REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Ochrona danych osobowych w stosunkach pracy

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Beata Naróg
Usługi i Doradztwo Kadrowe. Szkolenia
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Pracodawca, zatrudniając pracownika, wchodzi w posiadanie jego danych osobowych. W związku z tym musi pamiętać o tym, że takie informacje podlegają szczególnej ochronie a przetwarzanie danych tzw. wrażliwych jest zabronione.

W stosunkach pracy podstawę przetwarzania danych osobowych przede wszystkim stanowi Kodeks pracy, który różnicuje zakres informacji, których pracodawca będzie mógł żądać od kandydata do pracy i od pracownika.

REKLAMA

Powyższy podział wiąże się z zasadą adekwatności danych do celu, jaki chce osiągnąć podmiot przetwarzający dane osobowe, dlatego też zakres informacji, których pracodawca może zażądać od pracownika, jest szerszy niż zakres informacji pozyskiwany od kandydata do pracy (art. 221 § 1 i 2 k.p.).

REKLAMA

Udostępnienie danych osobowych, o których mowa wyżej, następuje w formie oświadczenia odpowiednio kandydata do pracy lub pracownika (np. w kwestionariuszu osobowym). Pracodawca ma jednak prawo żądać udokumentowania tych danych (art. 221 § 3 k.p.).

Określenie przez pracodawcę minimalnego zakresu danych osobowych może nastąpić na podstawie rozporządzenia MPiPS w sprawie prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych, w którym zawarte zostały wzory kwestionariuszy osobowych.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Zastosowanie kwestionariuszy osobowych, stanowiących załącznik do wyżej wymienionego rozporządzenia, nie stwarza dla pracodawcy zagrożenia, że pozyska zbyt szeroki zakres danych, do których przetwarzania nie będzie uprawniony. Pracodawcy, którzy opracowują własne kwestionariusze, a pytania w nich zawarte wykraczają poza ramy ustawowe, powinni wyraźnie zaznaczyć, które dane są obowiązkowe (na podstawie ustawy), a które odpowiedzi podawane są przez pracownika na zasadzie dobrowolności.

Dane wrażliwe

REKLAMA

Pozyskując dane osobowe kandydatów i pracowników, pracodawca musi pamiętać, że przetwarzanie niektórych danych, tzw. wrażliwych, co do zasady jest zabronione przez ustawę o ochronie danych osobowych. Do danych tych należą dane ujawniające pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub filozoficzne, przynależność wyznaniową, partyjną lub związkową, jak również dane o stanie zdrowia, kodzie genetycznym, nałogach lub życiu seksualnym oraz dane dotyczące karania wyrokami sadowymi, a także innych orzeczeń wydanych w postępowaniu sądowym lub administracyjnym (art. 27 ustawy).

W niektórych przypadkach pracodawca ma prawo żądać przedłożenia zaświadczenia dotyczącego karalności. Prawo to dotyczy tylko tych przypadków, które wprost przewidziane są w ustawach (art. 221 § 4 k.p. i art. 27 ust. 2 pkt 2 ustawy).

Na przykład pracodawca będzie mógł żądać od kierowców zatrudnianych w transporcie drogowym zaświadczenia o niekaralności za przestępstwa:

• karne skarbowe,

• przeciwko bezpieczeństwu w komunikacji,

• mieniu,

• obrotowi gospodarczemu,

• wiarygodności dokumentów,

• ochronie środowiska,

• warunkom pracy i płacy,

• innym przepisom dotyczącym wykonywania zawodu,

• przestępstwa przeciwko życiu i zdrowiu,

• przeciwko wolności seksualnej i obyczajności.

Pozostałe dane niewymienione w Kodeksie pracy i innych ustawach pracodawca pozyskuje za zgodą pracownika, która powinna być wyrażona na piśmie.

Zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych

Przetwarzając dane osobowe, pracodawca ma obowiązek stosowania zasad określonych w ustawie o ochronie danych osobowych, którą stosuje się do przetwarzania danych osobowych w kartotekach, skorowidzach, księgach, wykazach i w innych zbiorach ewidencyjnych oraz w systemach informatycznych, także w przypadku gdy dane osobowe przetwarzane są poza zbiorem (art. 2 ust. 1 ustawy). Przepis ten odnosi się zarówno do danych osobowych przetwarzanych ręcznie (np. akta osobowe pracowników), jak i automatycznie (w systemach komputerowych).

Pracodawca, będąc podmiotem przetwarzającym dane osobowe pracowników, staje się administratorem tych danych, czyli podmiotem decydującym o celach i środkach przetwarzania danych osobowych (art. 7 pkt 4 ustawy).

Podstawowym obowiązkiem pracodawcy jako administratora danych jest stosowne zabezpieczenie przetwarzanych danych, czyli m.in. obowiązek stosowania środków technicznych i organizacyjnych, które zapewnią ochronę przetwarzanych danych odpowiednią do zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną.

Szczególną uwagę należy zwrócić na zabezpieczenie danych przed:

• udostępnieniem ich osobom nieupoważnionym,

• zabraniem przez osobę nieuprawnioną,

• przetwarzaniem z naruszeniem ustawy oraz

• zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem danych (art. 36 ust. 1 ustawy).

Administrator bezpieczeństwa informacji

Pracodawca ma również obowiązek prowadzić dokumentację, w której opisany zostanie sposób przetwarzania danych osobowych oraz zastosowane środki techniczne i organizacyjne do ich zabezpieczenia.

Ponadto pracodawca zobowiązany jest do wyznaczenia administratora bezpieczeństwa informacji, którego zadaniem jest nadzór nad przestrzeganiem zasad ochrony danych osobowych w przedsiębiorstwie (w tym danych osobowych pracowników). Pracodawca nie będzie miał obowiązku wyznaczania administratora bezpieczeństwa informacji wówczas, gdy sam zdecyduje się wykonywać jego czynności (art. 36 ust. 2 ustawy).

Nie wolno zapominać, że do przetwarzania danych osobowych pracowników mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające upoważnienie nadane przez pracodawcę. Upoważnienie to należy zarejestrować w prowadzonej w tym celu ewidencji (art. 37 i 39 ustawy).

Beata Naróg 

Podstawa prawna:

• ustawa z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (DzU z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm.),

• rozporządzenie MPiPS z 28 maja 1996 r. w sprawie prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych, w którym zawarte zostały wzory kwestionariuszy osobowych (DzU nr 62, poz. 286 ze zm.).

Zapisz się na newsletter
Zakładasz firmę? A może ją rozwijasz? Chcesz jak najbardziej efektywnie prowadzić swój biznes? Z naszym newsletterem będziesz zawsze na bieżąco.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Serwis Prawno-Pracowniczy

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Spółka cywilna – kto jest odpowiedzialny za zobowiązania, kogo pozwać?

Spółka cywilna jest stosunkowo często spotykaną w praktyce formą prowadzenia działalności gospodarczej. Warto wiedzieć, że taka spółka nie ma osobowości prawnej i tak naprawdę nie jest generalnie żadnym samodzielnym podmiotem prawa. Jedynie niektóre ustawy (np. ustawy podatkowe) nadają spółce cywilnej przymiot podmiotu praw i obowiązków. W jaki sposób można pozwać kontrahenta, który prowadzi działalność w formie spółki cywilnej?

Polskie sklepy internetowe nie wykorzystują możliwości sprzedaży produktów w innych krajach - do zyskania jest wiele

43% sklepów internetowych nie prowadzi sprzedaży zagranicznej, a 40% posiada wyłącznie polską wersję językową. Tracą przez to ogromną możliwość rozwoju, bo w przypadku firm e-handlowych stawiających na globalizację z obrotów poza krajem zyskuje się średnio o 25% wyższe przychody.

