Kupujemy sprzęt IT dla firmy

Na pewno nie na chybił trafił, ponieważ skutki teraz podjętych decyzji będą odczuwalne w całym okresie użytkowania sprzętu.

Od czego zacząć?

Planowanie jest jednym z podstawowych zadań kadry zarządzającej. Pozwala m.in. przewidywać i odpowiednio rozkładać wydatki. Odnosi się to także do sprzętu IT. Można go np. wziąć w leasing, wydzierżawić lub kupić. Kupując np. laptopy do firmy, warto z góry określić czas ich użytkowania (jak długo będą przydatne na potrzeby biznesowe). Zazwyczaj ten okres obejmuje od trzech do pięciu lat. Po tym czasie należy wymienić sprzęt na nowy.

Podczas planowania zakupów IT trzeba wiedzieć, w jakim kierunku zmierza firma oraz czego potrzebuje dziś i czego może potrzebować za kilka lat. Należy także uwzględnić światowe tendencje i trendy na rynku. Jeśli wiemy, że nasi partnerzy biznesowi są na etapie wdrażania nowego rozwiązania informatycznego, nie mamy wyboru - musimy iść w tym samym kierunku.

Podstawowa zasada jest prosta - sprzęt musi być kompatybilny. Chodzi tu o zapewnienie ciągłości rozwiązań i możliwości współpracy różnych urządzeń. Wielkie korporacje zaufały wiodącym na rynku producentom komputerów m.in. dlatego, że w styczniu danego roku mogą kupić ten sam sprzęt co w grudniu - o takiej samej konfiguracji, takim samym procesorze, wyposażeniu, oprogramowaniu itp. To wpływa właśnie na wysoki stopień kompatybilności zasobów IT i umożliwia informatykom m.in. sprawną obsługę wszystkich stacji roboczych (np. nie ma problemu z różnymi sterownikami do każdego komputera).

Druga zasada, o której warto pamiętać, to tzw. skalowalność (ang. scalability). System skalowalny to taki, który w zależności od potrzeb można stosunkowo łatwo uprościć lub rozbudować.

Okablowanie

Zanim zaczniemy gromadzić sprzęt, tworzyć firmową sieć komputerową, musimy przygotować pomieszczenia z odpowiednim okablowaniem, tzw. architekturę pasywną. O tym trzeba myśleć już na etapie układania sieci elektrycznej. Musimy określić, gdzie będą szły przewody, gniazdka, wtyczki itp. Średni koszt kompleksowego przygotowania pomieszczenia o powierzchni 50 m2 wynosi około 5000 zł. Materiały powinny być dobrej jakości, np. kable sieci LAN muszą mieć określone parametry i być wykonane z właściwych surowców, żeby transfer danych odbywał się z odpowiednią szybkością oraz gwarantował ich bezpieczeństwo. Dodatkowo dla większej liczby serwerów trzeba wydzielić oddzielne pomieszczenie, tzw. serwerownię. Powinna mieć właściwy poziom wilgotności powietrza, wentylację, temperaturę (wymagana klimatyzacja), zabezpieczenie przed kurzem, antystatyczną powierzchnię podłogi itd.

Serwery

Serwery odpowiadają za szybkość i bezpieczeństwo pracy całej architektury aktywnej IT. Jeśli wydajność jednego serwera jest za mała, kupujemy kolejne, żeby za pomocą odpowiedniego oprogramowania zintegrować ich pracę i zwiększyć moc obliczeniową (zsumować, pomnożyć).

Liczba niezbędnych serwerów może, ale nie musi, zależeć o liczby użytkowników lub oddziałów. Kluczowe są następujące zagadnienia:

• w jaki sposób poszczególne stacje robocze mają być ze sobą połączone (czy np. muszą być cały czas połączone z centralą),

• czy końcowi użytkownicy przerzucają duże partie danych (jak duże),

• co jaki czas odbywa się archiwizacja danych,

• czy komputery muszą mieć stały dostęp do serwerów,

• profil działalności firmy,

• stopień zaawansowania wykorzystywanych urządzeń i aplikacji.

Jeżeli poszczególne oddziały firmy w rzeczywistości funkcjonują dość niezależnie, a komunikacja między nimi i centralą jest potrzebna np. tylko pod koniec dnia do wysłania raportów i zarchiwizowania danych w centrali, wówczas duża liczba skomplikowanych serwerów jest niepotrzebna (przy założeniu, że serwer wykorzystujemy tylko do archiwizacji danych; firma w swoich sferach działalności może potrzebować innych serwerów do innych celów).

