Składanie sprawozdań finansowych do KRS do 15 lipca - tylko przez Internet

Co powinieneś wiedzieć i kto może skorzystać z usługi

Sprawozdanie finansowe i towarzyszące mu dokumenty, a także oświadczenie o braku obowiązku sporządzenia sprawozdania sporządzisz i złożysz do KRS tylko elektronicznie. Nie ma już możliwości złożenia do rejestru dokumentów finansowych w postaci papierowej.

Jak sporządzić sprawozdanie finansowe

Przedsiębiorca wpisany do rejestru przedsiębiorców KRS sporządza sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej, to znaczy, że musi ono być:

• zapisane w określonej strukturze i w formacie pliku (zobacz niżej);
• podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym e-PUAP przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownika jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – przez wszystkich członków tego organu.

Polecamy: RODO w marketingu

Wydruk w postaci papierowej będzie tylko kopią sprawozdania finansowego, nie jego oryginałem. 

Bez względu na to, czy zamierzasz złożyć sprawozdanie finansowe do Repozytorium Dokumentów Finansowych (przez system RDF), czy przez system S24, powinno być ono wytworzone jako jeden plik XML, który zawiera wszystkie elementy sprawozdania (bilans, rachunek zysków i strat oraz informację dodatkową). Plik XML to rodzaj pliku tekstowego zawierający uporządkowane dane opisywane znacznikami. Plik ten powinien być dodatkowo zgodny ze schematem XSD opisującym strukturę danych w sprawozdaniu. Obowiązujące struktury i format sprawozdań finansowych dla podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS, znajdziesz tutaj: Struktury e-Sprawozdań. Plik wygenerowany niezgodnie z opublikowanymi strukturami nie zostanie przyjęty przez system. 

O dopuszczalnych strukturach logicznych i formatach (typach) plików dowiesz się więcej z odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania dotyczące e-Sprawozdań. 

Ministerstwo Finansów udostępniło bezpłatnie narzędzie: Aplikację e-Sprawozdania Finansowe, do tworzenia sprawozadań finansowych przez podmioty wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS. Korzystając z tej aplikacji możesz mieć pewność, że plik sprawozdania finansowego będzie wygenerowany w wymaganym formacie i zgodnie z wymaganymi strukturami logicznymi.

Wyjątkiem są przedsiębiorcy stosujący Międzynarodowe Standardy Rachunkowości (MSR) - dla nich Ministerstwo Finansów nie opublikowało obowiązującego standardu i struktury logicznej sprawozdania. Oznacza to, że sami mogą wybrać format i strukturę logiczną sprawozdania finansowego albo sporządzić je w formie nieustrukturyzowanej.

Pozostałe dokumenty finansowe, składane do KRS wraz ze sprawozdaniem finansowym, nie mają narzuconego formatu, ale dla większości obowiązkowa jest postać elektroniczna.

Postać elektroniczna (bez narzuconego formatu) jest obowiązkowa dla następujących innych dokumentów:

1. sprawozdanie z działalności;
2. sprawozdanie z płatności na rzecz administracji publicznej;
3. opinia biegłego rewidenta/ sprawozdanie z badania rocznego sprawozdania finansowego;
4. sprawozdanie z działalności grupy kapitałowej;
5. sprawozdanie z działalności jednostki dominującej;
6. skonsolidowane sprawozdanie z płatności na rzecz administracji publicznej.

Powyższe dokumenty przygotuj w formie pliku, który można zapisać i odczytać za pomocą programu komputerowego, np. w postaci pliku tekstowego, pliku graficznego lub mieszanego i podpisać elektronicznie kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym e-PUAP.

Nie ma obowiązku postaci elektronicznej dla następujących dokumentów składanych ze sprawozdaniem finansowym (to znaczy, że możesz dołączyć do zgłoszenia ich skany):

1. uchwała lub postanowienie o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego lub skonsolidowanego rocznego sprawozdania finansowego;
2. uchwała o podziale zysku bądź pokryciu straty.

Jeśli masz wątpliwości jak sporządzić sprawozdanie finansowe, skorzystaj z informacji na Portalu Podatkowym, w tym z odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania dotyczące e-Sprawozdań.

Jak złożyć sprawozdanie finansowe do KRS

Po założeniu konta w portalu eKRS, dokumenty finansowe możesz złożyć:

• co do zasady bezpłatnie do Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF)
• w niektórych wypadkach odpłatnie do KRS przez system S24.

Bezpłatne złożenie sprawozdania finansowego jest dostępne dla wszystkich przedsiębiorców wpisanych do KRS pod warunkiem, że zgłoszenia dokona osoba uprawniona do reprezentacji, której numer PESEL jest ujawniony w KRS. Jeśli brak takiej osoby, zgłoszenia możesz dokonać przez profesjonalnego pełnomocnika, na zasadach opisanych niżej.

Dowiedz się więcej i skorzystaj z opcji "Bezpłatne zgłoszenie dokumentów finansowych"do RDF.

---

Płatne złożenie sprawozdania finansowego oznacza złożenie płatnego (140 zł), elektronicznego wniosku na formularzu KRS-Z30, o wpis w rejestrze przedsiębiorców wzmianki o złożeniu dokumentów finansowych. Ten tryb będzie cię dotyczył, jeśli jesteś:

• osobą uprawnioną do reprezentacji podmiotu, prokurentem, syndykiem, zarządcą w postępowaniu restrukturyzacyjnym albo likwidatorem i twój numer PESEL nie został ujawniony w KRS;
• pełnomocnikiem i twój numer PESEL nie został ujawniony w KRS.

W praktyce, ten tryb może dotyczyć na przykład spółek, których zarząd składa się wyłącznie z cudzoziemców, którzy nie mają numeru PESEL.

Dowiedz się więcej i skorzystaj z elektronicznego wniosku o zmianę wpisu KRS-Z30 w systemie S24.

Jak podpisać dokumenty i zgłoszenie

Sprawozdanie finansowe i towarzyszące mu dokumenty finansowe muszą być podpisane elektronicznie, kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym e-PUAP, przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownika jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – przez wszystkich członków tego organu.

W przypadku organów wieloosobowych (np. zarządu bądź kilku wspólników prowadzących sprawy spółki) sprawozdanie muszą podpisać wszyscy. Nie można upoważnić np. jednego z członków zarządu do podpisania sprawozdania finansowego podpisem elektronicznym.

Formularz zgłoszenia do RDF oraz załączone kopie dokumentów finansowych musi podpisać, podpisem kwalifikowanym lub podpisem zaufanym ePUAP, co najmniej jedna osoba uprawniona do reprezentacji podmiotu, której numer PESEL jest ujawniony w rejestrze.

System automatycznie wskaże osoby, które mogą podpisać zgłoszenie. Jeśli do rejestru nie wpisano żadnego reprezentanta z numerem PESEL, otrzymasz automatyczny komunikat, że dokonanie zgłoszenia w trybie bezpłatnym nie jest możliwe. W takim wypadku skorzystaj z procedury płatnej w systemie S24.

Dowiedz się jak podpisać dokumenty i wniosek zgłoszeniowy podpisem zaufanym.

Sprawdź, jak złożyć podpis kwalifikowany w portalu eKRS.

Zgłoszenie przez pełnomocnika

Od kwietnia 2019 r. bezpłatnego zgłoszenia dokumentów finansowych możesz dokonać przez profesjonalnego pełnomocnika - radcę prawnego, adwokata bądź prawnika zagranicznego.

Warunkiem jest przekazanie przez Naczelną Radę Adwokacką lub Krajową Radę Radców Prawnych do sądów oraz Ministerstwa Sprawiedliwości numeru PESEL takiego pełnomocnika. To pozwoli na jego weryfikację przy dokonywaniu zgłoszenia. Przy dokonywaniu zgłoszenia pełnomocnik powinien powołać się na udzielone pełnomocnictwo i podpisać je podpisem kwalifikowanym lub podpisem zaufanym ePUAP.

