REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Na jakich zasadach pracodawca może kontrolować pracowników

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Beata Naróg
Usługi i Doradztwo Kadrowe. Szkolenia
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Pracodawcy coraz częściej decydują się kontrolować swoich pracowników. Zagadnienia dotyczące zakresu tej kontroli nie zostały uregulowane wprost w przepisach prawa pracy. Dlatego kontrolując pracowników pracodawcy powinni uważać, aby nie naruszać przy tym ich prywatności.

Sfera prywatności każdego człowieka jest chroniona na podstawie przepisów Konstytucji RP. Konstytucja zapewnia, że:

REKLAMA

• każdy ma prawo do ujawniania informacji o sobie tylko w takim zakresie, w jakim chce, jakikolwiek obowiązek ujawnienia określonych danych może być nałożony tylko przepisami ustawy,

• życie rodzinne, prywatne, cześć i dobre imię każdego człowieka podlega ochronie prawnej,

• każdy człowiek ma prawo do wolności i ochrony tajemnicy komunikowania się.

Gwarantowane konstytucją prawo do wolności i prywatności jest chronione przepisami prawa cywilnego oraz przepisami ustawy o ochronie danych osobowych (art. 51 konstytucji).

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Ochrona dóbr osobistych

Jedną z podstawowych zasad prawa pracy jest obowiązek poszanowania przez pracodawcę godności i innych dóbr osobistych pracownika (art. 111 Kodeksu pracy). Zatem obowiązkiem pracodawcy będzie zapewnienie takich warunków pracy, w których nie będzie dochodzić do naruszania dóbr osobistych. Dlatego o stosowanych zasadach i metodach kontroli, a także o jej zakresie pracownicy muszą być poinformowani.

Uregulowania dotyczące kontroli pracowników mogą zostać zawarte:

• w układzie zbiorowym pracy - jeżeli u danego pracodawcy obowiązuje taki akt,

• w regulaminie pracy - w przypadku pracodawców zatrudniających minimum 20 pracowników,

• w sposób przyjęty u danego pracodawcy (np. w formie zarządzenia, przez wywieszenie na tablicy ogłoszeń lub doręczenie dokumentu każdemu pracownikowi) - w przypadku pracodawców, którzy nie mają obowiązku tworzenia regulaminu pracy.

Zakres i metody kontroli powinny być ustalane zgodnie z zasadą adekwatności do celu, jaki pracodawca chce osiągnąć. Przekroczenie powyższej zasady - adekwatności do celu - może skutkować naruszeniem dóbr osobistych pracownika.

Formy kontroli pracowników

Sposoby kontroli pracowników mogą być różne. Są one uzależnione z reguły od rodzaju wykonywanej pracy. Poniżej przedstawiamy najczęściej stosowane w praktyce formy kontroli pracowników.

Monitoring video

REKLAMA

Kamery video są instalowane coraz powszechniej, a celem tego typu monitoringu jest przede wszystkim zapewnienie bezpieczeństwa pracowników. Szczególnie mogą sprawdzić się w pomieszczeniach kasowych, w salach, w których są obsługiwani interesanci, w magazynach itp.

Tak jak w przypadku innych kontroli, o zainstalowaniu kamer pracownicy powinni być poinformowani przez pracodawcę. Pracodawca nie musi natomiast uzyskiwać zgody pracowników na prowadzenie monitoringu video.

WAŻNE!

Bezwzględnie nie można montować kamer w szatniach, toaletach, łazienkach, przebieralniach.

Monitoring video pracowników mieści się w sferze ochrony danych osobowych. Nagranie pracowników, a później przechowywanie taśmy jest przetwarzaniem danych osobowych. Przetwarzanie danych osobowych pracownika innych niż bezpośrednio związanych ze stosunkiem pracy jest dopuszczalne tylko wówczas, gdy pracownik wyrazi na to zgodę lub przetwarzanie danych jest podyktowane usprawiedliwionymi celami pracodawcy (tym celem, jak wskazano wyżej, mogą być względy bezpieczeństwa, zabezpieczenie przed kradzieżą itp.).

