REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Elektroniczne archiwum i zarządzanie dokumentacją

Michał Król

REKLAMA

REKLAMA

Rozwój informatyzacji w firmach oraz możliwość wykorzystania z komputerowych algorytmów wykonywanych z prędkością nieosiągalną dla człowieka, skłania nas do poszukiwania rozwiązań przyspieszających, upraszczających naszą pracę.

Jednym z głównych problemów z jakim borykają się dzisiejsze firmy jest lawinowy wzrost dokumentów papierowych, których segregacja, opisywanie i – co najważniejsze – wyszukiwanie, staje się coraz trudniejsze. Koszty wydruku i samego papieru również nie pozostają bez znaczenia…

REKLAMA

REKLAMA

Wielu producentów oprogramowania w swoich ofertach posiada moduły lub całe systemy, których funkcjonalność skupia się wokół szeroko pojętego zarządzania dokumentacją elektroniczną. Zanim jednak zaczniemy zarządzać, musimy możliwie sprawnie i wyczerpująco opisać dany dokument, czyli nadać mu specjalną, jednoznacznie go identyfikującą etykietę, która spełnia w systemie wiele zadań. Jednym z nich jest oczywiście szybkie wyszukiwanie jednego dokumentu wśród tysięcy, a często milionów innych.

Jednak nowoczesne systemy archiwizujące robią kolejne kroki w kierunku użytkownika – pozwalają mu na automatyczne, w pełni bezobsługowe zarchiwizowanie dokumentu. Taka funkcjonalność jest dostępna w systemach, które już w definicji typu dokumentu mają zawarte informacje o miejscu jego deponowania oraz sposobie automatycznego poszerzania struktury archiwum.

Ale samo elektroniczne archiwum tez nie wystarczy. Wymagania klientów sprawiły, że obok archiwum, w systemach informatycznych pojawiły się moduły do projektowania i zarządzania elektronicznymi obiegami dokumentów. Dzięki nim, zaraz po zeskanowaniu, dokumenty w wersji papierowej mogą zostać umieszczone w archiwum fizycznym, a pracownicy firmy, bez potrzeby czasochłonnego poszukiwania dokumentów na wielu regałach, mają stały, błyskawiczny dostęp do ich wersji elektronicznych.

REKLAMA

W tym miejscu nie można również zapomnieć o szerokich i niezwykle istotnych tematach kontroli dostępu do wybranych stref w archiwach, funkcjach raportowania wszelkich czynności wykonywanych na dokumentach, funkcji wersjonowania dokumentów i wielu innych.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

W chwili uściślenia i wejścia w życie odpowiednich zapisów w polskim prawie dotyczących archiwizacji elektronicznej, dokumenty po ich zarchiwizowaniu będą natychmiast niszczone. Wtedy też zastosowanie segregatorów Leitz’a, zapewne powoli będzie się zmniejszać.

Niemniej jednak koncern, z którego się one wywodzą jest świetnie przygotowany na w pełni elektroniczną obsługę dokumentów – rozwijany od lat system ELO jest w stanie zastąpić wysłużone dziurkacze, koszulki foliowe i metalowe mechanizmy utrzymujące dokumenty w segregatorze. W przeciwieństwie jednak do rewelacyjnego patentu segregatora, systemów informatycznych z tej samej półki co ELO jest znacznie więcej.

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Podatek dochodowy 2025: skala podatkowa, podatek liniowy czy ryczałt. Trzeba szybko decydować się na wybór formy opodatkowania, jaki termin - do kiedy

Przedsiębiorcy mogą co roku korzystać z innej – jednej z trzech możliwych – form podatku dochodowego od przychodów uzyskiwanych z działalności gospodarczej. Poza wysokością samego podatku, jaki trzeba będzie zapłacić, teraz forma opodatkowania wpływa również na wysokość obciążeń z tytułu składki na ubezpieczenie zdrowotne.

Raportowanie ESG: jak się przygotować, wdrażanie, wady i zalety. Czy czekają nas zmiany? [WYWIAD]

Raportowanie ESG: jak firma powinna się przygotować? Czym jest ESG? Jak wdrożyć system ESG w firmie. Czy ESG jest potrzebne? Jak ESG wpływa na rynek pracy? Jakie są wady i zalety ESG? Co należałoby zmienić w przepisach stanowiących o ESG?

