Kiedy pracodawca może zrezygnować z tworzenia funduszu socjalnego

Pracodawcy, którzy prowadzą samodzielną gospodarkę finansową (sami zarządzają finansami np. w formie spółek, spółdzielni, zakładów opieki zdrowotnej, stowarzyszeń), mają obowiązek utworzenia funduszu socjalnego, jeżeli na 1 stycznia danego roku zatrudniają co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. W tym przypadku nie mają znaczenia późniejsze zmiany w stanie zatrudnienia w danym roku kalendarzowym.

WAŻNE!

Zfśs obowiązkowo tworzą pracodawcy zatrudniający 1 stycznia danego roku co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty.

Jeśli pracodawcy mają mniej niż 20 pracowników na pełny etat, to mogą alternatywnie:

• tworzyć fundusz na zasadach określonych w ustawie o zfśs lub

• uprościć swoje obowiązki socjalne i wypłacać świadczenie urlopowe pracownikom korzystającym raz w roku z wypoczynku urlopowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych.

Fundusz tworzą też, bez względu na stan zatrudnienia, pracodawcy należący do sfery budżetowej (art. 3 ust. 1 i 2 ustawy o zfśs). Tzw. sfera budżetowa, czyli pracodawcy gospodarujący w formie jednostek budżetowych, ich gospodarstw pomocniczych oraz zakładów budżetowych zawsze tworzą fundusz bez względu na liczbę zatrudnionych i nie mogą odstąpić od tego obowiązku.

Obniżanie odpisu na zfśs

Pracodawca zobowiązany do tworzenia zfśs, obniżając koszty działalności socjalnej może zmniejszyć wysokość odpisu na fundusz. Dokonuje tego przez obniżenie wskaźnika procentowego odpisu. W takim przypadku pracodawca zmniejszy koszty funkcjonowania zfśs, ale zarazem będzie dysponować środkami na pomoc socjalną na rzecz pracowników.

Procedura zmniejszania odpisów na zfśs jest taka sama jak procedura rezygnacji z tworzenia zfśs, która została opisana poniżej.

Tryby rezygnacji z tworzenia zfśs i obniżenia odpisu

Procedura rezygnacji z tworzenia zfśs lub zmniejszenia odpisu na ten fundusz zależy od liczby pracowników zatrudnionych przez pracodawcę w przeliczeniu na pełne etaty oraz od tego, czy w zakładzie pracy obowiązuje układ zbiorowy pracy czy regulamin wynagradzania lub czy w firmie obowiązują takie przepisy prawa wewnątrzzakładowego.

1. Pracodawca spoza sfery budżetowej zatrudniający 1 stycznia danego roku co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty

Modyfikacje zfśs zależą w tym przypadku od tego, czy w zakładzie pracy obowiązuje zakładowy układ zbiorowy pracy czy regulamin wynagradzania.

• Pracodawca, którego pracownicy są objęci zakładowym układem zbiorowym pracy - w tym przypadku decyzję o obniżeniu wskaźnika procentowego odpisu na zfśs lub o nietworzeniu funduszu wprowadza się w drodze zmiany układu zbiorowego pracy. Zmiany do układu wprowadza się w drodze protokołów dodatkowych, do których stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące układu. Stronami układu są pracodawca i związki zawodowe, których zgoda na zgłoszoną przez pracodawcę propozycję zmiany układu jest wymagana, aby zmiana ta mogła obowiązywać. Protokół dodatkowy do zakładowego uzp wymaga rejestracji przez Okręgowego Inspektora Pracy i wchodzi w życie w terminie zawartym w protokole, jednak nie wcześniej niż z dniem jego zarejestrowania.

• Pracodawca, którego pracownicy nie są objęci uzp, ale z uwagi na zatrudnianie co najmniej 20 pracowników jest zobowiązany wydać regulamin wynagradzania - w takim przypadku zmiany dotyczące wskaźnika odpisu na zfśs i tworzenia funduszu wprowadza się w drodze aneksu do regulaminu wynagradzania. Treść regulaminu musi być uzgodniona z zakładową organizacją związkową. Jeżeli w zakładzie nie ma związków zawodowych, postanowienie o nieutworzeniu zfśs pracodawca ustala z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów (art. 8 ust. 2 w związku z art. 4 ustawy o zfśs). Aneks do regulaminu wynagradzania nie wymaga rejestracji przez PIP i wchodzi w życie w terminie 14 dni od dnia ogłoszenia go pracownikom przez pracodawcę w sposób u niego przyjęty.

