Obowiązki informacyjne pracodawcy

Pracownik, który ma zacząć wykonywanie pracy, powinien być poinformowany o kilku ważnych kwestiach, m.in. o zakresie obowiązków, jakie są wymagane na danym stanowisku, o ryzyku zawodowym, konieczności dochowania tajemnicy służbowej. Powinien też zapoznać się z regulaminem pracy i przejść szkolenie z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy. Jedynie informację o warunkach zatrudnienia może otrzymać najpóźniej w ciągu siedmiu dni od dnia zawarcia umowy o pracę.

Wszystkie regulacje dotyczące obowiązków informacyjnych ciążących na pracodawcy odnoszą się nie tylko do stosunku pracy nawiązanego na podstawie umowy o pracę. Mają one zastosowanie również do pozostałych stosunków pracy przewidzianych przez kodeks pracy, czyli nawiązanych na postawie powołania, wyboru, mianowania czy spółdzielczej umowy o pracę.

Warunki zatrudnienia

Informacje o warunkach zatrudnienia należy przedstawić pracownikowi na piśmie. Dotyczą one:

- obowiązującej u danego pracodawcy dobowej i tygodniowej normy czasu pracy (powinna być wpisana konkretna liczba godzin, jaką pracownik ma do przepracowania w ciągu dnia i w ciągu tygodnia),

- częstotliwości wypłaty wynagrodzenia za pracę.

Ponadto informacja powinna dotyczyć wymiaru przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego oraz długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę obowiązującej pracownika.

Pracodawca informuje także o układzie zbiorowym pracy, którym pracownik jest objęty. Jeżeli u pracodawcy nie obowiązuje regulamin pracy, w informacji o warunkach zatrudnienia powinny być również podane dane dotyczące: ewentualnego wykonywania pracy w porze nocnej, miejsca, terminu i czasu wypłaty wynagrodzenia, przyjętego w zakładzie pracy sposobu potwierdzenia przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy (art. 29 § 3 k.p.). Informacje, które są zapisane w regulaminie pracy, nie muszą być potwierdzane w informacji o warunkach zatrudnienia.

W przypadku gdy przy zawieraniu umowy o pracę strony uzgodnią, że praca będzie wykonywana w formie telepracy informacja, o której mowa w art. 29 § 3 k.p., obejmuje dodatkowo co najmniej:

- określenie jednostki organizacyjnej pracodawcy, w której strukturze znajduje się stanowisko pracy telepracownika,

- wskazanie organu lub osoby zarządzającej, odpowiedzialnych za współpracę z telepracownikiem oraz upoważnionych do przeprowadzania kontroli w miejscu wykonywania pracy.

W przypadku gdy uzgodnienie między stronami umowy o pracę, że praca będzie wykonywana w formie telepracy nastąpiło w trakcie zatrudnienia, pracodawca przekazuje telepracownikowi powyższe informacje na piśmie, najpóźniej w dniu rozpoczęcia przez niego wykonywania pracy w formie telepracy.

Przed przystąpieniem do wykonywania pracy pracownik powinien poznać regulamin pracy (§ 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji - Dz.U. Nr 62, poz. 286 z późn.zm.) i inne akty zakładowe określające jego prawa i obowiązki (np. regulaminy: wynagradzania, zakładowego funduszu świadczeń socjalnych). Fakt zapoznania się z tymi aktami pracownik potwierdza w pisemnym oświadczeniu, które dołącza się do jego akt osobowych. Regulaminu pracy nie muszą tworzyć pracodawcy, u których obowiązują postanowienia układu zbiorowego pracy, oraz ci, którzy zatrudniają mniej niż 20 pracowników.

Kolejny obowiązek pracodawcy polega na zaznajomieniu nowych pracowników z zakresem ich obowiązków oraz sposobem wykonywania pracy na danym stanowisku. Pracodawca może to zrobić w dowolnej formie, również ustnej, choć przyjęte jest przedstawianie zakresu obowiązków na piśmie.

