Kategorie

Jak wybrać system finansowo-księgowy?

Jak wybrać system finansowo-księgowy?
Jak wybrać system finansowo-księgowy?
inforCMS
Wybór systemu finansowo-księgowego jest istotny, ponieważ dotyczy bardzo ważnej sfery prowadzenia działalności gospodarczej. Jeśli w księgach coś się nie zgadza może się to wiązać ze sporymi kosztami inwestycyjnymi (pieniądze, czas przeznaczony na opanowanie poruszania się po systemie).

Po pierwsze – bezpieczeństwo

Dane księgowe zawarte w systemach informatycznych są narażone na niebezpieczeństwo zniszczenia lub utraty, spowodowane dostępem do nich osób niepowołanych, oraz na zagrożenia związane z wirusami komputerowymi wprowadzanymi poprzez urządzenia zewnętrzne lub sieć internetową. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera należy stosować właściwe procedury i środki chroniące przed zniszczeniem, modyfikacją lub ukryciem zapisu (art. 23 ust. 1).

Biorąc pod uwagę niebezpieczeństwo utraty lub zniekształcenia danych, które może w znacznym stopniu wpłynąć na rzetelność zawartych w księgach rachunkowych informacji, prawo przewiduje, że ochrona danych powinna polegać:

  • na stosowaniu nośników danych odpornych na zagrożenia;
  • na doborze stosownych środków ochrony zewnętrznej;
  • na systematycznym tworzeniu rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na nośnikach komputerowych, pod warunkiem zapewnienia trwałości zapisu informacji systemu rachunkowości, przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych;
  • na zapewnieniu ochrony programów komputerowych i danych systemu informatycznego rachunkowości przez stosowanie odpowiednich rozwiązań programowych i organizacyjnych, chroniących przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem (art. 71 ust. 2).

Po drugie – rzetelność

Program finansowo-księgowy musi posiadać procedury, które gwarantują sprawdzalność ksiąg rachunkowych, czyli umożliwiają stwierdzenie poprawności dokonanych w nich zapisów, stanów (sald) oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych. W szczególności:

  • udokumentowanie zapisów pozwala na identyfikację dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych;
  • zapisy uporządkowane są chronologicznie i systematycznie według kryteriów klasyfikacyjnych umożliwiających sporządzenie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych, oraz dokonanie rozliczeń finansowych;
  • w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera zapewniona jest kontrola kompletności zbiorów systemu rachunkowości oraz parametrów przetwarzania danych;
  • zapewniony jest dostęp do zbiorów danych pozwalających, bez względu na stosowaną technikę, na uzyskanie w dowolnym czasie i za dowolnie wybrany okres sprawozdawczy jasnych i zrozumiałych informacji o treści zapisów dokonanych w księgach rachunkowych (art. 24, ust. 4).

Przeczytaj również: Jak wybrać biuro rachunkowe

Po trzecie – ciągłość zapisu i jego obligatoryjne elementy

Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera zapis księgowy powinien mieć automatycznie nadany numer pozycji, pod którą został wprowadzony do dziennika, a także dane pozwalające na ustalenie osoby odpowiedzialnej za treść zapisu (art. 14, ust. 4).

Pojedynczy zapis księgowy w systemie powinien zawierać co najmniej:

  • datę dokonania operacji gospodarczej;
  • określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego będącego podstawą zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji;
  • zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji, z tym że należy posiadać pisemne objaśnienia treści skrótów lub kodów;
  • kwotę i datę zapisu;
  • oznaczenie kont, których dotyczy (art. 23, ust. 2).

Po czwarte – dokumentacja systemowa

Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera jednostka jest zobowiązana do posiadania w ramach dokumentacji systemowej:

  • wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych;
  • opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji (art. 10, ust. 1, pkt 3).

Jednostka nabywająca oprogramowanie powinna wymagać od producenta dostarczenia wraz z programem dokumentacji technicznej systemu, zawierającej wymienione w ustawie elementy. To jednak na użytkowniku programu spoczywa ustawowy obowiązek posiadania takiej dokumentacji, toteż w przypadku istotnych braków jednostka powinna domagać się od dostawcy jej uzupełnienia.

