REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.
Porada Infor.pl

Jak przechowywać dokumenty firmowe?

Dokumenty firmowe - sposób przechowywania
Dokumenty firmowe - sposób przechowywania
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Prowadząc działalność gospodarczą musisz gromadzić dokumenty, które są Ci potrzebne do sprawnego zarządzania firmą. W poniższym artykule przedstawiamy zasady przechowywania dokumentów firmowych.

Dokumentacja podatkowa

Co do zasady, zobowiązania podatkowe podatnika,płatnika lub inkasenta przedawniają się z upływem 5 lat od zakończenia roku podatkowego, w którym upłynął termin płatności podatku – taki jest też termin przechowywania dokumentacji związanej z podatkami. I płatnicy przechowują przez 5 lat:

REKLAMA

  • dokumenty związane z poborem lub inkasem podatków. Po tym czasie powinni przekazać te dokumenty podatnikom, a jeśli okazałoby się to niemożliwe – zniszczyć je;
  • księgi podatkowe (m.in. podatkowa księga przychodów i rozchodów, ewidencja VAT czy rejestr opłaty skarbowej) i związane z ich prowadzeniem dokumenty;
  • kopie wystawionych rachunków – dotyczy to podatników wystawiających rachunki oraz tych, mających obowiązek ich żądania.

Również podatnicy podatku VAT są zobowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Dokumenty te przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Dokumentację przyjętych zasad rachunkowości, księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe należy przechowywać w należyty sposób i chronić przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Porównaj: Jak rozliczyć przekazywanie prezentów o małej wartości?

Jeśli księgi rachunkowe prowadzi się przy użyciu komputera ochrona danych powinna polegać na stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych, doborze odpowiednich środków ochrony zewnętrznej, systematycznym tworzeniu rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na nośnikach komputerowych, pod warunkiem zapewnienia trwałości zapisu informacji systemu rachunkowości, przez czas nie krótszy niż wymagany dla przechowywania ksiąg rachunkowych. Wymaga ona również zapewnienia ochrony programów komputerowych i danych systemu informatycznego rachunkowości, poprzez stosowanie właściwych rozwiązań programowych i organizacyjnych, chroniących przed nieupoważnionym dostępem czy zniszczeniem.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne

Przechowuje się je w siedzibie zarządu lub oddziału podmiotu gospodarczego w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na miesiące, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze.

Polecamy serwis Umowy

Zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe

Podlegają trwałemu przechowywaniu, tj. dopóki przedsiębiorstwo funkcjonuje (archiwizowaniu – kategoria „A” dokumentów), zaś pozostała dokumentacja księgowa (kategoria „B” dokumentów) jest przechowywana po zakończeniu roku obrotowego, którego dotyczy, co najmniej przez okres następnych:

  • księgi rachunkowe – 5 lat,
  • dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej – do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki majątku objęte sprzedażą detaliczną,
  • dowody księgowe dotyczące wieloletnich inwestycji rozpoczętych, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętym postępowaniem karnym albo podatkowym – przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione,
  • dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości – przez okres jej ważności i dodatkowo przez 3 lata po tym okresie,
  • dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji – 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji,
  • dokumenty inwentaryzacyjne – 5 lat,
  • pozostałe dowody księgowe i dokumenty – 5 lat.

Po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego treść dowodów księgowych może być przeniesiona na nośniki elektroniczne, pozwalające zachować w trwałej postaci zawartość tych dowodów. warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów księgowych w postaci wydruku.

Dokumentacja pracownicza

Płatnicy składek na ubezpieczenie społeczne mają obowiązek przechowywania list płac, kart wynagrodzeń lub innych dowodów, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury czy renty, przez okres aż 50 lat od dnia zaprzestania przez podatnika pracy u tego płatnika składek. Ponadto pracodawca winien przechowywać niektóre dokumenty dotyczące badań lekarskich pracownika.

Dokumenty spółek handlowych

Osobno zostały uregulowane – w K.s.h. – zasady przechowywania dokumentów wewnętrznych spółek handlowych. Specjalne reguły postępowania dotyczą również postępowania z dokumentacją w przypadku likwidacji działalności gospodarczej czy upadłości przedsiębiorcy. Księgi i dokumenty rozwiązanej spółki przechowuje wspólnik lub osoba trzecia minimum 5 lat.

Sankcje za naruszenie przepisów o przechowywaniu dokumentów

Przestrzeganie przepisów dotyczących przechowywania dokumentów obwarowane jest sankcjami karnymi skarbowymi.

REKLAMA

Odmowa okazania ksiąg, ich zniszczenie, uszkodzenie lub usuwanie, czyli utrudnianie lub udaremnianie osobie uprawnionej przeprowadzania czynności sprawdzających, kontroli podatkowej, skarbowej lub czynności kontrolnych w zakresie szczególnego nadzoru podatkowego skutkuje odpowiedzialnością z art. 83 Kodeksu karnego skarbowego.

W świetle tego przepisu, kto wbrew żądaniu tej osoby odmawia okazania księgi bądź innego dokumentu dotyczącego prowadzonej działalności gospodarczej lub księgę bądź inny dokument niszczy, uszkadza, czyni bezużytecznym ukrywa lub usuwa – podlega karze grzywny.

