Tajemnica służbowa - jak chronić interes firmy

Skutki tego mogą być katastrofalne zarówno dla interesów państwa, urzędu czy firmy, jak i samego pracownika, który się tego czynu dopuścił - świadomie czy też nie.

Osoba, która niewłaściwie zabezpiecza dokumenty firmy prawnie chronione, przechowując je luzem, bez segregatorów z opisem zawartości, może ponieść odpowiedzialność służbową. Jeżeli dojdzie do zagubienia dokumentu, może dodatkowo odpowiadać dyscyplinarnie. Jeżeli treść zagubionego dokumentu oznaczonego klauzulą tajności dotrze do wiadomości osoby nieuprawnionej może nastąpić kumulacja odpowiedzialności karnej, dyscyplinarnej i służbowej.

Obowiązują następujące zasady ochrony informacji firmy:

• Zasada ograniczonego dostępu - informacje niejawne mogą być udostępnione wyłącznie osobie dającej rękojmię zachowania tajemnicy i w zakresie niezbędnym do wykonywania przez nią pracy na zajmowanym stanowisku. Stosowanie tej zasady ma spowodować, że dostęp do informacji niejawnych jest determinowany zakresem obowiązków danego pracownika, co ogranicza do minimum liczbę osób, które zapoznają się z poszczególnymi informacjami.

• Zasada udostępniania informacji niejawnych wyłącznie osobom gwarantującym ich ochronę przed nieuprawnionym ujawnieniem - warunkiem wykonywania obowiązków związanych z dostępem do informacji niejawnych jest uzyskanie odpowiedniego poświadczenia bezpieczeństwa oraz odbycie przeszkolenia w zakresie ochrony informacji niejawnych. Ma to zapewnić dostęp do informacji niejawnych wyłącznie osobom dającym rękojmię zachowania tajemnicy i znającym zasady postępowania oraz odpowiedzialności karnej, dyscyplinarnej i służbowej za naruszenie przepisów w zakresie ochrony informacji.

• Zasada podporządkowania środków ochrony klauzuli informacji - stosowana na podstawie przepisów ustawy oraz wydanych do niej aktów wykonawczych. Środki ochrony fizycznej i zasady bezpieczeństwa obiegu dokumentów muszą być adekwatne do klauzuli tajności wytwarzanych, przetwarzanych, przekazywanych i przechowywanych informacji. Dzięki temu dokumenty i materiały zawierające informacje niejawne tej samej wagi są we wszystkich instytucjach chronione w podobny sposób.

• Zasada dostosowania zakresu środków ochrony fizycznej do uwarunkowań i specyfiki danej instytucji - zgodnie z ustawą zakres stosowania środków ochrony fizycznej musi odpowiadać klauzuli tajności i ilości informacji niejawnych.

• Zakaz zaniżania lub zawyżania klauzuli tajności - celem tej zasady jest stosowanie środków ochrony adekwatnych do wagi danej informacji.

Z punktu widzenia interesu firmy najważniejszymi informacjami są te stanowiące tajemnicę. Organ zarządzający firmą powinien sam je wskazać i podjąć działanie w celu ich ochrony. Inne informacje, których przetwarzanie wynika z przepisów prawa, są wskazywane przez odpowiednie akty prawne, z których wynikają wymogi dla ochrony tych informacji.

Konieczność wdrożenia polityki bezpieczeństwa informacji w każdej organizacji wynika z dwóch aspektów: biznesowego i prawnego.

Aspekt biznesowy - dbałość o interesy firmy, ochrona jej tajemnic. Kluczową sprawą jest ochrona informacji technicznych, technologicznych, handlowych lub organizacyjnych firmy, co znajduje potwierdzenie w ustawie z 16 kwietnia 1993 roku o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.

Aspekt prawny - wiąże się z konkretnymi wymaganiami w celu ochrony danego rodzaju informacji. Spośród prawnie chronionych, najpowszechniejsze są dane osobowe pracowników i klientów, które przetwarzane są w każdej organizacji na podstawie ustawy z 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych.

Kolejną grupą informacji prawnie chronionych są informacje niejawne stanowiące tajemnicę państwową i służbową, regulowane ustawą z 22 stycznia 1999 roku o ochronie informacji niejawnych. Przepisom tej ustawy podlegają organizacje, których działalność związana jest z dostępem do tego rodzaju informacji, jak również firmy, które świadczą dla nich różne usługi. Wymagania dla tych informacji różnią się w zależności od nadanej klauzuli: zastrzeżone, poufne, tajne czy ściśle tajne.

W przypadku ujawnienia tajemnicy firmy pracodawca może zastosować sankcje na podstawie kodeksu pracy i kodeksu karnego. Aby móc właściwie chronić informacje w firmie należy stworzyć zbiór zasad (regulaminy, instrukcje, procedury) regulujące przetwarzanie informacji, zwane Polityką Bezpieczeństwa Informacji. Polityka Bezpieczeństwa Informacji dotyczy całego procesu korzystania z informacji, niezależnie od sposobu jej przetwarzania: zbierania, utrwalania, przechowywania, opracowywania, zmieniania, udostępniania i usuwania. Dotyczy wszystkich systemów przetwarzania informacji, zarówno prowadzonych klasycznie (archiwa, kartoteki, dokumenty papierowe), jak i systemów komputerowych.

Bezpieczeństwo informacji jest nie tylko normą i koniecznością, ale także obowiązkiem dla firm i organizacji w Polsce. Powodzenie jej realizacji zależy od poziomu świadomości pracowników dopuszczonych do przetwarzanych informacji oraz odpowiednio dobranych rozwiązań technicznych. Przetwarzane informacje są chronione z różnych względów - jedne ze wzglądu na interes firmy, inne na wymogi przepisów prawa.

Problematyka zachowania tajemnicy firmy jest uregulowana w ustawie o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, która za czyn nieuczciwej konkurencji uznaje przekazanie, ujawnienie lub wykorzystanie cudzych informacji stanowiących tajemnicę firmy. Kodeks pracy także wprowadził przepisy o zakazie konkurencji. W świetle przepisów pracownik nie może prowadzić działalności konkurencyjnej wobec pracodawcy ani świadczyć pracy w ramach stosunku pracy lub na innej podstawie na rzecz podmiotu prowadzącego taką samą działalność.

Pracodawca, który poniósł szkodę wskutek naruszenia przez pracownika zakazu konkurencji przewidzianego w umowie, może dochodzić od pracownika wyrównania tej szkody. Przepisy stosuje się odpowiednio, gdy pracownik mający dostęp do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę, zawiera umowę o zakazie konkurencji po ustaniu pracy. W umowie określa się także okres obowiązywania zakazu konkurencji oraz wysokość odszkodowania należnego pracownikowi od pracodawcy.

Umowy o zakazie konkurencji pod rygorem nieważności wymagają formy pisemnej.

Wzór klauzuli poufności

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Wzór umowy o zakazie konkurencji w czasie trwania stosunku pracy

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Wzór umowy o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Zdzisława Koźmin