REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Dokumenty w firmie – pułapka dla wydajności?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
 PrimeSoft Polska Sp. z o.o.
Specjalista z zakresu systemów IT, zarządzania i workflow|BPM
 Dokumenty w firmie – pułapka dla wydajności? / Fot. Fotolia
Dokumenty w firmie – pułapka dla wydajności? / Fot. