Jak starać się o umorzenie składek - instrukcja

W okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 sierpnia 2009 r. osoba, która podczas pobierania zasiłku macierzyńskiego, zasiłku w wysokości zasiłku macierzyńskiego lub w czasie przebywania na urlopie wychowawczym miała inny tytuł do objęcia ubezpieczeniami społecznymi, podlegała obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym z tego innego tytułu. Takim innym tytułem było m.in. prowadzenie pozarolniczej działalności lub współpraca przy prowadzeniu takiej działalności.

Instrukcja ubiegania się o umorzenie należności z tytułu składek za okres prowadzenia działalności gospodarczej w czasie pobierania zasiłku macierzyńskiego lub przebywania na urlopie wychowawczym:

KROK 1. ZŁOŻENIE WNIOSKU

ZUS umorzy należności z tytułu składek pod warunkiem złożenia wniosku w wyznaczonym terminie.

Termin złożenia wniosku

Wniosek w sprawie umorzenia należności z tytułu składek powinien być złożony w terminie 12 miesięcy liczonych od dnia wejścia w życie ustawy, która wprowadziła taką możliwość (tj. od 1 września 2009 r.), czyli najpóźniej 1 września 2010 r.

Jeśli wniosek jest złożony w sprawie należności, które zostały opłacone, stanowi on jednocześnie dyspozycję do zaliczenia lub zwrotu nadpłaty z tytułu składek. Oznacza to, że zaliczenie lub zwrot nadpłaty nie wymaga składania odrębnego wniosku, lecz zostanie on rozpatrzony i dokonany z mocy ustawy.

Forma wniosku

Wniosek może być złożony w dowolnej formie, pod warunkiem że będzie spełniać wymagania określone przepisami ustawy - Kodeks postępowania administracyjnego.

ZUS opracował wzór wniosku o umorzenie należności z tytułu składek, który jest dostępny w każdej jednostce terenowej ZUS oraz na stronie internetowej ZUS www.zus.pl, a także na stronie internetowej Monitora www.mp.infor.pl. Wzór ten nie jest jednak obowiązkowy, ma jedynie ułatwić sporządzenie wniosku.

Przykładowo wypełniony wniosek o umorzenie składek

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

We wniosku jako podstawę należy podać ustawę z 24 kwietnia 2009 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz ustawy - Prawo bankowe (DzU nr 71, poz. 609). Konieczne jest również określenie za kogo, z jakiego tytułu i w sprawie umorzenia jakich należności jest składany wniosek.

Uprawnieni do złożenia wniosku

Umorzenie należności z tytułu składek może nastąpić wyłącznie na wniosek osoby uprawnionej, tj. wyłącznie:

• płatnika składek, który w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 sierpnia 2009 r. zgłaszał ubezpieczonego podlegającego obowiązkowo ubezpieczeniom społecznym w związku z prowadzeniem pozarolniczej działalności lub współpracy przy tej działalności w czasie pobierania zasiłku macierzyńskiego lub zasiłku w wysokości zasiłku macierzyńskiego z innego tytułu albo w czasie przebywania na urlopie wychowawczym,

• osoby, która w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 marca 2001 r. była wspólnikiem spółki cywilnej, nie posiadając wpisu do ewidencji działalności gospodarczej w czasie pobierania zasiłku macierzyńskiego lub zasiłku w wysokości zasiłku macierzyńskiego albo przebywania na urlopie wychowawczym.

WAŻNE!

Wniosek w sprawie umorzenia należności z tytułu składek na ubezpieczenia osoby współpracującej może złożyć wyłącznie osoba prowadząca działalność, przy prowadzeniu której była świadczona współpraca.

Prawo do złożenia wniosku o umorzenie przysługuje również osobom, które zawiesiły wykonywanie działalności gospodarczej w rozumieniu przepisów ustawy z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej lub zaprzestały wykonywania pozarolniczej działalności.