Kto składa sprawozdanie finansowe do KRS

Co do zasady, przedsiębiorcy wpisani do rejestru przedsiębiorców KRS mają obowiązek przekazywania dokumentów finansowych do rejestru. Wyjątek został opisany niżej. Szczególna sytuacja dotyczy SPZOZ prowadzącego działalność gospodarczą - mimo że nie jest wpisywany do rejestru przedsiębiorców, ma obowiązek składania dokumentów finansowych.

Sprawdź, kto i w jakich terminach składa sprawozdanie finansowe do KRS.

---

Kto nie składa sprawozdania finansowego do KRS

Wspólnicy spółek jawnych osób fizycznych oraz spółek partnerskich są zwolnieni z obowiązku sporządzenia i złożenia rocznego sprawozdania finansowego jeśli:

• przychody netto spółki ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy są poniżej 2 mln euro (w przeliczeniu na złotówki) i
• spółka nie prowadzi ksiąg rachunkowych.

Jeśli to twoja sytuacja złóż drogą elektroniczną tylko oświadczenie o braku obowiązku sporządzenia i złożenia rocznego sprawozdania finansowego. Oświadczenie złożysz po zalogowaniu się do "Bezpłatnego zgłoszenia dokumentów finansowych". Jakie działania podjąć dowiesz się w dalszej części opisu w części „Co zrobić krok po kroku".

Kiedy powinieneś załatwić sprawę

Roczne sprawozdanie finansowe złóż do 15 dni od dnia jego zatwierdzenia. Sprawozdanie powinno zostać zatwierdzone w ciągu 6 miesięcy od dnia bilansowego, czyli od dnia kończącego rok obrotowy. Jeżeli rokiem obrotowym jest rok kalendarzowy zatwierdzenie powinno nastąpić do 30 czerwca. W spółkach, co do zasady, organ zatwierdzający stanowią wspólnicy (np. zwyczajne zgromadzenie wspólników w spółce z o.o.).

Jeśli rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, sprawozdanie złóż do 15 lipca danego roku.

Oświadczenie o braku obowiązku sporządzania rocznego sprawozdania finansowegozłóż w ciągu 6 miesięcy od dnia kończącego rok obrotowy. W praktyce, jeśli rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, termin przypadnie na 30 czerwca kolejnego roku.

W jakim terminie złożyć niezatwierdzone sprawozdanie
Jeśli nie udało się terminowo zatwierdzić sprawozdania złóż je mimo to, w ciągu 15 dni od upływu 6 miesięcy po zamknięciu roku obrotowego - czyli do 15 lipca, jeśli rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym. Potem złóż je ponownie, w ciągu 15 dni od zatwierdzenia, wraz z dokumentami potwierdzającymi zatwierdzenie.

Gdzie załatwisz sprawę

Usługę zrealizujesz przez Internet za pośrednictwem portalu eKRS.

Ministerstwo Sprawiedliwości
Aleje Ujazdowskie 11, 00-950 Warszawa

Co zrobić krok po kroku

1. Złóż sprawozdanie finansowe do KRS

Po pierwsze załóż konto w portalu eKRS. Będzie ono niezbędne do skorzystania zarówno z trybu zgłoszenia bezpłatnego (RDF) jak i płatnego (S24). Do założenia konta potrzebujesz  posługiwania się kwalifikowanym e-podpisem albo podpisem ePUAP.Elektroniczny podpis będzie ci potrzebny również do złożenia sprawozdania.

Utwórz konto w portalu eKRS.

Jeśli masz założone konto i chcesz dokonać bezpłatnego zgłoszenia, zaloguj się w zakładce "Bezpłatne zgłoszenie dokumentów finansowych". I przejdź do zakładki „Przygotowanie i składanie zgłoszeń”. System poprowadzi cię krok po kroku, w tym wskaże ci jakie dokumenty złożyć.

