Wigilia w firmie - jak przygotować udane przyjęcie

Funkcjonuje wiele uniwersalnych zasad dotyczących organizacji przyjęć świątecznych dla pracowników. Przede wszystkim pracodawca powinien postarać się, aby było ono dostosowane do wielkości firmy, jej kultury organizacyjnej  oraz sytuacji finansowej. Jeśli w organizacji są napięte stosunki, problemy ekonomiczne, a pracodawca był zmuszony dokonać cięć kosztów czy zwolnień, atmosfery na pewno nie poprawi wystawne przyjęcie świąteczne.

Motywowanie przez świętowanie?

Niezależnie od przeznaczonego budżetu, mamy jeden nadrzędny cel – wszyscy pracownicy powinni miło spędzić czas i ciepło wspominać takie spotkanie.

Dlatego oprawa i program imprezy muszą być dostosowane do oczekiwań różnych grup pracowników – uwzględniać elementy, które znajdą uznanie jak największej ilości pracowników (np. wręczenie drobnych upominków, konkursy z nagrodami), a unikać wprowadzania elementów o charakterze religijnym czy kulturowym (np. nie nazywać spotkania „firmową wigilią” czy proponować śpiewania kolęd lub dzielenia się opłatkiem).

Obowiązek zapewnienia równego traktowania pracowników oraz poszanowania ich różnorodności powinien być realizowany przez pracodawcę również w takich nieformalnych sytuacjach.

Czasami niestety dochodzi do niezamierzonej przez pracodawcę dyskryminacji. Na przykład, jeśli firma ma siedzibę w  Warszawie, a jednocześnie posiada kilku pracowników w terenie (np. handlowców), to mimo, że przyjęcie świąteczne odbywa się w Warszawie, pracownicy zamiejscowi powinni być na nie zapraszani.

Miłym gestem byłoby też zachęcenie ich do przyjazdu, na przykład poprzez umożliwienie wzięcia dodatkowego wolnego tego dnia. Poza tym zaproszone powinny zostać też wszystkie osoby nieobecne dłużej w pracy (np. z powodu urlopu macierzyńskiego czy wychowawczego) oraz niebędące etatowymi pracownikami lub  współpracujące z firmą w niepełnym wymiarze czasu. Nawet jeśli nie będą one mogły lub chciały uczestniczyć w Christmas Party, pracodawca powinien dołożyć starań, aby czuły się one częścią firmy.

Prezenty świąteczne dla dzieci przychodem ich rodziców - rozliczenie PIT

Kartki z życzeniami i drobne upominki świąteczne są kosztem uzyskania przychodu

Bony podarunkowe jako prezent dla pracowników – jak rozliczyć VAT

Firmy dają prezenty na święta

W firmie czy poza nią? Oto jest pytanie

Decyzja w tej kwestii zależy głównie od tego, jaki charakter ma mieć spotkanie.

Przyjęcia organizowane na terenie firmy są zwykle krótsze, skromniejsze i bardziej formalne. Najczęściej odbywają się w odświętnie udekorowanej sali konferencyjnej, gdzie kierownictwo składa pracownikom podziękowania za pracę i życzenia na Nowy Rok. Potem wszyscy delektują się jakimiś przysmakami, ewentualnie otrzymują firmowe upominki.

Co bardzo ważne, wszelkie spotkania pracowników na terenie siedziby organizacji powinny odbywać się bez udziału alkoholu – niezależnie od tego, czy miejscem spotkania jest biuro czy też stołówka lub barek na terenie firmy. Nie ma tu znaczenia pora imprezy (w czasie pracy czy po godzinach pracy) ani jej charakter (służbowy – spotkanie organizowane przez pracodawcę czy prywatny – np. jeden z pracowników organizuje przyjęcie imieninowe dla swojego działu). Zatem jeśli pracodawca chciałby zorganizować jakiekolwiek spotkanie z alkoholem, powinno się ono odbywać poza siedzibą firmy.

Spotkania świąteczne organizowane poza organizacją, zwykle w pubach czy restauracjach, mają znacznie mniej formalny charakter i trwają często wiele godzin – nierzadko do momentu, kiedy pracownicy mają ochotę na zabawę.