Nagrywając pracowników za pomocą kamery i tym samym ingerując w pewną sferę prywatności pracownika, pracodawca powinien działać w granicach prawa. Powinien dołożyć szczególnej staranności w celu ochrony osób, których dane są przetwarzane, a w szczególności powinien zapewnić, aby dane te były:

• przetwarzane zgodnie z prawem,

• zbierane dla oznaczonych, zgodnych z prawem celów i

• niepoddawane dalszemu przetwarzaniu, które jest niezgodne z celem tego przetwarzania.

Zatem nagrania należy przechowywać nie dłużej niż to jest konieczne oraz zapewnić taki sposób ich przechowywania, aby niepowołane osoby nie miały do nich dostępu.

Kontrola poczty tradycyjnej

REKLAMA

Zarówno pracodawca, jak i przełożeni pracownika mają prawo kontrolować służbową pocztę pracownika, która wpłynęła drogą tradycyjną, za pośrednictwem poczty. Dopuszczalność takiej kontroli wynika z uprawnień pracodawcy lub osób kierujących zakładem w jego imieniu. Brak takiej możliwości skutkowałby pozbawieniem pracodawcy efektywnego realizowania prowadzonej działalności.

Problem może pojawić się wtedy, gdy pracownik otrzyma list prywatny adresowany na zakład pracy (np. taki adres wskazał do korespondencji). Na wykorzystanie adresu pracodawcy jako adresu do korespondencji pracownik powinien uzyskać zgodę pracodawcy. Jeżeli jednak nawet taką zgodę otrzyma, nie można wykluczyć sytuacji, w której dojdzie do przypadkowego naruszenia tajemnicy korespondencji, szczególnie w dużych firmach, gdzie ewidencjonowaniem wpływającej poczty zajmują się kancelarie.

W razie gdy prywatna korespondencja pracownika będzie kierowana na adres pracodawcy, należy poinformować o tym pracowników zajmujących się rejestrowaniem poczty, tak aby cała i nienaruszona dotarła do adresata. W razie przypadkowego otwarcia koperty, pracownikowi należy wyjaśnić zaistniałą sytuację i bezwzględnie nie wolno rozpowszechniać informacji, które w ten sposób zostały uzyskane.

Kontrola poczty elektronicznej pracowników

Służbowa poczta elektroniczna stanowi obecnie jeden z podstawowych sposobów komunikowania się pracowników w obrębie firmy, a także z przedstawicielami firm zewnętrznych. Często jednak zdarza się, że poczta firmowa jest wykorzystywana do celów prywatnych.

Pracodawcy chcąc egzekwować efektywne wykorzystanie czasu pracy, chcieliby również kontrolować elektroniczną korespondencję pracowników.

Do prywatnych listów przesyłanych za pośrednictwem poczty e-mail nie powinny mieć dostępu osoby postronne, w tym pracodawca. Trzeba jednak pamiętać, że wszelkie przesyłane tą drogą wiadomości (a nawet całe skrzynki pocztowe) mogą być archiwizowane na serwerach firmowych. Dostęp do nich mogą mieć zatem nie tylko przełożeni, ale również informatycy. Gromadzone w ten sposób informacje niekoniecznie muszą stanowić przejaw kontroli pracowników. Ich przechowywanie wiąże się najczęściej z zachowaniem kopii bezpieczeństwa adresów lub poczty służbowej.

WAŻNE!

W przypadku przechowywania poczty służbowej na serwerach pracodawcy nie wolno przeglądać i udostępniać ewentualnej korespondencji prywatnej pracowników.

Rzecznik Praw Obywatelskich stanął na stanowisku, że elektroniczna poczta służbowa pracowników nie może być kontrolowana przez pracodawców. Jednak zasada ta w praktyce może być ograniczona np. ze względu na wyżej wskazane archiwizowanie dokumentów.