Dodawanie zgłoszenia w systemie RDF odbywa się w czterech krokach:

Krok 1 – wyszukanie podmiotu przez numer KRS

W tym kroku system zweryfikuje, czy są osoby uprawnione do reprezentacji podmiotu i czy ujawniono ich numery PESEL. Jeśli nie znajdzie takiej osoby, nie będzie możliwości kontynuowania procesu. W takim wypadku sprawozdanie możesz złożyć z wnioskiem o zmianę wpisu w KRS przez system S24.

Krok 2 – dołączenie dokumentów

W tym kroku wskaż okres, za który zgłaszane są dokumenty finansowe (zgodnie ze wskazaniem roku obrotowego dla twojego podmiotu) oraz rodzaj zgłoszenia. Następnie dodaj dokumenty po przejściu do akcji: „Dodaj dokument”. Podaj daty sporządzenia dokumentu i język w jakim został sporządzony.

Dokumenty zgłaszane w tym kroku załącza się w oddzielnych plikach, a ich lista zależy od formy prawnej podmiotu. W przypadku rocznego sprawozdania finansowego jednostki należy zgłosić:

1. roczne sprawozdanie finansowe
   1. bilans
   2. rachunek zysków i strat
   3. informacja dodatkowa albo inny dokument z art. 48 ustawy o rachunkowości
   4. zestawienia zmian w kapitale (funduszu) własnym (jeśli sprawozdanie podlega badaniu przez biegłego rewidenta)
   5. rachunek przepływów pieniężnych (jeśli sprawozdanie podlega badaniu przez biegłego rewidenta)
2. sprawozdanie z działalności
3. sprawozdanie z płatności na rzecz administracji publicznej
4. uchwała o podziale zysku bądź pokryciu straty
5. uchwała lub postanowienie o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego
6. opinia biegłego rewidenta/ sprawozdanie z badania sprawozdania finansowego.

Dodawany plik dokumentu (za pomocą akcji „Plik dokumentu”) może być opatrzony podpisem kwalifikowanym, jeśli nie jest, podpisz go podpisem zaufanym ePUAP (w 4 kroku dodawania zgłoszenia).  

Jeżeli plik został podpisany oddzielnym podpisem, załącz plik zawierający podpis za pomocą akcji „Plik zawierający oddzielny podpis”.

Plik ze sprawozdaniem finansowym powinien zawierać wszystkie wymagane elementy sprawozdania.

Maksymalna wielkość dodawanego pliku nieopatrzonego podpisem kwalifikowanym, nie może przekroczyć 5MB.

Krok 3 – złożenie oświadczenia

W tym kroku uzupełnij oświadczenie, że oryginały załączonych dokumentów sprawozdania finansowego, z działalności i z płatności na rzecz administracji publicznej, zostały podpisane przez kierownika jednostki i osobę prowadzącą księgi rachunkowe. Jeżeli dokumenty nie posiadają wszystkich wymaganych podpisów, odznacz pole, które tego dotyczy, a następnie uzupełnij pola: „Kto nie podpisał” i „Powód braku podpisu”. Dla pozostałych załączanych dokumentów oświadczenie nie jest wymagane.

Krok 4 – weryfikacja, podpisanie zgłoszenia, wysyłka do Repozytorium

W tym kroku zweryfikuj poprawność wypełnienia zgłoszenia, podpisz zgłoszenie lub przekaż do podpisu na konto innego użytkownika, a następnie wyślij zgłoszenie do Repozytorium Dokumentów Finansowych.

Przed podpisem możesz obejrzeć całe zgłoszenie (akcja „Pokaż zgłoszenie”) oraz pobrać każdy dodany dokument (akcja „Pobierz treść dokumentu”). Możliwa jest też wstępna weryfikacja poprawności zgłoszenia przez system (akcja „Weryfikuj zgłoszenie”).

