Kategorie

Ochrona danych osobowych w stosunkach pracy

Beata Naróg
Usługi i Doradztwo Kadrowe. Szkolenia
inforCMS
Pracodawca, zatrudniając pracownika, wchodzi w posiadanie jego danych osobowych. W związku z tym musi pamiętać o tym, że takie informacje podlegają szczególnej ochronie a przetwarzanie danych tzw. wrażliwych jest zabronione.

W stosunkach pracy podstawę przetwarzania danych osobowych przede wszystkim stanowi Kodeks pracy, który różnicuje zakres informacji, których pracodawca będzie mógł żądać od kandydata do pracy i od pracownika.

Powyższy podział wiąże się z zasadą adekwatności danych do celu, jaki chce osiągnąć podmiot przetwarzający dane osobowe, dlatego też zakres informacji, których pracodawca może zażądać od pracownika, jest szerszy niż zakres informacji pozyskiwany od kandydata do pracy (art. 221 § 1 i 2 k.p.).

Reklama

Udostępnienie danych osobowych, o których mowa wyżej, następuje w formie oświadczenia odpowiednio kandydata do pracy lub pracownika (np. w kwestionariuszu osobowym). Pracodawca ma jednak prawo żądać udokumentowania tych danych (art. 221 § 3 k.p.).

Określenie przez pracodawcę minimalnego zakresu danych osobowych może nastąpić na podstawie rozporządzenia MPiPS w sprawie prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych, w którym zawarte zostały wzory kwestionariuszy osobowych.

Zastosowanie kwestionariuszy osobowych, stanowiących załącznik do wyżej wymienionego rozporządzenia, nie stwarza dla pracodawcy zagrożenia, że pozyska zbyt szeroki zakres danych, do których przetwarzania nie będzie uprawniony. Pracodawcy, którzy opracowują własne kwestionariusze, a pytania w nich zawarte wykraczają poza ramy ustawowe, powinni wyraźnie zaznaczyć, które dane są obowiązkowe (na podstawie ustawy), a które odpowiedzi podawane są przez pracownika na zasadzie dobrowolności.

Dane wrażliwe

Reklama

Pozyskując dane osobowe kandydatów i pracowników, pracodawca musi pamiętać, że przetwarzanie niektórych danych, tzw. wrażliwych, co do zasady jest zabronione przez ustawę o ochronie danych osobowych. Do danych tych należą dane ujawniające pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub filozoficzne, przynależność wyznaniową, partyjną lub związkową, jak również dane o stanie zdrowia, kodzie genetycznym, nałogach lub życiu seksualnym oraz dane dotyczące karania wyrokami sadowymi, a także innych orzeczeń wydanych w postępowaniu sądowym lub administracyjnym (art. 27 ustawy).

W niektórych przypadkach pracodawca ma prawo żądać przedłożenia zaświadczenia dotyczącego karalności. Prawo to dotyczy tylko tych przypadków, które wprost przewidziane są w ustawach (art. 221 § 4 k.p. i art. 27 ust. 2 pkt 2 ustawy).

Na przykład pracodawca będzie mógł żądać od kierowców zatrudnianych w transporcie drogowym zaświadczenia o niekaralności za przestępstwa:

• karne skarbowe,

• przeciwko bezpieczeństwu w komunikacji,

• mieniu,

• obrotowi gospodarczemu,

• wiarygodności dokumentów,

• ochronie środowiska,

• warunkom pracy i płacy,

• innym przepisom dotyczącym wykonywania zawodu,

• przestępstwa przeciwko życiu i zdrowiu,

• przeciwko wolności seksualnej i obyczajności.

Pozostałe dane niewymienione w Kodeksie pracy i innych ustawach pracodawca pozyskuje za zgodą pracownika, która powinna być wyrażona na piśmie.

Zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych

Przetwarzając dane osobowe, pracodawca ma obowiązek stosowania zasad określonych w ustawie o ochronie danych osobowych, którą stosuje się do przetwarzania danych osobowych w kartotekach, skorowidzach, księgach, wykazach i w innych zbiorach ewidencyjnych oraz w systemach informatycznych, także w przypadku gdy dane osobowe przetwarzane są poza zbiorem (art. 2 ust. 1 ustawy). Przepis ten odnosi się zarówno do danych osobowych przetwarzanych ręcznie (np. akta osobowe pracowników), jak i automatycznie (w systemach komputerowych).

