Jak przygotować projekt pod dotacje

Nabierająca coraz większego znaczenia w polityce Unii Europejskiej polityka spójności już dziś, czyli w okresie finansowania 2007-2013, pochłania 1/3 budżetu Unii, tj. ponad 300 mld euro. Za pośrednictwem odpowiednich, wyspecjalizowanych agend rządowych poszczególnych państw członkowskich środki z europejskich funduszy strukturalnych (Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i Europejskiego Funduszu Społecznego) oraz Europejskiego Funduszu Spójności przekazywane są odpowiednimi kanałami do poszczególnych instytucji, organizacji i osób. Te z kolei, aby uzyskać pomoc finansową, muszą przedstawić projekty realizujące wskazane cele polityki spójności Unii Europejskiej. Zgodnie z wytycznymi Komisji Europejskiej, „projekty przedstawiają cele i uzyskane produkty końcowe oraz zestaw czynności podejmowanych dla ich osiągnięcia w wyznaczonym czasie i za pomocą określonego budżetu”. Projekty określają również:

• grupy docelowe i beneficjentów ostatecznych podejmowanych działań;

• szczegółowe, ściśle określone rozwiązania w zakresie koordynacji, zarządzania i finansowania podejmowanych działań;

• system monitorowania i ewaluacji (oceny) projektu;

• ekonomiczne (w tym finansowe) uzasadnienie, wskazujące jednoznacznie na przewagę uzyskanych w wyniku realizacji projektu korzyści nad jego kosztami.

Pożądaną cechą projektu, wpływającą w bardzo dużym stopniu na jego ocenę, jest również innowacyjność, niepowtarzalność oraz uzyskana wartość dodana.

Warunkiem realizacji projektu, czyli osiągnięcia założonych celów, jest umiejętne zarządzanie projektem, tj. planowanie, tworzenie harmonogramu oraz kontrolowanie przebiegu (realizacji) działań. Model zarządzania projektem (realizacji zadań) przyjęty przez Komisję Europejską to tzw. model PCM (Project Cycle Management), zawierający zasady zarządzania i techniki analityczne pozwalające (ułatwiające) na przygotowanie dobrego projektu. Dobry projekt jest:

• odpowiedni, to znaczy:

- związany z sektorowymi celami Komisji Europejskiej i państwa;

- beneficjenci są zaangażowani w przygotowanie projektu;

- zawiera szczegółową analizę problemu;

- ma jasno sformułowane cele wskazujące korzyści dla beneficjentów;

• wykonalny, to znaczy:

- ma określone wymierne i logiczne cele;

- uwzględnia przyjęte założenia oraz ryzyko;

• trwały.

Model PCM wskazuje więc, w jaki sposób sprecyzować cele i zadania oraz jak określić efekty projektu, przy jednoczesnym zminimalizowaniu ryzyka niepowodzenia jego realizacji. Warto zwrócić uwagę na przynajmniej trzy cechy tego podejścia, a mianowicie:

• fakt, że metodyka PCM jest nieskomplikowana i stosunkowo łatwa do zastosowania;

• metodyka PCM stanowi konkretny „język mowy o projekcie”;

• struktura metodyki PCM odpowiada wnioskowi o dofinansowanie w ramach programów operacyjnych.

Zarządzanie projektem obejmuje dwie fazy: fazę analizy i fazę planowania. Narzędzia wykorzystywane w fazie analizy to:

• analiza interesariuszy;

• analiza problemów wraz z drzewem problemów;

• analiza celów wraz z drzewem celów;

• analiza strategii.

W fazie planowania konstruowana jest tzw. matryca (rama, tablica) logiczna. Opisuje ona w sposób syntetyczny wszystkie ważne aspekty projektu. Jest podstawowym instrumentem planowania w Unii Europejskiej i innych organizacjach międzynarodowych, takich, jak Bank Światowy czy ONZ.

Analiza interesariuszy

Podstawowa definicja interesariuszy, przyjęta również przez Komisję Europejską, mówi, że jest to każda osoba lub grupa, która może wywierać wpływ na daną organizację (przygotowująca projekt) lub na którą ta organizacja wywiera lub może wywierać wpływ. Interesariuszami (ang. stakeholders) nazywa się wszystkie osoby i instytucje pozytywnie lub negatywnie zainteresowane danym przedsięwzięciem - w przypadku działalności gospodarczej należą do nich np. właściciele bądź dzierżawcy, pracownicy, klienci, konkurenci, społeczność lokalna, władze lokalne itd. Interesariuszami są również beneficjenci (grupy docelowe) zainteresowane wynikami projektu z finansowego lub niematerialnego (intelektualnego) punktu widzenia. Są nimi również partnerzy wdrażający projekt, którzy jednocześnie mogą być jego beneficjentami.

