Czy obiad z kontrahentem w restauracji to wydatek o charakterze reprezentacyjnym

RADA

Organy podatkowe coraz częściej zajmują stanowisko, że wydatki na posiłki oraz napoje zamówione podczas spotkania biznesowego w restauracji nie mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Inaczej jest w przypadku wydatków na drobny poczęstunek podawany podczas spotkań z kontrahentami w biurze. Takie wydatki mogą stanowić koszt podatkowy. Szczegóły - w uzasadnieniu.

UZASADNIENIE

W kontaktach handlowych naturalne i ogólnie przyjęte jest oferowanie kontrahentom, pracownikom czy klientom poczęstunku w trakcie spotkań związanych z prowadzoną działalnością. Ten zwyczaj powoduje problemy w zakresie zaliczenia poniesionych z tego tytułu wydatków do kosztów uzyskania przychodów. Ustawodawca wyłączył bowiem z kosztów uzyskania przychodów wydatki na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych, jeżeli mają one charakter reprezentacyjny (art. 16 ust. 1 pkt 28 updop). Rozumienie pojęcia „reprezentacja” przez podatnika i przez urząd skarbowy może się jednak diametralnie różnić. Szczególnie, że ustawy podatkowe nie definiują terminu „reprezentacja”. W jego zdefiniowaniu należy się więc posłużyć wykładnią językową.

Zgodnie z definicją językową reprezentacja to „okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związana ze stanowiskiem, pozycją społeczną” - Uniwersalny Słownik Języka Polskiego (Wydawnictwo Naukowe PWN; Warszawa 2007). Zgodnie z tą definicją wyłączone z kosztów powinny być tylko te wydatki, które mają cechy wystawności i okazałości oraz które służą zaprezentowaniu pozycji firmy podatnika. Przykładowe wyliczenie wydatków na usługi gastronomiczne, żywność, napoje i alkohol w przepisie wyłączającym z kosztów wydatki na reprezentację stworzyło jednak mylne wrażenie, że tego rodzaju wydatki zawsze powinny być automatycznie wyłączone z kosztów uzyskania przychodów. Należy podkreślić, że tego rodzaju uproszczenie jest błędne. Jak słusznie stwierdził WSA w Warszawie w wyroku z 12 czerwca 2008 r. (sygn. akt III SA/Wa 157/08):

wymienienie, jako przykładowych wydatków na usługi gastronomiczne, zakupu żywności i napojów, w tym alkoholowych, nie oznacza, iż wydatki te nigdy nie będą kosztami. Stwierdzić należy, że nie są one kosztami jedynie wówczas, gdy mają charakter reprezentacyjny.

W opracowaniu wskazujemy, jakie elementy są czynnikami ryzyka mogącymi zadecydować o uznaniu przez organy podatkowe, że wydatek na usługę gastronomiczną stanowi reprezentację wyłączoną z kosztów uzyskania przychodów.

Obiad w restauracji jest podatkowo ryzykowny...

Obecnie organy podatkowe nie uznają za koszty faktur za spotkania biznesowe w kawiarniach czy restauracjach. Fiskus uznaje posiłki w restauracjach za podnoszące prestiż i tym samym uznaje, że wydatki na nie mają znamiona niebędącej kosztem podatkowym reprezentacji. Takie stanowisko zajął Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji z 16 grudnia 2009 r. (nr IPPB1/415-746/09-2/EC):

(...) ponoszone przez Wnioskodawcę wydatki na lunch, obiad czy kolację w trakcie spotkań z kontrahentami w restauracjach czy kawiarniach podczas spotkań biznesowych (odbywających się poza siedzibą prowadzonej działalności gospodarczej) wiążą się z kreowaniem i utrwalaniem pozytywnego wizerunku firmy, a zatem nie mogą być uznane za koszt uzyskania przychodów.

Możliwość skorzystania z posiłków czy napojów oferowanych w menu restauracji lub kawiarni bez wątpienia ma na celu stworzenie oczekiwanego, pozytywnego wizerunku firmy (podnosi jej prestiż), a tym samym lepsze postrzeganie przedsiębiorcy u kontrahentów w stosunku do pozostałych podmiotów gospodarczych z danej branży (które swoje spotkania biznesowe odbywają we własnym zakresie, w swojej siedzibie lub u kontrahenta). W odróżnieniu od spotkań organizowanych w siedzibach podmiotów gospodarczych, w przypadku spotkań biznesowych w kawiarni lub restauracji trudno mówić o braku chęci wyeksponowania zasobności podmiotu gospodarczego, zaś podawanym tam posiłkom (zwłaszcza w postaci lunchu, obiadu lub kolacji) odmówić cech okazałości i wystawności.

