Jak skutecznie przeprowadzić program optymalizacji kosztów?

Racjonalizacja kosztów stała się rozpowszechnioną praktyką stosowaną przez polskie firmy. Jednym z największych utrudnień w wypracowaniu pożądanych oszczędności jest brak zrozumienia i akceptacji wśród osób, które są najbardziej zainteresowane rozwojem firmy. Taki argument podało 50 proc. respondentów, którzy wzięli udział w badaniu firmy Deloitte, które dotyczyło trendów optymalizacji kosztów w polskich firmach.

Udział kadry zarządzającej

W opinii respondentów, inicjatywy oszczędnościowe powinny mieć wsparcie w osobach przedstawiających najwyższe szczeble organizacyjne firmy. Kierownictwo firmy musi mieć właściwą wiedzę na temat planowanych zmian i udzielać wsparcia tym inicjatywom w całym okresie realizacji projektu.

Eksperci Deloitte zaznaczają, że jest to szczególnie ważne w przypadku zmian strukturalnych zakrojonych na szeroką skalę, które często wymagają współpracy między odrębnymi jednostkami organizacyjnymi.

Ponadto programy wdrażane przez wyższą kadrę zarządzającą charakteryzują się lepszymi wynikami w porównaniu do programów kierowanych przez kadrę niższą.

Zobacz: Jak wyliczyć wskaźnik Okresu Bezpieczeństwa Gotówkowego

Stosowanie zachęt

Z badań Deloitte wynika, że istnieje zależność pomiędzy stosowaniem zachęt a realizacją zamierzonych celów. Wszystkie firmy, które stosowały zachęty zrealizowały cele, a w przypadku 19 proc. badanych firm realizacja celów przekroczyła wcześniejszy próg oczekiwań.

Wyjście poza analizę wewnętrzną

Firmy, które przy ustalaniu celów brały pod uwagę analizę zewnętrzną – analizę benchmarkingową i analizę oczekiwań inwestorów wypracowały większe oszczędności w porównaniu do firm, które bazowały tylko na analizie wewnętrznej.

Komunikacja w zarządzaniu

Kluczowym elementem zarządzania zmianą przy programach optymalizacji kosztów jest zapewnienie komunikacji ze wszystkimi osobami, które są zainteresowane tym projektem.

Eksperci podkreślają, że przeprowadzana w pośpiechu reforma struktury kosztów może odwrócić uwagę kierownictwa firmy od konieczności poinformowania o tym pracowników. Brak informacji powoduje spadek wydajności pracowników. Warto jest zatem od samego początku poświęcić czas na działalność informacyjną.

Blisko 60 proc. badanych firm uważa, że komunikacja jest najważniejszym czynnikiem wpływającym na powodzenie programu i powinno się jej poświęcić jak najwięcej uwagi przy planowaniu programu oszczędnościowego.

Zobacz: Jak nie utracić płynności finansowej?