Interesariuszami, zgodnie z wyżej podanym określeniem, są wszystkie strony (podmioty) zainteresowane w sposób bezpośredni lub pośredni realizacją projektu. Są to zarówno osoby prywatne (fizyczne), jak i podmioty prawne. Interesariuszami są też grupy podmiotów, na które realizacja projektu (proces) lub projekt zakończony (rezultat projektu) może wywierać wpływ tak pozytywny, jak i negatywny. Przykład stanowią indywidualne osoby (lub instytucje) lub ich grupy protestujące, np. przeciw budowie nowego lub rozbudowie istniejącego obiektu czy zwiększeniu natężenia ruchu, hałasu, emisji zanieczyszczeń w wyniku rozbudowy (zwiększenia produkcji) firmy. Przyczyną protestów, poza subiektywnym odbiorem prowadzonych działań, mogą być zbyt wolno zachodzące zmiany w mentalności, wiedzy i umiejętnościach, nienadążające za szybko postępującymi zmianami infrastrukturalnymi i cywilizacyjnymi. Rozmaite grupy protestu niejednokrotnie dowiodły, że trzeba się z nimi liczyć. Każdy problem musi więc być rozważany w szerszym kontekście społecznym.

Wśród interesariuszy wyróżnić można interesariuszy zewnętrznych i wewnętrznych. Do wewnętrznych zalicza się osoby (grupy), wobec których odpowiedzialność za wykonanie projektu ponosi kierownik projektu. W przypadku tej grupy interesów pierwszym krokiem jest identyfikacja jej ewentualnych powiązań z projektem. Do powiązań takich zaliczamy:

• powiązania procesowe, np. planowana przez nas zmiana może powodować zakłócenia w dostarczaniu informacji lub inne zakłócenia w procesie funkcjonowania przedsiębiorstwa;

• powiązania funkcjonalne, np. wdrożenie projektu może być związane z odpowiedzialnością za dane zadanie lub kompetencje w firmie przez inną komórkę w firmie;

• powiązanie projektowe, np. powiązanie z innymi projektami lub inicjatywami realizowanymi w przedsiębiorstwie, które mogę wpływać na projekt.

Interesariusze zewnętrzni pozostają w otoczeniu organizacji realizującej projekt. Należą do nich np.: klienci, dostawcy, związki zawodowe, społeczność lokalna i regionalna, itd.

Inne podejścia pozwalają na wyróżnienie:

• interesariuszy głównych (strategicznych), których interesy stanowią główny cel projektu i mających największy wpływ na projekt;

• interesariuszy ważnych lecz drugorzędnych - którzy powinni zostać zaangażowani w realizację projektu;

• interesariuszy pozostałych, których projekt dotyczy w mniejszym stopniu. W miarę realizacji projektu mogą się w niego angażować w mniejszym lub większym stopniu lub interesariuszy pozytywnych (sprzyjających projektowi), negatywnych oraz obojętnych.

 

Po identyfikacji interesariuszy dla każdego z nich należy określić:

1. W jaki sposób nasz projekt jest z nimi związany? W tym przypadku wyróżniamy interesariuszy:

• na których projekt może mieć wpływ;

• którzy mogą mieć wpływ na projekt;

• którzy mogą być pomocni, nawet jeżeli projekt może być realizowany bez ich udziału;

• którzy mogą być stroną konfliktową projektu, broniąc swoich interesów;

• którzy i tak zostaną zaangażowani w projekt.

2. Jaki negatywy wpływ na projekt może rodzić jego działanie?

3. Oczekiwania już występujące i potencjalne wobec projektu.

4. Jakie interesy zostały naruszone w wyniku realizacji projektu?

Dokonana analiza pozwala na określenie potencjalnych stanowisk interesariuszy i ich ewentualnych koalicji, co z kolei umożliwia zapobieganie działaniom konfliktowym (opozycyjnym).

Informacja o interesach grup zainteresowanych projektem zbierana jest przy pomocy ankiet, wywiadów, bezpośrednich spotkań i dyskusji. Analiza interesariuszy, którzy są lub mogą być powiązani z programem/projektem, powinna być przeprowadzona z punktu widzenia:

• charakterystyki społeczno-ekonomicznej, organizacji, sposobu podejmowania decyzji i statusu;

• interesów, celów, oczekiwań związanych z projektem i wzajemnych powiązań pomiędzy różnymi grupami interesariuszy;

• wrażliwości na zagadnienia powiązane z działalnością projektu;

• potencjału, wiedzy, doświadczenia - należy wykorzystać silne strony i potencjalny wkład w realizację projektu oraz uwzględnić słabe strony i ograniczenia, jakie mogą wynikać z działań interesariuszy;

• implikacji i wniosków dla projektu.

Zebrane informacje dotyczące interesariuszy uporządkować można, wykorzystując tabelę, w której poszczególnych kolumnach przedstawiamy:

1. rodzaje (grupy) interesariuszy;

2. charakterystykę każdej grupy z punktu widzenia cech istotnych dla realizacji projektu;

3. interesy, cele, oczekiwania wobec projektu;

4. charakter wpływu na projekt;

5. silne i słabe strony oraz potencjalny wkład do projektu;

6. implikacje i wnioski, w tym planowane działania wobec interesariuszy, tj. forma współdziałania z interesariuszami pozytywnymi i sposób radzenia sobie z interesariuszami nastawionymi negatywnie do projektu.

Podejście takie może być bardziej lub mniej szczegółowe. Zawsze jednak pozwala na porządkowanie zebranych informacji, co ułatwia formułowanie strategii działania oraz dalszych kroków w przygotowaniu i realizacji projektu.

prof. Ewa Małuszyńska

Kierownik Katedry Europeistyki UEP i studiów podyplomowych z zakresu Strategii Pozyskiwania i Zarządzanie Funduszami Unijnymi oraz Integracji Europejskiej