Mała firma, która korzysta z poczty umiejscowionej na zewnętrznych serwerach, wynajmuje przestrzeń na witrynę WWW, może mieć jeden serwer, choć stopień bezpieczeństwa wzrasta, jeśli jest przynajmniej jeden dodatkowy, który w razie awarii automatycznie przejmuje wszystkie funkcje. Zakłada się, że optymalnym rozwiązaniem byłoby, gdyby jeden obsługiwał WWW, drugi zarządzał pocztą elektroniczną, trzeci zajmował się obsługą wdrożonych w firmie aplikacji, a czwarty odpowiadał za krytyczne dane firmy itd. Jeśli firma zatrudnia więcej niż 100 pracowników, stopień skomplikowania struktury IT jest już znaczny, dlatego warto skorzystać z fachowego doradztwa, żeby nie popełnić błędu.

Koszt serwera waha się od 3000 do 30 000 zł netto, w zależności od klasy urządzenia.

Przydatne rozwiązania

Active Directory (hierarchiczna baza danych) - to ułatwiająca pracę usługa katalogowa, dzięki której możliwe jest sprawne zarządzanie domeną (grupą komputerów połączonych w sieć, która składa się z serwera pełniącego funkcję kontrolera domeny oraz stacji roboczych - klientów). Dzięki zastosowaniu Active Directory baza użytkowników i ich uprawnienia są przechowywane tylko na serwerze. Logując się na dowolnym komputerze (po wpisaniu odpowiedniego loginu i hasła), użytkownik może też uzyskać swój widok ekranu i zasoby. W ramach każdej domeny poszczególnym grupom roboczym można przypisać poziomy dostępu do określonych treści oraz zasobów. W ten sposób firma chroni dane, uniemożliwia niepowołanym osobom przeszukiwanie zasobów, wchodzenie m.in. do panelu sterowania itp.

Komputer czy laptop?

Zakup komputera (razem z potrzebnymi urządzeniami typu: klawiatura, mysz itp., plus system operacyjny) pociąga za sobą wydatek rzędu 2000-3000 zł netto. Za palmtopa trzeba zapłacić około 1000-2500 zł netto, za notebooka - 2500-3500 zł. Warto wspomnieć, że palmtopy to w rzeczywistości cała grupa urządzeń pod nazwą PDA. Dzielą się na Pocket PC (z Windowsem), palmtopy (z PalmOSem) oraz smartfony (PDA z modułem GSM).

Choć komputer stacjonarny można unowocześniać i rozbudowywać (o dyski pamięci, procesor, kartę graficzną, dźwiękową itp.), tak naprawdę przedsiębiorca musi przede wszystkim prawidłowo ocenić, do czego będzie go wykorzystywał. To przeznaczenie de facto określi parametry. Nie warto inwestować na wyrost, ale też nie powinno się kupować sprzętu, który za chwilę będzie niewystarczający do powierzonych zadań.

W laptopach możemy rozszerzać jedynie pamięć operacyjną, zmienić system operacyjny oraz podłączyć urządzenia zwiększające funkcjonalność, ale bardzo rzadko wydajność. Zaletą laptopów jest ich mobilność (możemy je zabrać z pracy do domu, w delegację, na spotkanie handlowe), dlatego coraz częściej zastępują komputery stacjonarne.

Palmtop z kolei to dobry wybór, jeśli użytkownik musi mieć stały dostęp do określonych informacji, pod warunkiem że ich liczba jest ograniczona. Palmtopy mają stosunkowo niewielką funkcjonalność i trudno zastąpić nimi notebooki czy komputery stacjonarne. Można jednak, mając odpowiedni system (nie jest tani i opłaca się zazwyczaj przy około 100 użytkownikach), łączyć się np. z Internetem, odbierać e-pocztę, sprawdzać stany magazynowe lub zamawiać towar. Można też robić obliczenia, zestawienia (Excel) lub pisać (Word), ale praca na palmtopie jest mniej wygodna i wolniejsza niż na zwykłym komputerze. Na niższy komfort pracy wpływa również stosunkowo mały wyświetlacz. Palmtopa można rozbudować o pamięć wewnętrzną, ale trzeba pamiętać, że nie jest kompatybilny z wieloma urządzeniami zewnętrznymi. Co prawda urządzenie to często integruje w sobie (poza wymienionymi) funkcje telefonu komórkowego (o ile posiada moduł GSM) i kosztuje około 50% mniej niż komputer stacjonarny, jednak warto dokładnie przeanalizować sens jego zakupu, żeby w efekcie nie było ono tylko sympatycznym gadżetem.

