Gdyby „Ocena” mogła mówić, co by powiedziała?

Spróbujmy zatem spojrzeć na ten jakże poważny, a przy tym powszedni temat, bez zbytnich obciążeń i w nieco lżejszej konwencji. Sprawdźmy, co do powiedzenia miałaby nasza Pani Ocena, gdyby oddano jej głos…

Chciałabym czuć się potrzebna!

Po co oceniamy? Bo modnie, bo Zarząd sobie życzy, bo tak nas nauczono, bo wszyscy oceniają wszystko… a może po prostu, dlatego że tak mówi art. 94 Kodeksu Pracy.

Na bazie przeprowadzonej oceny podejmujemy decyzje personalne o umieszczeniu pracownika w nowych rolach zawodowych, decydujemy o podwyżkach, nagrodach premiach, proponujemy adekwatne działania rozwojowe. Akcje te wykonane na podstawie wyników ocen są oczekiwane i aprobowane również przez pracowników.

Negatywne emocje i obawy pracowników przed zwolnieniem czy degradacją może budzić tylko jeden rodzaj decyzji personalnych, podjętych na podstawie wyniku oceny okresowej - stwierdzenie nieprzydatności zawodowej pracownika (zła, nieefektywna praca). Nie oznacza to, że pracodawca nie może w takim przypadku skorzystać ze swoich praw.

Pamiętajmy jednak, że za niskimi efektami pracy mogą kryć się niedomagania organizacyjne, brak środków pracy, niewłaściwa organizacja, czy niekorzystne zmiany w otoczeniu bliższym i dalszym organizacji. Nie zawsze jest to tylko niechęć pracownika do realizacji zadań zawodowych.

Poznanie rzeczywistych przyczyn niskiej efektywności pracowników może uchronić organizację przed powolnym staczaniem się po równi pochyłej, a nawet kroczeniem ku przepaści.

Jeżeli po ocenie nic się nie będzie działo - nic nie wyniknie z zapisów, wniosków z rozmowy oceniającej - będzie ona czuła się niepotrzebna!

Chciałabym móc oprzeć się o solidne podstawy!

Ocena pracownicza musi bazować na analizie i adekwatnym opisie stanowiska pracy.

Cel funkcjonowania stanowiska, zadania zawodowe, jakie pozwalają osiągnąć ten cel, są podstawą do definiowania wymagań (kryteriów oceny) dotyczących pracowników związanych z danym stanowiskiem.

Opis stanowiska pracy powinien wskazać pracownikowi, czym zakończyć się ma wykonanie określonego zadania zawodowego (produkt, półprodukt), dlaczego (cel funkcjonowania stanowiska) i dla kogo je wykonuje (odbiorcy pracy).

Punktem wyjścia powinno być zdefiniowanie kryteriów dobrego wykonania zadania zawodowego (kryteria efektywnościowe). Zastanowić się należy, jakie zachowania wspierają jego efektywne wykonanie (kompetencje) i jakie formalne kwalifikacje czy umiejętności pozwalają zrobić to dobrze (kryteria kwalifikacyjne). Jakie cechy ułatwiają osiąganie wysokiej sprawności zawodowej i odpowiednie funkcjonowanie w środowisku pracy (dyspozycje osobowościowe).

Najlepszymi ekspertami na poszczególnych stanowiskach pracy są efektywni pracownicy. Zaprośmy ich do opisu stanowisk i tworzenia standardów wymagań. Łatwiej zaakceptują wtedy kryteria oceny i poczują związek z tym, co robią i czego się od nich oczekuje.

Jeżeli kryteriów oceny nie oprzemy o solidną analizę stanowiska pracy, mamy nikłe szanse, że to, co oceniamy, będzie mieć związek z tym, co robimy na danym stanowisku.

Chciałabym motywować do efektywnej pracy!

