Jakie dane powinna zawierać faktura, gdy podatnik prowadzi jednoosobową działalność

rada

Na fakturach powinno być zamieszczone Pana imię i nazwisko. Ponadto może być zamieszczana również nazwa firmy. Jednak zamieszczanie tylko nazwy firmy nie jest prawidłowe. Można jednak odliczać VAT z takiej faktury. Wskazane jest wystawienie noty korygującej, którą można poprawiać ten błąd na fakturze przez nabywcę. Szczegóły w uzasadnieniu.

uzasadnienie

Obowiązkowe dane, które powinna zawierać faktura VAT, wymienione zostały w art. 106 ust. 1 ustawy oraz w przepisie § 9 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu przechowywania listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług.

Zgodnie z tymi przepisami podatnicy VAT są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy. Ponadto według § 9 ust. 1 rozporządzenia faktura stwierdzająca dokonanie sprzedaży powinna zawierać między innymi imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy.

Gdy firma prowadzi działalność w formie spółki, nie ma wątpliwości, że wpisujemy nazwę firmy. Problem powstaje, gdy osoba fizyczna powadzi jednoosobową działalność. Zazwyczaj taka firma posługuje się imieniem i nazwiskiem i nazwą firmę. Powstaje problem, czy firma może się posługiwać wyłącznie nazwą na fakturze.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą. Z powyższego wynika więc, że podatnikiem jest osoba fizyczna z imienia i nazwiska, a nie firma przez nią prowadzona. Również zgłoszenie rejestracyjne w zakresie podatku od towarów i usług składane do urzędu skarbowego na formularzu VAT-R, w przypadku gdy dokonywane jest przez osobę fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą, wymaga wskazania imienia i nazwiska podatnika, bez konieczności określenia nazwy firmy. W związku z powyższym prawidłowym sposobem oznaczania sprzedawcy i nabywcy na fakturach VAT dokumentujących dokonywane transakcje jest podawanie imienia i nazwiska osoby fizycznej jako podatnika podatku od towarów i usług. Nazwa firmy może być podawana dodatkowo, obok imienia i nazwiska. Na takim stanowisku stoją również organy podatkowe.

„Jak wynika z zapisu ust. 1 pkt 1 cytowanego przepisu (§ 9 ust. 1 pkt 1 - przyp. redakcji), faktura VAT wystawiana przez osobę fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą w oznaczeniu sprzedawcy powinna zawierać przede wszystkim jego imię i nazwisko, gdyż w tym przypadku dane te identyfikują podmiot prowadzący działalność gospodarczą. Oznaczanie sprzedawcy nazwą bądź nazwą skróconą dotyczy podmiotów gospodarczych niebędących osobami fizycznymi, chociaż posługiwanie się przez osobę fizyczną obok imienia i nazwiska nazwą bądź nazwą skróconą nie jest błędem. Wobec powyższego Pana opinia w sprawie, zawarta we wniosku w odniesieniu do stanu faktycznego w nim przedstawionego, jest niezgodna z obowiązującym w tym zakresie stanem prawnym” (pismo 17 maja 2005 r. Naczelnika Urzędu Skarbowego w Piasecznie nr 1418/ZT/T/443-22/06/SG).

Dlatego gdy wystawiamy fakturę, powinniśmy zamieszczać imię i nazwisko i ewentualnie nazwę firmy. Nigdy jednak tylko nazwę firmy.

Ważne!

Osoba fizyczna prowadząca jednoosobową działalność powinna zamieszczać na swojej fakturze obowiązkowo swoje imię i nazwisko. Dodatkowo można zamieszczać również nazwę firmy. Nieprawidłowe jest natomiast wpisywanie tylko nazwy firmy. Taki błąd nabywca może poprawić notą korygującą.

Gdy otrzymujemy od nabywcy fakturę zawierającą tylko naszą nazwę, powinniśmy wystawić notę korygującą. Jesteśmy do tego uprawnieni na mocy § 18 ust. 1 rozporządzenia. Zgodnie bowiem z § 18 ust. 1 rozporządzenia nabywca towaru lub usługi, który otrzymał fakturę lub fakturę korygującą zawierającą pomyłki dotyczące jakiejkolwiek informacji wiążącej się zwłaszcza ze sprzedawcą lub nabywcą albo oznaczeniem towaru lub usługi, z wyjątkiem pomyłek określonych w § 9 ust. 1 pkt 5-12, może wystawić fakturę nazwaną notą korygującą. Co oznacza, że notą może korygować następujące dane:

• imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy;

• numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy;

• dzień, miesiąc i rok albo miesiąc i rok dokonania sprzedaży oraz datę wystawienia i numer kolejny faktury oznaczonej jako „FAKTURA VAT”; podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym;

• nazwę towaru lub usługi.

Notę korygującą należy przesyłać wystawcy faktury lub faktury korygującej wraz z kopią. Jeżeli wystawca faktury lub faktury korygującej akceptuje treść noty, potwierdza ją podpisem osoby uprawnionej do wystawienia faktury lub faktury korygującej.

Pyta Pan również o możliwość odliczenia VAT z faktury, na której wpisano tylko nazwę firmy sprzedawcy lub nabywcy. Należy w tym przypadku odwołać się do treści art. 88 ust. 3a ustawy o VAT. Ustawodawca określił w nim przypadki, w których faktury i faktury korygujące nie dają prawa do odliczenia zawartego w nich podatku naliczonego. Określone w tym przepisie wyłączenia są przede wszystkim związane z zasadniczymi nieprawidłowościami tych dokumentów, a ich celem jest zapobieganie nadużyciom. Wpisanie niepełnych danych nabywcy nie jest podstawą, aby uznać, że faktura nie daje podstaw do odliczenia VAT. Dlatego należy uznać, że faktura nabycia wystawiona z nazwą firmy sprzedawcy lub nabywcy, pomimo że jest dotknięta wadliwością formalną, może stanowić podstawę do rozliczenia podatku naliczonego w niej zawartego. Na takim stanowisku stoją również organy podatkowe.

„Otrzymywane przez Pana faktury dokumentujące zakupy towarów i usług w oznaczeniu nabywcy zawierają nazwę firmy, pod którą prowadzona jest działalność gospodarcza, a także Pana NIP. Stwierdzić więc należy, iż faktury wystawione w ten sposób spełniają podstawowe wymogi dotyczące faktur, o których mowa w art. 106 ust. 1 ustawy o VAT. Wskazanie nazwy firmy, jak i numeru NIP pozwala bez jakiejkolwiek wątpliwości zidentyfikować kupującego” (pismo z 21 kwietnia 2006 r. nr PV/443-11/06 Naczelnika Urzędu Skarbowego w Świeciu).

Również gdy na fakturze zamieszczono tylko imię i nazwisko oraz adres zamieszkania podatnika z pominięciem nazwy firmy i adresu siedziby firmy, w przypadku gdy działalność prowadzona jest indywidualnie na własne nazwisko, to taka faktura stanowi podstawę do odliczenia VAT, jeżeli nie zaistniały przesłanki wymienione w katalogu przypadków ograniczających możliwość odliczenia i zwrotu VAT.

• art. 106 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - Dz.U. Nr 54, poz. 535; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 143, poz. 1029

• § 9 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu przechowywania listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług - Dz.U. Nr 95, poz. 798; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr , 102 poz. 860

Marcin Jasiński

ekspert w zakresie VAT