Jak pracodawca może kontrolować swoich pracowników

Prawo pracy nie określa wprost zakresu ochrony pracowników przed ich kontrolowaniem w miejscu pracy. Pewne zasady tej ochrony wynikają jednak z art. 11¹ kodeksu pracy. Zgodnie z nim pracodawca jest zobowiązany szanować godność i inne dobra osobiste pracownika, czyli np. jego wizerunek, tajemnicę korespondencji lub cześć. Dodatkowo art. 22¹ kodeksu wyraźnie wskazuje, jakich informacji o pracowniku może żądać pracodawca. Zawarty w nim katalog danych, obejmujący m.in. imię i nazwisko, miejsce zamieszkania czy wykształcenie, ma charakter zamknięty. Oznacza to, że pracodawca nie może żądać od pracownika innych danych, nawet jeśli usprawiedliwia to koniecznością nadzoru jego pracy.

Ogólna ochrona

Przełożeni, którzy w jakikolwiek sposób chcą inwigilować swoich pracowników, muszą najpierw powiadomić ich o zastosowaniu konkretnej formy kontroli oraz ustalić jej reguły. Jeśli tego nie zrobią, podwładni mogą dochodzić roszczeń z tytułu naruszenia ich dóbr osobistych. Poszkodowani pracownicy mogą w szczególności domagać się od pracodawcy dopełnienia czynności potrzebnych do usunięcia skutków naruszenia (np. poprzez złożenie oświadczenia o odpowiedniej treści), zadośćuczynienia pieniężnego lub zapłaty na wskazany cel społeczny. Mają także prawo do złożenia skargi do generalnego inspektora ochrony danych osobowych oraz do dochodzenia swoich roszczeń w drodze postępowania sądowego (na podstawie art. 23 i 24 kodeksu cywilnego).

W ostatnim z wymienionych przypadków rozmiar szkody, jaką z tytułu inwigilacji poniósł pracownik, ustala sąd. Nie jest to łatwe zadanie, wciąż brakuje bowiem ugruntowanego orzecznictwa w sprawach o inwigilację w miejscu pracy. Dla przykładu w sytuacji kontrolowania poczty elektronicznej sąd musi wziąć pod uwagę dwie sprzeczne ze sobą zasady: ochronę tajemnicy korespondencji oraz zasadę właściwego użytkowania mienia powierzonego przez pracodawcę.

Ze względu na znaczne zróżnicowanie form kontroli pracowników (np. przeszukanie, użycie kamer video, wariografu czy programów szpiegujących komputer) różny jest także zakres uprawnień i obowiązków pracodawców związanych z zastosowaniem konkretnej metody inwigilowania podwładnych. Wykorzystanie niektórych wiąże się np. z koniecznością uzyskania zgody pracownika.

Kontrola osobista

Zgodnie z art. 100 k.p. pracownik jest zobowiązany do przestrzegania regulaminu pracy i ustalonego w zakładzie porządku. W regulaminie mogą znaleźć się np. zasady poddawania pracowników osobistej kontroli przy opuszczaniu zakładu pracy oraz zakaz przebywania na terenie zakładu pracowników będących pod wpływem alkoholu.

Stosowanie przeszukania pracowników w celu zapobieżenia wynoszeniu mienia pracodawcy jest zgodne z prawem i nie narusza dóbr osobistych pracowników, jeśli zostali oni uprzedzeni o możliwości stosowania tego rodzaju kontroli, a pracodawca nie nadużywa swego prawa (wyrok SN z 3 kwietnia 1972 r., I PR 153/72, OSNC 1972/10/184).

Badania alkomatem

Z kolei w przypadku sprawdzania trzeźwości pracowników podwładni nie mają prawnego obowiązku poddania się badaniom alkomatem. Muszą jednak pamiętać, że odmowa taka nie polepsza ich sytuacji, nie pozbawia także wiarygodności zeznań świadków tego zdarzenia (wyrok SN z 24 maja 1985 r., I PRN 39/85 OSNC 1986/ 1-2/23).