ZUS umorzy należności z tytułu składek za okres prowadzenia pozarolniczej działalności lub współpracy przy prowadzeniu takiej działalności. Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych określa, że osobą prowadzącą pozarolniczą działalność jest:

• osoba prowadząca pozarolniczą działalność gospodarczą na podstawie przepisów o działalności gospodarczej lub innych przepisów szczególnych,

• twórca i artysta,

• osoba prowadząca działalność w zakresie wolnego zawodu w rozumieniu przepisów o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne lub z której przychody są przychodami z działalności gospodarczej w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych,

• wspólnik jednoosobowej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością oraz wspólnicy spółki jawnej, komandytowej lub partnerskiej,

• osoba prowadząca niepubliczną szkołę, placówkę lub ich zespół, na podstawie przepisów o systemie oświaty.

KROK 2. ROZPATRZENIE WNIOSKU O UMORZENIE

Sposób rozpatrzenia wniosku przez ZUS zależy od tego, czy:

• dotyczy umorzenia należności z tytułu składek z działalności (współpracy) prowadzonej w okresie pobierania zasiłku macierzyńskiego lub zasiłku w wysokości zasiłku macierzyńskiego czy w okresie przebywania na urlopie wychowawczym,

• dotyczy opłaconych czy nieopłaconych należności z tytułu składek.

Tryb rozpatrzenia wniosku

Przy rozpatrywaniu wniosków o umorzenie należności ZUS stosuje przepisy ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz przepisy ustawy z 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego.

ZUS powinien rozpatrzyć wniosek o umorzenie bez zbędnej zwłoki. Sprawę, która wymaga postępowania wyjaśniającego, powinien natomiast załatwić nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawę szczególnie skomplikowaną - nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postępowania.

Osoba, która składa wniosek o umorzenie należności z tytułu składek, powinna pamiętać o tym, by poinformować ZUS o ewentualnej zmianie adresu. Taki obowiązek ciąży w toku postępowania zarówno na stronie, jak i na jej przedstawicielu czy pełnomocniku. W razie zaniedbania tego obowiązku pismo uważa się za doręczone, jeśli zostanie wysłane pod dotychczasowy adres.

 

Niezbędne dokumenty

W toku postępowania wyjaśniającego ZUS w pierwszej kolejności ustala:

• obowiązek podlegania ubezpieczeniom społecznym z tytułu prowadzenia pozarolniczej działalności lub współpracy przy tej działalności oraz

• podstawę wymiaru składek na te ubezpieczenia

za okres, w którym ubezpieczony pobierał zasiłek macierzyński, zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego lub przebywał na urlopie wychowawczym.

ZUS może dokonać prawidłowych rozliczeń i umorzyć należności pod warunkiem, że płatnik składek złożył za ten okres prawidłowe dokumenty ubezpieczeniowe (zgłoszeniowe i rozliczeniowe), z których wynika podleganie ubezpieczeniom społecznym z tytułu prowadzenia pozarolniczej działalności albo współpracy w okresie pobierania zasiłku macierzyńskiego, zasiłku w wysokości zasiłku macierzyńskiego lub przebywania na urlopie wychowawczym oraz kwota należnych z tego tytułu składek.

W związku z tym po stronie płatnika składek powstaje obowiązek złożenia dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych uwzględniających podleganie ubezpieczeniom oraz należne składki z tego tytułu.

Umorzenie należności z działalności prowadzonej w czasie pobierania zasiłku macierzyńskiego

Płatnik, który był zobowiązany do opłacenia składek z tytułu działalności (współpracy) prowadzonej między 1 stycznia 1999 r. a 31 sierpnia 2009 r. w czasie pobierania zasiłku macierzyńskiego lub zasiłku w wysokości zasiłki macierzyńskiego z innego tytułu niż działalność, może starać się o umorzenie za ten okres następujących należności:

• opłaconych lub nieopłaconych składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe, wypadkowe, Fundusz Pracy oraz opłaconych składek na ubezpieczenie chorobowe,

• odsetek za zwłokę w części odpowiadającej kwocie umorzonych składek,

• opłaty prolongacyjnej w części odpowiadającej kwocie umorzonych składek.