Bezpieczeństwo i higiena pracy

Pracownik ma prawo wiedzieć, jakie ryzyko zawodowe wiąże się z jego przyszłą pracą oraz jakie są zasady ochrony przed zagrożeniami (art. 226 pkt 2 k.p.), a zwłaszcza o: czynnikach szkodliwych dla zdrowia oraz o innych uciążliwościach i niebezpieczeństwach występujących w środowisku pracy i sposobach stosowania środków ochrony indywidualnej i zbiorowej. Informacja taka może być ogłoszona w sposób przyjęty u pracodawcy. Często praktykowaną formą jest przekazywanie informacji na piśmie za pokwitowaniem odbioru złożonym do akt osobowych pracownika. O każdej zmianie dotyczącej ryzyka zawodowego pracownik powinien być informowany na bieżąco.

Jeżeli prezydent podpisze ustawę z 21 listopada 2008 r. o zmianach ustawy - Kodeks pracy, w życie wejdzie nowy art. 207¹. Zobowiązuje on pracodawcę do przekazywania pracownikom informacji o:

1) zagrożeniach dla zdrowia i życia występujących w zakładzie pracy, na poszczególnych stanowiskach pracy i przy wykonywanych pracach, w tym o zasadach postępowania w przypadku awarii i innych sytuacji zagrażających zdrowiu i życiu pracowników,

2) działaniach ochronnych i zapobiegawczych podjętych w celu wyeliminowania lub ograniczenia zagrożeń, o których mowa w pkt 1,

3) pracownikach wyznaczonych do: udzielania pierwszej pomocy, wykonywania czynności w zakresie ochrony przeciwpożarowej i ewakuacji pracowników. Informacja o tych pracownikach powinna obejmować: imię i nazwisko, miejsce wykonywania pracy, numer telefonu służbowego lub innego środka komunikacji elektronicznej.

Przed rozpoczęciem pracy przez pracownika pracodawca ma obowiązek skierować go na badania wstępne. Skierowanie powinno zawierać określenie stanowiska pracy, na którym osoba ta ma być zatrudniona oraz informacje o występowaniu na stanowisku pracy czynników szkodliwych dla zdrowia lub warunków uciążliwych oraz aktualne wyniki badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia, wykonanych na tych stanowiskach.

Przykład

W skierowaniu na badania wstępne pracodawca nie zaznaczył, że na stanowisku, na którym ma zamiar zatrudnić daną osobę, występuje zapylenie powietrza. Lekarz wydał więc orzeczenie o braku przeciwwskazań do zatrudnienia jej na tym stanowisku. Jak się okazało, pracownik jest alergikiem i w niedługim czasie objawy alergii uległy znacznemu nasileniu.

Pracodawca - dopuszczając do pracy osobę, która nie powinna wykonywać pracy w takim środowisku - nie dopełnił ciążącego na nim obowiązku w zakresie badań wstępnych pracowników, ponieważ w skierowaniu na badania nie zamieścił informacji o czynnikach szkodliwych występujących w środowisku pracy.

Pracownik nie może zostać dopuszczony do pracy bez odbycia wstępnego szkolenia bhp, które składa się z dwóch etapów: szkolenia ogólnego, obejmującego przepisy bhp i przepisy przeciwpożarowe, oraz szkolenia stanowiskowego, które ma na celu zapoznanie pracownika z zagrożeniami występującymi na jego stanowisku pracy (przeprowadza się je najpóźniej w pierwszym dniu pracy). Fakt odbycia szkoleń i zapoznania się z obowiązującymi w firmie zasadami bhp pracownik potwierdza w pisemnym oświadczeniu, które jest dołączane do jego akt osobowych.

Przykład

Bezpośrednio po okresie zatrudnienia na czas określony pracodawca zawarł z pracownikiem umowę o pracę na czas nieokreślony na tym samym stanowisku. W takiej sytuacji nie musi już przeprowadzać dla tego pracownika wstępnego szkolenia bhp (art. 237³§ 2 k.p.).