Obecność obowiązkowa?

Jeśli jest to krótkie spotkanie na terenie firmy i w czasie godzin pracy, wszyscy pracownicy powinni się na nim znaleźć (usprawiedliwieniem są w takiej sytuacji jedynie niecierpiące zwłoki obowiązki służbowe lub delegacja). Natomiast wszelkie nieformalne spotkania po godzinach pracy mają charakter dobrowolny – nie można zobowiązać podwładnych do uczestnictwa.

W przypadku dużych przyjęć na zewnątrz, zwykle pracodawcy znacznie wcześniej rozsyłają mailem uroczyste zaproszenia z opisem czekających atrakcji, tak aby wszyscy mogli zarezerwować sobie czas i przygotować się do wielogodzinnej zabawy.

Które prezenty dla kontrahentów można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów?

Czy prezenty świąteczne wręczane pracownikom są ich przychodem?

Christmas Party – impreza podwyższonego ryzyka?

Zarówno pracodawca, jak i pracownicy muszą pamiętać, że uczestnictwo w jakiejkolwiek imprezie organizowanej przez firmę nawet poza godzinami pracy nie jest sytuacją w pełni prywatną. Choć granice dopuszczalnego zachowania na takich spotkaniach nie są jasno określone, pracownicy powinni zachowywać się poprawnie i odpowiedzialnie – obowiązuje tu tzw. „luz kontrolowany”.

Najlepiej być przyjaznym w stosunku do wszystkich, uczestniczyć w ogólnej zabawie i rozmawiać nie tylko o pracy. Warto wstrzymać się od niepotrzebnej krytyki elementów, które nam się nie podobają (np. niesmaczne dania, wspólne śpiewanie). Powinniśmy zachować pewną poprawność - nawet jeśli nie bawimy się dobrze, nie demonstrujmy tego ostentacyjnie – w dobrym tonie nie jest siedzenie w kącie, patrzenie na zegarek czy wysyłanie SMS-ów itp.

Może jednak zdarzyć się, że jakiś pracownik pod wpływem atmosfery zabawy i nadużycia alkoholu naruszy zasady współżycia społecznego lub dbałości o dobro pracodawcy (np. dopuści się obrażania przełożonych, rękoczynów wobec innych pracowników czy molestowania seksualnego). Takie zachowania nawet w trakcie imprez firmowych poza siedzibą firmy mogą być podstawą odpowiedzialności dyscyplinarnej czy nawet rozwiązania stosunku pracy.

Jeden z wyroków Sądu Najwyższego stwierdza wprost, że „obowiązek przestrzegania zasad współżycia społecznego w zakładzie pracy obejmuje powstrzymywanie się również poza miejscem i czasem pracy od takich zachowań, które wywołują lub potęgują wzajemnie negatywny stosunek współpracowników i konflikty w środowisku pracy” (Wyrok SN z 9 lipca 2008 r., I PK 2/08).

Dlatego pracownicy powinni pamiętać, że krytyka działań kierownictwa firmy, obrażanie współpracowników czy natrętne narzucanie się koleżankom na imprezie firmowej lub pod wpływem alkoholu może mieć przykre konsekwencje dyscyplinarne. Pamiętajmy, że teraz prawie wszyscy dysponują wielofunkcyjnymi telefonami komórkowymi, więc nasze wybryki mogą zostać jeszcze udokumentowane aparatem lub kamerą. Nie jest jednak wskazane, aby pracownicy rozpowszechniali poza organizacją zdjęcia z imprez firmowych lub umieszczali je na swoich profilach w portalach internetowych (gdzie mogą je także obejrzeć np. klienci firmy).

Managerowie muszą też pamiętać, że kadra kierownicza powinna dawać przykład właściwej postawy i zachowania, zwłaszcza w sytuacjach takich jak  firmowe przyjęcie czy wyjazd integracyjny. Kryteria ich oceny czy odpowiedzialności dyscyplinarnej będą ostrzejsze niż w przypadku szeregowych pracowników.