Odliczanie VAT z faktury przesłanej w formie pliku PDF

Tak, faktury w formie zwykłego pliku PDF dają prawo do odliczenia podatku naliczonego, przy zachowaniu określonych warunków.

UZASADNIENIE

Zgodnie z §3 pkt 1 i 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 roku w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury, wyrażonej w formie pisemnej lub w formie elektronicznej. Pierwszym warunkiem prawidłowości otrzymywania faktur drogą mailową jest zatem uprzednie wyrażenie przez Państwa akceptacji tego sposobu przesyłania faktur, dokonane w odpowiedniej formie.

Kolejne warunki zawarte zostały w §4 cytowanego rozporządzenia. Zgodnie z powyższym przepisem, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. Zgodnie z §2 ust. 2 autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania bezpiecznego podpisu elektronicznego lub elektronicznej wymiany danych (EDI), należy jednak zauważyć, że są to tylko przykładowe metody, a użycie przez Ministra Finansów zwrotu „w szczególności”, sprawia, że katalog metod zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktur staje się katalogiem otwartym.

Zgodnie z §2 ust.1 pkt 1 rozporządzenia, przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. W praktyce najprościej jest zapewnić spełnienie tego warunku poprzez ustalenie z dostawcą adresu mailowego, z którego mogą być wysyłane faktury, najlepiej w momencie udzielania akceptacji, i przyjmowanie dokumentów tylko z tego źródła.

Najwięcej problemów w praktyce dostarcza spełnienie warunku zapewnienia integralności treści faktury. Zgodnie z §2 ust.1 pkt 2 rozporządzenia, przez integralność treści faktury rozumie się to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Od momentu wejścia w życie rozporządzenia, czyli od 1 stycznia tego roku do dzisiaj trwa dyskusja, czy przesyłanie faktur w formie niezabezpieczonego pliku PDF jest wystarczające dla zapewnienia integralności treści faktury, istnieją już jednak indywidualne interpretacje potwierdzające prawidłowość stosowania takiej metody.

W indywidualnej interpretacji numer IPPP3/443-468/11-2/JF z 12 maja 2011 roku Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie przychylił się do stanowiska podatnika, zgodnie z którym faktury elektroniczne przesyłane w formacie PDF spełniają obowiązek dokumentacyjny określony w art. 106 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług i stanowią podstawę do odliczenia podatku naliczonego.

W interpretacji tej działającego z upoważnienia Ministra Finansów Dyrektora Izby Skarbowej przekonała argumentacja wnioskodawcy, zgodnie z którą faktury wystawione w formacie PDF i przesyłane pocztą elektroniczną spełniają wymogi określone w Rozporządzeniu, ponieważ w takim samym stopniu jak faktury papierowe, pozwalają zidentyfikować pochodzenie faktury oraz uniemożliwiają zmianę danych, które powinna zawierać faktura. Wprawdzie faktem jest, że przy wykorzystaniu specjalistycznej wiedzy możliwe jest „podszywanie się” pod nadawcę wiadomości i takie zredagowanie jej treści aby sprawiała ona wrażenie pochodzącej od nadawcy. Istnieją również programy służące do obróbki graficznej dające możliwość zmiany zawartości faktury, Należy jednak mieć na uwadze, że jest to działanie przestępcze, a podobnej operacji sfałszowania dokumentu można dokonać w stosunku do faktury papierowej.

W tym miejscu należy jednak zwrócić uwagę na fakt, że faktury, o których mowa w cytowanej interpretacji, miały być wysyłane z komputera chronionego loginem i hasłem oraz obsługiwanego przez uprawnionego pracownika, który może opuścić swoje stanowisko pracy po uprzednim wylogowaniu się i wygaszeniu ekranu. Te środki bezpieczeństwa mają z pewnością wpływ na potwierdzenie przez organ podatkowy poprawności stosowanej metody.

W interpretacji IPTPP2/443-1/11-4/BM z 20 maja 2011 roku Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi zwrócił uwagę na jeszcze jeden element zapewniający integralność treści faktury wysyłanej w formacie PDF: „Stwierdzenie spełnienia warunku integralności treści faktury jest możliwe przez odniesienie treści faktury do obiektywnych warunków związanych z transakcją, którą faktura dokumentuje, jak chociażby zgodność z zamówieniem, z ilością otrzymanego towaru.” To stanowisko znajduje potwierdzenie w znowelizowanym art.233 ust.1 dyrektywy Rady 2006/112/UE, który stanowi o tym, że: „Każdy podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Można to zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.”

Biorąc pod uwagę wszystkie powyższe argumenty można stwierdzić, że wysyłanie faktury w formie zwykłego pliku PDF jest wystarczające, przy zachowaniu środków bezpieczeństwa dotyczących przesyłu i pod warunkiem, że faktura znajduje potwierdzenie w innych dokumentach biznesowych. Tak otrzymana faktura daje prawo do odliczenia podatku naliczonego.

Ewa Konarska