REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

E-faktura w pigułce

Sadowska Agnieszka
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Faktura elektroniczna miała być w zamyśle ustawodawców ułatwieniem obrotu dokumentów w działalności gospodarczej. Stała się niestety źródłem sporów pomiędzy organami podatkowymi i kontrolnymi a podatnikami.

Dyskusja jest szczególnie gorąca w przypadku przesyłania faktury pomiędzy kontrahentami w formie pliku będącego załącznikiem do wiadomości przesłanej przez internet. Najwięcej obaw ze strony urzędów dotyczy:

REKLAMA

• dokonywania zmian w tak przesłanym dokumencie przez osoby nieuprawnione,

• podszywania się przez osoby trzecie pod wystawcę (tworzenie fikcyjnych dokumentów)

• trudności w ustaleniu daty otrzymania faktury przez odbiorcę, co jest istotne dla potrzeb rozliczenia VAT.

Dlatego faktura wysłana pocztą zwykłą nie budzi podejrzeń urzędów, a ta sama faktura wysłana pocztą elektroniczną - tak.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Jakie wymogi powinna spełniać faktura elektroniczna, by zaakceptował ją każdy urząd?

Są to wszystkie wymogi, jakie powinna spełniać faktura jako dokument księgowy, w rozumieniu ustawy o rachunkowości oraz ustawy o podatku od towarów i usług (VAT). Niestety, musi być dodatkowo zabezpieczona podpisem elektronicznym, weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Jeśli chcemy uprościć wymianę dokumentów z odbiorcą, możemy skorzystać z tzw. wymiany danych elektronicznych (EDI), zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.

Wystawienie faktury elektronicznej

Zanim wystawimy komukolwiek e-fakturę, musimy uzyskać zgodę naszego odbiorcy na taki obrót dokumentów. Odbiorca udziela zgody na piśmie lub drogą elektroniczną. W przypadku korzystania z internetu, akceptacja klienta musi być potwierdzona podpisem elektronicznym. E-faktury można wystawiać od następnego dnia po otrzymaniu zgody odbiorcy. Istnieją już na rynku programy pozwalające na wystawianie, automatyczne księgowanie i archiwizację faktur elektronicznych.

Kiedy wybrać podpis elektroniczny, a kiedy EDI?

REKLAMA

Jeśli nie mamy stałej grupy odbiorców, warto zastosować podpis elektroniczny, bowiem trudno od jednorazowych klientów wymagać dostosowania ich systemu do naszego. Jeśli zaś współpracujemy ze stałą grupą, można skorzystać z wymiany danych elektronicznych (EDI). Metoda ta polega na wymianie danych fakturowych między systemami komputerowymi wystawcy i odbiorcy. Dane są przesyłane w ustrukturyzowanym formacie. Wymaga to zestawienia specjalnych narzędzi u wystawcy i odbiorcy. Takie wymogi nie są ani konieczne, ani nawet potrzebne w przypadku zastosowania podpisu elektronicznego. Wtedy odbiorca weryfikuje autentyczność dokumentu otwierając certyfikat e-podpisu.

Ponieważ, zgodnie z przepisami dotyczącymi wystawiania i archiwizacji e-faktur, ich treść musi być identyczna u wystawcy i odbiorcy (integralność danych), nie znajdziemy na nich rozróżnienia oryginał/kopia. To sytuacja, w której mamy pozornie „dwa oryginały”. Tak naprawdę to jeden i ten sam dokument, zgodny z zapisami ustawy.

Podpisywanie faktury elektronicznej

Jak wiadomo, na fakturze wystawionej w formie papierowej nie jest wymagany podpis wystawcy. W przypadku faktury elektronicznej mamy sytuację, w której w zależności od przyjętego sposobu obrotu tymi dokumentami, podpisujemy lub nie. I tak: jeśli wybraliśmy z naszym odbiorcą wymianę danych elektronicznych (transfer z komputera do komputera, odpowiednio zestawione systemy), to taka faktura nie wymaga podpisu. Jeśli zaś wykupiliśmy certyfikat i korzystamy z bezpiecznego podpisu elektronicznego, to właśnie nim „podpisujemy” fakturę. Proszę pamiętać, że jest to wirtualny podpis i nie ma nic wspólnego z dawnym sposobem podpisywania faktur, znanym bardziej doświadczonym pracownikom z czasów, gdy wprowadzano w Polsce podatek od towarów i usług.