Faks, ksero, drukarka...

... albo urządzenie wielofunkcyjne (średnio za około 2000 zł netto). To ostatnie cieszy się coraz większą popularnością.

Kiedy zdecydować się np. na samodzielną drukarkę, a kiedy kupić sprzęt łączący w sobie kilka funkcji? Wszystko zależy od tego, jak intensywnie będzie wykorzystywany. Jeżeli np. drukujemy miesięcznie do 50 000 stron, laserowa drukarka za 1500 zł netto powinna w zupełności wystarczyć (laserową drukarkę warto kupić już w przypadku firmy zatrudniającej od 50 osób, które korzystają z komputerów). Jeśli natomiast drukujemy na skalę przemysłową setki tysięcy kopii czarno-białych i kolorowych, warto rozważyć zakup odpowiednio wydajnej i trwałej drukarki (albo skorzystać z usług drukarni). Tak samo należy przeanalizować kwestię zakupu skanera (500-1000 zł netto, w zależności od klasy sprzętu), faksu (300-500 zł netto), kopiarki (5000-15 000 zł netto) czy niszczarki do dokumentów (150-350 zł netto).

Bezpieczeństwo

Aby móc spać spokojnie, powinniśmy zatroszczyć się o bezpieczeństwo infrastruktury IT od strony zarówno sprzętowej, jak i programowej. Jeśli mniejsza firma posiada router (gwarantujący zabezpieczenie przed atakiem hackerów dzięki zainstalowanym prostym firewallom, które chronią przed włamaniami na chybił trafił „robotów” z sieci zewnętrznej), wystarczy, że dokupi program antywirusowy (np. jeden na 10 użytkowników), względnie jego specjalną wersję serwer-klienci. Taki zaawansowany program w wersji serwerowej to bardzo dobre rozwiązanie - oprogramowanie posiada konsolę, dzięki której administrator widzi m.in., że np. na danej stacji roboczej system wykrył wirusa, a użytkownik kilkakrotnie wydał złe polecenie i wirus nie został wyleczony czy usunięty, co grozi określonymi konsekwencjami. Wówczas może na bieżąco reagować i zapobiegać poważniejszym awariom.

W przypadku sieci obejmującej do 50 użytkowników wystarczą wspomniane zabezpieczenia (dobry router z firewallem, który działa w połączeniu z dobrym programem antywirusowym i antyspamowym), by czuć się w miarę bezpiecznie. Z kolei duże firmy, instytucje i placówki, takie jak banki, sądy, muszą posiadać znacznie bardziej skomplikowane systemy zaawansowanych zabezpieczeń, włącznie ze sprzętowym firewallem (koszt średnio około 10 000-20 000 zł), serwerami zapewniającymi bezpieczeństwo danych, dedykowanym oprogramowaniem itd.

W przypadku wersji serwerowej koszt oprogramowania antywirusowego na rok może wynieść około 1000 zł na stanowisko przy 10 komputerach i około 20 zł na stanowisko przy 100 stacjach roboczych. Przeciętnie wiąże się z wydatkami 50-150 zł na stanowisko.

Archiwizacja danych

Tak zwany backup danych i ich przechowywanie to odrębny element wpływający na koszty, ale także na bezpieczeństwo firmy. Projektując bezpieczeństwo firmy, trzeba uwzględnić przechowywanie wszystkich danych ze wszystkich komputerów na serwerze, przenoszenie ich na urządzenia magazynujące (np. tzw. tasiemki - taśmy magnetyczne), a następnie na nośniki danych, które warto przechowywać np. w bankowym depozycie czy innym oddziale firmy. Firma, która pracuje np. na trzy zmiany i musi mieć wszystkie dane w 100% stale dostępne i zarchiwizowane (najlepiej w dwóch różnych miejscach), potrzebuje bardzo szybkich łączy sieciowych i biblioteki taśmowej, co wiąże się z odpowiednio większymi kosztami. Duża firma, w której wymogi bezpieczeństwa są rygorystyczne, powinna pomyśleć np. o sieci SAN (Storage Area Network), oprócz sieci LAN. SAN jest dedykowana archiwizacji i tworzeniu zapasowych kopii (backupu) danych, głównie z użyciem Fibre Channel. Fachowcy polecają SAN szczególnie firmom z wieloma oddziałami, które zatrudniają ponad 100 pracowników bez przerwy ściągających i przesyłających sporo danych. SAN odciąża serwery i pozwala wyodrębnić z sieci LAN te procesy, które są najistotniejsze dla funkcjonowania firmy, oraz umieścić je w odrębnej sieci serwerów.

