Jak optymalizować koszty w małej firmie?

Technologia

Coraz więcej małych firm przekonuje się do rozwiązań opartych na na modelu SaaS (Software-as-a-Service), które są alternatywą dla tradycyjnie pojmowanego IT.

Różnica w tych modelach polega na tym, że dotychczasowe podejście do IT opierało się na konieczności posiadania przez firmę własnej infrastruktury informatycznej oraz licencjonowanych programów przypisanych do komputera. Stanowiło to dużą barierę w rozwoju małych firm, których nie stać było na zakup specjalistycznego oprogramowania ze względu na drogie licencje.

Tymczasem istotą modelu SaaS jest dostarczanie oprogramowania jako usługi. W technologii tej dostępne jest coraz więcej aplikacji potrzebnych do sprawnego funkcjonowania firmy, jak poczta e-mail, aplikacje księgowe, systemy sprzedaży i wiele innych. Tym samym przedsiębiorca zostaje uwolniony od konieczności inwestowania w infrastrukturę i ponoszenia kosztów „z góry”, nie wiedząc czy rozwiązanie spełni jego potrzeby.
Żeby skorzystać z programu w modelu SaaS wystarcza komputer/laptop z dostępem do internetu. Jedynym kosztem jaki trzeba ponieść jest opłata abonamentowa – nie ma potrzeby instalowania płatnych aktualizacji czy zakupu nowych wersji oprogramowania, aktualizacje dokonywane są w ramach abonamentu, co dodatkowo zwalnia przedsiębiorcę z obowiązku pamiętania o dokonywaniu takich zmian.

Niewątpliwą zaletą aplikacji opartych na modelu SaaS jest mobilność. Dzięki przechowywaniu wszystkich danych w tzw. „chmurze”, przedsiębiorca ma zapewniony dostęp do swoich danych z dowolnego miejsca.

Polecamy: Czy garnitur przedsiębiorcy to koszt podatkowy?

Podatki

Jak wynika z raportu„ Księgowość mikro i małych firm w Polsce 2011” przygotowanego przez InFakt.pl we współpracy z firmą badawczą 4P research mix, tylko 20% przedsiębiorców rozlicza się kwartalnie z podatku VAT, a tylko 16% z podatku dochodowego.

Tymczasem ustawodawca już od kilku lat daje większości mikro i małych firm (prowadzących pozarolniczą działalność gospodarczą) możliwość rozliczania się z podatków kwartalnie, co zapewnia większą elastyczność w zarządzaniu finansami firmy, a jednocześnie jest najprostszym sposobem na optymalizację podatkową.

Oszczędności w księgowości

Wspomniany już raport o księgowości mikro i małych firm pokazuje, że miesięczny koszt prowadzenia księgowości przez biura rachunkowe to najczęściej koszt rzędu 101-200 zł netto ( 38%) oraz 201-500 zł netto (32%). Decydując się na prowadzenie księgowości za pomocą aplikacji online (koszt 199 zł netto rocznie), można zatem zaoszczędzić ponad 2 000 zł netto rocznie.

Dodatkową zaletą takiego rozwiązania jest posiadanie przez przedsiębiorcę aktualnego wglądu w sytuację podatkową i finansową działalności, co pozwala na elastyczne gospodarowanie zasobami finansowymi oraz wpływa na optymalizację kosztów.

Wydaje się więc, że w przypadku małych firm, które dysponują ograniczonym budżetem, a którym zależy na dostosowaniu funkcjonowania firmy do zmiennych realiów rynkowych, szczególnie ważne jest obserwowanie bieżących trendów oraz ocena możliwości zaadoptowania ich we własnej firmie.

Polecamy: Co to jest pomoc de minimis i kto może z niej korzystać?