Outsourcing controllingu - czy to możliwe?

Ewolucja gospodarki wolnorynkowej zmieniła postrzeganie przedsiębiorstwa, które obecnie jest traktowane jako wielowymiarowy organizm. Z punktu widzenia operacyjnego firma składa się z szeregu procesów, które przedsiębiorstwo musi realizować, aby uzyskać zamierzone rezultaty. W zależności od specyfiki danej organizacji, odpowiedzialność za wybrane procesy można delegować poza firmę, korzystając z usług outsourcingowych.

W obszarze finansów przedsiębiorstwa jednymi z najpopularniejszych, wykorzystywanych „zasobów zewnętrznych” są outsourcing księgowości, outsourcing księgowości i kadr oraz outsourcing usług analitycznych. Outsourcing controllingu natomiast jest usługą, która na polskim rynku plasuje się gdzieś na końcu w rankingu ilości firm specjalizujących się w outsourcingu finansowym. Trudno jest znaleźć partnera, który oferowałby pełen zakres narzędzi controllingu, jeszcze trudniej jest znaleźć informacje o tym jak powinien wyglądać outsourcing controllingu. Niska podaż usług controllingu skłania do refleksji nad przyczynami takiego stanu rzeczy. Jednym z kluczowych pytań może być zatem: czy outsourcing controllingu jest możliwy ?

Controlling jest skomplikowanym procesem pomagającym zarządzać firmą, który, jak pokazuje praktyka, składa się z planowania, kontroli wykonania zamierzeń i sprawozdawczości, a którego głównym założeniem jest zorientowanie na wyniki przedsiębiorstwa i cele. Controlling nie polega wyłącznie na raportowaniu czy dostarczaniu informacji zarządczych, a na jego skuteczność wpływa decentralizacja struktury organizacyjnej firmy oraz system informacyjny, który musi wspomagać planowanie i kontrolę realizacji założeń.

Nawiązując do powyższej definicji można przeprowadzić analizę nad sensem wykorzystania i skutecznością outsourcingu controllingu.

• Przedsiębiorcy oraz osoby zarządzający firmami mogą wspomagać się doradcami zewnętrznymi w procesie planowania. W firmie posiadającej komórkę controllingu plany i decyzje nie są podejmowane odgórnie lub wyłącznie przez kontrolera finansowego. Kontroler finansowy w tym zakresie to osoba, która inicjuje procesy planistyczne oraz pomaga wypracować spójną wizję przyszłości. Równie dobrze z takim zadaniem może poradzić sobie osoba na co dzień nie związana z daną firmą. Warunkiem jednak jest, aby doradca zewnętrzny miał możliwość poznania firmy oraz został potraktowany nie jako usługodawca, ale partner mający wspomagać w podejmowaniu dobrych decyzji.
• Osobą odpowiedzialną za przeprowadzanie analizy wykonania planu i ustalanie przyczyn powstawania odchyleń również może być ktoś spoza grona pracowników. Ważne, by w tym przypadku zewnętrzny kontroler finansowy miał dostęp do odpowiednich danych i narzędzi je przetwarzających.
• Trudno sobie wyobrazić, aby firma korzystająca z outsourcingu była odpowiedzialna za narzędzia, jakich używa firma zewnętrzna. Stąd też outsourcing controllingu musi posiadać rozbudowane zaplecze oprogramowania służącego poprawnemu przepływowi informacji. Informatyzacja  firmy outsourcingowej musi pozwalać łatwo wymieniać dane z klientami,  zapewniać wspomaganie procesów podejmowania decyzji i szybkiej oceny ich realizacji, w celu umożliwienia natychmiastowego reagowania na odchylenia.

Polecamy: Jakie są strategie wyboru odpowiedniej formy outsourcingu?

• Sprawozdawczość powinna być wynikiem controllingu, a nie jego głównym założeniem. W zakresie operacyjnym można bardziej skupić się na rozwiązaniach raportowania oraz przedstawianiu informacji dla kierownictwa i zarządu, natomiast oceniając outsourcing controllingu należy główną uwagę skupić nad możliwościami orientacji na przyszłość.

• Najtrudniejsze zadanie, z którym musi uporać się outsourcing controllingu to bez wątpienia wprowadzenie zmian w obszarze struktur kierowania firmy klienckiej. O ile można zgodzić się z faktem, że planowaniem, oceną realizacji celów oraz sprawozdawczością, przy wykorzystaniu nowoczesnego oprogramowania, może zająć się firma zewnętrzna o tyle trudniej jest sobie wyobrazić, że osoba z zewnątrz zostanie w pełni zaakceptowana jako współdecydent. Podobnie jest również z przełamaniem oporu przed delegowaniem odpowiedzialności i zadań kierowniczych na pracowników spoza grupy dotychczas zarządzającej.

• Nie można również zapominać o zmianach w różnych obszarach działalności, które towarzyszą wdrażaniu controllingu. Outsourcing kojarzy się z oddelegowaniem zadań i brakiem istotnych zmian w dotychczasowym funkcjonowaniu firmy, co jednak nie sprawdza się w przypadku outsourcingu controllingu.  Case study wdrażania controllingu w jakiejkolwiek organizacji zawsze przedstawia szereg zmian i dostosowania do potrzeb podsystemu zarządzania jakim jest controlling.

Outsourcing controllingu jest możliwy. Wymaga jednak odpowiedniego przygotowania zarówno ze strony firmy outsourcingowej jak i firmy, chcącej z takich usług skorzystać. Przełamanie barier typowych dla wdrożenia controllingu wymaga jednak w tym przypadku więcej wysiłku, a kompetencje oraz doświadczenie zasobów ludzkich i zaplecze informatyczne firmy outsourcingowej muszą być oparte na najlepszych praktykach i rozwiązaniach controllingowych.

Polecamy: Trendy w outsourcingu finansów