REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Elektroniczne archiwum i zarządzanie dokumentacją

Michał Król

REKLAMA

REKLAMA

Rozwój informatyzacji w firmach oraz możliwość wykorzystania z komputerowych algorytmów wykonywanych z prędkością nieosiągalną dla człowieka, skłania nas do poszukiwania rozwiązań przyspieszających, upraszczających naszą pracę.

Jednym z głównych problemów z jakim borykają się dzisiejsze firmy jest lawinowy wzrost dokumentów papierowych, których segregacja, opisywanie i – co najważniejsze – wyszukiwanie, staje się coraz trudniejsze. Koszty wydruku i samego papieru również nie pozostają bez znaczenia…

REKLAMA

REKLAMA

Wielu producentów oprogramowania w swoich ofertach posiada moduły lub całe systemy, których funkcjonalność skupia się wokół szeroko pojętego zarządzania dokumentacją elektroniczną. Zanim jednak zaczniemy zarządzać, musimy możliwie sprawnie i wyczerpująco opisać dany dokument, czyli nadać mu specjalną, jednoznacznie go identyfikującą etykietę, która spełnia w systemie wiele zadań. Jednym z nich jest oczywiście szybkie wyszukiwanie jednego dokumentu wśród tysięcy, a często milionów innych.

Jednak nowoczesne systemy archiwizujące robią kolejne kroki w kierunku użytkownika – pozwalają mu na automatyczne, w pełni bezobsługowe zarchiwizowanie dokumentu. Taka funkcjonalność jest dostępna w systemach, które już w definicji typu dokumentu mają zawarte informacje o miejscu jego deponowania oraz sposobie automatycznego poszerzania struktury archiwum.

Ale samo elektroniczne archiwum tez nie wystarczy. Wymagania klientów sprawiły, że obok archiwum, w systemach informatycznych pojawiły się moduły do projektowania i zarządzania elektronicznymi obiegami dokumentów. Dzięki nim, zaraz po zeskanowaniu, dokumenty w wersji papierowej mogą zostać umieszczone w archiwum fizycznym, a pracownicy firmy, bez potrzeby czasochłonnego poszukiwania dokumentów na wielu regałach, mają stały, błyskawiczny dostęp do ich wersji elektronicznych.

REKLAMA

W tym miejscu nie można również zapomnieć o szerokich i niezwykle istotnych tematach kontroli dostępu do wybranych stref w archiwach, funkcjach raportowania wszelkich czynności wykonywanych na dokumentach, funkcji wersjonowania dokumentów i wielu innych.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

W chwili uściślenia i wejścia w życie odpowiednich zapisów w polskim prawie dotyczących archiwizacji elektronicznej, dokumenty po ich zarchiwizowaniu będą natychmiast niszczone. Wtedy też zastosowanie segregatorów Leitz’a, zapewne powoli będzie się zmniejszać.

Niemniej jednak koncern, z którego się one wywodzą jest świetnie przygotowany na w pełni elektroniczną obsługę dokumentów – rozwijany od lat system ELO jest w stanie zastąpić wysłużone dziurkacze, koszulki foliowe i metalowe mechanizmy utrzymujące dokumenty w segregatorze. W przeciwieństwie jednak do rewelacyjnego patentu segregatora, systemów informatycznych z tej samej półki co ELO jest znacznie więcej.

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Moja firma
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    KPO: Od 6 maja 2024 r. można składać wnioski na dotacje dla branży HoReCa - hotelarskiej, gastronomicznej, cateringowej, turystycznej i hotelarskiej

    Nabór wniosków na dotacje dla branży hotelarskiej, gastronomicznej i cateringowej oraz turystycznej i kulturalnej w ramach Krajowego Planu Odbudowy ogłoszono w kwietniu 2024 r. Wnioski będzie można składać od 6 maja 2024 r. do 5 czerwca 2024 r.