Jeżeli zaangażujemy pracowników do analizy i opisu stanowisk pracy, kryteriów wymagań, wówczas w procesie wieloźródłowej oceny wykorzystamy dwie z istotniejszych zasad motywacji, jakimi są:
- współwłasność celu – ludzie popierają i bronią tego, co sami współtworzą.
- jasne zasady - ludzie odnajdują motywację, gdy: dokładnie wiedzą, co mają robić, są pewni, że potrafią zrobić to dobrze, ich praca i zachowania są sprawiedliwie ocenione.

Poprzez poprawne włączenie pracowników do opisów pracy, kryteriów oceny oraz samej oceny budujemy w nich przeświadczenie, że mogą efektywnie wpływać na funkcjonowanie organizacji. Poczucie bycia zdolnym do kompetentnego wykonania pracy i wysokiej skuteczności własnej będzie źródłem satysfakcji z pracy i podniesie poziom ich motywacji.

Chciałabym być dobrze zaprojektowana i ułożona!

Poprawne zaprojektowany system ocen okresowych pozwala odpowiedzieć jednoznacznie na następujące pytania: Po co prowadzimy proces ocen? Co oceniamy? Jak oceniamy? Jak wykorzystamy wyniki? 

Polecamy: serwis Rekrutacja

Chciałabym być silna!

Ocena ma wsparcie w przepisach Kodeksu Pracy, stoi za nią Zarząd firmy. Będzie „silna” tylko wtedy, kiedy przygotuje się ją w oparciu o wiedzę o stanowiskach, skonsultuje z partnerem społecznym i oprze o dobre zasady. Jej moc będzie tym większa im jej wyniki będą bardziej potrzebne pracownikom.

Chcę być zawsze na czasie!

Kryteria oceny pracownika opierają się na opisach stanowiska pracy, uwzględniają plany rozwojowe organizacji, zmiany w otoczeniu. Zmiana celu funkcjonowania komórki, stanowiska, zadań zawodowych na stanowiskach pracy implikuje zmianę kryteriów oceny i powinna być podawana do wiadomości pracownika na początku okresu oceniania. Raz zrobiony arkusz oceny nie może obowiązywać po „wsze czasy”.

Chciałabym być mile widzianym gościem!

Zdarzają się w cyklu życia organizacji lub też przy okazji różnych poważnych zmian strukturalnych (reinżyniering, fuzje, przejęcia) sytuacje niesprzyjające prowadzeniu procesów oceny. W takim przypadku nieobecność oceny może być usprawiedliwiona!

Patrząc zaś bliżej na codzienność organizacji, pamiętajmy, że jej pracownicy w zależności od stopnia złożoności pracy, rodzajów realizowanych projektów, zadań (strategiczne, taktyczne, operacyjne), chcą być poddawani ocenianiu częściej lub rzadziej.

Chciałabym być rzetelna, obiektywna i nieomylna!

O skuteczności i rzetelności całego procesu decydują zastosowane metody, narzędzia i techniki. Cechy/dyspozycje osobowościowe oceniamy używając testów psychologicznych przeznaczonych do badań zdrowych ludzi w środowisku pracy.

Kwalifikacje potrzebne do pracy na stanowisku oceniamy poprzez weryfikację/przegląd formalnych dokumentów, testy wiedzy, próbki pracy. Kompetencje oceniamy poprzez obserwację zachowań pracownika podczas realizacji zadań zawodowych –ocena 360st. Wyniki pracy oceniamy poprzez porównanie rezultatów pracy ze zdefiniowanymi oczekiwaniami, co do jej ilości, jakości, wartości, kosztu, czasu ,itd.

Inicjatorzy i uczestnicy procesu oceny powinni zostać odpowiednio przygotowani i przeszkoleni. Dzięki temu mają świadomość mocnych i słabych stron całego procesu, a tym drugim potrafią zapobiegać. Podejmują na bazie oceny rzetelne decyzje personalne.

Chciałabym być dobrze wychowana!

