REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.
Porada Infor.pl

Jak przechowywać dokumenty firmowe?

Dokumenty firmowe - sposób przechowywania
Dokumenty firmowe - sposób przechowywania
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Prowadząc działalność gospodarczą musisz gromadzić dokumenty, które są Ci potrzebne do sprawnego zarządzania firmą. W poniższym artykule przedstawiamy zasady przechowywania dokumentów firmowych.

Dokumentacja podatkowa

Co do zasady, zobowiązania podatkowe podatnika,płatnika lub inkasenta przedawniają się z upływem 5 lat od zakończenia roku podatkowego, w którym upłynął termin płatności podatku – taki jest też termin przechowywania dokumentacji związanej z podatkami. I płatnicy przechowują przez 5 lat:

REKLAMA

  • dokumenty związane z poborem lub inkasem podatków. Po tym czasie powinni przekazać te dokumenty podatnikom, a jeśli okazałoby się to niemożliwe – zniszczyć je;
  • księgi podatkowe (m.in. podatkowa księga przychodów i rozchodów, ewidencja VAT czy rejestr opłaty skarbowej) i związane z ich prowadzeniem dokumenty;
  • kopie wystawionych rachunków – dotyczy to podatników wystawiających rachunki oraz tych, mających obowiązek ich żądania.

Również podatnicy podatku VAT są zobowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Dokumenty te przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Dokumentację przyjętych zasad rachunkowości, księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe należy przechowywać w należyty sposób i chronić przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Porównaj: Jak rozliczyć przekazywanie prezentów o małej wartości?

Jeśli księgi rachunkowe prowadzi się przy użyciu komputera ochrona danych powinna polegać na stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych, doborze odpowiednich środków ochrony zewnętrznej, systematycznym tworzeniu rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na nośnikach komputerowych, pod warunkiem zapewnienia trwałości zapisu informacji systemu rachunkowości, przez czas nie krótszy niż wymagany dla przechowywania ksiąg rachunkowych. Wymaga ona również zapewnienia ochrony programów komputerowych i danych systemu informatycznego rachunkowości, poprzez stosowanie właściwych rozwiązań programowych i organizacyjnych, chroniących przed nieupoważnionym dostępem czy zniszczeniem.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne

Przechowuje się je w siedzibie zarządu lub oddziału podmiotu gospodarczego w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na miesiące, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze.

Polecamy serwis Umowy

Zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe

Podlegają trwałemu przechowywaniu, tj. dopóki przedsiębiorstwo funkcjonuje (archiwizowaniu – kategoria „A” dokumentów), zaś pozostała dokumentacja księgowa (kategoria „B” dokumentów) jest przechowywana po zakończeniu roku obrotowego, którego dotyczy, co najmniej przez okres następnych:

  • księgi rachunkowe – 5 lat,
  • dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej – do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki majątku objęte sprzedażą detaliczną,
  • dowody księgowe dotyczące wieloletnich inwestycji rozpoczętych, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętym postępowaniem karnym albo podatkowym – przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione,
  • dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości – przez okres jej ważności i dodatkowo przez 3 lata po tym okresie,
  • dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji – 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji,
  • dokumenty inwentaryzacyjne – 5 lat,
  • pozostałe dowody księgowe i dokumenty – 5 lat.

Po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego treść dowodów księgowych może być przeniesiona na nośniki elektroniczne, pozwalające zachować w trwałej postaci zawartość tych dowodów. warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów księgowych w postaci wydruku.

Dokumentacja pracownicza

Płatnicy składek na ubezpieczenie społeczne mają obowiązek przechowywania list płac, kart wynagrodzeń lub innych dowodów, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury czy renty, przez okres aż 50 lat od dnia zaprzestania przez podatnika pracy u tego płatnika składek. Ponadto pracodawca winien przechowywać niektóre dokumenty dotyczące badań lekarskich pracownika.

Dokumenty spółek handlowych

Osobno zostały uregulowane – w K.s.h. – zasady przechowywania dokumentów wewnętrznych spółek handlowych. Specjalne reguły postępowania dotyczą również postępowania z dokumentacją w przypadku likwidacji działalności gospodarczej czy upadłości przedsiębiorcy. Księgi i dokumenty rozwiązanej spółki przechowuje wspólnik lub osoba trzecia minimum 5 lat.

Sankcje za naruszenie przepisów o przechowywaniu dokumentów

Przestrzeganie przepisów dotyczących przechowywania dokumentów obwarowane jest sankcjami karnymi skarbowymi.

REKLAMA

Odmowa okazania ksiąg, ich zniszczenie, uszkodzenie lub usuwanie, czyli utrudnianie lub udaremnianie osobie uprawnionej przeprowadzania czynności sprawdzających, kontroli podatkowej, skarbowej lub czynności kontrolnych w zakresie szczególnego nadzoru podatkowego skutkuje odpowiedzialnością z art. 83 Kodeksu karnego skarbowego.