ZUS nie umorzy natomiast opłaconych lub nieopłaconych:

• należności z tytułu składek na ubezpieczenie zdrowotne,

• kosztów egzekucyjnych, które powstały w związku z dochodzeniem składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Pracy za okres, za który składki podlegają umorzeniu,

• kosztów upomnienia za okres, za który składki podlegają umorzeniu.

Umorzenie należności z działalności prowadzonej w czasie przebywania na urlopie wychowawczym

Umorzenie może dotyczyć należności za okres prowadzenia działalności (współpracy) od stycznia 1999 r. do sierpnia 2009 r. w czasie przebywania na urlopie wychowawczym:

• jeśli składki za ten okres zostały opłacone, to umorzone zostaną wyłącznie ewentualnie pobrane odsetki za nieterminowe opłacenie składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i wypadkowe,

• jeśli składki za ten okres nie zostały opłacone, ZUS umorzy:

- składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe, wypadkowe za okres prowadzenia działalności (współpracy) w czasie przebywania na urlopie wychowawczym,

- odsetki za zwłokę w części odpowiadającej kwocie umorzonych składek,

- opłatę prolongacyjną w części odpowiadającej kwocie umorzonych składek.

ZUS nie umorzy:

• opłaconej opłaty prolongacyjnej,

• opłaconych i nieopłaconych:

- należności z tytułu składek na ubezpieczenie zdrowotne,

- należności z tytułu składek na Fundusz Pracy,

- kosztów egzekucyjnych, które powstały w związku z dochodzeniem składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Pracy za okres, za który składki podlegają umorzeniu,

- kosztów upomnienia za okres, za który składki podlegają umorzeniu.

KROK 3. ZAŁATWIENIE WNIOSKU

Po przeprowadzonym postępowaniu, wszczętym na podstawie wniosku płatnika składek, ZUS wydaje decyzję, którą doręcza za zwrotnym poświadczeniem odbioru. W decyzji określa wysokość umorzonych należności, a jeżeli powstała nadpłata - dodatkowo określa kwotę podlegającą zaliczeniu na poczet należności lub zwrotowi.

Treść decyzji

ZUS może wydać decyzję pozytywną o umorzeniu należności z tytułu składek lub odmawiającą umorzenia należności z tytułu składek.

W pozytywnej decyzji w sprawie umorzenia ZUS określa:

• wysokość umorzonych należności z tytułu nieopłaconych składek lub wysokość umorzonych należności z tytułu opłaconych składek oraz kwoty podlegającej zaliczeniu lub zwrotowi, gdy wniosek dotyczy osoby, która prowadziła pozarolniczą działalność lub współpracowała przy prowadzeniu takiej działalności w czasie pobierania zasiłku macierzyńskiego lub zasiłku w wysokości zasiłku macierzyńskiego,

• wysokość umorzonych należności z tytułu nieopłaconych składek lub wysokość umorzonych odsetek za zwłokę opłaconych w związku z prowadzeniem działalności lub współpracy w okresie przebywania na urlopie wychowawczym oraz kwoty podlegającej zaliczeniu lub zwrotowi, gdy wniosek dotyczy osoby, która prowadziła pozarolniczą działalność lub współpracowała przy tej działalności w czasie przebywania na urlopie wychowawczym.

Gdy wniosek dotyczy umorzenia należności z tytułu działalności (współpracy) zarówno w okresie pobierania zasiłku macierzyńskiego, jak i w okresie przebywania na urlopie wychowawczym, ZUS wyda jedną decyzję określającą wszystkie umorzone należności.

Decyzja negatywna może być wydana w przypadku ustalenia, że wniosek o umorzenie został złożony bezzasadnie, np. gdy strona zażąda umorzenia opłaconych odsetek, które nie zostały zapłacone, albo w razie złożenia wniosku o umorzenie składek z działalności (współpracy), mimo że z tytułu podlegania ubezpieczeniom z działalności (współpracy) ZUS wypłacił świadczenia z ubezpieczeń społecznych.

