Wydatki na okulary dla pracowników - rozliczenie podatkowe i składkowe oraz ewidencja rachunkowa

Pracodawca ma obowiązek zapewnienia okularów korekcyjnych pracownikom użytkującym w czasie pracy monitor ekranowy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy (§ 8 ust. 1 rozporządzenia w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe). Robi to na podstawie orzeczenia lekarskiego o konieczności używania okularów korekcyjnych przez pracownika. Orzeczenie to jest wystawiane w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej, w wyniku badań wstępnych, okresowych lub kontrolnych (dalej: badania profilaktyczne), na które pracownika kieruje pracodawca.

To pracodawca określa sposób zaopatrzenia pracownika w okulary korekcyjne. Może to zrobić poprzez:

● wydanie pracownikowi zaleconych okularów korygujących wzrok,

● pozostawienie w gestii pracownika zakupu zaleconych okularów i dokonanie na jego rzecz zwrotu poniesionych na ten cel wydatków.

1. Rozliczenie podatku dochodowego

1.1. Przychód pracownika

Pracownik, któremu pracodawca finansuje albo refunduje koszt zakupu okularów, uzyskuje z tego tytułu przychód ze stosunku pracy. Przychód ten korzysta ze zwolnienia z PIT na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 updof, jeżeli zakup okularów następuje na zalecenie lekarza wydane w wyniku badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej, o której mowa w § 8 ust. 1 rozporządzenia w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe. Zwolnienie obejmuje również przypadki, gdy zakup okularów jest skutkiem przeprowadzenia badanie wzroku na podstawie skierowania wystawionego przez pracodawcę na prośbę pracownika jeszcze przed upływem terminu ważności badań okresowych, np. w związku z pogorszeniem się wzroku pracownika. W pozostałych przypadkach zwolnienie, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 11 updof, ani żadne inne zwolnienie z PIT nie ma zastosowania. W konsekwencji z tytułu sfinansowania przez pracodawcę zakupu okularów lub otrzymania refundacji wydatków poniesionych na ich zakup pracownicy osiągają opodatkowany przychód ze stosunku pracy (por. przykładowo interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 10 października 2012 r., sygn. ILPB1/415-673/12-2/TW).

Zobacz: Prawo dla firm

Zwolnienie przewidziane w art. 23 ust. 1 pkt 11 updof znajduje również zastosowanie w sytuacji, gdy pracodawca zapewnia pracownikom zamiast okularów korekcyjnych soczewki kontaktowe, a ich stosowanie zalecił lekarz w związku z badaniami okulistycznymi przeprowadzonymi w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej. Stanowisko to potwierdzają organy podatkowe (por. interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 29 października 2014 r., sygn. IBPBII/1/415-639/14/MŁ).

1.2. Koszty pracodawcy

Kosztami uzyskania przychodów są wydatki ponoszone przez podatników w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem wydatków wymienionych jako niestanowiące kosztów uzyskania przychodów (art. 22 ust. 1 updof, art. 15 ust. 1 updop).

Kosztami uzyskania przychodów z działalności gospodarczej są m.in. koszty pracownicze, tj. koszty ponoszone w związku z zatrudnieniem pracowników. Chodzi nie tylko o koszty, które w związku z zatrudnieniem pracowników pracodawcy są obowiązani ponosić, ale również koszty, które pracodawcy ponoszą dobrowolnie, np. koszty nagród dla pracowników. Zdaniem autora za prawidłowe należy zatem uznać stanowisko, że kosztami uzyskania przychodów są dla pracodawcy nie tylko wydatki na nabycie dla pracowników okularów (albo na refundację ich zakupu), do których poniesienia zobowiązują go przepisy prawa pracy, ale również takie, które są ponoszone przez pracodawcę dobrowolnie (jako wydatki na szczególnego rodzaju nagrodę dla pracowników).

W taki sam sposób pracodawca może rozliczać w kosztach wydatki na zakup (refundację) soczewek kontaktowych dla pracowników.

Przeczytaj w INFORLEX.PL Biznes cały artykuł: Wydatki na okulary dla pracowników - rozliczenie podatkowe i składkowe oraz ewidencja rachunkowa

W artykule wyjaśniono również przykłady ewidencji w księgach rachunkowych.