Zakup tylko jednego e-podpisu to ryzyko dla firm

Podatnicy mogą składać deklaracje podatkowe drogą elektroniczną. Potrzebny jest im do tego m.in. kwalifikowany podpis elektroniczny. Jednak uwaga. E-podpis przypisany jest jednej osobie (przepisy mające zmienić tę regułę są dopiero w przygotowaniu). W sytuacji, gdy firma kupi jeden podpis, np. dla głównej księgowej, a ta zachoruje, pójdzie na ulrop wypoczynkowy czy macierzyński, przedsiębiorstwo nie będzie mogło wysyłać deklaracji drogą elektroniczną. Wysłanie e-deklaracji bez specjalnego podpisu będzie równoznaczne z niezłożenieniem zeznania w ogóle.

Zdaniem ekspertów najlepszym rozwiązaniem jest kupno w firmie co najmniej dwóch kwalifikowanych podpisów elektronicznych. Można też podczas nieobecności osoby odpowiedzialnej za e-podpis składać deklaracje w formie papierowej.

Warto się zabezpieczyć

Każda e-deklaracja powinna zawierać jeden podpis elektroniczny. Brak zamieszczenia podpisu elektronicznego spowoduje, że organy podatkowe będą kwestionować fakt złożenia deklaracji. Mariusz Jurkiewicz, doradca podatkowy w KPMG, podkreśla, że można w takim przypadku argumentować, że jest to brak formalny, który można usunąć, ale pogląd taki nie jest prezentowany w orzecznictwie i może być kwestionowany zarówno przez organy podatkowe, jak i sądy administracyjne.

- W praktyce podpis elektroniczny przypisany jest do jednej osoby: np. członek zarządu, dyrektor finansowy, główny księgowy. Zatem, aby zapewnić sobie bezpieczeństwo w zakresie rozliczeń podatkowych, podatnicy powinni wziąć pod uwagę czysto ludzki czynnik, np. nieobecność tej osoby z powodu choroby, wypadku, urlopu - tłumaczy Mariusz Jurkiewicz.

Dodaje, że z orzecznictwa sądów administracyjnych wynika, że to do obowiązków podatników należy zapewnienie prawidłowego wywiązywania się z obowiązków publicznoprawnych.

- Najprostszym rozwiązaniem w tym względzie jest zakup certyfikatu dla co najmniej dwóch osób, co zapewnia większą pewność w wypełnianiu przez podatnika obowiązków wynikających z przepisów prawa właśnie przy pomocy e-deklaracji - radzi ekspert KPMG.

Tradycyjne sposoby

Podania i deklaracje podatkowe mogą być składane drogą elektroniczną. Powinny być wówczas opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym. Jak wskazuje Marek Wojda, doradca podatkowy współpracujący z Baker & McKenzie, podpis ten jest przyporządkowany do danej osoby, tj. podatnika lub osoby przez niego upoważnionej. Osobę tę należy wskazać w zawiadomieniu o zamiarze składania deklaracji i podań drogą elektroniczną (druk ZAW-E1).

- Jeśli spółka wykupiła certyfikat kwalifikowany tylko dla jednej osoby (np. księgowej), wyłącznie ta osoba jest uprawniona do opatrzenia deklaracji podpisem elektronicznym - podkreśla Marek Wojda.

Wyjaśnia, że również po złożeniu wskazanego zawiadomienia składanie deklaracji drogą elektroniczną pozostaje prawem, a nie obowiązkiem podatnika.

- Można więc w takich sytuacjach złożyć deklarację w formie papierowej, podpisaną przez inną osobę upoważnioną do reprezentowania podatnika - podpowiada Marek Wojda.

Uciążliwe warunki

Zdaniem Małgorzaty Sobońskiej, adwokata i partnera w MDDP Michalik Dłuska Dziedzic i Partnerzy, znaczącą uciążliwością związaną z podpisem elektronicznym w kontekście opatrywania nim deklaracji podatkowych jest to, że jest on przypisywany tylko jednej osobie, np. głównej księgowej. Jednoznaczne powiązanie z osobą podpisującego jest podstawowym wymogiem tzw. bezpiecznego podpisu elektronicznego.

- Łatwiej jest skopiować czy podrobić podpis złożony na dokumencie papierowym niż podpis elektroniczny. Skopiowanie tego ostatniego jest wręcz niemożliwe. W sytuacji gdy osoba, do której przypisany jest podpis, zachoruje lub wyjedzie na urlop - może się okazać, że firma nie jest w stanie złożyć e-deklaracji. Jest to na pewno utrudnienie - zauważa Małgorzata Sobońska.