 

KROK 4. ODWOŁANIE OD DECYZJI

W przypadku gdy płatnik otrzyma decyzję ZUS, z której treścią się nie zgadza, ma prawo odwołać się od niej do sądu pracy i ubezpieczeń społecznych w terminie:

• miesiąca od dnia doręczenia decyzji,

• 2 miesięcy od dnia zgłoszenia wniosku - gdy ZUS w tym terminie nie wydał decyzji.

Odwołanie do sądu należy złożyć w jednostce ZUS, która wydała decyzję w sprawie umorzenia należności z tytułu składek. Odwołanie należy złożyć na piśmie lub ustnie do protokołu.

Jeśli ZUS uzna odwołanie za słuszne, niezwłocznie zmienia lub uchyla decyzję. W przeciwnym przypadku przekazuje odwołanie do sądu nie później niż w terminie 30 dni od dnia złożenia odwołania.

KROK 5. ROZLICZENIE NADPŁATY NA KONCIE PŁATNIKA

Jeżeli ZUS umorzy należności z tytułu składek, które zostały opłacone, na koncie płatnika powstaje nadpłata. ZUS zalicza ją wówczas na poczet zaległych, bieżących lub przyszłych składek, a w razie ich braku - zwraca je płatnikowi.

Rozliczając nadpłatę ZUS kolejno:

• zalicza ją na poczet zaległych lub bieżących należności, a w przypadku ich braku - jeśli płatnik składek nadal prowadzi pozarolniczą działalność - na poczet przyszłych składek,

• po stwierdzeniu, że na koncie nie figurują zaległości, że nie ma bieżących należności i nie powstaną należności przyszłe, zwraca nadpłatę.

ZUS może zwrócić nadpłatę tylko wtedy, gdy płatnik nie prowadzi działalności rodzącej obowiązek opłacania składek, czyli tylko osobie, która nie prowadzi pozarolniczej działalności i posiada wykreślenie z właściwego rejestru lub zawiesiła pozarolniczą działalność i zaprzestała opłacania składek.

Zwrot nadpłaty za okres pobierania zasiłku macierzyńskiego

Zwrot nadpłaty z tytułu umorzenia należności za okres prowadzenia pozarolniczej działalności w okresie pobierania zasiłku macierzyńskiego lub zasiłku w wysokości zasiłku macierzyńskiego z innego tytułu następuje:

• w gotówce, na podstawie przekazu pocztowego,

• na wskazany rachunek bankowy płatnika składek lub na rachunek w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej,

w terminie miesiąca od dnia doręczenia decyzji określającej wysokość kwoty zwrotu nadpłaty.

WAŻNE!

Termin na dokonanie zwrotu jest liczony od dnia doręczenia decyzji.

Przy obliczaniu tego terminu odpowiednie zastosowania ma art. 57 § 3 Kodeksu postępowania administracyjnego. Oznacza to, że skoro termin został określony w miesiącach, kończy się z upływem tego samego dnia w ostatnim miesiącu, który odpowiada początkowemu dniowi terminu. Gdy takiego dnia w ostatnim miesiącu nie ma - termin kończy się w ostatnim dniu tego miesiąca.

PRZYKŁAD

Jolanta F. otrzymała z ZUS decyzję w sprawie umorzenia należności z tytułu składek opłaconych za okres prowadzenia działalności w czasie pobierania zasiłku macierzyńskiego wypłacanego przez firmę, w której była zatrudniona w 2004 r. Wniosek w tej sprawie Jolanta F. złożyła w ZUS 8 września 2009 r., a ZUS wydał decyzję 24 września 2009 r. Obecnie Jolanta F. nie prowadzi pozarolniczej działalności. Ponieważ terminowo opłacała składki, nie ma zaległości w tym zakresie. Decyzja została doręczona wnioskującej 2 października br. Termin na zwrócenie przez ZUS nadpłaty z tytułu składek biegnie od 3 października i upływa 3 listopada 2009 r., włącznie z tym dniem.