Pracodawca, będąc podmiotem przetwarzającym dane osobowe pracowników, staje się administratorem tych danych, czyli podmiotem decydującym o celach i środkach przetwarzania danych osobowych (art. 7 pkt 4 ustawy).

Podstawowym obowiązkiem pracodawcy jako administratora danych jest stosowne zabezpieczenie przetwarzanych danych, czyli m.in. obowiązek stosowania środków technicznych i organizacyjnych, które zapewnią ochronę przetwarzanych danych odpowiednią do zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną.

Szczególną uwagę należy zwrócić na zabezpieczenie danych przed:

• udostępnieniem ich osobom nieupoważnionym,

• zabraniem przez osobę nieuprawnioną,

• przetwarzaniem z naruszeniem ustawy oraz

• zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem danych (art. 36 ust. 1 ustawy).

Administrator bezpieczeństwa informacji

Pracodawca ma również obowiązek prowadzić dokumentację, w której opisany zostanie sposób przetwarzania danych osobowych oraz zastosowane środki techniczne i organizacyjne do ich zabezpieczenia.

Ponadto pracodawca zobowiązany jest do wyznaczenia administratora bezpieczeństwa informacji, którego zadaniem jest nadzór nad przestrzeganiem zasad ochrony danych osobowych w przedsiębiorstwie (w tym danych osobowych pracowników). Pracodawca nie będzie miał obowiązku wyznaczania administratora bezpieczeństwa informacji wówczas, gdy sam zdecyduje się wykonywać jego czynności (art. 36 ust. 2 ustawy).

Nie wolno zapominać, że do przetwarzania danych osobowych pracowników mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające upoważnienie nadane przez pracodawcę. Upoważnienie to należy zarejestrować w prowadzonej w tym celu ewidencji (art. 37 i 39 ustawy).

Beata Naróg 

Podstawa prawna:

• ustawa z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (DzU z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm.),

• rozporządzenie MPiPS z 28 maja 1996 r. w sprawie prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych, w którym zawarte zostały wzory kwestionariuszy osobowych (DzU nr 62, poz. 286 ze zm.).

Źródło: Serwis Prawno-Pracowniczy
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Moja firma
    1 sty 2000
    18 cze 2021
    Zakres dat:
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Audi RS e-tron GT: w 3,2 sek. do setki w elektryku! Pierwsza jazda.

    Audi e-tron GT choć jest elektryczny, powstaje w tej samej fabryce co R8. Choć nie emituje spalin, generuje potężną ilość emocji.

    Jacek Czauderna: Panie Premierze, przedsiębiorcy czekają na konkrety [PODCAST]

    Polski Ład to kolejna piękna, marketingowa, ale polityczna akcja – mówi Jacek Czauderna. Na co mogą liczyć przedsiębiorcy? Zapraszamy do wysłuchania podcastu.

    Opłacalność fotowoltaiki - co się zmieni od 2022 roku?

    Opłacalność fotowoltaiki. Szykują się duże zmiany na rynku fotowoltaiki. Ministerstwo Klimatu i Środowiska przekazało do konsultacji publicznych projekt ustawy, który m.in. reguluje nowe zasady dla prosumentów. Co to oznacza? Jak mówi Jakub Jadziewicz, Członek Zarządu Alians OZE - „Magazyny energii staną się niezbędnym elementem instalacji fotowoltaicznej”. Dla rynku PV niebawem rozpocznie się nowy rozdział.

    Uproszczone Postępowanie Restrukturyzacyjne to już 84% wszystkich spraw

    UPR okazało się niewątpliwie czarnym koniem restrukturyzacji ostatnich kilkunastu miesięcy. Na koniec czwartego kwartału ubiegłego roku UPR stanowiło 52% wszystkich postępowań restrukturyzacyjnych. Na czym polega UPR?

    Zastaw rejestrowy na pojeździe. Czym jest i kiedy jest wpisywany?

