REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Zakup tylko jednego e-podpisu to ryzyko dla firm

Ewa Matyszewska
Ewa Matyszewska
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Podatnicy, którzy chcą rozliczać się z fiskusem elektronicznie, muszą posiadać specjalny podpis. E-podpis przypisany jest do jednej osoby, nie można go przekazać innemu pracownikowi w firmie.

Podatnicy mogą składać deklaracje podatkowe drogą elektroniczną. Potrzebny jest im do tego m.in. kwalifikowany podpis elektroniczny. Jednak uwaga. E-podpis przypisany jest jednej osobie (przepisy mające zmienić tę regułę są dopiero w przygotowaniu). W sytuacji, gdy firma kupi jeden podpis, np. dla głównej księgowej, a ta zachoruje, pójdzie na ulrop wypoczynkowy czy macierzyński, przedsiębiorstwo nie będzie mogło wysyłać deklaracji drogą elektroniczną. Wysłanie e-deklaracji bez specjalnego podpisu będzie równoznaczne z niezłożenieniem zeznania w ogóle.

REKLAMA

Zdaniem ekspertów najlepszym rozwiązaniem jest kupno w firmie co najmniej dwóch kwalifikowanych podpisów elektronicznych. Można też podczas nieobecności osoby odpowiedzialnej za e-podpis składać deklaracje w formie papierowej.

Warto się zabezpieczyć

REKLAMA

Każda e-deklaracja powinna zawierać jeden podpis elektroniczny. Brak zamieszczenia podpisu elektronicznego spowoduje, że organy podatkowe będą kwestionować fakt złożenia deklaracji. Mariusz Jurkiewicz, doradca podatkowy w KPMG, podkreśla, że można w takim przypadku argumentować, że jest to brak formalny, który można usunąć, ale pogląd taki nie jest prezentowany w orzecznictwie i może być kwestionowany zarówno przez organy podatkowe, jak i sądy administracyjne.

- W praktyce podpis elektroniczny przypisany jest do jednej osoby: np. członek zarządu, dyrektor finansowy, główny księgowy. Zatem, aby zapewnić sobie bezpieczeństwo w zakresie rozliczeń podatkowych, podatnicy powinni wziąć pod uwagę czysto ludzki czynnik, np. nieobecność tej osoby z powodu choroby, wypadku, urlopu - tłumaczy Mariusz Jurkiewicz.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Dodaje, że z orzecznictwa sądów administracyjnych wynika, że to do obowiązków podatników należy zapewnienie prawidłowego wywiązywania się z obowiązków publicznoprawnych.

- Najprostszym rozwiązaniem w tym względzie jest zakup certyfikatu dla co najmniej dwóch osób, co zapewnia większą pewność w wypełnianiu przez podatnika obowiązków wynikających z przepisów prawa właśnie przy pomocy e-deklaracji - radzi ekspert KPMG.

Tradycyjne sposoby

REKLAMA

Podania i deklaracje podatkowe mogą być składane drogą elektroniczną. Powinny być wówczas opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym. Jak wskazuje Marek Wojda, doradca podatkowy współpracujący z Baker & McKenzie, podpis ten jest przyporządkowany do danej osoby, tj. podatnika lub osoby przez niego upoważnionej. Osobę tę należy wskazać w zawiadomieniu o zamiarze składania deklaracji i podań drogą elektroniczną (druk ZAW-E1).

- Jeśli spółka wykupiła certyfikat kwalifikowany tylko dla jednej osoby (np. księgowej), wyłącznie ta osoba jest uprawniona do opatrzenia deklaracji podpisem elektronicznym - podkreśla Marek Wojda.

Wyjaśnia, że również po złożeniu wskazanego zawiadomienia składanie deklaracji drogą elektroniczną pozostaje prawem, a nie obowiązkiem podatnika.

- Można więc w takich sytuacjach złożyć deklarację w formie papierowej, podpisaną przez inną osobę upoważnioną do reprezentowania podatnika - podpowiada Marek Wojda.

Uciążliwe warunki

Zdaniem Małgorzaty Sobońskiej, adwokata i partnera w MDDP Michalik Dłuska Dziedzic i Partnerzy, znaczącą uciążliwością związaną z podpisem elektronicznym w kontekście opatrywania nim deklaracji podatkowych jest to, że jest on przypisywany tylko jednej osobie, np. głównej księgowej. Jednoznaczne powiązanie z osobą podpisującego jest podstawowym wymogiem tzw. bezpiecznego podpisu elektronicznego.