    Ile pracuje mikro- i mały przedsiębiorca? 40-60 godzin tygodniowo, bez zwolnień lekarskich i urlopów

    Przeciętny mikroprzedsiębiorca poświęca dużo więcej czasu na pracę niż przeciętny pracownik etatowy. Wielu przedsiębiorców nie korzysta ze zwolnień lekarskich i nie było na żadnym urlopie. Chociaż mikroprzedsiębiorcy zwykle zarabiają na poziomie średniej krajowej albo trochę więcej, to są zdecydowanie bardziej oszczędni niż większość Polaków.

    Duży wzrost cyberataków na świecie!

    Aż 28 proc. O tyle procent wzrosła liczba ataków cyberprzestępców. Hakerzy stawiają także na naukę i badania oraz sektor administracyjno-wojskowy. W Europie liczba ataków ransomware wzrosła o 64 proc. Jest się czego obawiać. 

    Nie zrobisz zakupów w swoim ulubionym sklepie osiedlowym, bo powrót VAT na żywność doprowadzi go do bankructwa

    Po ponad dwóch latach przerwy powrócił 5-procentowy VAT na żywność. Sieci dyskontów, które toczą wojnę o klientów, kuszą obietnicą, że cen nie podniosą, bo podatek wezmą na siebie. Korzystna dla klientów zapowiedź może okazać się zabójcza dla i tak słabnących i znikających z rynku małych sklepów.

    REKLAMA

    Windykacja należności krok po kroku

    Windykacja należności krok po kroku czyli jak odzyskać swoje pieniądze? Pierwszym krokiem jest windykacja przedsądowa. Co zrobić, aby windykacja była skuteczna już na tym etapie?

    Praca tymczasowa: Liczy się wynagrodzenie, lokalizacja miejsca pracy, czas trwania rekrutacji i szansa na stałą pracę

    Praca tymczasowa to nie tylko opcja dla studentów – najwięcej pracowników stanowią osoby w przedziale wiekowym 25-44 lata. Pracownicy tymczasowi przy wyborze oferty pracy najczęściej zwracają uwagę na wysokość wynagrodzenia, lokalizację miejsca pracy oraz szansę na stałe zatrudnienie, a także szybkość procesu rekrutacji.

    Uwaga! Zbyt częste zmienianie hasła ułatwia cyberataki

    Czy trzeba zmieniać hasło co miesiąc? Okazuje się, że zbyt częsta zmiana hasła ułatwia cyberataki. Wskazania do zmiany hasła przez pracowników po czasie od 30 do 90 dni powinny się zmienić. Kiedy zmiana hasła jest konieczna?

    Cyfrowa współpraca księgowych i przedsiębiorców

    Postęp w zakresie rozwiązań technologicznych oraz innowacje w sposobie komunikacji pomiędzy urzędami i podmiotami zmieniają sposób prowadzenia przedsiębiorstw - w szczególności małych i mikrofirm. Równocześnie szybka adopcja rozwiązań technologicznych sprawia, że cyfryzacja sektora publicznego - także na linii obywatel - urząd w kontekście przykładowo cyfrowych rozliczeń podatkowych – nabiera rozpędu i będzie coraz intensywniej dotykać również inne powiązane z nią sektory i branże. 

    REKLAMA

    Jak hakerzy wyciągają nasze dane? Uważaj na aktualizacje!

    Hakerzy nie próżnują i wciąż szukają nowych sposobów na wyciągnięcie danych. Wykorzystują pliki wirtualnego dysku twardego (VHD) do dostarczania wirusa - trojana zdalnego dostępu (RAT) Remcos. W Polsce szczególnie groźne są fałszywe aktualizacje. 

    Firmy przemysłowe stawiają na AI

    Większość firm (83 proc.) z sektora przemysłowego planuje zainwestować w sztuczną inteligencję w 2024 r. Tak wynika z najnowszego raportu "State of Smart Manufacturing". 

    REKLAMA