Jak rozliczyć wdrażanie oprogramowania komputerowego

RADA

Wartość początkową nabytej od osób trzecich licencji na oprogramowanie komputerowe stanowi tu cena nabycia programu komputerowego. Szczegóły i odpowiedzi na pozostałe pytania przedstawiamy w uzasadnieniu.

UZASADNIENIE

Wydatki na nabycie wartości niematerialnych i prawnych nie stanowią kosztów podatkowych (art. 16 ust. 1 pkt 1 lit. b updop). Kosztem uzyskania przychodów są natomiast odpisy amortyzacyjne (art. 15 ust. 6 updop). Amortyzacji podlegają między innymi wartości niematerialne i prawne w postaci licencji oraz autorskich praw majątkowych, które zostały nabyte przez podatnika i nadają się do gospodarczego wykorzystania w dniu przyjęcia do używania, a przewidywany okres ich używania jest dłuższy niż rok (art. 16b ust. 1 updop). Przytoczony przepis wyraźnie wskazuje, że amortyzacji mogą podlegać jedynie nabyte przez podatnika wartości niematerialne i prawne. Oznacza to, że w przypadku gdy np. system komputerowy wytworzony zostałby przez Państwa spółkę we własnym zakresie, nie będzie podlegać amortyzacji. Warunkiem dokonywania odpisów amortyzacyjnych jest używanie przez podatnika wartości niematerialnych i prawnych na potrzeby prowadzonej przez niego działalności gospodarczej albo oddanie do używania na podstawie umowy licencyjnej (sublicencji).

Jak ustalić wartość początkową wartości niematerialnych i prawnych

Wartością początkową wartości niematerialnych i prawnych jest cena nabycia tych praw (art. 16g ust. 3 updop). Ceną nabycia jest kwota należna zbywcy, powiększona o koszty zakupu naliczone do dnia przekazania wartości niematerialnych i prawnych do używania. Należy dodać, że cenę nabycia można powiększyć o takie wydatki, jak np. montaż, transport, instalację czy VAT, jeśli podatnikowi przysługuje prawo obniżenia podatku należnego o podatek naliczony. Cena nabycia może zostać skorygowana o różnice kursowe, które zostaną naliczone do dnia przekazania wartości niematerialnej i prawnej do używania.

W przypadku importu cena nabycia obejmuje także cło i podatek akcyzowy od składników sprowadzanych z zagranicy. Gdy spółka nabywa licencję na oprogramowanie komputerowe od osób trzecich, musi wprowadzić licencję do ewidencji wartości niematerialnych i prawnych w celu amortyzacji. W przypadku braku ewidencji licencji na oprogramowanie dokonywane odpisy amortyzacyjne nie mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Należy wspomnieć, że przepisy prawa podatkowego nie określają, jaka powinna być forma i treść ewidencji sporządzanej przez osoby prawne. Na podatnika nałożono jedynie obowiązek uwzględniania w tej ewidencji informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z prawem podatkowym. Ewidencja powinna zatem informować o:

• dacie nabycia licencji wraz z oznaczeniem dokumentu stwierdzającego nabycie,

• dacie przyjęcia do używania,

• określeniu wartości niematerialnej i prawnej,

• aktualnej wartości początkowej,

• określeniu metody i stawki amortyzacji,

• dacie likwidacji lub dacie zbycia.

Odpisów amortyzacyjnych można dokonywać od wartości zakupu oprogramowania. Do wartości zakupu należy zaliczać koszty związane z przystosowaniem oprogramowania do stanu nadającego się do gospodarczego wykorzystania, takie jak instalacja czy uruchomienie. Potwierdza to interpretacja z 16 sierpnia 2007 r. Naczelnika I Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście, nr 1435/FB1/423-34/07/EF, oraz stanowisko Izby Skarbowej w Gdańsku z 12 maja 2005 r., nr BI/005-1105/04, w którym czytamy:

koszty poniesione na konfigurację systemu na potrzeby jednostki, wpisanie lub przeniesienie istniejących danych, dostosowanie istniejących w jednostce procedur działania, prace testowe sprawdzające poprawność działania poszczególnych funkcji systemu informatycznego w warunkach jednostki, wprowadzenie ewentualnych poprawek, podróże służbowe związane z wdrożeniem programu - jako koszty związane z przystosowaniem składnika majątku do prawidłowego używania - powiększają cenę nabycia licencji, tj. wartość początkową stanowiącą dla celów podatkowych podstawę naliczania odpisów amortyzacyjnych.

Innymi słowy, w cenie nabycia należy uwzględnić koszty, bez których poniesienia nie można byłoby przyjąć licencji do gospodarczego wykorzystania.

Serwis oprogramowania

Wydatki związane z bieżącym utrzymaniem i konserwacją systemu komputerowego jako miesięczne, bieżące koszty działalności podatnika, wynikające z zawartej umowy, stanowią koszt w dacie ich faktycznego poniesienia. Warunkiem jest, by oprogramowanie komputerowe, z którym związane są wydatki, było wykorzystywane w prowadzonej przez podatnika działalności. Jak stwierdziło Ministerstwo Finansów (pismo z 21 stycznia 2003 r., nr PB3/1042-8214-358/HS/GM/02):

wydatek na opłatę aktualizacyjną nie może być traktowany jako wydatek na ulepszenie wartości niematerialnej i prawnej, bowiem ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie przewiduje takiej możliwości. Zatem wydatki poniesione na modyfikację (aktualizację) użytkowanych programów stanowią koszt uzyskania przychodów w dacie ich poniesienia.

Wynagrodzenie pracowników a wartość początkowa oprogramowania

Opisując problematykę wynagrodzeń pracowników związanych z wdrożeniem programu komputerowego, należy rozgraniczyć dwie sytuacje.

1. Spółka nabywa oprogramowanie na rynku, które następnie przystosowuje do własnych potrzeb. W takiej sytuacji pracownicy spółki uczestniczą w procesie wdrożenia danego oprogramowania, np. zatrudnieni informatycy. Jeżeli prace tego typu są niezbędne do przyjęcia oprogramowania do gospodarczego wykorzystania, a wartość kosztów wynagrodzenia pracowników jest możliwa do precyzyjnego ustalenia (np. poprzez narzędzia pozwalające na określenie dokładnej liczby przepracowanych godzin), to koszty tego typu powiększają wartość początkową danego oprogramowania.

2. Przedsiębiorca ponosi koszty związane z przeszkoleniem pracowników z nowego programu. Kosztów szkoleń, co do zasady, nie wlicza się do wartości początkowej nowego oprogramowania. Wydatki na szkolenia administratorów i użytkowników w zakresie obsługi wdrażanego systemu są kosztami podniesienia kwalifikacji pracowników. Powinny więc być oceniane i kwalifikowane na zasadach ogólnych (wskazanych w art. 15 ust. 1 updop). Stanowią zatem Państwa koszt podatkowy, jeżeli były związane z prowadzoną działalnością.

• art. 15 ust. 1, art. 16b ust. 1 i art. 16g ust. 3 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 165, poz. 1316

Jakub Kubacki

ekspert w zakresie podatku dochodowego