Polecamy serwis Zakładam firmę

Po piąte – reputacja producenta

Fachową obsługę podczas wdrożenia i eksploatacji może zapewnić oferent, którego głównym obszarem działalności jest sprzedaż określonego programu. Dobrze, gdy firma ta ma renomę, doświadczenie w branży i udostępni listę referencyjną, dzięki której zasięgniemy opinii o niej i jej produktach od dotychczasowych użytkowników. Umożliwi to nam sprawdzenie wiarygodności producenta i skonfrontowanie z rzeczywistością zapewnień oferenta o bezawaryjności jego oprogramowania. Zanim zdecydujemy się na zakup programu, powinniśmy także zasięgnąć opinii użytkowników na temat zakresu i jakości wdrożenia, szybkości obsługi serwisowej oraz rzeczywistych kosztów eksploatacji systemu.

Do efektywnego wykorzystania funkcji dostępnych w programie niezbędne jest profesjonalne wdrożenie oraz dostarczenie kompletnej dokumentacji systemowej, zawierającej instrukcję obsługi programu. Kadra przeprowadzająca szkolenie powinna mieć interdyscyplinarną wiedzę w zakresie zarówno informatyki, jak i rachunkowości. Pokaz programu, polegający na instruktażu obsługi, jest istotnym elementem wdrożenia, które na tym jednak nie powinno się zakończyć. Ważne jest również wskazanie przez osobę przeprowadzającą wdrożenie możliwości wykorzystania funkcji systemowych w konkretnym przedsiębiorstwie oraz praktycznych sposobów wprowadzenia usprawnień.

W związku z częstymi zmianami w polskim prawie konieczne jest wprowadzanie do programu poprawek. Ważnym kryterium może być w związku z tym zapewnienie dostarczania przez oferenta nowych, poprawionych wersji systemu, tzw. upgrade'ów, przy czym nabycie ich nie powinno być związane z uiszczaniem opłaty za cały program – powinno się płacić tylko część ceny.

Artykuł pochodzi z książki „Rachunkowość finansowa i podatkowa. Nowe wydanie 2010” Teresy Cebrowskiej (red. nauk.) (Wydawnictwo C.H. Beck, 2010). Wykorzystanie za wiedzą Wydawcy.

Poszerzaj swoją wiedzę, korzystając z naszej oferty
Webinarium: SLIM VAT 2 – Ulga na złe długi + Certyfikat gwarantowany
Webinarium: SLIM VAT 2 – Ulga na złe długi + Certyfikat gwarantowany
Tylko teraz
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Moja firma
    1 sty 2000
    17 wrz 2021
    Zakres dat:
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Duży popyt na mieszkania. Problemem deficyt gruntów

    Popyt na rynku mieszkaniowym nie słabnie, gdyż Polacy chcą kupować nowe mieszkania, a rynek jest chłonny. Powodem jest wysoki deficyt mieszkań, jeden z najniższych, na tle krajów UE, wskaźników liczby mieszkań na tysiąc mieszkańców, a także sprzyjająca sytuacja makro – ocenia członek zarządu Grupy Murapol Iwona Sroka.

    Gaz dla gospodarstw domowych droższy o 7,4% od 1 października

    Cena gazu dla gospodarstw domowych. Od 1 października 2021 r. gospodarstwa domowe korzystające z taryfy PGNiG Obrót Detaliczny zapłacą za gaz więcej o 7,4 proc. PGNiG poinformowało w czwartek 16 września 2021 r., że Prezes URE zaakceptował wniosek o podwyżkę cen w taryfie. Zmiana będzie obowiązywać od października do końca 2021 roku. Stawki opłat abonamentowych oraz stawki za dystrybucję paliw gazowych pozostały bez zmian.

    Continental SportContact 7: sportowa nowość na rynku

    Continental SportContact 7 to opona przeznaczona do sportowych kompaktów, aut sportowych, supersportowych i tuningowanych.

    Branża transportowa... przeżywa renesans

    Branża transportowa jak i mechanicy przeżywają renesans. Usługi w tych dwóch sektorach są obecnie trudniej dostępne i przede wszystkim poszukiwane.

    Roczny koszt utrzymania samochodu? Policz go z... Yanosikiem

    Roczny koszt utrzymania samochodu – ile może wynosić? Yanosik postanowił odpowiedzieć na to pytanie i udostępnił właśnie nową funkcję w aplikacji.