Akceptację odbiorcy, wyrażoną jego podpisem, ustawodawcy znieśli już dość dawno temu. W przypadku formy elektronicznej nie ma nawet takiej możliwości.

Jak wystawić duplikat lub fakturę korygującą do e-faktury

Ustawodawca przyjął zasadę, że faktury korygujące i duplikaty do faktur wystawionych i przesyłanych w formie elektronicznej wystawia się i przesyła w tej samej formie.

REKLAMA

Gdyby się jednak zdarzyło, że nie mamy takiej możliwości (np. odbiorca cofnął akceptację otrzymywania e-faktur lub wystąpiła awaria naszego systemu) ustawodawca dopuszcza możliwość wystawienia dokumentu w formie papierowej. Musimy jednak umieścić adnotację, że dotyczy on faktury elektronicznej.

W przypadku najgorszym, w którym system fakturowania nie przewiduje wystawiania korekt i duplikatów, możemy być narażeni na spór z urzędem. Spotkałam się już z interpretacjami urzędów skarbowych, w których wskazywano na dopuszczalne incydentalne korzystanie z „mieszanej” formy wystawiania duplikatów i korekt. Tak oczywiście być może, ale nie musi.

Czy i kiedy drukować e-fakturę

Fakturą elektroniczną, w rozumieniu ustawy, jest zapis w formie, w jakiej został przesłany od wystawcy do odbiorcy. Istnieją jednak sytuacje, w których konieczne jest wydrukowanie takiego dokumentu. W przypadku, gdy nasz system księgowy nie obsługuje e-faktur, musimy ją wydrukować by móc przenieść z niej dane do systemu FK. Gdy mamy już w ręku „papier”, postępujemy z nim analogicznie jak ze zwykłą fakturą papierową. Nie zapominajmy jednak, że naszym oryginałem (czyli dokumentem stanowiącym np. podstawę obniżenia VAT) jest elektroniczny zapis w systemie, w którym otrzymaliśmy fakturę od wystawcy. Podobnie postępuje wystawca.

Niektóre zaawansowane systemy księgowe pobierają dane bezpośrednio z systemu, w którym przesyłane są e-faktury. Wtedy w zależności od przyjętych w firmie procedur możemy takie faktury drukować lub nie.

Zamysłem ustawodawcy unijnego było między innymi oszczędzenie ton papieru zużywanych do wystawiania faktur. Oprócz oszczędności dla prowadzących działalność gospodarczą, mieliśmy także oszczędzić lasy.

Postępowanie z e-fakturą

Archiwizacja

E-faktury powinny być przechowywane przez ich wystawcę oraz odbiorcę w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność treści, jak również czytelność przez cały okres ich przechowywania. E-faktury przechowuje się tak długo jak papierowe, czyli pięć lat, licząc od końca roku, w którym dokonano rozliczenia podatku za rok, w którym zostały wystawione dokumenty. Oznacza to, że w 2010 roku ulegają przedawnieniu zobowiązania roku 2004 (rozliczenie i zapłata podatku w 2005 = lata przedawnienia 2006, 2007, 2008, 2009, 2010).

Kontrola organów podatkowych

Podatnik ma obowiązek umożliwić organom podatkowym oraz organom kontroli skarbowej:

• natychmiastowy (bez zwłoki),

• pełny (bez wyjątków),

• ciągły (bez przerw),

dostęp drogą elektroniczną do faktur,

Na żądanie organów kontrolnych podatnik ma obowiązek umożliwić:

• udokumentowany pobór, czytelność i wykorzystanie e-faktur przez te organy (czyli np. udostępnić komputer, łącze do internetu, oprogramowanie niezbędne do obsługi e-faktur),

• udostępnienie tym organom danych dotyczących autentyczności pochodzenia i integralności treści każdej faktury przesłanej w formie elektronicznej (np. informacje dot. certyfikatów).