Nie wolno również zapominać, że poczta firmowa przede wszystkim powinna być wykorzystywana do celów służbowych. Zatem zabronienie pracodawcy możliwości jej kontroli czy przeglądania mogłoby w konsekwencji prowadzić do ograniczenia jego uprawnień. Pracownik korespondując z innymi pracownikami lub kontrahentami realizuje zadania służbowe, działając w interesie pracodawcy.

Dlatego analogicznie jak w przypadku tradycyjnych pism przesyłanych drogą pocztową, treść maili służbowych nie może być dla pracodawcy niedostępna. Jednak jeżeli w trakcie przeglądania korespondencji służbowej pracodawca lub przełożony natrafi na listy prywatne, bezwzględnie nie powinny być one przez niego czytane, przechowywane czy rozpowszechniane. Poczta pracownika nie powinna być kontrolowana tylko w celu zapoznania się z jej treścią i „wyłapywania” ewentualnych prywatnych treści.

W praktyce nie można wykluczyć sytuacji, w których przeglądanie służbowych maili będzie koniecznością, np. w celu poznania dokonanych przez pracownika tą drogą uzgodnień z kontrahentem w związku z długotrwałą nieobecnością pracownika.

Dopuszczalne jest również całkowite zakazanie wykorzystania poczty służbowej do celów prywatnych.

Kontrolowanie stron internetowych

Podobnie jak poczta elektroniczna, dostęp do Internetu może być bardzo ważnym elementem wykonywanej pracy, przede wszystkim przez możliwość szybkiego pozyskiwania informacji niezbędnych do wykonywania pracy. Udostępnione pracownikom łącza internetowe mogą być również wykorzystywane przez pracowników do przeglądania stron w celach prywatnych. W skrajnych przypadkach surfowanie może prowadzić do spadku efektywności pracy i poświęcania większości czasu sprawom prywatnym.

Kontrola przeglądanych przez pracowników stron internetowych przede wszystkim jest uzasadniona kwestią sprawdzenia sposobu wykorzystywania przez pracownika czasu pracy. Ponadto z niektórych stron pracownik może również przypadkiem ściągnąć niebezpieczne wirusy, co w konsekwencji może doprowadzić do utraty lub zniszczenia istotnych dla firmy danych.

Z drugiej strony informacje o przeglądanych stronach mogą umożliwić pracodawcy stworzenie pewnego profilu pracownika, jego zainteresowań, problemów zdrowotnych itp. Ten zakres informacji wykracza poza ustawowe uprawnienia pracodawcy.

Zatem kontrola przeglądanych stron internetowych powinna służyć tylko wyżej wskazanym celom bezpieczeństwa i efektywności pracy.

W powyższej kwestii, podobnie jak w przypadku poczty elektronicznej, najlepsza jest profilaktyka, czyli ustalenie zasad korzystania z Internetu w miejscu pracy oraz zablokowanie dostępu do stron, które ewidentnie nie mają związku z wykonywaną pracą (np. stron pornograficznych itp.).

Przeszukania

Również w tym przypadku możliwość kontroli przez pracodawcę np. zawartości toreb pracowników powinna być przewidziana w wewnętrznych przepisach regulujących porządek i organizację pracy. Dopuszczalność przeszukiwania pracowników została potwierdzona orzeczeniem Sądu Najwyższego z 13 kwietnia 1972 r. (sygn. akt IPR 153/72, OSNC 1972/10/184), w którym sąd stwierdził, że „stosowane szeroko w ramach przepisów regulaminów pracy lub ustalonych zwyczajów przeszukiwanie członków załogi w celu zapobiegania wynoszeniu mienia z zakładów pracy jest zgodne z prawem i nie narusza dóbr osobistych pracowników (art. 23 i 24 Kodeksu cywilnego) wówczas, gdy pracownicy zostali uprzedzeni o możności stosowania tego rodzaju kontroli”.

WAŻNE!

