Jak ustalać dni wolne od pracy w rozkładach czasu pracy

• Zapisy w przepisach wewnętrznych dotyczące rozkładów czasu pracy
• Liczba dni wolnych zapewnianych pracownikom

Dni wolne od pracy to z reguły:

• niedziela i święto,
• dni wolne wyznaczone za pracę w niedziele i święta,
• dni wolne wynikające z zasady przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy.

Do tego dochodzą także dni wolne harmonogramowo. Występują najczęściej w systemach równoważnych czasu pracy i są związane z równoważeniem pracy ponad 8 godzin na dobę. Mogą być także związane z rozkładem czasu pracy niepełnoetatowca.

Oznaczając dni wolne w grafikach, należy je określić poprzez przypisanie odpowiedniego skrótu do dnia wolnego przysługującego z tytułu:

• niedzieli lub święta - np. Wn,
• dnia wolnego wynikającego z zasady przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy - np. W5,
• dni wolnych harmonogramowo (najczęściej wynikających z rekompensaty nadpracowanego czasu w związku ze stosowaniem równoważnego czasu pracy) - np. Wh.

Zapisy w przepisach wewnętrznych dotyczące rozkładów czasu pracy

Planowanie pracy na poszczególne dni tygodnia musi być zgodne z zapisami układu zbiorowego pracy, regulaminu pracy lub - u pracodawców niewydających przepisów wewnętrznych - obwieszczenia w zakresie rozkładu czasu pracy. W przepisach wewnątrzzakładowych wskazuje się rozkłady czasu pracy, które pracodawca powinien uwzględniać przy tworzeniu rozkładów (grafików) poszczególnych pracowników.

W regulaminie pracy jest ustalone, że pracownicy pracują od poniedziałku do piątku w godz. 7.30-15.30. Taki zapis w regulaminie pracy skutkuje nietworzeniem harmonogramów, gdyż daje on pełną wiedzę na temat tego, w jakie dni i w jakich godzinach pracownik ma pracować. Bez zmiany regulaminu pracy polecenie pracownikowi pracy w sobotę będzie w tym przypadku każdorazowo zleceniem pracy w dniu wolnym od pracy wynikającym z zasady przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy.

Regulamin pracy przewiduje, że praca może być planowana od poniedziałku do soboty w przedziałach godzinowych mieszczących się między godz. 6.00 a 18.00. Pracownicy pracują według indywidualnych harmonogramów czasu pracy przewidujących pracę 8 godzin na dobę. Taki zapis pozwala na planowanie pracy w każdym dniu tygodnia innym niż niedziela (i ewentualnie święto), przy konieczności zachowania zasady przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy.

W regulaminie pracy zostały wprowadzone następujące zapisy dotyczące rozkładu czasu pracy:
1. Praca w zakładzie pracy jest świadczona przez całą dobę, w każdym dniu tygodnia, w tym również w niedziele i święta.
2. Pracownicy pracują według indywidualnych rozkładów czasu pracy (harmonogramów czasu pracy) przewidujących pracę do 12 godzin na dobę, z zachowaniem zasady przeciętnie 40 godzin na tydzień oraz przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy w okresie rozliczeniowym.
W tym przypadku pracodawca może planować w grafikach pracę w każdym dniu tygodnia (oczywiście z zachowaniem minimalnych odpoczynków, norm czasu pracy itp.).

Zobacz serwis: Prawo dla firm

Liczba dni wolnych zapewnianych pracownikom

Minimalna liczba dni wolnych w okresie rozliczeniowym powinna być równa liczbie niedziel, świąt przypadających w inne dni niż niedziela oraz dni wolnych wynikających z zasady przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy (art. 147 Kodeksu pracy). Najłatwiej ustalić ją w następujący sposób:

1) podzielić wymiar czasu pracy dla danego okresu rozliczeniowego przez dobową normę czasu pracy - tym sposobem obliczamy maksymalną liczbę dni pracy,

2) wynik z pkt 1 odjąć od liczby dni kalendarzowych w okresie rozliczeniowym.

Wymiar czasu pracy w 3-miesięcznym okresie rozliczeniowym obejmującym okres od 1 października do 31 grudnia 2017 r. wynosi 488 godzin. Aby obliczyć maksymalną liczbę dni wolnych od pracy w tym okresie rozliczeniowym, należy:
● 488 godz. : 8 godz. (norma czasu pracy) = 61 (tyle wynosi maksymalna liczba dni pracy w tym okresie),
● 92 dni (liczba dni kalendarzowych w okresie październik-grudzień 2017 r.) - 61 dni = 31 dni (tyle wynosi minimalna liczba dni wolnych, łącznie z niedzielami, świętami oraz dniami wolnymi wynikającymi z przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy); oznaczenie w tworzonych na ten okres grafikach większej liczby dni pracy będzie stanowić naruszenie przepisów o czasie pracy.

Przy planowaniu w grafikach dni wolnych należy pamiętać, że:

• w każdym tygodniu pracownik musi mieć zapewniony minimalny odpoczynek tygodniowy, tym samym nie jest możliwe zaplanowanie pracy na 7 dni w tygodniu; nie oznacza to jednak, że pracownik nie może mieć zaplanowanych np. 10 dni pracy z rzędu - odpoczynek tygodniowy musi bowiem przypadać "w każdym tygodniu", zatem może być ustalony na początku tygodniu lub na jego końcu, a nie po przepracowaniu określonej liczby dni (wyjątek w tym zakresie dotyczy jedynie kierowców);
• planowanie pracy w niedziele i święta jest dopuszczalne, jeżeli wykonywana przez pracownika praca może być świadczona w niedzielę i święta (art. 151¹⁰ Kodeksu pracy);
• planując pracę w niedzielę lub święto trzeba wyznaczyć jednocześnie dzień wolny za tę pracę - w przypadku niedzieli zasadniczo w ciągu 6 dni przed tą niedzielą lub po niej, dopiero gdy pracodawca nie może wyznaczyć dnia wolnego za niedzielę w takim terminie, ma czas na jego wyznaczenie do końca okresu rozliczeniowego (jednak przy tworzeniu grafików nie należy korzystać z opcji wyznaczania dnia wolnego do końca okresu rozliczeniowego), natomiast przy pracy w święto - do końca okresu rozliczeniowego;
• przy pracy w niedziele pracownik musi mieć zapewnioną co najmniej jedną niedzielę wolną w ciągu 4 tygodni (nie dotyczy to przypadków, gdy jest stosowany system pracy weekendowej oraz pracowników instytucji kultury);
• dni wolne z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy nie muszą przypadać w każdym tygodniu okresu rozliczeniowego.

Przy ustalaniu niedzieli wolnej od pracy należy przyjmować zasadę, że w każdym dowolnie wybranym okresie obejmującym cztery kolejne tygodnie jedna niedziela musi być wolna. Tak też wskazuje GIP w piśmie z 4 sierpnia 2009 r. (GPP-459-4560-49/09/PE/RP).

Przeczytaj w INFORLEX.PL Biznes cały artykuł: Jak ustalać dni wolne od pracy w rozkładach czasu pracy

W artykule przedstawiono również przykłady wyjaśniające problematykę ustalania dni wolnych od pracy.