Tego zawodu nie zastąpi AI. A które czeka zagłada? Ekspert: Programiści są pierwsi w kolejce

Sztuczna inteligencja na rynku pracy to temat, który budzi coraz większe emocje. W dobie dynamicznego rozwoju technologii jedno jest pewne – wiele profesji czeka poważna transformacja, a niektóre wręcz znikną. Ale są też takie zawody, których AI nie zastąpi – i to raczej nigdy. Jakie branże są najbardziej zagrożone? A gdzie ludzka praca pozostanie niezastąpiona? O tym mówi Jan Oleszczuk - Zygmuntowski z Polskiej Sieci Ekonomii.

Branża handlowa traci coraz więcej na kradzieżach w sklepach. Jak handlowcy rozwiązują ten problem

Zmorą branży handlowej wciąż są kradzieże sklepowe. Nasiliły się one w okresie wysokiej inflacji, ale teraz nie słabną w oczekiwanym tempie. Kradzieży z powodów ekonomicznych jest mniej, natomiast rozzuchwalili się złodzieje kradnący dla zysku.

REKLAMA

Nadchodzi czas pożegnań z papierowymi fakturami. Wszystko co trzeba wiedzieć o e-fakturowaniu i KSeF

Krajowy System eFaktur powstał by ułatwić życie przedsiębiorcom, ale jest też nowym obowiązkiem, którego przestrzeganie narzuca prawo. Firmy, które nie będą przestrzegać jego zasad, muszą liczyć się z dotkliwymi karami, wynoszącymi nawet 100% kwoty podatku z faktury wystawionej poza KSeF.

Dlaczego rezygnują z założenia własnej firmy: kobiety mają inny powód niż mężczyźni

Aż 47 proc. ankietowanych Polaków nie chciałoby prowadzić własnej firmy – wskazują dane z raportu „Polki i przedsiębiorczość 2024: Bariery w zakładaniu firmy”. Kobiety przed założeniem własnej firmy powstrzymuje sytuacja rodzinna, a mężczyzn – stan zdrowia. Nowe dane.

Branża meblarska mocno traci przez zagraniczną konkurencję, końca kłopotów nie widać

Wysokie koszty produkcji, spadający popyt i silna konkurencja z Azji osłabiają pozycję polskiej branży meblarskiej. Długi sektora, notowane w Krajowym Rejestrze Długów, sięgają już prawie 130 mln zł – coraz więcej przedsiębiorstw musi wybierać między utrzymaniem płynności a spłatą zobowiązań.

Prezydent zawetował. Przedsiębiorcy będą dalej płacić wysoką składkę zdrowotną a może rząd podejmie drugą próbę zmiany

Prezydent zawetował ustawę obniżającą składki zdrowotne dla przedsiębiorców. Rząd jednak nie ustępuje i podejmie kolejną próbę, powtarzając rozwiązania przyjęte w ustawie dokładnie w takiej samej treści. Jaka więc ma być składka zdrowotna gdy uda się przeprowadzić zmiany.

REKLAMA

Rolnicy wierzą w dobrą koniunkturę - po dłuższej przerwie znów inwestują w maszyny rolnicze

W I kwartale 2025 roku rolnictwo było branżą z największym udziałem w finansowaniu maszyn i urządzeń przez firmy leasingowe – 28%, wynika z danych Związku Polskiego Leasingu. Rolnicy wracają do inwestowania wierząc w poprawę koniunktury w branży.

Mała firma, duże ryzyko. Dlaczego system ochrony to dziś inwestycja, nie koszt [WYWIAD]

Choć wielu właścicieli małych firm wciąż traktuje ochronę jako zbędny wydatek, rosnąca liczba incydentów – zarówno fizycznych, jak i cyfrowych – pokazuje, że to podejście bywa kosztowne. Dziś zagrożeniem może być nie tylko włamanie, ale też wyciek danych czy przestój operacyjny. W rozmowie z Adamem Śliwińskim, wiceprezesem Seris Konsalnet Security, sprawdzamy, jak MŚP mogą skutecznie zadbać o swoje bezpieczeństwo – bez milionowych budżetów, za to z myśleniem przyszłościowym.

REKLAMA