Uprawnienie pracodawcy do przeszukania pracowników nie może być mylone z rewizją, do jakiej są uprawnione organy ścigania.

Kontrola pracodawcy powinna ograniczyć się do wglądu w siatki lub torby. Szczegółowa rewizja osobista będzie już godzić w dobra osobiste pracownika.

W razie uzasadnionego podejrzenia, że pracownik kradnie mienie pracodawcy, najlepiej zgłosić ten fakt policji.

PRZYKŁAD

Pracodawca prowadzący sklep spożywczy wyznaczył pracownikom szafki zamykane na zamki patentowe, w których pracownicy mają zostawiać swoje rzeczy osobiste (w tym torby, siatki itp.). Ponadto w regulaminie pracy określił, że po zakończeniu pracy pracodawca lub upoważniona przez niego na piśmie osoba może zażądać przedłożenia zawartości toreb lub siatek będących własnością pracownika oraz opróżnienia kieszeni. W regulaminie ustalono również, że pracownik, który w czasie godzin pracy chce dokonać zakupu na swój użytek jakiegoś towaru, powinien ten fakt zgłosić pracodawcy, a do zakupionego towaru dołączyć paragon. Takie postępowanie pracodawcy jest prawidłowe.

W przepisach wewnątrzzakładowych należy zatem określić, kto, kiedy i jakich czynności może dokonywać w przypadku przeszukania pracownika.

Pytania i odpowiedzi

(?) Czy pracowników wychodzących z zakładu pracy mogę kontrolować za pomocą wykrywacza metali?

W przypadku gdy zachodzi ryzyko kradzieży przez pracowników cennych materiałów metalowych będących własnością pracodawcy, które są niewielkich rozmiarów i które łatwo ukryć w torbach lub w odzieży, pracodawca mógłby użyć wykrywacza metali jako środka kontroli pracowników (np. instalując bramki w przejściach). Jeżeli jednak nie będzie takiego celu, jak szczególna ochrona majątku pracodawcy, wówczas użycie wykrywacza metali byłoby zbyt daleko posuniętą metodą kontroli. Przykładowo, w przypadku pracodawców prowadzących sklep spożywczy lub warzywniczy trudno byłoby znaleźć uzasadnienie dla tego typu kontroli. Tak jak w przypadku innych form monitoringu, pracownicy powinni zostać poinformowani o tego rodzaju kontroli.

Pracodawca ustalając zakres i metody kontroli pracowników powinien pamiętać o zasadzie adekwatności stosowanych środków do celu. Przede wszystkim należy ustalić, jakiemu celowi taka kontrola miałaby służyć.

(?) Z portalu internetowego otrzymaliśmy wiadomość, że ktoś z naszej firmowej sieci komputerowej uczestniczy w forum tego portalu, na którym zamieszcza treści o charakterze faszystowskim. Służby informatyczne ustaliły, który z pracowników dopuszczał się takich działań. Czy w związku z powyższym mogę wyciągnąć wobec tego pracownika konsekwencje?

Może Pan nałożyć na pracownika karę regulaminową (upomnienia lub nagany) za tego typu działanie. Pracownik wykorzystywał bowiem komputer i dostęp do Internetu niezgodnie z jego przeznaczeniem, czyli do celów niezwiązanych ze świadczeniem pracy. Ponadto treść zamieszczanych na forum wypowiedzi może skutkować nawet wszczęciem postępowania przez organy ścigania.

Oprócz kary regulaminowej ma Pan również prawo niewypłacenia wynagrodzenia za czas, który pracownik poświęcił na udział w forum, zamiast wykonywać obowiązki służbowe. Programy służące do kontroli przeglądanych stron internetowych rejestrują również czas spędzony na danej witrynie, liczbę odsłon itp.

W przypadku gdy w wyniku kontroli okaże się, że pracownik przeważającą część dni pracy poświęcał na prywatne surfowanie po Internecie - może to stanowić również podstawę rozwiązania umowy o pracę za wypowiedzeniem.