Brak zgody związków zawodowych bądź przedstawiciela pracowników powoduje, że nie można wprowadzić postanowień o nietworzeniu zfśs lub zmniejszaniu odpisu.

Procedura rezygnacji lub ograniczenia działalności socjalnej przez zmianę regulaminu wynagradzania

Etap I - Opracowanie projektu aneksu do regulaminu wynagradzania w sprawie nietworzenia zfśs lub obniżenia wskaźnika procentowego odpisu na ten fundusz.

Etap II - Przedstawienie projektu aneksu zakładowym organizacjom związkowym, a gdy one nie działają w zakładzie - przedstawicielowi pracowników.

Etap III - Po uzyskaniu akceptacji związków lub reprezentanta załogi - ogłoszenie pracownikom treści aneksu w sposób przyjęty u pracodawcy, np. przekazanie go bezpośrednio każdemu pracownikowi za potwierdzeniem odbioru, rozesłanie za pośrednictwem intranetu (czyli wewnętrznej sieci komputerowej), wywieszenie na tablicy ogłoszeń itp. Zmiany wchodzą w życie po 14 dniach od ogłoszenia.

Brak akceptacji związków zawodowych bądź przedstawiciela pracowników na proponowaną zmianę regulaminu wynagradzania powoduje, że zmiany w regulaminie dotyczące zfśs nie wejdą w życie.

Przykład aneksu do regulaminu wynagradzania w sprawie nietworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

2. Pracodawca zatrudniający co najmniej 20 pracowników, ale zatrudniający ich mniej niż 20 w przeliczeniu na pełne etaty

Jeżeli u pracodawcy zatrudniającego co najmniej 20 pracowników pracownicy nie są objęci układem zbiorowym pracy, postanowienia w sprawie nieutworzenia funduszu i niewypłacania świadczenia urlopowego zawiera się w regulaminie wynagradzania. Gdy u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa, stosowna zmiana regulaminu wynagradzania w tym zakresie wymaga uzgodnienia z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów (art. 4 ust. 3 ustawy o zfśs).

WAŻNE!

W przypadku braku akceptacji związków zawodowych lub przedstawiciela pracowników decyzja o odstąpieniu od tworzenia funduszu lub o zmniejszeniu odpisów nie będzie mogła wejść w życie.

Jeżeli taki pracodawca posiada układ zbiorowy pracy, wówczas postanowienia o nieutworzeniu zfśs i niewypłacania świadczeń urlopowych zawiera się w układzie zbiorowym pracy według procedury przedstawionej wcześniej.

3. Pracodawca zatrudniający na 1 stycznia danego roku mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, nieposiadający układu zbiorowego pracy i regulaminu wynagradzania

Taki pracodawca o rezygnacji z tworzenia funduszu i wypłacania świadczenia urlopowego jest zobowiązany poinformować swoich pracowników do końca stycznia danego roku, w sposób przyjęty w firmie, czyli np. wręczając każdemu pracownikowi pismo w tej sprawie i odbierając kopię dokumentu z podpisem potwierdzającym otrzymanie pisma (art. 3 ust. 3a ustawy o zfśs).

Stanowisko co do skutków przekroczenia terminu na poinformowanie pracowników o nieutworzeniu zfśs i niewypłacaniu świadczenia urlopowego nie jest jednolite. Zdaniem Państwowej Inspekcji Pracy, jeśli pracodawca nie dotrzyma tego terminu, powinien przez cały rok wypłacać świadczenia urlopowe lub naliczać fundusz socjalny. W przeciwnym razie może się narazić na mandat inspektora pracy lub karę grzywny w postępowaniu przed sądem grodzkim.

Innego zdania są sądy. Zdaniem Naczelnego Sądu Administracyjnego za takie opóźnienie grozi grzywna, ale pracodawca nie ma w tym przypadku obowiązku wypłaty świadczeń urlopowych (wyrok z 1 marca 2007 r., I OSK 814/06). Natomiast Sąd Okręgowy w Warszawie stanął na stanowisku, że termin na powiadomienie pracowników o nieutworzeniu funduszu lub niewypłacaniu świadczenia urlopowego jest terminem instrukcyjnym, a jego przekroczenie nie powoduje obowiązku wypłaty świadczeń. Za takie postępowanie zdanim sądu pracodawcy nie grozi też kara grzywny.

Należy jednak przyjąć, że brak takiej informacji dla pracowników oznacza, że pracodawca w danym roku, na zasadzie wyboru, albo tworzy fundusz, albo wypłaca świadczenie urlopowe.