Podpisanie zgłoszenia rozpocznij od wybrania z wyświetlonej tabeli osoby, która będzie składała podpis pod zgłoszeniem. Podpis powinna złożyć osoba, na komputerze której rejestrowane jest zgłoszenie. Można też wysłać zgłoszenie do podpisu innej osobie za pomocą przycisku „Przekaż do podpisu”.

Zgłoszenie możesz podpisać podpisem kwalifikowanym lub podpisem zaufanym ePUAP. Jeśli do zgłoszenia został dodany chociaż jeden dokument niepodpisany podpisem kwalifikowanym zgłoszenie może być podpisane tylko profilem zaufanym ePUAP. System podpowie ci krok po kroku co należy zrobić, aby złożyć podpis w każdym z trybów. Przed wykonaniem pierwszego podpisu podpisem kwalifikowanym przeczytaj instrukcję jak złożyć podpis kwalifikowany w portalu eKRS, która wyjaśnia m.in. jakie warunki powinna spełniać stacja robocza, aby użyć podpisu kwalifikowanego.

Pamiętaj, że każda wersja robocza zgłoszenia, która nie zostanie zakończona wysłaniem, zostanie automatycznie usunięta w ciągu 14 dni od daty jej utworzenia.

Jeśli potrzebujesz szczegółowej instrukcji postępowania przy składaniu bezpłatnego zgłoszenia do Repozytorium Dokumentów Finansowych, przeczytaj instrukcję Ministerstwa Sprawiedliwości jak złożyć sprawozdanie finansowe do RDF.

Jeśli potrzebujesz szczegółowej instrukcji postępowania przy składaniu płatnego wniosku, w systemie S24, o wpis wzmianki o złożeniu dokumentów finansowych, przeczytaj instrukcję Ministerstwa Sprawiedliwości.

---

Złóż oświadczenie o braku obowiązku sporządzenia i złożenia rocznego sprawozdania finansowego

Aby złożyć oświadczenie o braku obowiązku sporządzenia i złożenia rocznego sprawozdania finansowego utwórz konto w portalu eKRS. Następnie zaloguj się na podstronie „Bezpłatne zgłoszenie dokumentów finansowych” i wybierz opcję „Przygotowanie i składanie zgłoszeń”. Kliknij w ikonkę „Dodaj zgłoszenie”, wpisz nr KRS swojej spółki. Wybierz okres którego dotyczy oświadczenie i wybierz opcję „Informacja o braku obowiązku sporządzenia rocznego sprawozdania finansowego". Do zgłoszenia nie dodajesz żadnego załącznika (pliku). Po podpisaniu wyślij zgłoszenie.

Zgłoszenie oświadczenia możesz podpisać wyłącznie kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem zaufanym e-PUAP oraz pod warunkiem, że Twój numer PESEL jest ujawniony w rejestrze i jesteś wpisany jako wspólnik uprawniony do reprezentowania spółki, syndyk albo likwidator.

System automatycznie zweryfikuje czy zgłoszenie zostało podpisane przez osobę uprawnioną. Jeśli nie, złożenie oświadczenia będzie możliwe ponownie przez system S24.

Termin

Roczne sprawozdanie finansowe złóż do 15 dni od dnia jego zatwierdzenia. Sprawozdanie powinno zostać zatwierdzone w ciągu 6 miesięcy od dnia bilansowego, czyli od dnia kończącego rok obrotowy. Jeżeli rokiem obrotowym jest rok kalendarzowy zatwierdzenie powinno nastąpić do 30 czerwca. W spółkach, co do zasady, organ zatwierdzający stanowią wspólnicy (np. zwyczajne zgromadzenie wspólników w spółce z o.o.).

Jeśli rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, sprawozdanie złóż do 15 lipca danego roku.

Oświadczenie o braku obowiązku sporządzania rocznego sprawozdania finansowegozłóż w ciągu 6 miesięcy od dnia kończącego rok obrotowy. W praktyce, jeśli rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, termin przypadnie na 30 czerwca kolejnego roku.

