Wydatki na okulary dla pracowników - rozliczenie podatkowe i składkowe oraz ewidencja rachunkowa

Pracodawca ma obowiązek zapewnienia okularów korekcyjnych pracownikom użytkującym w czasie pracy monitor ekranowy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy (§ 8 ust. 1 rozporządzenia w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe). Robi to na podstawie orzeczenia lekarskiego o konieczności używania okularów korekcyjnych przez pracownika. Orzeczenie to jest wystawiane w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej, w wyniku badań wstępnych, okresowych lub kontrolnych (dalej: badania profilaktyczne), na które pracownika kieruje pracodawca.

To pracodawca określa sposób zaopatrzenia pracownika w okulary korekcyjne. Może to zrobić poprzez:

● wydanie pracownikowi zaleconych okularów korygujących wzrok,

● pozostawienie w gestii pracownika zakupu zaleconych okularów i dokonanie na jego rzecz zwrotu poniesionych na ten cel wydatków.

1. Rozliczenie podatku dochodowego

1.1. Przychód pracownika

Pracownik, któremu pracodawca finansuje albo refunduje koszt zakupu okularów, uzyskuje z tego tytułu przychód ze stosunku pracy. Przychód ten korzysta ze zwolnienia z PIT na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 updof, jeżeli zakup okularów następuje na zalecenie lekarza wydane w wyniku badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej, o której mowa w § 8 ust. 1 rozporządzenia w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe. Zwolnienie obejmuje również przypadki, gdy zakup okularów jest skutkiem przeprowadzenia badanie wzroku na podstawie skierowania wystawionego przez pracodawcę na prośbę pracownika jeszcze przed upływem terminu ważności badań okresowych, np. w związku z pogorszeniem się wzroku pracownika. W pozostałych przypadkach zwolnienie, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 11 updof, ani żadne inne zwolnienie z PIT nie ma zastosowania. W konsekwencji z tytułu sfinansowania przez pracodawcę zakupu okularów lub otrzymania refundacji wydatków poniesionych na ich zakup pracownicy osiągają opodatkowany przychód ze stosunku pracy (por. przykładowo interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 10 października 2012 r., sygn. ILPB1/415-673/12-2/TW).

Zobacz: Prawo dla firm

Zwolnienie przewidziane w art. 23 ust. 1 pkt 11 updof znajduje również zastosowanie w sytuacji, gdy pracodawca zapewnia pracownikom zamiast okularów korekcyjnych soczewki kontaktowe, a ich stosowanie zalecił lekarz w związku z badaniami okulistycznymi przeprowadzonymi w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej. Stanowisko to potwierdzają organy podatkowe (por. interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 29 października 2014 r., sygn. IBPBII/1/415-639/14/MŁ).