- Łatwiej jest skopiować czy podrobić podpis złożony na dokumencie papierowym niż podpis elektroniczny. Skopiowanie tego ostatniego jest wręcz niemożliwe. W sytuacji gdy osoba, do której przypisany jest podpis, zachoruje lub wyjedzie na urlop - może się okazać, że firma nie jest w stanie złożyć e-deklaracji. Jest to na pewno utrudnienie - zauważa Małgorzata Sobońska.

Dlatego firmy starają się zabezpieczać przed taką ewentualnością, dokonując zakupu co najmniej dwóch podpisów elektronicznych przypisywanych dwóm różnym osobom. Ograniczenie prawa podpisywania e-deklaracji przez określoną osobę lub osoby nie różni się od zwykłej sytuacji, w której osoby podpisujące deklaracje papierowe działają na podstawie pełnomocnictwa udzielonego im przez zarząd.

- W takim przypadku poszerzenie kręgu osób uprawnionych do podpisania deklaracji może odbyć się też z zachowaniem określonych procedur z tą różnicą, że koszty takiej operacji są mniejsze - argumentuje ekspert MDDP Michalik Dłuska Dziedzic i Partnerzy.

Planowane zmiany

Podpis elektroniczny to techniczny sposób potwierdzania autentyczności dokumentu przesyłanego drogą elektroniczną. Dzięki przypisaniu go jednej osobie wywiera takie same skutki jak podpis tradycyjny - umożliwia identyfikację osoby i chroni przed podrobieniem podpisu. Małgorzata Napiórkowska-Kubicka, doradca podatkowy w Accreo Taxand zwraca uwagę, że niedogodnością wynikającą z przypisania podpisu elektronicznego do konkretnej osoby, nie zaś do firmy jest konieczność zakupu zestawu (czytnika i podpisu) dla więcej niż jednego podmiotu, na wypadek ewentualnej dłuższej nieobecności w pracy czy rozwiązania stosunku pracy.

Obecnie prowadzone są prace nad zmianą obowiązujących przepisów o podpisie elektronicznym. Analizowana jest m.in. możliwość stosowania zamiast podpisu kwalifikowanego zwykłego podpisu elektronicznego, który poza wykorzystaniem dla e-deklaracji znalazłby także zastosowanie m.in. w systemach elektronicznego fakturowania.

- Takie rozwiązanie dla użytkowników oznaczałoby przede wszystkim obniżenie kosztów korzystania z e-podpisu, co mogłoby przyspieszyć upowszechnienie tego narzędzia - mówi Małgorzata Napiórkowska-Kubicka.

Ważne!

Koszt zestawu do e-podpisu, zależnie od firmy, która sprzedaje kwalifikowane podpisy elektroniczne, to wydatek około 300 zł

E-deklaracje w innych krajach

Możliwość składania w Polsce deklaracji w formie elektronicznej nie jest unikalnym rozwiązaniem. Jak tłumaczy Mariusz Jurkiewicz, w innych krajach europejskich też istnieje możliwość rozliczania się z fiskusem za pomocą e-deklaracji opatrzonych odpowiednim podpisem elektronicznym.

Małgorzata Sobońska dodaje, że w krajach UE, w tym w Polsce w zakresie podpisu elektronicznego obowiązują postanowienia Dyrektywy 1999/93/EC.

Natomiast Małgorzata Napiórkowska-Kubicka podkreśla, że w niektórych krajach UE elektroniczne rozliczenia z administracją podatkową nie wymagają stosowania e-podpisu, np. we Francji funkcjonuje swoisty centralny urząd podatkowy online - portal do rozliczeń podatkowych, z którego użytkownicy korzystają dzięki nadanemu przy rejestracji numerowi identyfikacji podatkowej oraz otrzymanemu hasłu.

- Podobny system działa w Niemczech. Dla korzystania z podatkowych e-rozliczeń nie wymaga użycia podpisu elektronicznego, bowiem ma własny system identyfikacji i kontroli autentyczności osób i danych, działający na podstawie klucza publicznego. Portal może być używany bez względu na rodzaj przeglądarki i oprogramowania oraz z każdej lokalizacji - twierdzi Małgorzata Napiórkowska-Kubicka.

Dodaje, że np. w Szwecji i Finlandii to organ podatkowy przesyła do podatnika wstępną wersję deklaracji w formie elektronicznej - jeśli podatnik chce ją poprawić, może tego dokonać przy użyciu tzw. e-ID. Z kolei np. w Czechach, Hiszpanii i Portugalii składanie e-deklaracji, podobnie jak w Polsce, wiąże się z koniecznością posiadania e-podpisu.