---

W jakim terminie złożyć niezatwierdzone sprawozdanie
Jeśli nie udało się terminowo zatwierdzić sprawozdania złóż je mimo to, w ciągu 15 dni od upływu 6 miesięcy po zamknięciu roku obrotowego - czyli do 15 lipca, jeśli rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym. Potem złóż je ponownie, w ciągu 15 dni od zatwierdzenia, wraz z dokumentami potwierdzającymi zatwierdzenie.

2. Dostaniesz powiadomienie z systemu o zamieszczeniu dokumentów w repozytorium

System weryfikuje dokonane zgłoszenie pod kątem kompletności i formalnej poprawności. Jeśli przejdziesz automatyczną weryfikację, dostaniesz powiadomienie o:

• rejestracji zgłoszenia
• wzmiance w rejestrze KRS
• zamieszczeniu dokumentów w Repozytorium Dokumentów Finansowych .

Przyjęte dokumenty finansowe są dostępne online dla wszystkich.

Jeśli automatyczna weryfikacja wykaże braki w zgłoszeniu, dostaniesz powiadomienie o kolejnych krokach do podjęcia. Może się okazać, że konieczne jest złożenie w systemie S24 płatnego wniosku o wpis wzmianki o złożeniu dokumentów finansowych lub wzmianki o braku obowiązku sporządzenia i złożenia rocznego sprawozdania finansowego.

Ile zapłacisz

Usługa składania rocznych sprawozdań finansowych jest bezpłatna o ile składasz dokumenty w systemie RDF ("Bezpłatne zgłoszenie dokumentów finansowych"). Jeśli korzystasz z systemu S24 za zgłoszenie zapłacisz 140 zł. Jest to opłata sądowa i opłata za ogłoszenie wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.

Opłatę w systemie S24 zapłacisz bezgotówkowo. Po naciśnięciu przycisku „Opłać i wyślij” system S24 przekieruje cię na stronę e-Płatności. Dzięki temu zrobisz przelew ze swojego konta bankowego, zapłacisz kartą kredytową albo kartą płatniczą. W systemie S24 pojawi się komunikat, czy płatność została zrealizowana poprawnie.

Złożenie oświadczenia o braku obowiązku sporządzenia i złożenia rocznego sprawozdania finansowego jest bezpłatne.

Dodatkowe opłaty możesz ponieść, w przypadku realizacji usługi przez pełnomocnika (informacje na temat pełnomocnictwa).

Ile będziesz czekać

Po wysłaniu sprawozdania, znajdzie się ono w Repozytorium Dokumentów Finansowych, najszybciej, jak to jest możliwe. Zwykle pojawia się ono w ciągu doby.

Warto wiedzieć

Sprawozdanie dla urzędu skarbowego

Przedsiębiorca wpisany do rejestru przedsiębiorców KRS nie musi składać sprawozdania finansowego do urzędu skarbowego. Po zamieszczeniu dokumentów finansowych w Repozytorium Dokumentów Finansowych, są one automatycznie przesyłane w twoim imieniu do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych.

Podstawa prawna

• Ustawa z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym
• Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości
• Ustawa z dnia 10 września 1999 r. Kodeks karny skarbowy
• Ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego
• Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 13 maja 2014 r. w sprawie wydawania i rozpowszechniania Monitora Sądowego i Gospodarczego
• Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 21 grudnia 2000 r. w sprawie określenia wzorów urzędowych formularzy wniosków o wpis do Krajowego Rejestru Sądowego oraz sposobu i miejsca ich udostępniania
• Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 19 marca 2018 r. w sprawie sposobu składania zgłoszeń, sposobu i trybu komunikacji ze zgłaszającym oraz sposobu i trybu weryfikacji dołączonych do zgłoszenia dokumentów
• Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 21 marca 2016 r. w sprawie sposobu uiszczania opłat sądowych w sprawach cywilnych

Źródło: biznes.gov