    Ford Mondeo Mk4: Budżetowe auto Bonda

    Ford Mondeo MK4: jeździł nim James Bond, a Top Gear okrzyknął go samochodem roku 2007. W skrócie jest lepszy niż... Ferrari.

    Nieważność decyzji administracyjnych - co się zmienia od 16 września 2021 r.

    Nieważność decyzji administracyjnych. Jeśli od decyzji administracyjnej minęło 30 lat nie wszczyna się postępowania w sprawie jej zakwestionowania - stanowią przepisy, które weszły w życie w czwartek 16 września 2021 r. Niezakończone postępowania ws. nieważności decyzji, wszczęte po 30 latach od ich ogłoszenia, zostają umorzone.

    Katowice. Kolejna edycja programu „Mieszkanie za remont”

    Program „Mieszkanie za remont”. 50 lokali w różnych częściach Katowic znalazło się w tegorocznej edycji miejskiego programu "Mieszkanie za remont", umożliwiającego wynajęcie od miasta mieszkania na preferencyjnych warunkach w zamian za jego odnowienie.

    Zakup uszkodzonego samochodu: 1/3 używek po szkodzie

    Zakup uszkodzonego samochodu? W 2019 roku 1/3 aut na rynku wtórnym miała odnotowaną szkodę. Obecnie odsetek ten zbliża się do połowy.

    Ford Kuga I 2.0 TDCI: Super Użytkowy Vóz

    Dobry SUV musi ładnie wyglądać, być przestronny i oferować poprawne osiągi połączone z niskim spalaniem. To wszystko oferuje Ford Kuga I.

    Toyota RAV4 Adventure: czarne akcenty i napęd 4x4 w standardzie

    Toyota RAV4 Adventure - japoński SUV doczekał się nowej wersji specjalnej. Auto wyróżniają czarne akcenty, srebrny dach i napęd AWD-i w standardzie.

    Większość studentów mieszka u rodziny lub znajomych

    Studenci na rynku nieruchomości. Rynek wynajmu nieruchomości zmienił się istotnie w czasie pandemii. Wzrosła liczba studentów mieszkających u rodziny lub znajomych i nieponoszących opłaty za najem – z poziomu 27% w 2020 r. do 52% w 2021 r. Jednocześnie, spadł odsetek wynajmujących nieruchomości (z 51% do 33%). Centrum AMRON, we współpracy z Warszawskim Instytutem Bankowości i koordynatorami Programu Edukacyjnego „Nowoczesne Zarządzanie Biznesem”, opublikowało raport „Studenci na rynku nieruchomości 2021”. Jednocześnie zapowiedziano, że już w drugiej połowie września 2021 r. zostanie opublikowana kolejna edycja raportu „Portfel studenta” nt. sytuacji finansowej polskich studentów.

    UOKiK zaleca rozwagę przy kupnie nieruchomości na kredyt

    Kupno mieszkania na kredyt. Przy braniu długoletniego kredytu na kupno nieruchomości trzeba liczyć się z ryzykiem, że w tym czasie istotnie wyrosną raty, spadnie cena i wartość nieruchomości, a także nastąpią zmiany na rynku pracy powodujące obniżkę dochodów - przestrzega UOKiK.

    Nabywanie gruntu przez wspólnotę mieszkaniową - zmiany od 9 września

    Nabywanie gruntu przez wspólnotę mieszkaniową. W dniu 9 września 2021 r. weszła w życie nowelizacja ustawy o gospodarce nieruchomościami, dzięki której wspólnoty mieszkaniowe będą mogły łatwiej nabywać grunty na poprawę warunków zagospodarowania nieruchomości budynkowych.

    W sektorze hotelowym nadal duża niepewność

    Działalność obiektów hotelowych. Mimo, iż sytuację branży nieco poprawiły wakacje, w sektorze hotelowym nadal widoczna jest duża niepewność. Branża, która jest jednym z segmentów najbardziej dotkniętych skutkami lockdownów, obawia się ponownego zamknięcia.