Fragment pisma do pracowników o rezygnacji z działalności socjalnej przez pracodawcę, u którego nie obowiązują przepisy wewnątrzzakładowe

„Na podstawie art. 3 ust. 3a ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (DzU z 1996 r. nr 70, poz. 335 ze zm.) informuję, że w 2009 r. nie tworzę zakładowego funduszu świadczeń socjalnych oraz nie wypłacam świadczeń urlopowych, o których mowa w tej ustawie.”

Fragment pisma do pracowników o rezygnacji z tworzenia funduszu i zmniejszeniu wysokości świadczenia urlopowego przez pracodawcę, u którego nie obowiązują przepisy wewnątrzzakładowe

Na podstawie art. 3 ust. 3a ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (DzU z 1996 r. nr 70, poz. 335 ze zm.) informuję, że w 2009 r. nie tworzę zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Na 2009 r. ustalam świadczenie urlopowe w wysokości 20% przeciętnego wynagrodzenia w gospodarce narodowej, stanowiącego ustawową podstawę naliczania odpisu na zfśs w 2009 r.

Dla przejrzystości przepisów i zgodnie z zasadą pewności regulacji prawnych nie polecam wprowadzania zmian w uprawnieniach socjalnych pracowników w trakcie roku kalendarzowego. Najlepiej przygotować odpowiednie regulacje w danym roku i wprowadzić je z mocą obowiązującą od 1 stycznia następnego roku.

Wykorzystanie środków zfśs zgromadzonych z lat poprzednich

Nawet w przypadku rezygnacji z funduszu jego niewykorzystane środki z lat poprzednich zgromadzone na rachunku bankowym należy do końca wykorzystać zgodnie z przeznaczeniem, tzn. na działalność socjalną według zasad określonych w regulaminie funduszu. Fundusz socjalny jest bowiem funduszem specjalnym, a zgromadzone na nim środki finansowe nie mogą być wydatkowane na inne cele niż organizowanie przez pracodawcę działalności socjalnej na rzecz osób uprawnionych oraz dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych (art. 1 ust. 1 ustawy o zfśs).

Sprzeczne z ustawą o zfśs jest przenoszenie przez pracodawców środków zgromadzonych na rachunku zfśs, np. na zasilenie środków obrotowych firmy oraz ich wykorzystywanie na regulowanie pozasocjalnych zobowiązań (m.in. wobec ZUS lub organów skarbowych).

PRZYKŁAD

Firma przez wiele lat tworzyła zfśs. Nie wykorzystywała wszystkich środków na działalność socjalną. W związku z tym stan niewykorzystanych środków narastał z końcem każdego roku kalendarzowego. Środki zgromadzone na rachunku zfśs niewykorzystane w danym roku kalendarzowym przechodzą bowiem na następny rok. Obecnie oszczędności są duże i mając świadomość braku możliwości wykorzystania tej nadwyżki na inne cele niż socjalne pracodawca przedstawił związkom zawodowym propozycję wprowadzenia do regulaminu wynagradzania postanowienia o nietworzeniu funduszu przez najbliższe 3 lata. Zgromadzone środki funduszu pozwalają bowiem na bieżącą obsługę działalności socjalnej, a nawet na podwyższenie wysokości zapewnianych do tej pory niektórych świadczeń socjalnych. Związki zawodowe wyraziły zgodę na propozycję pracodawcy. W związku z tym przez kolejne 3 lata fundusz w zakładzie nie będzie tworzony. Pracownicy będą jednak mogli przez te lata, aż do wykorzystania finansów, korzystać ze zgromadzonych środków funduszu, które mogą być wykorzystane tylko do tych celów.

• art. 1 ust. 1, art. 3, art. 4, art. 8, art. 11, art. 12 ust. 1 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (DzU z 1996 r. nr 70, poz. 335 ze zm.),

• art. 77², art. 241⁹ § 1 Kodeksu pracy.

Jadwiga Stefaniak

specjalista w zakresie zfśs

Orzecznictwo uzupełniające:

• Pracodawca administrujący środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych nie może ich wydatkować niezgodnie z regulaminem zakładowej działalności socjalnej, którego postanowienia nie mogą być sprzeczne z zasadą przyznawania świadczeń według kryterium socjalnego, tj. uzależniającego przyznawanie ulgowych usług i świadczeń wyłącznie od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu. (Wyrok Sądu Najwyższego z 20 sierpnia 2001 r., I PKN 579/00, OSNP 2003/14/331)