(?) Prowadzę sklep jubilerski. W celu zwiększenia bezpieczeństwa zamierzam zainstalować monitoring wideo. Czy mogę również zainstalować urządzenie do nagrywania rozmów?

Zainstalowanie urządzenia nagrywającego rozmowy pracowników i klientów wkracza w sferę prywatności i jest dopuszczalne tylko na podstawie przepisów odpowiedniej ustawy. We wszelkich innych przypadkach mogłoby być użyte tylko za zgodą zarówno pracowników, jak i klientów. Jednak nawet zakładając, że uzyskałby Pan taką zgodę, w mojej ocenie doszłoby w tym przypadku do naruszenia zasady adekwatności stosowanych środków do celu, jaki chce Pan osiągnąć, czyli zwiększenia bezpieczeństwa. Do zapobieżenia (zminimalizowania) ryzyka kradzieży wystarczy monitoring video.

Ponadto przez nagrywanie rozmów mógłby Pan doprowadzić do spadku obrotów (klienci wybieraliby sklepy, w których mogą czuć się swobodnie), zaś u pracowników świadomość, że są nagrywani, mogłaby skutkować wzrostem stresu związanego z pracą, a tym samym prowadzić do spadku wydajności pracy.

Niedozwolone przepisami prawa jest instalowanie ukrytych urządzeń podsłuchowych bez wiedzy i zgody osób nagrywanych.

• art. 47, art. 49, art. 51 Konstytucji RP,

• art. 23 Kodeksu cywilnego,

• art. 111, art. 221 Kodeksu pracy,

• art. 1, art. 6, art. 23 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (DzU z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm.).

Beata Naróg

specjalista w zakresie prawa pracy, były wieloletni pracownik Państwowej Inspekcji Pracy

Zapisz się na newsletter
Zakładasz firmę? A może ją rozwijasz? Chcesz jak najbardziej efektywnie prowadzić swój biznes? Z naszym newsletterem będziesz zawsze na bieżąco.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Polska inwestycyjna zapaść – co hamuje rozwój i jak to zmienić?

Od 2015 roku stopa inwestycji w Polsce systematycznie spada. Choć może się to wydawać abstrakcyjnym wskaźnikiem makroekonomicznym, jego skutki odczuwamy wszyscy – wolniejsze tempo wzrostu gospodarczego, mniejszy przyrost zamożności, trudniejsza pogoń za Zachodem. Dlaczego tak się dzieje i czy można to odwrócić? O tym rozmawiali Szymon Glonek oraz dr Anna Szymańska z Polskiego Instytutu Ekonomicznego.

Firma za granicą jako narzędzie legalnej optymalizacji podatkowej. Fakty i mity

W dzisiejszych czasach, gdy przedsiębiorcy coraz częściej stają przed koniecznością konkurowania na globalnym rynku, pojęcie optymalizacji podatkowej staje się jednym z kluczowych elementów strategii biznesowej. Wiele osób kojarzy jednak przenoszenie firmy za granicę głównie z próbą unikania podatków lub wręcz z działaniami nielegalnymi. Tymczasem, właściwie zaplanowana firma za granicą może być w pełni legalnym i etycznym narzędziem zarządzania obciążeniami fiskalnymi. W tym artykule obalimy popularne mity, przedstawimy fakty, wyjaśnimy, które rozwiązania są legalne, a które mogą być uznane za agresywną optymalizację. Odpowiemy też na kluczowe pytanie: czy polski przedsiębiorca faktycznie zyskuje, przenosząc działalność poza Polskę?

5 sprawdzonych metod pozyskiwania klientów B2B, które działają w 2025 roku

Pozyskiwanie klientów biznesowych w 2025 roku wymaga elastyczności, innowacyjności i umiejętnego łączenia tradycyjnych oraz nowoczesnych metod sprzedaży. Zmieniające się preferencje klientów, rozwój technologii i rosnące znaczenie relacji międzyludzkich sprawiają, że firmy muszą dostosować swoje strategie, aby skutecznie docierać do nowych odbiorców. Dobry prawnik zadba o zgodność strategii z przepisami prawa oraz zapewni ochronę interesów firmy. Oto pięć sprawdzonych metod, które pomogą w pozyskiwaniu klientów w obecnym roku.