Jeśli ZUS nie zwróci nadpłaty w ustawowym terminie, ma obowiązek zwrócić nadpłatę powiększoną o odsetki za zwłokę, pobierane od zaległości podatkowych, liczone od dnia złożenia wniosku o umorzenie do dnia dokonania zwrotu nadpłaty.

Przepisy ściśle określają graniczny termin na dokonanie zwrotu. Odwołanie od decyzji złożone do sądu nie wstrzymuje jej wykonania.

Zwrot nadpłaty za okres przebywania na urlopie wychowawczym

Nadpłatę z tytułu odsetek za zwłokę za okres prowadzenia pozarolniczej działalności w okresie urlopu wychowawczego ZUS zacznie zwracać począwszy od 1 stycznia 2010 r. Na dokonanie takiego zwrotu ZUS ma 5 lat od dnia wejścia w życie ustawy (tj. do 31 sierpnia 2014 r.). Zwrotu będzie dokonywał w kwotach przeznaczonych w ustawie budżetowej na ten cel na dany rok.

Osoba, która złoży wniosek o umorzenie odsetek, otrzyma potwierdzenie złożenia wniosku o umorzenie i zaliczenie lub zwrot odsetek (z datą, godziną i minutą wpływu do ZUS), bez względu na sposób złożenia wniosku. W przypadku złożenia wniosku osobiście data wpływu zostanie potwierdzona na kopii, natomiast w przypadku złożenia wniosku w innej formie wnioskodawca otrzyma pisemne potwierdzenie.

ZUS będzie zwracał nadpłaty według kolejności wpływu wniosków (data, godzina, minuta) do wysokości nieprzekraczającej kwoty przewidzianej na ten cel na dany rok w ustawie budżetowej. Płatnik otrzyma zwrot nadpłaty w gotówce (przekazem pocztowym) lub na wskazany rachunek bankowy albo rachunek w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej.

Zwroty na podstawie wniosków, które wpłyną dokładnie w tym samym czasie, będą dokonywane według kolejności alfabetycznej nazwisk lub nazw płatników składek.

WAŻNE!

Złożone przez płatnika odwołanie od doręczonej decyzji oraz toczące się w sprawie postępowanie przed sądem nie wstrzymuje zwrotu nadpłaty ustalonej w decyzji.

Zwroty nadpłat będą dokonywane do wysokości „puli” przeznaczonej na dany rok, określonej w ustawie budżetowej.

ZUS nie będzie realizował zwrotów częściowych. Oznacza to, że jeżeli ostatnia kwota zwrotu na dany rok będzie przewyższała kwotę pozostałą do rozdysponowania przez ZUS (zapisaną w ustawie budżetowej), zwrot ten będzie realizowany dopiero w następnym roku z kwoty środków ustalonych w ustawie budżetowej na ten rok. Natomiast pozostała pula środków będzie podlegać rozdysponowaniu zgodnie z przepisami ustawy o finansach publicznych.

Począwszy od 1 stycznia 2010 r. corocznie na podstawie posiadanych danych ZUS będzie sporządzał listę osób, którym w danym roku będą dokonywane zwroty z kwoty ustalonej w ustawie budżetowej na dany rok.

• art. 3-6, art. 8-9 ustawy z 24 kwietnia 2009 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz ustawy - Prawo bankowe (DzU nr 71, poz. 609),

• art. 8 ust. 6, art. 83 ust. 2, ust. 3 i ust. 5-7 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU z 2007 r. nr 11, poz. 74 ze zm.),

• art. 57 § 3 Kodeksu postępowania administracyjnego,

• art. 477⁹ § 1 Kodeksu postępowania cywilnego.

Joanna Goliniewska

specjalista w zakresie ubezpieczeń społecznych