Elektroniczne archiwum i zarządzanie dokumentacją

Jednym z głównych problemów z jakim borykają się dzisiejsze firmy jest lawinowy wzrost dokumentów papierowych, których segregacja, opisywanie i – co najważniejsze – wyszukiwanie, staje się coraz trudniejsze. Koszty wydruku i samego papieru również nie pozostają bez znaczenia…

Wielu producentów oprogramowania w swoich ofertach posiada moduły lub całe systemy, których funkcjonalność skupia się wokół szeroko pojętego zarządzania dokumentacją elektroniczną. Zanim jednak zaczniemy zarządzać, musimy możliwie sprawnie i wyczerpująco opisać dany dokument, czyli nadać mu specjalną, jednoznacznie go identyfikującą etykietę, która spełnia w systemie wiele zadań. Jednym z nich jest oczywiście szybkie wyszukiwanie jednego dokumentu wśród tysięcy, a często milionów innych.

Jednak nowoczesne systemy archiwizujące robią kolejne kroki w kierunku użytkownika – pozwalają mu na automatyczne, w pełni bezobsługowe zarchiwizowanie dokumentu. Taka funkcjonalność jest dostępna w systemach, które już w definicji typu dokumentu mają zawarte informacje o miejscu jego deponowania oraz sposobie automatycznego poszerzania struktury archiwum.

Ale samo elektroniczne archiwum tez nie wystarczy. Wymagania klientów sprawiły, że obok archiwum, w systemach informatycznych pojawiły się moduły do projektowania i zarządzania elektronicznymi obiegami dokumentów. Dzięki nim, zaraz po zeskanowaniu, dokumenty w wersji papierowej mogą zostać umieszczone w archiwum fizycznym, a pracownicy firmy, bez potrzeby czasochłonnego poszukiwania dokumentów na wielu regałach, mają stały, błyskawiczny dostęp do ich wersji elektronicznych.

W tym miejscu nie można również zapomnieć o szerokich i niezwykle istotnych tematach kontroli dostępu do wybranych stref w archiwach, funkcjach raportowania wszelkich czynności wykonywanych na dokumentach, funkcji wersjonowania dokumentów i wielu innych.

W chwili uściślenia i wejścia w życie odpowiednich zapisów w polskim prawie dotyczących archiwizacji elektronicznej, dokumenty po ich zarchiwizowaniu będą natychmiast niszczone. Wtedy też zastosowanie segregatorów Leitz’a, zapewne powoli będzie się zmniejszać.

Niemniej jednak koncern, z którego się one wywodzą jest świetnie przygotowany na w pełni elektroniczną obsługę dokumentów – rozwijany od lat system ELO jest w stanie zastąpić wysłużone dziurkacze, koszulki foliowe i metalowe mechanizmy utrzymujące dokumenty w segregatorze. W przeciwieństwie jednak do rewelacyjnego patentu segregatora, systemów informatycznych z tej samej półki co ELO jest znacznie więcej.