Rozliczanie reprezentacji i reklamy w firmie

Wydatki reklamowe i reprezentacyjne stanowią w każdej firmie sporą część kosztów marketingowych. Bez reklamy i dobrej reprezentacji w dzisiejszej rzeczywistości gospodarczej nie ma co marzyć o rozwoju biznesu. Stąd bardzo istotne dla prawidłowych rozliczeń podatkowych tego typu wydatków jest ich właściwe przeznaczenie i udokumentowanie. Od ich przeznaczenia właśnie będzie zależało, czy wydatek taki będzie mógł stanowić dla przedsiębiorcy koszt uzyskania przychodów.

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (analogicznie w art. 16 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych). Oznacza to, że wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu wydatków wymienionych w przepisach, jako niemogące być kosztami, stanowić mogą koszt uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów.

Jeśli chodzi o konkretne wydatki na reklamę i reprezentację, przepisy podatkowe wyraźnie określają, że te pierwsze mogą być kosztami w całości. Natomiast drugie - wydatki na reprezentację - nie stanowią kosztów uzyskania przychodów. Zatem wydając pieniądze na promocję firmy trzeba dołożyć wszelkiej staranności, aby poniesiony wydatek spełniał znamiona reklamy. Inaczej nie będzie on mógł być kosztem podatnika.

Ustawy o podatkach dochodowych zawierają jeszcze jedno ważne wyłączenie. Otóż kosztem podatkowym nie mogą być koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Ustawodawca wprost zatem wskazał, że usługi gastronomiczne oraz poczęstunki artykułami spożywczymi, stanowią formę reprezentacji i wszelkie wydatki związane z takimi formami podejmowania kontrahentów lub potencjalnych klientów, bez względu na to, przy jakiej okazji ma to miejsce, wyłączył z kosztów podatkowych.

Ważne!

Obowiązujące przepisy podatkowe wyrażnie określają, że wydatki na reklamę przedsiębiorcy moga zaliczyć w całości do kosztów uzyskania przychodów, natomiast wydatki na reprezentację nie stanowią kosztów podatkowych

Kosztami uzyskania przychodów są zarówno koszty bezpośrednio, jak i pośrednio związane z uzyskiwanymi przychodami, dotyczące całokształtu działalności podatnika, związane z funkcjonowaniem firmy, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu uzyskania przychodów, a także w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, tak aby to źródło przyniosło (przynosiło) przychody także w przyszłości. Tylko po spełnieniu tych warunków wydatki na reklamę w firmie będą mogły być kosztem uzyskania przychodu.

Znaczenie pojęć

Reklama polega głównie na przedstawianiu produktów, nakłanianiu do ich nabycia w sposób bezpośredni. W praktyce działalności gospodarczej, przedmiotem działań reklamowych, poza towarami i usługami, może być także marka firmy. Działania polegające na utrwalaniu w pamięci kontrahentów czy też potencjalnych klientów marki firmy niewątpliwie mają na celu zachęcanie do korzystania z jej produktów w przyszłości.

Reprezentacja natomiast pośrednio promuje podmiot poprzez stworzenie dobrego wizerunku firmy, wykorzystując w tym celu okazałość, wystawność.

Reprezentacja i reklama może przybierać w praktyce różne formy. Zazwyczaj sprowadza się jednak do przekazywania prezentów z logo firmy lub zakupu poczęstunku dla klientów i kontrahentów. Na przykładzie tych dwóch typowych przypadków działań promocyjnych można pokazać, jak trzeba rozliczyć je w ewidencjach podatkowych.

Zdaniem organów podatkowych przekazywanie kontrahentom i potencjalnym klientom gadżetów z umieszczonym na nich logo firmy nie wyczerpuje definicji reprezentacji. Upominki o małej wartości (np. kalendarze, koszulki, polary, kubki, kalkulatory) oznaczone logo w sposób widoczny i trwały nie noszą cech okazałości czy też wystawności, co pozwalałoby przekazanie ich uznać za działania noszące cechy reprezentacji firmy.

Wpływ wydatków na przychody

Przekazywanie tych przedmiotów oznaczonych logo firmy ma natomiast charakter reklamowania marki firmy, upowszechniania wizerunku znaku firmy nie tylko wśród obdarowanych przedmiotowymi gadżetami, ale także wśród osób trzecich przypadkowo zapoznających się z logo umieszczonym na tych przedmiotach, co z kolei wpływa na rozszerzenie potencjalnego kręgu odbiorców produktów kojarzonych z tą marką. W związku z tym wydatki poniesione na zakup takich upominków mają wpływ na osiągane przez firmę przychody. Mogą więc być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

W odniesieniu zaś do kwestii zaliczenia do kosztów wydatków na zakup artykułów spożywczych oraz napojów (w tym także alkoholowych) i poczęstunek gości sprawa jest prosta. Wydatki te nie mogą być kosztem podatkowym. Zostały one bowiem precyzyjnie wymienione w przepisach, jako wydatki, które kosztami być nie mogą.

JAK TO ZROBIĆ...

Opodatkowanie wydatków na reprezentację i reklamę VAT

PROBLEM: Podatnik jest zarejestrowanym podatnikiem VAT, ale jego działalność jest zwolniona od tego podatku. W związku z tym podatnik nie odlicza podatku naliczonego przy zakupie towarów i usług i w całości zalicza go do kosztów uzyskania przychodów. Czy podatnik ma obowiązek opodatkowania VAT czynności dotyczących przekazania towarów i usług na cele reprezentacji i reklamy?

ROZWIĄZANIE: Podatnik nie ma obowiązku opodatkowania podatkiem od towarów i usług przekazania towarów na cele reprezentacji i reklamy. Jeżeli natomiast przekazanie przez podatnika towarów na wymienione cele zostanie opodatkowane, to podatnikowi przysługuje również prawo do odliczenia podatku naliczonego przy nabyciu towarów, które przeznaczone są następnie do przekazania w celach reprezentacji i reklamy.

EWA MATYSZEWSKA

ewa.matyszewska@infor.pl

Podstawa prawna

• Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.).

• Ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 z późn. zm.).