Dla kontroli podatnik powinien przedłożyć:

• oświadczenia o akceptacji odbiorcy faktury na otrzymywanie faktur drogą elektroniczną,

• dowody dopełnienia obowiązków informacyjno-zgłoszeniowych wobec naczelnika urzędu skarbowego oraz naczelnika urzędu celnego,

• dowody na istnienie przeszkód formalnych lub technicznych w skorygowaniu e-faktury drogą elektroniczną w sytuacji, gdy do e-faktury wystawiono „papierową” korektę lub duplikat,

• dokumentację dotyczącą bezpiecznego podpisu elektronicznego lub wymiany danych elektronicznych EDI, dotyczącą podatnika i jego kontrahenta.

A więc:

• Dokumenty wystawione w formie papierowej archiwizujemy jak dotychczas. Niedozwolona jest, dla potrzeb wykonania przepisów ustaw podatkowych, archiwizacja elektroniczna. Ale jeśli dodatkowo procedury firmowe przewidują archiwizację elektroniczną, to oczywiście postępujemy zgodnie z nimi. Pamiętajmy jednak, że to kopia zapasowa. Oryginalne archiwum jest papierowe.

• Dokumenty wystawione w formie elektronicznej archiwizujemy w tej formie. W tym przypadku niedozwolona jest archiwizacja papierowa (tracą autentyczność pochodzenie i integralność treści). Analogicznie jak w przypadku faktur papierowych, możemy stworzyć archiwum papierowe - będzie ono jednak kopią zapasową wykorzystywaną do innych działań firmy.

Coraz częściej pojawiają się wyroki Naczelnego Sądu Administracyjnego zrównujące w prawie faktury przesłane pocztą zwykłą i pocztą elektroniczną (pliki .txt lub .pdf wysłane jako załącznik do wiadomości e-mail). Ci podatnicy, którzy mają prawomocny wyrok, są już „chronieni”. Pozostałym Ministerstwo Finansów wskazuje pocztę zwykłą (ew. osobiste dostarczenie czy kuriera) lub fakturę elektroniczną w rozumieniu przepisów ustawy z 2005 roku.

Komisja Europejska zauważyła luki w dyrektywach dotyczących faktur elektronicznych, które spowodowały, że kraje członkowskie stworzyły bardzo różne przepisy, nierzadko utrudniające obrót wewnątrzwspólnotowy. Obecnie są prowadzone prace nad ułatwieniem obrotu dokumentami sprzedaży. Kraje członkowskie otrzymały zalecenia mające zrównać różne formy wystawiania i przesyłania faktur do końca 2012 roku. Należy mieć nadzieję, że od 2013 roku faktura wysłana przez e-mail będzie równoprawna z fakturą papierową.

Ci przedsiębiorcy, którzy już teraz przesyłają w ten sposób faktury, a nie mają wyroku NSA, mogą być narażeni na odmienne stanowisko organów kontrolnych.

Agnieszka Sadowska

arkconsulting.com.pl,

szkoleniadlasekretarek.pl

 

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Sekretariat

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Finansowanie ze środków UE. Z jakich programów mogą korzystać przedsiębiorcy z MŚP?

Z jakich programów finansowania może skorzystać przedsiębiorca w 2024 roku? Unia Europejska kontynuuje swoje zaangażowanie we wsparcie przedsiębiorców z MŚP. Stawia na różnorodne programy i ułatwienia, które mają na celu stymulowanie innowacyjności, wzrostu gospodarczego oraz konkurencyjności firm w UE.

Od 12 czerwca zapłacisz okiem za zakupy. W których sklepach?

