Przechowywanie dokumentów ubezpieczeniowych

Odpowiednie przepisy związane z przechowywaniem dokumentów tylko częściowo określają zasady przechowywania dokumentów ubezpieczeniowych. Różnicują przy tym okres ich przechowywania w zależności od rodzaju dokumentu. Z tego względu można wyodrębnić trzy rodzaje dokumentów, które posiadają różne okresy przechowywania. Są to dokumenty zgłoszeniowe, rozliczeniowe, płatnicze.

Po rozpoczęciu działalności, niezależnie od jej rodzaju, podmiot, który będzie płatnikiem składek, ma obowiązek zarejestrować się w ZUS. Rejestracja następuje po wypełnieniu i dostarczeniu do ZUS właściwych dokumentów ZUS ZFA lub ZUS ZPA. Nie został określony czas, przez jaki mają być przechowywane te dokumenty. Należy przyjąć, że przez cały okres prowadzenia działalności płatnik powinien przechowywać dokument potwierdzający jego uprawnienie do rozliczania składek za zatrudnione osoby. Płatnik składek ma obowiązek udostępnić m.in. na żądanie inspektora kontroli ZUS dokument rejestrujący go w ZUS jako płatnika składek.

Jeżeli płatnik składek przekazuje do ZUS zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego w postaci dokumentu elektronicznego, to takie zgłoszenie w postaci dokumentu pisemnego z własnoręcznym podpisem zgłaszanej osoby płatnik przechowuje przez okres 5 lat. Regulacja ta dotyczy jedynie przechowywania papierowej formy dokumentu i ma zastosowanie do płatników, którzy przekazują dokumenty w formie elektronicznej.

Nie ma wyraźnego przepisu regulującego okres przechowywania dokumentów sporządzanych i przekazywanych do ZUS jedynie w formie papierowej. Dlatego należy przyjąć, że dokumenty zgłoszeniowe przekazywane w formie papierowej powinny być przechowywane przez płatnika również przez okres 5 lat. Nie określono natomiast okresu przechowywania dokumentów przekazywanych w formie elektronicznej. Płatnik może przechowywać dokumenty w tej formie, jednak powinien pamiętać, że na żądanie inspektora ZUS ma obowiązek udostępnić mu te dokumenty w formie papierowej. Prawidłowość danych zawartych w zgłoszeniu do ubezpieczeń, w korekcie lub w zmianie danych osoba ubezpieczona potwierdza podpisem na tym dokumencie.

Płatnik składek jest zobowiązany przechowywać przekazywane do ZUS deklaracje rozliczeniowe i imienne raporty miesięczne oraz dokumenty korygujące przesłane do ZUS, deklaracje i raporty - przez 10 lat od daty przesłania ich do ZUS. Przez ten okres płatnik powinien przechowywać zarówno kopie dokumentów składanych w formie papierowej, jak i dokumenty przekazywane elektronicznie. Okres przechowywania dokumentów jest zbieżny z okresem przedawnienia składek na ubezpieczenia. W praktyce jednak okres przedawnienia może być na skutek czynności podejmowanych przez ZUS (np. pismo informujące o wysokości zaległości z tytułu składek) wydłużony np. do 20 lat.