W procesie organizowania, przeprowadzania oceny, rozmów oceniających bardzo ważne jest by nikt nie czuł się dyskryminowany, nie urażono godności pracownika i nie złamano ogólnie przyjętych norm społecznych. Rozmowy powinny dotyczyć wyników pracy, umiejętności, zachowań, postaw. Celem powinny być ambitne wnioski rozwojowe, a nie plotkowanie o charakterze pracownika.

Chciałabym być dobrze ubrana!

Uwikłany w rozbudowane regulaminy czy procedury proces oceny robi wrażenie niezgrabnego i mało wyrazistego. Nawet jeśli początkowo pomoże to ukryć brak naszej znajomości tematu, to finał pierwszej oceny odsłoni wszystko.

Dlatego proste, jasne regulaminy skrojone do potrzeb organizacji powinny zawierać niezbędne elementy – opisywać: co jest oceniane, w jaki sposób, do czego zostaną wykorzystane wyniki, jaka jest procedura odwoławcza.

Chciałabym, żeby o mnie dbano!

Nawet najlepiej zaprojektowany system okresowej oceny pracowniczej wymaga stałej uwagi i jeżeli zajdzie taka konieczność aktualizacji. Ocena jak każda reprezentantka płci żeńskiej chciałaby wiedzieć, co modne i sprawdzone (konferencje, literatura) móc porównać się z innymi (benchmarking) oraz czasami posłuchać, co inni specjaliści o niej myślą (doradztwo). Takie działania wymagają zapewne nakładów finansowych, ale to się opłaca i szybko zwraca.

Dobrze funkcjonujący system oceny podnosi trafność podejmowanych decyzji kadrowych, ułatwia kierownikom zarządzanie podwładnymi, a samym pracownikom dostarcza informacji o kryteriach oceny pracy i ich wynikach.

Chcę, żeby mnie szanowano i poważnie traktowano!

Jeżeli prawidłowo zaprojektujemy ten proces, zadbamy o jego prawidłowy przebieg, będzie on traktowany na równi z innymi ważnymi procesami i dostarczy wiedzy do podejmowania trafnych decyzji dotyczących najcenniejszego z zasobów każdej organizacji - ludzi.

Nie chcę, żeby na mnie eksperymentowano!

Eksperymenty na żywym organizmie, jak wszędzie, nie są wskazane. Pierwsza ocena służy do weryfikacji procesu, a nie do oceny pracowników. Nie wolno nam ich zranić, zniechęcić na tym etapie.

Nie chcę czuć się samotna!

Ocena pracownicza to nie odosobniony incydent w życiu „zasobu” ludzkiego organizacji. To w zasadzie środkowy, okresowo powtarzalny, etap życia pracownika w organizacji, na danym stanowisku. Przygotowujemy stanowisko pracy (opis stanowiska) rekrutujemy pracownika, przydzielamy zadania, instruujemy jak je wykonać i jakich rezultatów oczekujemy, oceniamy, (identyfikujemy ewentualne luki, niedobory) proponujemy działania rozwojowe, likwidujemy luki, rozwijamy oraz doskonalimy organizację pracy, a przed kolejną ocena okresową ewentualnie przydzielamy nowe zadania, redefiniujemy wymagania kompetencyjne itd. Jak widać, ocena nie egzystuje sama dla siebie!

Nie chcę być kozłem ofiarnym!

Z obserwacji działań służb HR, analizy tematów spotkań stowarzyszeń kadrowych, konferencji, wynika, że jest to proces, na którym ciągle niestety „uczymy się” popełniać błędy.

Źle zaprojektowana i przeprowadzona ocena daje więcej szkód, niż gdyby jej nie przeprowadzać w ogóle. Zmiana negatywnej postawy pracownika wobec procesu oceny jest bardzo trudna. Pamiętamy, co i jak kształtuje nasze postawy.

Autor: Anna Węgrzyn

Polecamy: serwis Kultura organizacji