Jak rozwiązywać problemy? - poradnik

Przyjrzyj się przez chwilę najbardziej strategicznym spotkaniom: by dowiedzieć się co firma potrzebuje zrobić w przyszłości niektórzy managerowie czują potrzebę wypowiedzenia długiej dołującej listy tego, co idzie źle. Co nie jest dobre albo co nie jest dobre wystarczająco? Dlaczego konkurenci są lepsi? Co już dawno powinno być zrobione? Jakie są powody dla których nie zrobiliśmy jeszcze x,y,z? Kto ponosi odpowiedzialność za to, że jesteśmy w tym miejscu? Czy ja to wina? Ile czasu już straciliśmy i jak niewiele czasu zostało?

Te same pytania pojawiają się na większości poniedziałkowych spotkań: czas jest wykorzystywany do tego mówienia o tym co poszło źle w ubiegłym tygodniu, jakich problemów należy oczekiwać w tym tygodniu i z jakimi sobie radzić w międzyczasie. W czasie tych zorientowanych na problem spotkaniach, twój zespół staje się coraz bardziej i bardziej zaabsorbowany wymyślaniem każdego problematycznego aspektu całej sytuacji.

Managerowie są w tym naprawdę dobrzy. Są w tym wytrenowani. Wchodzą we wszystkie możliwe aspekty, szczegóły „dlaczego” i „dlaczego nie?”. Kiedy każdy próbuje coraz dogłębniej zrozumieć problem, bez wątpienia, większość z obecnych tam ludzi będzie się czuła sfrustrowana, przybita, będzie miała obniżony nastrój.

Problemy mogą przerodzić się w przeszkody nie do przejścia. Prawdopodobieństwo, że pozytywna zmiana powstanie w trakcie tego procesu jest minimalne. Zapominacie o koncentrowaniu się na tym jak problemy mogą być rozwiązane.

Na szczęście jest inna droga! Możemy mieć inne podejście do problemu. Z zupełnie innej strony – możliwych rozwiązań.

Zacznij swoje strategiczne spotkanie w ten sposób: zapytaj kolegów by wymienili listę rzeczy, która idzie dobrze (pomijając bieżące problemy) - silne strony firmy, przeszłe sukcesy pracowników, momenty sukcesu, które mieli, ich ulubione wspomnienia, wszystko co działa na tyle dobrze, że chcą to zachować. Po trzydziestu minutach zapytaj ich jak się czują. Powiedzą ci, że czują nadzieję, energię, ufność, pewność, że mogą , są w stanie rozwiązać problemy. I mają rację. Prawdopodobieństwo, że z sukcesem rozwiążą problemy wzrasta, gdy przypominają sobie swoje zasoby, umiejętności, kompetencje i sukcesy z przeszłości.

Streszczenie zarządzania opartego na SFC może brzmieć tak:
• jeżeli coś nie działa, rób coś innego
• jeżeli coś działa, rób tego więcej

SF Coaching

Coaching prowadzony efektywnie związany jest z odnajdywaniem rozwiązań. Przyjmujemy w nim perspektywę przyszłości a nie przeszłości. Patrzymy do przodu a nie do tyłu. Pytamy: jak możesz to zmienić? Jak możesz to ulepszyć? Jak możesz to zrobić lepiej? A nie dlaczego to się wydarzyło i kto jest winny?W pewnym sensie coaching managerski jest stanem umysłu, sposobem myślenia, postawą. Musisz przemieścić się z obszaru mówienia, polecania do obszaru pytania. Potrzebujesz używać pytań skoncentrowanych na rozwiązaniu by osiągnąć to co chcesz.W coachingu skupionym na rozwiązaniach pytania są zadawane w ten sposób by kierować uwagę w stronę rozwiązań. Zamiast rozmawiania o przyczynach, powodach, trudnościach coach eksploruje z klientem przestrzeń pożądanych celów, wyjątków, które w przeszłości prowadziły do sukcesów, rozwiązań i posiadanych zasobów.

Polecamy: Korespondencja w biznesie

Trzy stopnie, by osiągnąć rozwiązanie

• Stopień I

Klient i coach rozmawiają o pożądanej przyszłości i zmianach, które będą związane z osiąganiem jej. Jest to faza ustalania celów. Uwaga koncentrowana jest na tym momencie, kiedy cel jest już osiągnięty. Prosimy klienta by sobie to wyobraził i opowiedział nam o tym w najdrobniejszych, możliwych szczegółach. Nie zbieramy żadnych informacji o problemie. Ukonkretniamy to, jak klient chce by wyglądała przyszłość.