Można jednak przywołać także inne stanowiska, w których organy podatkowe zajęły bardziej przychylne dla podatników stanowisko. Przykładowo: w interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 27 sierpnia 2009 r. (nr IPPB5/4240-24/09-2/AM) stwierdzono:

Zaproszenie kontrahenta na kawę, „zwykły” lunch czy obiad do restauracji nie jest działaniem o charakterze nadzwyczajnym. Jest to powszechnie spotykana praktyka. Posiłek spożywany w restauracji nie jest „okazały” ani „wykwintny”, bo powodem organizacji spotkania w restauracji nie jest chęć zaimponowania kontrahentowi okazałością czy wystawnością.

Niestety, ta korzystna dla podatników interpretacja jest raczej wyjątkiem.

Warto jeszcze dodać, że bez znaczenia dla oceny, czy wydatek na poczęstunek dla kontrahentów jest kosztem podatkowym, pozostaje fakt, czy współpraca z tymi kontrahentami zostanie nawiązana, czy też nie (takie stanowisko zajął również Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji z 29 października 2009 r., nr IBPBI/2/423-1281/09/PC).

Czynniki ryzyka

Na podstawie interpretacji i orzecznictwa można wskazać na pewne elementy, którymi organy podatkowe kierują się, uznając bądź nie dany posiłek za reprezentację. Z uwagi jednak na rozbieżność stanowisk, zaliczając wydatek na posiłek dla kontrahenta - inny niż kawa i ciasteczka w swej siedzibie - należy liczyć się z możliwością sporu z fiskusem. Trudno jest zgodzić się ze stanowiskiem fiskusa, że każda faktura z restauracji powinna być kwestionowana jako koszt podatkowy. Można się spodziewać, że w wielu przypadkach granicę między tym, co jest reprezentacją, a co nią nie jest, będą ustalały sądy administracyjne.

Rodzaj działalności. Posiłki z kontrahentami są koniecznością w prowadzeniu pewnych rodzajów działalności. I tak np. w firmach rekrutacyjnych tzw. headhunterzy zwyczajowo spotykają się z osobami rekrutowanymi na wysokie stanowiska w restauracjach. Posiłek podczas spotkania z kandydatem służy tu realizacji usługi, a nie kreowaniu wizerunku firmy rekrutacyjnej. W przypadku realizacji usługi rekrutacji pracownika doradca personalny nie spotyka się przecież w restauracji ze swoim kontrahentem. Ich wydatki na takie spotkania to koszt prowadzonej działalności, a nie wydatek reprezentacyjny. Podobnie jest w innych przypadkach, w których posiłek stanowi element usługi (np. posiłek podawany w trakcie szkoleń).

Inaczej jest w przypadku branż, gdzie spotkanie w restauracji jest czymś rzadkim i okazjonalnym i nie ma charakteru zwyczajowego. W takim przypadku kontrolujący zapewne zwrócą uwagę na nietypową fakturę z restauracji i uznają ją za wydatek na reprezentację.

Miejsce i czas spotkania. Zaproszenie kontrahentów na wystawną kolację w restauracji niemal z pewnością zostanie uznane za wydatek reprezentacyjny. Niekoniecznie tak natomiast będzie w przypadku tzw. zwykłego lunchu. Jak dalej piszemy, koszty drobnego poczęstunku dla kontrahenta (kawy, herbaty, cukru, drobnych słodyczy, śmietanki do kawy, kanapek itp.) w siedzibie firmy nie noszą znamion reprezentacji.

Zamiar organizatora spotkania. Organy podatkowe i sądy za przyczynę wyłączenia danego wydatku z kosztów podatkowych jako reprezentacyjnego często podają zamiar kreowania pozytywnego wizerunku firmy lub chęć okazania przepychu. Z tego powodu z kosztów podatkowych wyłączane są wydatki na posiłki podawane np. podczas bankietów dla kontrahentów.

Alkohol. Warto zaznaczyć, że orzecznictwo wskazuje na to, że spożywanie alkoholu podczas spotkań biznesowych nie jest zwyczajem ogólnie przyjętym i powszechnie stosowanym. Oznacza to, że alkohol zamawiany podczas spotkania z kontrahentami świadczy już o wystawności czy okazałości. Organy podatkowe, widząc na fakturze koszt alkoholu, uznają zapewne taki posiłek za niestanowiący kosztów podatkowych wydatek reprezentacyjny. Nie będzie przy tym miało znaczenia miejsce spotkania.

 

Najbezpieczniej przyjąć kontrahentów w siedzibie firmy...