    Zastaw rejestrowy na pojeździe. Czyli dziś opowiemy o tym, czemu pojawia się taka adnotacja w dokumentach pojazdu i jak się jej pozbyć.

    Małgorzata Ławnik: oszczędność na pracownikach to pierwszy krok do strat w biznesie

    Zignorowanie potencjału, jaki niosą ze sobą pracownicy, jest jednym z największych błędów przedsiębiorstw, ponieważ to właśnie od zatrudnionych osób zależy przyszłość firmy – mówi Małgorzata Ławnik, dyrektor Pionu Personalnego Kaufland Polska.

    Nadanie nowego numeru VIN. Na czym polega?

    Nadanie nowego numeru VIN może być konieczne po poważnej modyfikacji pojazdu. jak przeprowadzić procedurę zgodnie z przepisami?

    Polski Ład napędzi ceny mieszkań. Będzie drożej

    Polski Ład. Mieszkania to wciąż atrakcyjna lokata kapitału, dlatego ich ceny pomimo pandemii idą cały czas w górę. Eksperci prognozują, że wprowadzenie Polskiego Ładu przyczyni się do zwiększenia inflacji, a tym samym do jeszcze wyższych wzrostów cen mieszkań. W praktyce może być trudniej uzyskać kredyt hipoteczny, a tym samym kupić nowe lokum.

    Jaką rolę w transformacji cyfrowej firm odgrywa chmura obliczeniowa?

    Chmura obliczeniowa w trakcie pandemii zyskała na znaczeniu. Korzyści płynące z jej wdrożenia to m.in. optymalizacja kosztów, zwiększenie efektywności operacyjnej, ale przed wszystkim wzrost biznesu. Co jeszcze zyskują firmy w chmurze?

    Wydanie dowodu rejestracyjnego zatrzymanego przez Policje

    Wydanie dowodu rejestracyjnego zatrzymanego przez Policje. Czyli jak odzyskać dokumenty pojazdu po kontroli funkcjonariuszy?

    Jaki jest cel nowelizacji ustawy odległościowej?

    Ustawa odległościowa to jedno z założeń transformacji energetycznej. Lądowa energetyka wiatrowa ma być korzyścią dla branży, dostawców energii wiatrowej, ale też mieszkańców i samorządów. Na czym mają polegać zmiany?

    Będą zmiany w ustawie o cudzoziemcach

    Ustawa o cudzoziemcach - będą zmiany dotyczące cudzoziemców prowadzących działalność gospodarczą w Polsce i będących uczestnikami programów wsparcia.

    Jak branża gastronomiczna może na nowo zdobyć klientów?

    Przed branżą gastronomiczną pojawiło się nowe wyzwanie. W jaki sposób ponownie pozyskać kandydatów do pracy? Czy pomoże im w tym pozytywny wizerunek pracodawcy?

    Praca w IT - home office, ale projekty nierozwojowe

    Warunki zatrudnienia na rynku pracy IT są lepsze niż przed pandemią – wynika z najnowszego badania przeprowadzonego przez firmę HRK S.A. Zdaniem 39% specjalistów pracujących w IT COVID-19 miał pozytywny wpływ na ich branżę.

    Ponad 231 mln zł zalegają firmy za polisy ubezpieczeniowe

    Konsumenci i przedsiębiorcy są winni firmom ubezpieczeniowym 387 mln zł za polisy ubezpieczeniowe. Dłużnicy, do których dzwoni firma windykacyjna, najczęściej tłumaczą, że mają inne ważniejsze wydatki, lub skoro polisa trwa cały rok, mają dużo czasu na wpłatę.

    Status PKK: nieprawidłowe dane. Co to oznacza?

    Status PKK: nieprawidłowe dane. Co oznacza taki komunikat pojawiający się w systemie info-car.pl? Kandydat na kierowcę nie ma się co martwić.

    Czy zabraknie ziemi pod inwestycje deweloperskie?