12 czerwca w pięciu salonach Empik w całej Polsce rozpoczyna się pilotażowy program płatności biometrycznych. To innowacyjne rozwiązanie opiera się na fuzji biometrii tęczówki oka i twarzy. Dostawcą tej technologii jest polski fintech PayEye, we współpracy z Planet Pay. Program jest pierwszym tego rodzaju w Europie i działa w ramach programu Mastercard Biometric Checkout.

Będzie zakaz nowych licencji na transport międzynarodowy, zablokuje zakładanie jednoosobowych firm

Planowany przez Ministerstwo Infrastruktury pomysł zakazu wydawania licencji dla transportu międzynarodowego może okazać się dużym problemem dla polskich przewoźników. To praktycznie zakaz zakładanie nowych jednoosobowych firm. Ponadto blokada zakupu nowych ciężarówek.

Mikrofirmy budowlane mogą się pożegnać z kredytami?

Przeterminowane zaległości firm budowlanych to już ponad półtora miliarda złotych. Większość zadłużonych przedsiębiorców to mikrofirmy. Prognozowana poprawa płynności wcale nie oznacza, że firmy mogą liczyć na kredyty bankowe.

REKLAMA

Rewolucja w handlu internetowym. Szczegółowe dane trafią do skarbówki

Szczegółowe informacje o transakcjach internetowych, w tym wynajmu mieszkań, będą przekazywane do Urzędu Skarbowego. Dodatkowo, konta na platformach takich jak Allegro, OLX czy Vinted mogą zostać zablokowane, a wypłaty wstrzymane - informuje "Gazeta Wyborcza".

Połowa konsumentów deklaruje, że wybierze firmę wspierającą odpowiedzialny rozwój zamiast tej, która nie podejmuje takich działań

Inwestowanie ESG (Environmental, Social, Governance), czyli społeczna odpowiedzialność biznesu może być odpowiedzią na pościg za wynikami. Celem działalności firm powinno być dziś nie tylko osiąganie dobrych wyników finansowych, widocznych w raportach kwartalnych, ale także budowanie otoczenia społecznego, ochrona środowiska czy wspieranie ważnych inicjatyw. To istotne dla wielu inwestorów instytucjonalnych, jak również detalicznych, którzy wybierają inwestycje online mające na uwadze środowisko i otoczenie społeczne.

Co robią małe firmy gdy kontrahent nie płaci. Zaległe płatności sięgnęły już 10 miliardów złotych

Ponad połowa firm wysyła wezwania do zapłaty, 47 proc. negocjuje z dłużnikiem, a co 5. zleca odzyskanie należności kancelarii prawnej – tak najczęściej postępują małe i średnie przedsiębiorstwa, kiedy kontrahent im nie płaci.

Dlaczego duże, międzynarodowe firmy opuszczają Polskę?

Levis Strauss czy Beko - dlaczego duże, międzynarodowe firmy opuszczają Polskę? Przyjrzyjmy się przyczynom i skutkom. Jak należy reagować na tego typu odejścia z polskiego rynku?

REKLAMA

Przedsiębiorca na etacie nadal z podwójną składką zdrowotną

Ministerstwo Zdrowia udzieliło odpowiedzi na interpelację poselską w sprawie składki zdrowotnej w przypadku łączenia pracy na etacie z prowadzeniem działalności gospodarczej. Wynika z niej, iż obecnie nie są planowane zmiany legislacyjne ingerujące w zasadę odprowadzania składki od każdego tytułu odrębnie.

Weryfikacja kontrahenta na białej liście VAT może być skomplikowana

Przedsiębiorca, aby nie stracić możliwości zaliczenia wydatków do kosztów podatkowych, musi upewnić się, że w dniu realizacji przelewu konto odbiorcy znajduje się na białej liście VAT. Jednak od tej reguły istnieją pewne wyjątki. Naczelny Sąd Administracyjny potwierdził, że w sytuacji, gdy przelew jest realizowany przez pośrednika, istotna jest data wydania mu pisemnej dyspozycji przelewu. Przepisy jednoznacznie wskazują na konieczność weryfikacji rachunku w wykazie "na dzień zlecenia przelewu". 

REKLAMA