Autor: Anna Jeleńska, Joanna Polańska- Solarz. Artykuł jest fragmentem książki Własna firma - jak założyć i prowadzić. Wydawnictwo Wszechnica Podatkowa

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Rachunki za prąd w firmie: kto musi płacić za energię elektryczną nawet trzy razy więcej niż cena giełdowa, jak tego uniknąć na przyszłość

Kryzys energetyczny wywołany przez agresję Rosji na Ukrainę doprowadził do gigantycznego wzrostu cen prądu. Wiele małych firm w obawie przed dalszym wzrostem cen zawarło wieloletnie umowy ze stałą ceną na rekordowym poziomie. To one najbardziej ucierpią na uwolnieniu cen energii.

Stare pytania, nowe odpowiedzi. Zmiana podejścia do pożądanych kompetencji menedżerskich

Obecnie organizacje nie są zainteresowane rozwojem konkretnych umiejętności liderskich ani pozyskiwaniem wiedzy, którą łatwo dziś zdobyć. Żyjemy w czasach, w których ciężko jest zaplanować długofalową strategię, dlatego wzrasta znaczenie umiejętności płynnego poruszania się w zmieniających się okolicznościach, tzw. strategizing.

Wyróżniaj się bo zginiesz: o sukcesie sklepu internetowego decydują nie tylko atrakcyjne towary w dobrej cenie

W sklepie internetowym, zupełnie inaczej niż w tradycyjnym sklepie, wiarygodność osiąga się lub nie już poprzez sam wygląd aplikacji zakupowej. Bez niej nie wyróżniający się z tysięcy inny e-sklep nie odniesie sukcesu nawet oferując bardzo konkurencyjne produkty.

Restauracje ustępują miejsca barom szybkiej obsługi i sklepowej gastronomii, bo takie są wybory „zetek”

Na naszych oczach dzieje się prawdziwa rewolucja w gastronomii. Restauracje, ledwie się odbudowały po pandemii, przegrywają z barami szybciej obsługi i cateringiem, a teraz jeszcze poważnym graczem na rynku staje się gastronomia sklepowa. Wszystko to za sprawą najmłodszych klientów, którzy chcą żyć po amerykańsku.

REKLAMA

Paragon fiskalny przy sprzedaży on-line: kiedy i jak powinien wystawić sprzedawca oraz dostarczyć klientowi [wszystkie przypadki]

Dla klientów kupowanie w e-sklepach jest wygodniejsze niż w placówkach stacjonarnych. Dla samych sprzedawców jednak procedura ta jest dużo bardziej skomplikowana od strony fiskalnej. Dotyczy to zwłaszcza wystawiania paragonów i obowiązków w podatku VAT.

Pomoc dla sadowników do 31 stycznia 2025 roku

Pomoc dla polskich sadowników (sady i winorośle) do 31 stycznia 2025 roku - Komisja Europejska zdecydowała. To wsparcie dla sadowników, którzy ucierpieli w trakcie kwietniowych przymrozków i gradobicia.

Wyższa opłata środowiskowa za użytkowanie samochodów spalinowych od 2026 roku - dla kogo?

Wyższa opłata środowiskowa za użytkowanie samochodów spalinowych od 2026 roku nie dla wszystkich. Kto zapłaci więcej? Co więcej, sposób naliczania opłaty oraz stawki dla części dotyczącej transportu zmienią się od 2026 r.

Tachografy do wymiany, ważna zmiana prawa. Kto musi, w jakim terminie, jaka kara

Nadchodzi rewolucja w branży transportowej. Od styczna 2025 roku zaczną obowiązywać nowe przepisy dotyczące tachografów wynikające z Pakietu Mobilności. Pierwszy etap obowiązkowej wymiany urządzeń na inteligentne tachografy drugiej generacji (G2V2) kończy się już w grudniu 2024 roku.

REKLAMA

Udostępnianie i wymiana informacji gospodarczych - zmiana przepisów jeszcze w 2024 roku. Rząd przyjął projekt nowelizacji

W dniu 9 lipca 2024 r. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o zmianie ustawy o udostępnianiu informacji gospodarczych i wymianie danych gospodarczych, przedłożony przez Ministra Rozwoju i Technologii. Rząd chce uprościć przepisy, które dotyczą udostępniania oraz wymiany informacji i danych gospodarczych. Proponowane zmiany obejmują też pracę biur informacji gospodarczej. Co się zmieni i od kiedy?

Branża IT pracuje na rzecz zrównoważonego rozwoju [WYWIAD]

Sektor data center i chmury - jak pogodzić cyfrową transformację z drogą do zrównoważonego rozwoju? Czym w praktyce jest unijny pakiet ustaw Fit for 55 i co będą musiały zrobić przedsiębiorstwa, żeby się dostosować do zmian? Rozmawiamy z Wojciechem Stramskim, Prezesem Zarządu Beyond.pl, dostawcy usług data center, chmury i Managed Services i pierwszego w Polsce operatora zasilającego swoje obiekty w 100% energią odnawialną. 

REKLAMA