    Niedobór gruntów i drogie materiały budowlane zwiększają ceny mieszkań

    Wzrost cen materiałów budowlanych i kurcząca się podaż gruntów inwestycyjnych to obecnie dwie największe bolączki deweloperów mieszkaniowych. – Dziś widzimy na rynku takie sytuacje, że na niektórych inwestycjach generalny wykonawca schodzi z budowy, bo wie, że nie jest w stanie jej udźwignąć w cenie, na którą podpisał kontrakt. To oczywiście przekłada się później na inwestorów i na kupujących nieruchomości – mówi Przemysław Andrzejak, prezes Royal Sail Investment Group. Jak szacuje, średnia cena 1 mkw. mieszkania w Polsce jest dziś o około 1–1,5 tys. zł netto wyższa w stosunku do ubiegłego roku, a w przyszłym trzeba się spodziewać kolejnej, około 15-proc. podwyżki.

    GUS: w Polsce na koniec 2020 r. było ponad 15 mln mieszkań

    Zasoby mieszkaniowe. W Polsce według stanu na koniec 2020 r. odnotowano ponad 15 mln mieszkań (wzrost o 1,4 proc. w porównaniu do stanu na koniec 2019 r.), o łącznej powierzchni użytkowej 1 118,8 mln mkw., w których znajdowało się 57,4 mln izb – poinformował GUS.

    Wywołany pandemią boom mieszkaniowy trwa

    Ceny nieruchomości mieszkaniowych biją rekordy na całym świecie. W czerwcu 2021 roku został zanotowany wzrost cen nieruchomości średnio o 9,2 proc. w 55 krajach i regionach w ujęciu rok do roku – wynika z raportu kwartalnego Global House Price Index Q2 2021.

    Ubezpieczenie kredytu hipotecznego - co warto wiedzieć?

    Ubezpieczenie kredytu hipotecznego. Właśnie postanowiłeś, że złożysz wniosek o kredyt hipoteczny i zrealizujesz swoje marzenie o posiadaniu „czterech kątów” na własność. Jednak zanim bank przyzna Ci środki, powinieneś uzbroić się w wiedzę, która jest potrzebna przyszłemu kredytobiorcy. Wiesz już wszystko na temat parametrów oferty, która Cię zainteresowała, wiesz jakie czynnik wpływają na całkowity koszt kredytu, itp.? A co z ubezpieczeniem? Na jego temat istnieje wiele mitów.

    Zakaz wyprzedzania się dla ciężarówek. Czy to dobry pomysł?

    Zakaz wyprzedzania się dla ciężarówek - to nowy postulat kierowców. Tylko czy odebranie tej możliwości kierowcom TIR-ów to dobry pomysł?

    Toyota Avensis II: japoński dziadkowóz

    Stereotypowy emeryt wybiera Mercedesa. Właśnie. Stereotypowy. Starsi ludzie wbrew stereotypom równie chętnie sięgają po Toyotę.

    Strategia marketingowa przedsiębiorstwa rodzinnego - jak to zrobić?

    Strategia marketingowa przedsiębiorstwa rodzinnego. Jak wskazuje GUS - w Polsce mamy ponad 2 miliony firm rodzinnych. Generują ok. 8 milionów miejsc pracy, a ok. 60% z nich wysyła swoje produkty za granicę. Na rynku postrzegane mogą być przez pryzmat tradycji, stabilności, czy rzetelności. Czy na te aspekty warto jednak kłaść nacisk? W jaki sposób powinna być zbudowana strategia marketingowa przedsiębiorstwa rodzinnego?

    Rekord deweloperów - 250 tys. mieszkań w budowie

    Mieszkania w budowie. W lipcu 2021 roku w budowie pozostawało prawie 245 tys. mieszkań deweloperskich – wynika z szacunków HRE Investments opartych o dane GUS. To historyczny rekord. Najnowszy odczyt jest aż o 26% lepszy niż przed rokiem.

    W pandemii wzrosło zainteresowanie mieszkaniami na parterze

    Mieszkania na parterze. W pandemii stopień wyprzedania mieszkań na parterze wzrósł w Warszawie z 61,5 proc. we wrześniu 2020 r. do 83,8 proc. w lipcu 2021 roku - wynika z analizy serwisu tabelaofert.pl. Eksperci serwisu wskazują, że wzrost popytu na mieszkania na parterze, raczej utrzyma się w kolejnych miesiącach.

    Czy trzeba zmieniać tablice rejestracyjne po zakupie auta 2022?

    Czy trzeba zmieniać tablice rejestracyjne po zakupie auta 2022? No i tu chyba mamy dobrą informację dla kierowców...