarzające plony ich pracy

Polska żywność ma się dobrze, ale kondycja finansowa branży już mniej. Sektor rolno-spożywczy musi oddać wierzycielom 760,6 mln zł, a wiarygodność płatnicza przetwórców i dostawców staje się coraz większym problemem. Nie dotyczy to rolników, którzy na ogół są wiarygodni finansowo.

Małe firmy z dużymi obawami przed kolejnym wysokim wzrostem płacy minimalnej

Duże wzrosty płacy minimalnej w ostatnich latach hamują wzrost małych i średnich firm. Poza bezpośrednim obciążeniem kosztami pracowniczymi oznaczają dla przedsiębiorców skokowy wzrost koszt w postaci coraz wyższych składek ZUS.

REKLAMA

Umowa z influencerem krok po kroku

Szybki rozwój marketingu internetowego otworzył przed markami i twórcami zupełnie nowe perspektywy współpracy. W dobie cyfrowej rewolucji, influencerzy stali się kluczowymi partnerami w promocji produktów i usług, oferując unikatowy sposób docierania do odbiorców (potencjalnych klientów marek). Współpraca z twórcami, choć niezwykle efektywna, wiąże się jednak z szeregiem wyzwań prawnych, które wymagają szczególnej uwagi. Odpowiednie uregulowanie wzajemnych praw i obowiązków jest fundamentem sukcesu i bezpieczeństwa obu stron, minimalizując ryzyko sporów i nieporozumień.

Deregulacja: rząd naprawia prawo, ale przedsiębiorcy nie są zadowoleni z zakresu i tempa zmian w przepisach

Przedsiębiorcy przekonują, że Polska musi być krajem ze sprawną strukturą przepisów. Mimo postępów nadal wiele zagadnień z prawa budowlanego, pozwoleń na zatrudnienie czy przepisów związanych z regulacją handlu i usług zdają się być niepotrzebnym mnożeniem administracji.

REKLAMA