• Stopień II

Następnie klient i coach rozmawiają o niedalekiej przeszłości i szukają tych wszystkich wczesnych oznak, które świadczą o tym, że już zachodzi zmiana w pożądanym kierunku. W tym momencie coach zadaje tylko pytania związane z wszystkimi rzeczami, które dobrze funkcjonują . To pomaga klientowi zidentyfikować możliwe kroki do wykonania i wzmocnić zasoby, które posiada. Dowiedz się od klienta co działa. Pomóż mu zidentyfikować co pomoże mu zrobić progres w pożądanym przez niego kierunku. Jeżeli coś działa, niech klient robi tego więcej, jeżeli coś nie działa – niech przestanie to robić.

• Stopień III

Trzecia faza polega na wprowadzeniu w życie małych kroków, które były zidentyfikowane wcześniej, takich które przybliżą do odnalezienia rozwiązania, które będzie działało. Co klient może wprowadzić teraz w życie? Jest to faza eksperymentowania. W coachingu zamiast koncentrować się na lepszym zrozumieniu problemu, koncentrujemy się na celach, rozwiązaniach, zasobach. Koncentrowanie się na rozwiązaniach umożliwia klientom osiąganie celów w krótszym czasie niż przy zastosowaniu innych metod.

Pozostanie skoncentrowanym na rozwiązaniach i skoncentrowanym na kliencie jest nie lada wyzwaniem dla coacha. Niemniej jednak zawsze jest to wartościową przygodą ponieważ pomaga klientowi odnaleźć jego własne sposoby i rozwiązania najszybciej jak to tylko możliwe. Dzięki temu pozostawiamy odpowiedzialność w rękach klienta.

Pytania:
• Co warto żeby się tutaj dzisiaj wydarzyło, dzięki czemu później mógłbyś powiedzieć, ze była to wartościowa sesja coachingowa dla ciebie?
• Co by się dzięki temu zmieniło?
• Po czym poznasz, że to osiągnąłeś?
• Co będziesz robił żeby to osiągnąć/gdy to osiągniesz?

W coachingu nie odwołujemy się do wiedzy i teorii. To co jest najważniejsze, to wykreowanie takiej przestrzeni w której coachowany sam odnajdzie swoje rozwiązania, które pasować będą do jego sytuacji i okoliczności w których się znajduje.

Narzędzia umożliwiające kreowanie rozwiązań:

• Miracle questions – poproś klienta by opowiedział ci, jak jego sytuacja by wyglądała gdyby wydarzył się cud i problem, którego teraz doświadcza, został rozwiązany. Zaproszenie klienta do zwizualizowania swojego życia bez problemu daje zaskakująco silny efekt. Daje nadzieję, na lepszą przyszłość i zapoczątkowuje pozytywną reakcję łańcuchową. 

• Pozytywne wyjątki – klucz do odnalezienia rozwiązań – ciekawa sprawa z problemami jest taka, że one nie są ciągłe w czasie. Zawsze występują wyjątki od problemu, sytuacje w których problem nie istnieje lub nie jest tak rozciągły/absorbujący jak zazwyczaj. Te pozytywne wyjątki są kluczem do zmiany, do odnalezienia rozwiązania. Dopytaj klienta: Jakie zachowania/okoliczności sprawiły że ten problem nie istniał w tamtej sytuacji?

• Skale/wizualizacja progresu – coach prosi klienta o wyobrażenie sobie skali 1-10. 10 - określa poziom na którym klient całkowicie osiągnął swój cel, a 0 - określa poziom, w którym problem dalej istnieje i jest jeszcze gorszy. Coach pyta klienta gdzie na tej skali jest teraz i co to dla niego znaczy. Następnie coach pyta klienta jak sytuacja będzie wyglądała na następnym stopniu skali. Punkt przyłożenia uwagi skupia się na zwizualizowaniu sytuacji trochę lepszej. Progres dokonuje się małymi krokami. Podejmowanie małych kroków jest tu esencjonalne. Male kroki wymagają mało wysiłku a ich efekt może by bardzo duży ponieważ nieoczekiwanie zapoczątkowują łańcuch pozytywnych wydarzeń.

• Komplementowanie/ wskazywanie zasobów – coach często komplementuje klienta wprost (fantastycznie to zrobiłeś) i nie wprost (opowiedz jak udało ci się wykonać to nad wyraz trudne zadanie?) - są zaproszeniem do tego, by klient sam się pochwalił/docenił . komplementy/docenienie wskazuje rozwiązania i zasoby

Polecamy: Czy czujemy się zestresowani w pracy?

SFC jest oparty na szacunku, zasobach klienta i współpracy. Klient wskazuje kierunek i zawiaduje procesem. Coach nie chce zmieniać klienta. Podejście to jest niekonfrontujące i nieosądzające. Coach jest naprawdę ciekawy i zainteresowany rozwiązaniami klienta i naprawdę nie wie, co może być najlepsze dla kogoś innego.

Gdy komunikacja klienta nie jest oparta na współpracy, coach nie spostrzega tego jako opór przed zmianą, lecz jako informację dla niego, że jego interwencje nie są właściwe i musi się dopasować do perspektywy klienta raz jeszcze.