Internet

Najlepiej zainstalować Internet przewodowy i bezprzewodowy. Jeśli padnie jeden system, można skorzystać z drugiego (za dostarczenie sygnału zazwyczaj odpowiadają osobne urządzenia). Dywersyfikacja dostarczania sygnału przekłada się bezpośrednio na bezpieczeństwo firmy - zapewnia ciągłą, niezakłóconą pracę.

Przewodowa sieć jest bardziej bezpieczna - wymaga fizycznego podłączenia. Sieć bezprzewodowa (Wi-Fi) jest bardziej narażona na atak. Dobry hacker po złamaniu zabezpieczenia może nas podsłuchiwać, ściągać tajne dane. Jednak na rynku są dostępne wysokiej klasy zabezpieczenia (np. zaawansowane kontrolery i access pointy, czyli urządzenia dostępowe) znacznie utrudniające bezprawne działania. Sieć Wi-Fi złożona z jednego kontrolera (10 000 zł) i dwóch access pointów (po 5000 zł) kosztuje około 20 000 zł. Jeden access point może obsługiwać np. całe piętro budynku o powierzchni kilkuset metrów kwadratowych. Najprostszy przewodowy access point (zasilany prądem), który obejmuje od jednego do trzech pomieszczeń, kosztuje około 200 zł.

Obsługa IT

Siecią informatyczną trzeba zarządzać. Można to robić własnymi siłami lub powierzyć zadanie firmie zewnętrznej. Wybór między podzleceniem a tworzeniem firmowych stanowisk IT powinien sprowadzić się do kalkulacji, co jest opłacalne w danej sytuacji, przy określonej specyfice firmy. Decydując się na outsourcing, możemy powierzyć wszystko jednej firmie albo dywersyfikować usługi - np. firma A dostarcza sprzęt, B zarządza siecią, C ją serwisuje.

Skąd pieniądze?

Zakup komputerów stacjonarnych, laptopów, serwerów czy wdrożeń takich systemów, jak ERP i CRM, może być dofinansowany z unijnych środków (o ile dany projekt kwalifikuje się do dotacji) w ramach programów Innowacyjna Gospodarka, Rozwój Polski Wschodniej czy Regionalnych Programów Operacyjnych na lata 2007-2013. Małe przedsiębiorstwa i mikroprzedsiębiorstwa mogą ubiegać się o zwrot 50-70% kosztów, średnie o 40-60%. Szczegółowe informacje można znaleźć na stronie www.goIT.pl.

 Honorata Zakrzewska - Krzyś

• Łukasz Brzóska

Komputronik SA

Podstawowym błędem, z jakim spotykamy się, zaczynając współpracę z sektorem MSP, jest brak ogólnej koncepcji rozwojowej dotyczącej infrastruktury IT, brak standaryzacji oraz świadomości zagrożeń, które wiążą się z wyciekiem informacji i przestojami wywołanymi usterkami sprzętu lub oprogramowania. Często sprowadza się to np. do braku serwerów - każdy komputer działa oddzielnie, co w praktyce uniemożliwia obsługę sieci i sprawne zarządzanie nią (często tej sieci nawet nie ma). Dlatego w pierwszej kolejności sugerujemy rozwiązania pozwalające na sprawne zarządzanie tym sprzętem, który firma już posiada. Mam na myśli stałą kontrolę sprzętu i sposobu pracy użytkowników. Istnieją specjalne programy do zarządzania infrastrukturą sprzętowo-sieciową, które umożliwiają m.in. śledzenie na bieżąco legalności oprogramowania zainstalowanego na firmowych komputerach.

W firmach, w których funkcjonują rozproszone struktury IT, najczęstszym błędem jest pozostawianie pracowników bez żadnej opieki centralnych administratorów. Pracownicy często traktują swoje komputery jak prywatne narzędzia i instalują nielegalne programy, narażając firmę na straty.

Warto w tym miejscu wskazać udogodnienia technologiczne dla firm poprawiające standard i wydajność pracy -  specjalne rozwiązania programistyczne ułatwiające zarządzanie obiegiem dokumentów w firmie, wysyłkę korespondencji czy archiwizację danych.