Inne informacje

Przed rozpoczęciem przez pracownika pracy pracodawca zobowiązany jest przekazać informację o tajemnicy służbowej i uzyskać jego pisemne potwierdzenie tego faktu (§ 3 rozporządzenia z 28 maja 1996 r.). Informacja o konieczności zachowania tajemnicy służbowej powinna zawierać: szczegółowy zakres informacji objętych tajemnicą dla umówionego z pracownikiem rodzaju pracy.

Jeżeli praca ma być wykonywana za granicą, w państwie niebędącym członkiem Unii Europejskiej, przez czas dłuższy niż miesiąc, przed jej podjęciem pracownik powinien otrzymać pisemną informację o zasadach zwrotu kosztów przejazdu oraz zapewnienie zakwaterowania w tym państwie (art. 29¹ § 2 k.p.).

Warto wspomnieć, że na pracodawcy nie spoczywają wyłącznie obowiązki związane z informowaniem pracownika. Pracodawca ma także obowiązek uzyskać od kandydata do pracy (dotyczy to nie tylko zatrudnienia na podstawie przepisów prawa pracy, ale też umów cywilnoprawnych) pisemne oświadczenie o pozostawaniu lub niepozostawaniu w rejestrze bezrobotnych oraz oświadczenia dla celów podatkowych i ubezpieczeniowych.

SŁOWNIK TERMINOLOGICZNY

Obowiązki pracodawcy - do podstawowych obowiązków pracodawcy należy w szczególności: zaznajamianie pracowników podejmujących pracę z zakresem ich obowiązków, sposobem wykonywania pracy na wyznaczonych stanowiskach oraz ich podstawowymi uprawnieniami; organizowanie pracy w sposób zapewniający pełne wykorzystanie czasu pracy, jak również osiąganie przez pracowników, przy wykorzystaniu ich uzdolnień i kwalifikacji, wysokiej wydajności i należytej jakości pracy; organizowanie pracy w sposób zapewniający zmniejszenie uciążliwości pracy, zwłaszcza pracy monotonnej i pracy w ustalonym z góry tempie. Pracodawca powinien ponadto przeciwdziałać dyskryminacji w zatrudnieniu, w szczególności ze względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, religię, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientację seksualną, a także ze względu na zatrudnienie na czas określony lub nieokreślony albo w pełnym lub w niepełnym wymiarze czasu pracy. Do obowiązków pracodawcy należy także zapewnianie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy oraz prowadzenie systematycznego szkolenia pracowników w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy; terminowe i prawidłowe wypłacanie wynagrodzenia; ułatwianie pracownikom podnoszenie kwalifikacji zawodowych; stwarzanie pracownikom podejmującym zatrudnienie po ukończeniu szkoły prowadzącej kształcenie zawodowe lub szkoły wyższej warunki sprzyjające przystosowaniu się do należytego wykonywania pracy. Pracodawca powinien również zaspokajać w miarę posiadanych środków socjalne potrzeby pracowników; stosować obiektywne i sprawiedliwe kryteria oceny pracowników oraz wyników ich pracy; prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników; przechowywać dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem; wpływać na kształtowanie w zakładzie pracy zasad współżycia społecznego. Ponadto pracodawca udostępnia pracownikom tekst przepisów dotyczących równego traktowania w zatrudnieniu w formie pisemnej informacji rozpowszechnionej na terenie zakładu pracy lub zapewnia pracownikom dostęp do tych przepisów w inny sposób przyjęty u danego pracodawcy. Obowiązkiem pracodawcy jest informowanie pracowników o możliwości zatrudnienia w pełnym lub w niepełnym wymiarze czasu pracy, a pracowników zatrudnionych na czas określony - o wolnych miejscach pracy. Pracodawca jest obowiązany przeciwdziałać mobbingowi. W związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy, pracodawca jest również obowiązany niezwłocznie wydać pracownikowi świadectwo pracy, przy czym nie może to być uzależnione od uprzedniego rozliczenia się pracownika z pracodawcą.

Marzena Jurczewska 

Podstawa prawna:

• ustawa z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn.zm.),

• rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. Nr 62, poz. 286 z późn.zm.),

• ustawa z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z późn.zm.),

• ustawa z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz.U. Nr 99, poz. 1001 z późn.zm.).