Dlatego firmy starają się zabezpieczać przed taką ewentualnością, dokonując zakupu co najmniej dwóch podpisów elektronicznych przypisywanych dwóm różnym osobom. Ograniczenie prawa podpisywania e-deklaracji przez określoną osobę lub osoby nie różni się od zwykłej sytuacji, w której osoby podpisujące deklaracje papierowe działają na podstawie pełnomocnictwa udzielonego im przez zarząd.

- W takim przypadku poszerzenie kręgu osób uprawnionych do podpisania deklaracji może odbyć się też z zachowaniem określonych procedur z tą różnicą, że koszty takiej operacji są mniejsze - argumentuje ekspert MDDP Michalik Dłuska Dziedzic i Partnerzy.

Planowane zmiany

Podpis elektroniczny to techniczny sposób potwierdzania autentyczności dokumentu przesyłanego drogą elektroniczną. Dzięki przypisaniu go jednej osobie wywiera takie same skutki jak podpis tradycyjny - umożliwia identyfikację osoby i chroni przed podrobieniem podpisu. Małgorzata Napiórkowska-Kubicka, doradca podatkowy w Accreo Taxand zwraca uwagę, że niedogodnością wynikającą z przypisania podpisu elektronicznego do konkretnej osoby, nie zaś do firmy jest konieczność zakupu zestawu (czytnika i podpisu) dla więcej niż jednego podmiotu, na wypadek ewentualnej dłuższej nieobecności w pracy czy rozwiązania stosunku pracy.

Obecnie prowadzone są prace nad zmianą obowiązujących przepisów o podpisie elektronicznym. Analizowana jest m.in. możliwość stosowania zamiast podpisu kwalifikowanego zwykłego podpisu elektronicznego, który poza wykorzystaniem dla e-deklaracji znalazłby także zastosowanie m.in. w systemach elektronicznego fakturowania.

- Takie rozwiązanie dla użytkowników oznaczałoby przede wszystkim obniżenie kosztów korzystania z e-podpisu, co mogłoby przyspieszyć upowszechnienie tego narzędzia - mówi Małgorzata Napiórkowska-Kubicka.

Ważne!

Koszt zestawu do e-podpisu, zależnie od firmy, która sprzedaje kwalifikowane podpisy elektroniczne, to wydatek około 300 zł

E-deklaracje w innych krajach

Możliwość składania w Polsce deklaracji w formie elektronicznej nie jest unikalnym rozwiązaniem. Jak tłumaczy Mariusz Jurkiewicz, w innych krajach europejskich też istnieje możliwość rozliczania się z fiskusem za pomocą e-deklaracji opatrzonych odpowiednim podpisem elektronicznym.

Małgorzata Sobońska dodaje, że w krajach UE, w tym w Polsce w zakresie podpisu elektronicznego obowiązują postanowienia Dyrektywy 1999/93/EC.

Natomiast Małgorzata Napiórkowska-Kubicka podkreśla, że w niektórych krajach UE elektroniczne rozliczenia z administracją podatkową nie wymagają stosowania e-podpisu, np. we Francji funkcjonuje swoisty centralny urząd podatkowy online - portal do rozliczeń podatkowych, z którego użytkownicy korzystają dzięki nadanemu przy rejestracji numerowi identyfikacji podatkowej oraz otrzymanemu hasłu.

- Podobny system działa w Niemczech. Dla korzystania z podatkowych e-rozliczeń nie wymaga użycia podpisu elektronicznego, bowiem ma własny system identyfikacji i kontroli autentyczności osób i danych, działający na podstawie klucza publicznego. Portal może być używany bez względu na rodzaj przeglądarki i oprogramowania oraz z każdej lokalizacji - twierdzi Małgorzata Napiórkowska-Kubicka.

Dodaje, że np. w Szwecji i Finlandii to organ podatkowy przesyła do podatnika wstępną wersję deklaracji w formie elektronicznej - jeśli podatnik chce ją poprawić, może tego dokonać przy użyciu tzw. e-ID. Z kolei np. w Czechach, Hiszpanii i Portugalii składanie e-deklaracji, podobnie jak w Polsce, wiąże się z koniecznością posiadania e-podpisu.

Deklaracje elektroniczne w praktyce

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Ewa Matyszewska

ewa.matyszewska@infor.pl