    Inwestycje mieszkaniowe. Dwa lata temu aż 11% inwestorów wskazywało trudniej dostępne grunty jako czynnik, który może mieć negatywny wpływ na liczbę planowanych inwestycji. Ostatni rok zweryfikował te obawy i jedno trzeba przyznać - niska podaż gruntów, w połączeniu z ich rosnącymi cenami sprawiają, że inwestycje deweloperskie coraz częściej powstają w nowych lokalizacjach. Czy w związku z tym, że pozyskiwanie atrakcyjnych działek pod nowe inwestycje mieszkaniowe staje się coraz bardziej skomplikowane a deweloperzy budują mniej? Wręcz przeciwnie.

    Przewody wentylacyjne w budynkach mieszkalnych - nowe przepisy

    Przewody wentylacyjne w budynkach mieszkalnych. Obowiązujący obecnie wymóg wykonania przewodów wentylacyjnych z materiałów niepalnych nie będzie miał już zastosowania do domów jednorodzinnych. Natomiast w przypadku budynków mieszkalnych jednorodzinnych, w których wydzielono dwa lokale mieszkalne albo jeden lokal mieszkalny i lokal użytkowy, oraz w budynkach mieszkalnych wielorodzinnych, w obrębie jednego lokalu mieszkalnego zostanie dopuszczone stosowanie przewodów wentylacyjnych o klasie reakcji na ogień co najmniej E. Takie zmiany wynikają z projektu nowelizacji rozporządzenia w sprawie warunków technicznych, jakim powinny odpowiadać budynki i ich usytuowanie, który aktualnie jest poddawany konsultacjom publicznym.

    Mitsubishi L200 po tuningu. Po fabrycznym tuningu!

    Mitsubishi L200 świetnie radzi sobie w terenie. Ma jednak pewną słabość. 150 koni to niezbyt dużo. Na szczęście Japończycy mogą coś na to poradzić.

    Rośnie atrakcyjność inwestowania w nieruchomości

    Inwestycje w nieruchomości cieszą się coraz większym zainteresowaniem. Dzięki dużemu popytowi na rynku zyskują firmy wyspecjalizowane w obsłudze takich inwestorów i lokali.

    Inflacja - maj 2021 r.

    Inflacja - maj 2021 r. - ile wyniosła? GUS zaprezentował wskaźniki cen towarów i usług konsumpcyjnych w maju 2021 r. Inflacja w maju okazała się niższa od wskaźnika podanego na początku czerwca w szybkim szacunku.

    Kto nie dostanie kredytu mieszkaniowego?

    Kredyt mieszkaniowy. Na brak pieniędzy banki nie mogą dziś narzekać. To pomaga im wypłacać Polakom rekordowe kwoty w formie kredytów mieszkaniowych. Nie jest jednak tak, że każdy chętny dostaje kredyt. Mniej więcej 3 osoby na 10 odchodzą z kwitkiem – sugerują szacunki BIK.

    Domek letniskowy - monitoring i inne smart zabezpieczenia

    Domek letniskowy - zabezpieczenia. W okresie wakacyjnym właściciele domków letniskowych znacznie częściej odwiedzają swoje oazy spokoju w górach, na wsi lub nad jeziorami. Weekendowe wypady, choć dające mieszkańcom miast upragnione wytchnienie od miejskiego zgiełku, wiążą się również z szeregiem czynności, o których trzeba pamiętać, aby właściwie zabezpieczyć domek przed wyjazdem. Podpowiadamy, jak w prosty sposób poprawić komfort i bezpieczeństwo w takich miejscach.

    Projektowanie osiedli - aktualne trendy

    Projektowanie osiedli. Czy pandemia zmieniła sposób projektowania osiedli mieszkaniowych? Jakie nowe rozwiązania wprowadzają deweloperzy, jeśli chodzi o aranżację budynków, części wspólnych i miejsc przeznaczonych do rekreacji w realizowanych projektach? Jakie trendy dają się zauważyć?

    Mieszkaniówka ma się dobrze. Deweloperzy biją kolejne rekordy

    Rynek nieruchomości. Ostatni rok wywołał sporo zamieszania w gospodarce światowej. Pomimo początkowych obaw, mieszkaniówka okazała się wirusoodporna, a rynek zalicza dalsze wzrosty. Nieruchomości wciąż drożeją, zainteresowanych zakupem nowego lokum nie brakuje, a deweloperzy osiągają rekordowe wyniki.