Jak przechowywać dokumenty firmowe?

Dokumentacja podatkowa

Co do zasady, zobowiązania podatkowe podatnika,płatnika lub inkasenta przedawniają się z upływem 5 lat od zakończenia roku podatkowego, w którym upłynął termin płatności podatku – taki jest też termin przechowywania dokumentacji związanej z podatkami. I płatnicy przechowują przez 5 lat:

• dokumenty związane z poborem lub inkasem podatków. Po tym czasie powinni przekazać te dokumenty podatnikom, a jeśli okazałoby się to niemożliwe – zniszczyć je;
• księgi podatkowe (m.in. podatkowa księga przychodów i rozchodów, ewidencja VAT czy rejestr opłaty skarbowej) i związane z ich prowadzeniem dokumenty;
• kopie wystawionych rachunków – dotyczy to podatników wystawiających rachunki oraz tych, mających obowiązek ich żądania.

Również podatnicy podatku VAT są zobowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Dokumenty te przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Dokumentację przyjętych zasad rachunkowości, księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe należy przechowywać w należyty sposób i chronić przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Porównaj: Jak rozliczyć przekazywanie prezentów o małej wartości?

Jeśli księgi rachunkowe prowadzi się przy użyciu komputera ochrona danych powinna polegać na stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych, doborze odpowiednich środków ochrony zewnętrznej, systematycznym tworzeniu rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na nośnikach komputerowych, pod warunkiem zapewnienia trwałości zapisu informacji systemu rachunkowości, przez czas nie krótszy niż wymagany dla przechowywania ksiąg rachunkowych. Wymaga ona również zapewnienia ochrony programów komputerowych i danych systemu informatycznego rachunkowości, poprzez stosowanie właściwych rozwiązań programowych i organizacyjnych, chroniących przed nieupoważnionym dostępem czy zniszczeniem.

Dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne

Przechowuje się je w siedzibie zarządu lub oddziału podmiotu gospodarczego w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na miesiące, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze.

Polecamy serwis Umowy