Zarządzanie kryzysowe czyli jak przetrwać biznesowy sztorm - wskazówki, przykłady, inspiracje

Załóżmy, że jako kapitan statku (CEO) niespodziewanie napotykasz gwałtowny sztorm (sytuację kryzysową lub problemową). Bez odpowiednich narzędzi nawigacyjnych, takich jak mapa, kompas czy plan awaryjny, Twoje szanse na bezpieczne dotarcie do portu znacząco maleją. Ryzykujesz nawet sam fakt przetrwania. W świecie biznesu takim zestawem narzędzi jest Księga Komunikacji Kryzysowej – kluczowy element, który każda firma, niezależnie od jej wielkości czy branży, powinna mieć zawsze pod ręką.

Układ likwidacyjny w postępowaniu restrukturyzacyjnym

Układ likwidacyjny w postępowaniu restrukturyzacyjnym. Sprzedaż majątku przedsiębiorstwa w ramach postępowania restrukturyzacyjnego ma sens tylko wtedy, gdy z ekonomicznego punktu widzenia nie ma większych szans na uzdrowienie jego sytuacji, bądź gdy spieniężenie części przedsiębiorstwa może znacznie usprawnić restrukturyzację.

REKLAMA

Ile jednoosobowych firm zamknięto w 2024 r.? A ile zawieszono? [Dane z CEIDG]

W 2024 r. o 4,8 proc. spadła liczba wniosków dotyczących zamknięcia jednoosobowej działalności gospodarczej. Czy to oznacza lepsze warunki do prowadzenia biznesu? Niekoniecznie. Jak widzą to eksperci?

Rozdzielność majątkowa a upadłość i restrukturyzacja

Ogłoszenie upadłości prowadzi do powstania między małżonkami ustroju rozdzielności majątkowej, a majątek wspólny wchodzi w skład masy upadłości. Drugi z małżonków, który nie został objęty postanowieniem o ogłoszeniu upadłości, ma prawo domagać się spłaty równowartości swojej części tego majątku. Otwarcie restrukturyzacji nie powoduje tak daleko idących skutków.

Wygrywamy dzięki pracownikom [WYWIAD]

Rozmowa z Beatą Rosłan, dyrektorką HR w Jacobs Douwe Egberts, o tym, jak skuteczna polityka personalna wspiera budowanie pozycji lidera w branży.

Zespół marketingu w organizacji czy outsourcing usług – które rozwiązanie jest lepsze?

Lepiej inwestować w wewnętrzny zespół marketingowy czy może bardziej opłacalnym rozwiązaniem jest outsourcing usług marketingowych? Marketing odgrywa kluczową rolę w sukcesie każdej organizacji. W dobie cyfryzacji i rosnącej konkurencji firmy muszą stale dbać o swoją obecność na rynku, budować markę oraz skutecznie docierać do klientów.

REKLAMA

Rekompensata dla rolnika za brak zapłaty za sprzedane produkty rolne. Wnioski tylko do 31 marca 2025 r.

Ministerstwo Rolnictwa i Rozwoju Wsi przypomina, że od 1 lutego do 31 marca 2025 r. producent rolny lub grupa może złożyć do oddziału terenowego Krajowego Ośrodka Wsparcia Rolnictwa (KOWR) wniosek o przyznanie rekompensaty z tytułu nieotrzymania zapłaty za sprzedane produkty rolne od podmiotu prowadzącego skup, przechowywanie, obróbkę lub przetwórstwo produktów rolnych, który stał się niewypłacalny w 2023 lub 2024 r. - w rozumieniu ustawy o Funduszu Ochrony Rolnictwa (FOR).

Zintegrowane raportowanie ESG zaczyna już być standardem. Czy w Polsce też?

96% czołowych firm na świecie raportuje zrównoważony rozwój, a 82% włącza dane ESG do raportów rocznych. W Polsce 89% dużych firm publikuje takie raporty, ale tylko 22% działa zgodnie ze standardami ESRS, co stanowi wyzwanie dla konkurencyjności na rynku UE.

REKLAMA