Deklaracje elektroniczne w praktyce

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Ewa Matyszewska

ewa.matyszewska@infor.pl

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: GP

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Czego najbardziej boją się przedsiębiorcy prowadzący małe biznesy? [BADANIE]

Czego najbardziej boją się małe firmy? Rosnących kosztów prowadzenia działalności i nierzetelnych kontrahentów. A czego najmniej? Najnowsze badanie UCE RESEARCH przynosi odpowiedzi. 

AI nie zabierze ci pracy, zrobi to człowiek, który potrafi z niej korzystać

Jak to jest z tą sztuczną inteligencją? Zabierze pracę czy nie? Analitycy z firmy doradczej IDC twierdzą, że jednym z głównych powodów sięgania po AI przez firmy jest potrzeba zasypania deficytu na rynku pracy.

Niewypłacalność przedsiębiorstw. Od początku roku codziennie upada średnio 18 firm

W pierwszym kwartale 2023 r. niewypłacalność ogłosiło 1635 firm. To o 31% więcej niż w tym okresie w ubiegłym roku i 35% wszystkich niewypłacalności ogłoszonych w 2023 r. Tak wynika z raportu przygotowanego przez ekonomistów z firmy Coface.  

Rosnące płace i spadająca inflacja nic nie zmieniają: klienci patrzą na ceny i kupują więcej gdy widzą okazję

Trudne ostatnie miesiące i zmiany w nawykach konsumentów pozostają trudne do odwrócenia. W okresie wysokiej inflacji Polacy nauczyli się kupować wyszukując promocje i okazje cenowe. Teraz gdy inflacja spadła, a na dodatek rosną wynagrodzenia i klienci mogą sobie pozwolić na więcej, nawyk szukania niskich cen pozostał.

REKLAMA

Ustawa o kryptoaktywach już w 2024 roku. KNF nadzorcą rynku kryptowalut. 4,5 tys. EUR za zezwolenie na obrót walutami wirtualnymi

Od końca 2024 roku Polska wprowadzi w życie przepisy dotyczące rynku kryptowalut, które dadzą Komisji Nadzoru Finansowego (KNF) szereg nowych praw w zakresie kontroli rynku cyfrowych aktywów. Za sprawą konieczności dostosowania polskiego prawa do przegłosowanych w 2023 europejskich przepisów, firmy kryptowalutowe będą musiały raportować teraz bezpośrednio do regulatora, a ten zyskał możliwość nakładanie na nie kar grzywny. Co więcej, KNF będzie mógł zamrozić Twoje kryptowaluty albo nawet nakazać ich sprzedaż.

KAS: Nowe funkcjonalności konta organizacji w e-Urzędzie Skarbowym

Spółki, fundacje i stowarzyszenia nie muszą już upoważniać pełnomocników do składania deklaracji drogą elektroniczną, aby rozliczać się elektronicznie. Krajowa Administracja Skarbowa wprowadziła nowe funkcjonalności konta organizacji w e-US.

Sztuczna inteligencja będzie dyktować ceny?

Sztuczna inteligencja wykorzystywana jest coraz chętniej, sięgają po nią także handlowcy. Jak detaliści mogą zwiększyć zyski dzięki sztucznej inteligencji? Coraz więcej z nich wykorzystuje AI do kalkulacji cen. 

Coraz więcej firm zatrudnia freelancerów. Przedsiębiorcy opowiadają dlaczego

Czy firmy wolą teraz zatrudniać freelancerów niż pracowników na etat? Jakie są zalety takiego modelu współpracy? 

REKLAMA

Lavard - kara UOKiK na ponad 3,8 mln zł, Lord - ponad 213 tys. zł. Firmy wprowadzały w błąd konsumentów kupujących odzież

UOKiK wymierzył kary finansowe na przedsiębiorstwa odzieżowe: Polskie Sklepy Odzieżowe (Lavard) - ponad 3,8 mln zł, Lord - ponad 213 tys. zł. Konsumenci byli wprowadzani w błąd przez nieprawdziwe informacje o składzie ubrań. Zafałszowanie składu ubrań potwierdziły kontrole Inspekcji Handlowej i badania w laboratorium UOKiK.

Składka zdrowotna to parapodatek! Odkręcanie Polskiego Ładu powinno nastąpić jak najszybciej

Składka zdrowotna to parapodatek! Zmiany w składce zdrowotnej muszą nastąpić jak najszybciej. Odkręcanie Polskiego Ładu dopiero od stycznia 2025 r. nie satysfakcjonuje przedsiębiorców. Czy składka zdrowotna wróci do stanu sprzed Polskiego Ładu?

REKLAMA