Family Business Future Summit - podsumowanie po konferencji

Pod koniec kwietnia niniejszego roku, odbyła się druga edycja wydarzenia Family Business Future Summit, które dedykowane jest przedsiębiorczości rodzinnej. Stolica Warmii i Mazur przez dwa dni gościła firmy rodzinne z całej Polski, aby esencjonalnie, inspirująco i innowacyjne opowiadać i rozmawiać o sukcesach oraz wyzwaniach stojących przed pionierami polskiej przedsiębiorczości.

REKLAMA

Fundacja rodzinna po dwóch latach – jak zmienia się myślenie o sukcesji?

Jeszcze kilka lat temu o sukcesji w firmach mówiło się niewiele. Przedsiębiorcy odsuwali tę kwestię na później, często z uwagi na brak gotowości, aby się z nią zmierzyć. Mówienie o śmierci właściciela, przekazaniu firmy i zabezpieczeniu rodziny wciąż należało do tematów „na później”.

Potencjał 33 GW z wiatraków na polskim morzu. To 57% zapotrzebowania kraju na energię. Co dalej z farmami wiatrowymi w 2026 i 2027 r.

Polski potencjał na wytwarzanie energii elektrycznej z wiatraków na morzu (offshore) wynosi 33 GW. To aż 57% rocznego zapotrzebowania kraju na energię. W 2026 i 2027 r. powstaną nowe farmy wiatrowe Baltic Power i Baltica 2. Jak zmieniają się przepisy? Co dalej?

Jak zwiększyć rentowność biura rachunkowego bez dodatkowych wydatków?

Branża księgowa to jedna z dziedzin, w których wynagrodzenie za świadczone usługi często jest mocno niedoszacowane, mimo tego, że błędy w księgowości mogą skutkować bardzo poważnymi konsekwencjami dla przedsiębiorców. W związku z tak doniosłą rolą biur rachunkowych powinny one dbać o poziom rentowności, który pozwoli właścicielom skupić się na podnoszeniu jakości świadczonych usług oraz większego spokoju, co niewątpliwie pozytywnie wpływa na dobrostan właścicieli biur oraz ich pracowników.

Samozatrudnieni i małe firmy w odwrocie? wzrasta liczba likwidowanych i zawieszanych działalności gospodarczych, co się dzieje

Według znawców tematu, czynniki decydujące ostatnio o likwidacji takich firm nie różnią się od tych sprzed roku. Znaczenie mają m.in. koszty prowadzenia biznesu, w tym składki zusowskie, a także oczekiwania finansowe pracowników.

REKLAMA

Szybki wzrost e-commerce mocno zależny od rozwoju nowych technologii: co pozwoli na zwiększenie zainteresowania zakupami online ze strony klientów

E-commerce czyli zakupy internetowe przestają być jedynie wygodną alternatywą dla handlu tradycyjnego – stają się doświadczeniem, którego jakość wyznaczają nie tylko oferta i cena, lecz także szybkość, elastyczność i przewidywalność dostawy oraz prostota ewentualnego zwrotu.

Przedsiębiorczość w Polsce ma się dobrze, mikroprzedsiębiorstwa minimalizując ryzyko działalności gospodarczej coraz częściej zaczynają od franczyzy

Najliczniejszą grupę firm zarejestrowanych w Polsce stanowią mikroprzedsiębiorstwa, a wśród nich ponad 87 tys. to podmioty działające w modelu franczyzowym. Jak zwracają uwagę ekonomiści ze Szkoły Głównej Handlowej, Polska jest liderem franczyzy w Europie Środkowo-Wschodniej.

REKLAMA