W świetle tego przepisu, kto wbrew żądaniu tej osoby odmawia okazania księgi bądź innego dokumentu dotyczącego prowadzonej działalności gospodarczej lub księgę bądź inny dokument niszczy, uszkadza, czyni bezużytecznym ukrywa lub usuwa – podlega karze grzywny.

Autor: Anna Jeleńska, Joanna Polańska- Solarz. Artykuł jest fragmentem książki Własna firma - jak założyć i prowadzić. Wydawnictwo Wszechnica Podatkowa

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Moja firma
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Koszty zatrudnienia to główne wyzwanie dla firm w 2024 roku. Jak więc pozyskać specjalistów i jednocześnie zadbać o cash flow?

    W pierwszym półroczu 2024 roku wiele firm planuje rozbudowanie swoich zespołów – potwierdzają to niezależne badania ManpowerGroup czy Konfederacji Lewiatan. Jednocześnie pracodawcy mówią wprost - rosnące koszty zatrudnienia to główne wyzwanie w 2024 roku. Jak więc pozyskać specjalistów i jednocześnie zadbać o cash flow?

    Nauka języka obcego poprawi zdolność koncentracji. Ale nie tylko!

    Ostatnia dekada przyniosła obniżenie średniego czasu skupienia u człowieka aż o 28 sekund. Zdolność do koncentracji spada i to wina głównie social mediów. Czy da się to odwrócić? 

    Nowe przepisy: Po świętach rząd zajmie się cenami energii. Będzie bon energetyczny

    Minister klimatu i środowiska Paulina Hennig-Kloska zapowiedziała, że po świętach pakiet ustaw dotyczących cen energii trafi pod obrady rządu. Dodała też, że proces legislacyjny musi zakończyć się w pierwszej połowie maja.

    Wielkanoc 2024. Polacy szykują się na święta przed telewizorem?

    Jaka będzie tegoroczna Wielkanoc? Z badania online przeprowadzonego przez firmę Komputronik wynika, że leniwa. Polacy są zmęczeni i marzą o odpoczynku. 

    REKLAMA

    Biznes kontra uczelnie – rodzaj współpracy, korzyści

    Czy doktorat dla osób ze świata biznesu to synonim synergii? Wielu przedsiębiorców może zadawać sobie to pytanie podczas rozważań nad podjęciem studiów III stopnia. Na ile świat biznesu przenika się ze światem naukowym i gdzie należy szukać wzajemnych korzyści?

    Jak cyberprzestępcy wykorzystują sztuczną inteligencję?

    Hakerzy polubili sztuczną inteligencję. Od uruchomienia ChataGPT liczba złośliwych wiadomości pishingowych wzrosła o 1265%! Warto wiedzieć, jak cyberprzestępcy wykorzystują rozwiązania oparte na AI w praktyce.

    By utrzymać klientów tradycyjne sklepy muszą stosować jeszcze nowocześniejsze techniki marketingowe niż e-commerce

    Konsumenci wciąż wolą kupować w sklepach stacjonarnych produkty spożywcze, kosmetyki czy chemię gospodarczą, bo chcą je mieć od razu, bez czekania na kuriera. Jednocześnie jednak oczekują, że tradycyjne markety zapewnią im taki sam komfort kupowania jak sklepy internetowe.

    Transakcje bezgotówkowe w Polsce rozwijają się bardzo szybko. Gotówka jest wykorzystywana tylko do 35 proc. transakcji

    W Polsce około 2/3 transakcji jest dokonywanych płatnościami cyfrowymi. Pod tym względem nasz kraj jest w światowej czołówce - gotówka jest wykorzystywana tylko do ok. 35 proc. transakcji.

    REKLAMA

    Czekoladowa inflacja (chocoflation) przed Wielkanocą? Trzeci rok z rzędu produkcja kakao jest mniejsza niż popyt

    Ceny kakao gwałtownie rosną, ponieważ 2024 r. to trzeci z rzędu rok, gdy podaż nie jest w stanie zaspokoić popytu. Z analiz Allianz Trade wynika, że cenę za to będą płacić konsumenci.

    Kończy się najostrzejsza zima od 50 lat. Prawie 5 mln zwierząt hodowlanych zginęło z głodu w Mongolii

    Dobiegająca końca zima w Mongolii, najostrzejsza od pół wieku, doprowadziła do śmierci niemal 5 mln kóz, owiec i koni, które nie są w stanie dotrzeć do pożywienia. To duży cios w gospodarkę kraju zamieszkanego przez ok. 3,3 mln ludzi, z których ok. 300 tys. utrzymuje się z hodowli zwierząt - podkreśliło Radio Swoboda.

    REKLAMA