Przeprowadzenia badania stanu trzeźwości może natomiast żądać pracownik, jeżeli pracodawca zarzuca mu przebywanie w zakładzie pracy pod wpływem alkoholu. Sposób przeprowadzenia kontroli trzeźwości nie został uregulowany. Dlatego też jego wybór może zostać dokonany w sposób uzgodniony przez strony. Mogą one skorzystać np. z alkomatu. Pracownik może tez udać się na komisariat policji, aby tam poddać się kontroli.

Poczta i komputer

Komputer udostępniony pracownikowi stanowi własność pracodawcy jest narzędziem pracy i powinien być do niej wykorzystywany. Również poczta elektroniczna jest takim samym narzędziem pracy udostępnianym pracownikowi przez pracodawcę jak biurko, specjalistyczne maszyny czy inne urządzenia techniczne. Dlatego pracodawca ma prawo sprawdzić, czy narzędzia te są wykorzystywane zgodnie z ich przeznaczeniem. Nie ma przeszkód, aby szef wydał pracownikowi polecenie udostępnienia listy otrzymanych wiadomości (np. by sprawdzić, czy pracownik prawidłowo wykonuje powierzone obowiązki).

Podczas kontroli poczty elektronicznej przełożeni nie mogą jednak naruszyć zasady tajemnicy korespondencji. A to oznacza, że nawet jeśli w trakcie sprawdzania listy wiadomości zauważą, że z pracowniczego konta poczty elektronicznej były wysyłane prywatne maile, nie mogą zapoznać się z ich treścią.

Zdarza się, że pracodawca instaluje w komputerze pracownika oprogramowanie szpiegujące i w ten sposób dowiaduje się, jakie strony internetowe odwiedza pracownik, do kogo wysyła maile, a nawet poznaje hasła do prywatnej poczty. Zdobywa też informację o tym, jak długo podwładny pracuje przy komputerze. Aby nie narazić się na roszczenie pracownika z tytułu naruszenia dóbr osobistych, pracodawca powinien powiadomić pracownika zarówno o kontroli jego poczty elektronicznej, jak i o zainstalowaniu oprogramowania szpiegującego. Nie musi natomiast uzyskiwać na to zgody podwładnego, jeśli nie naruszy zasady tajemnicy korespondencji.

Nagrania wideo

W wielu zakładach pracy (np. w bankach, na stacjach benzynowych, zakładach przemysłowych) pracodawcy instalują kamery wideo, które monitorują pracowników. Czasami wymagają tego względy bezpieczeństwa. Przełożeni, którzy chcą zastosować taką formę kontroli podwładnych, muszą poinformować o tym pracowników. Nie mogą jednak instalować kamer we wszystkich pomieszczeniach zakładu pracy. Naruszeniem dóbr osobistych pracownika byłoby ich umieszczenie np. w toaletach, szatniach i pomieszczeniach socjalnych. Dodatkowo pracodawca może wykorzystywać pozyskane nagrania wideo tylko na użytek wewnętrzny firmy.

Sprawdzanie odcisków palców

W ostatnich latach coraz więcej firm wprowadza także ewidencję czasu pracy na podstawie instalacji czytników odcisków palców lub tęczówki oka. Stosowanie takich metod zapewnia także większe bezpieczeństwo np. przed przeciekiem nowoczesnych technologii do konkurencyjnych przedsiębiorstw. Warto jednak pamiętać, że pracodawca nie ma prawa żądać od pracownika przekazania szczególnych danych osobowych takich jak np. odciski palców. Zakres informacji, jakich pracodawca może domagać się, jest bowiem określony ustawowo i katalogu tego nie można dowolnie rozszerzać. Forma identyfikacji biometrycznej, zainstalowanej na potrzeby ewidencji czasu pracy, jest dopuszczalna jedynie w sytuacji, gdy pracownik wyrazi zgodę na udostępnienie swoich danych (czyli np. linii papilarnych lub struktury tęczówki oka).

