Obowiązki pracodawcy na przełomie roku - o czym trzeba pamiętać

I. Prawo pracy

1. Udzielanie urlopów wypoczynkowych na przełomie roku

Urlop wypoczynkowy powinien zostać udzielony pracownikowi w roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył do niego prawo (art. 161 Kodeksu pracy). Wyjątkowo niewykorzystanego w tym terminie urlopu należy udzielić pracownikowi najpóźniej do końca września następnego roku kalendarzowego (art. 168 Kodeksu pracy). Pracodawca spełni obowiązek udzielenia zaległego urlopu w terminie, jeżeli pracownik rozpocznie korzystanie z tego urlopu najpóźniej 30 września i wykorzysta wszystkie dni zaległego urlopu w jednej części. Nie ma jednak potrzeby wykorzystania całego zaległego urlopu do 30 września kolejnego roku, ponieważ art. 168 Kodeksu pracy wyraźnie określa, że w tym przypadku chodzi o udzielenie zaległego urlopu wypoczynkowego.

Pracodawca powinien więc pod koniec danego roku przeanalizować sytuację urlopową poszczególnych pracowników i ustalić, ile dni urlopu pozostało im do wykorzystania. Następnie, w przypadku niewykorzystanych urlopów, powinien, jeżeli to możliwe, udzielić pracownikom urlopu w tym roku lub ustalić jego wykorzystanie w terminie do 30 września przyszłego roku.

Występowanie zaległości urlopowych mogą usprawiedliwiać jedynie okoliczności niezależne od pracodawcy, np.:

• długotrwała choroba pracownika,
• przebywanie pracownika na urlopie macierzyńskim lub wychowawczym.

Po powrocie pracownika z takiej nieobecności pracodawca powinien ustalić z nim termin wykorzystania urlopu wypoczynkowego do końca danego roku lub udzielić go najpóźniej do 30 września następnego roku.

Może się jednak zdarzyć, że długotrwała nieobecność pracownika w pracy rozpocznie się w danym roku i zakończy już po 30 września kolejnego roku. Wówczas trudno jest przypisać pracodawcy winę za nieudzielenie zaległego urlopu wypoczynkowego do 30 września kolejnego roku. Aby nie narazić się na taką odpowiedzialność, pracodawca powinien po powrocie pracownika do pracy w pierwszej kolejności udzielić mu całego zaległego urlopu wypoczynkowego.

Pracownica miała zaplanowane wykorzystanie 10 dni urlopu wypoczynkowego w grudniu 2017 r. Jednak w listopadzie br. zachorowała i od tego czasu nieprzerwanie przebywa na zwolnieniu lekarskim. Pracownica jest w ciąży. Prawdopodobnie zwolnienie potrwa jeszcze kilka miesięcy. Pracownica może więc nie rozpocząć urlopu za 2017 r. do 30 września 2018 r. Pracodawca powinien zatem udzielić jej całości zaległego urlopu wypoczynkowego za 2017 r. niezwłocznie po jej powrocie do pracy, jeżeli nastąpi to po 30 września 2018 r.