Organy podatkowe przychylnie traktują natomiast wydatki ponoszone przez przedsiębiorców na nabycie produktów spożywczych (kawy, herbaty, cukru, drobnych słodyczy, śmietanki do kawy, kanapek itp.), pozostawionych do dyspozycji kontrahentów odwiedzających siedzibę spółki, podawanych podczas spotkań handlowych. Takie wydatki nie noszą znamion reprezentacji. Jak stwierdzają organy podatkowe, koszty te dotyczą oficjalnych kontaktów biznesowych, jednak z uwagi na zwyczajowy, niezwiązany z okazałością, charakter oferowanego poczęstunku nie stanowią one kosztów reprezentacji. Tak stwierdził m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji z 19 listopada 2009 r. (nr ITPB3/423-521/09/PS).

Także w przytoczonej interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 16 grudnia 2009 r. stwierdzono, że:

wydatki na drobny poczęstunek podawany podczas spotkań z kontrahentami w biurze (...) mogą stanowić koszty uzyskania przychodów (...).

Wydatki na reprezentację - prawo do odliczenia VAT

Wyłączenie z kosztów uzyskania przychodów wydatków o charakterze reprezentacyjnym pozostaje bez wpływu na prawo podatnika do odliczenia VAT naliczonego z faktur dokumentujących poniesione zakupy. Pomimo wyłączenia poniesionego wydatku z kosztów uzyskania przychodów podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia wydatków na reprezentację, jeżeli wydatki te mają związek z prowadzoną przez podatnika działalnością opodatkowaną VAT. Należy jednak pamiętać, że również w przypadku VAT to na podatniku spoczywa obowiązek udowodnienia, że poniesiony wydatek ma związek z działalnością opodatkowaną podatnika. Ponadto prawo do odliczenia VAT podatnik może zrealizować tylko na podstawie faktury. W pytaniu jest również mowa o rachunkach, które nie są dokumentem uprawniającym do odliczenia VAT.

W przypadku omawianych wydatków na cele reprezentacyjne w ustawie o VAT istnieją również dodatkowe ograniczenia odliczenia VAT naliczonego. Mianowicie z art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT podatnicy nie mają prawa odliczać VAT naliczonego z faktur dokumentujących wydatki na usługi noclegowe i gastronomiczne (z wyjątkiem nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników świadczących usługi przewozu osób). Wydatki na posiłek w restauracji to wydatki na usługę gastronomiczną, która nie daje podatnikowi prawa do odliczenia VAT nawet wówczas, gdy ma związek z prowadzoną przez podatnika działalnością opodatkowaną VAT. Natomiast pozostałe wydatki (udokumentowane fakturami) dają podatnikowi prawo do odliczenia VAT wykazanego na fakturze, jeżeli podatnik będzie mógł wykazać związek tych wydatków z prowadzoną działalnością opodatkowaną. Należy jeszcze dodać, że podatnik ma prawo odliczyć wydatki na usługi cateringowe. Są one według klasyfikacji statystycznej odrębnie klasyfikowane w odniesieniu do usług gastronomicznych. Tym samym do usług cateringowych nie ma zastosowania zakaz odliczania VAT naliczonego obowiązujący w przypadku usług gastronomicznych.

Pozostaje odnieść się jeszcze do wydatków na alkohol. Z ustawy o VAT nie wynika zakaz odliczania VAT naliczonego od wydatków na alkohol. Odliczanie VAT z faktur dokumentujących te wydatki niesie jednak ze sobą podobne ryzyko podatkowe jak zaliczanie tego typu wydatków do kosztów uzyskania przychodów. Na temat odliczania VAT naliczonego od wydatków na alkohol brak jest jednak interpretacji wskazujących na określoną praktykę organów podatkowych (przykładowo: w 2009 r. nie została wydana ani jedna interpretacja dotycząca prawa do odliczenia VAT naliczonego od wydatków na alkohol).

Organy podatkowe mają tendencję do powoływania się w swoich rozstrzygnięciach (negatywnych dla podatników) na ustawę o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi. Należy zauważyć, że odwoływanie się do przepisów tej ustawy dla oceny prawa do zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów lub prawa do odliczenia VAT naliczonego nie ma uzasadnienia na gruncie przepisów podatkowych. Dlatego też z racjonalnego punktu widzenia wydatki tego rodzaju w umiarkowanym i zwyczajowo akceptowanym wzorcu powinny być traktowane jako wydatki stanowiące koszt uzyskania przychodów i dające prawo do odliczenia VAT naliczonego na takich samych zasadach jak pozostałe wydatki. Ze względu na rygorystyczne podejście organów podatkowych należy jednak zwracać szczególną uwagę na dokumentację wydatków na alkohol, uzasadnienie poniesienia tych wydatków oraz zdawać sobie sprawę z ryzyka podatkowego zaliczenia tych wydatków do kosztów oraz odliczania od nich naliczonego VAT.

• art. 15 ust. 1 i art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 215, poz. 1664

• art. 86, art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - Dz.U. Nr 54, poz. 535; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 215, poz. 1666

Sławomir Biliński

konsultant podatkowy