Wariograf tylko za zgodą

Do badania swoich podwładnych pracodawcy coraz częściej używają także wykrywacza kłamstw. Najczęstszymi przyczynami przeprowadzania testów wariograficznych wśród pracowników są kradzieże, oszustwa oraz dbanie o bezpieczeństwo tajemnic firmy. Jednak pracodawcy sięgają po poligraf także w celu sprawdzenia lojalności podwładnych lub przeprowadzenia rekrutacji.

Poddanie się badaniom na wykrywaczu kłamstw nie może wynikać z polecenia służbowego. Wydaje się jednak, że można je przeprowadzać, jeśli pracownicy wyrażą na nie zgodę przed rozpoczęciem badania, znają jego cel i wiedzą, na czym będzie ono polegało. Przed samym badaniem muszą także poznać treść pytań, jakie mają być im zadane.

Testy wariograficzne nie mogą naruszać dóbr osobistych pracownika. W ich trakcie prowadzący badanie nie może więc pracownikowi zadawać np. pytań dotyczących ich prywatnego życia, konfliktów z prawem czy stosunku do innych pracowników.

PRAWA KONTROLOWANEGO PRACOWNIKA

Jeśli pracownik uzna, że kontrola narusza jego dobro osobiste:

• może domagać się od pracodawcy dopełnienia czynności potrzebnych do usunięcia skutków naruszenia (np. poprzez złożenie oświadczenia o odpowiedniej treści)

• ma prawo do żądania zadośćuczynienia pieniężnego

• może złożyć skargę do generalnego inspektora ochrony danych osobowych oraz do sądu (na podstawie art. 23 i 24 k.c.).

OBOWIĄZKI PRACODAWCY

Aby nie narazić się na zarzut naruszenia dóbr osobistych, pracodawca powinien:

• przed przeprowadzeniem kontroli uprzedzić pracownika, że zamierza skorzystać ze swojego uprawnienia (przedłożyć do podpisania oświadczenie lub zawrzeć taki zapis w umowie o pracę),

• przed zastosowaniem niektórych metod kontroli (np. poddanie badaniom wariograficznym, przeglądanie prywatnej poczty elektronicznej pracownika) powinien uzyskać zgodę podwładnego na ich przeprowadzenie.

UWAGA

Jeżeli w wyniku kontroli pracodawca wykaże, że pracownik nie przestrzega zasad porządku pracy w zakładzie, może nałożyć na niego karę porządkową

Z ORZECZNICTWA ETPC

Europejski Trybunał Praw CzŁowieka o prawie do prywatności w wyroku z 3 kwietnia - w sprawie Copland przeciwko Wielkiej Brytanii (no. 62617/00) - uznał, że pracownik ma prawo do prywatności, a to musi oznaczać, iż pracodawca nie może dowolnie sprawdzać np. korespondencji elektronicznej pracowników. Orzeczenie wydano w wyniku rozpatrywania sprawy pracownicy pewnej brytyjskiej uczelni, która poskarżyła się, że jej prywatne e-maile i rozmowy telefoniczne były czytane i podsłuchiwane przez dyrektora szkoły. Trybunał uznał, że rejestrowanie i przechowywanie prywatnych informacji naruszało prywatność i tajemnicę korespondencji oraz wykraczało poza reguły brytyjskiego prawa. Trybunał stwierdził, że sporadycznie istnieje konieczność monitorowania pracowników przez pracodawców, ale nie może to naruszać art. 8 Europejskiej Konwencji Praw Człowieka. Dotyczy on poszanowania życia prywatnego i rodzinnego i stanowi, że każdy ma prawo do poszanowania swojego życia prywatnego i rodzinnego, swojego mieszkania i korespondencji.

ŁUKASZ GUZA

lukasz.guza@infor.pl

Podstawa prawna

• Art. 11¹ i 22¹ ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

• Art. 23 i 24 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz.U. z 1964 r. nr 16, poz. 93 z późn. zm.).

• Art. 17 ust. 3 ustawy z 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (Dz.U. z 2007 roku nr 70, poz. 473).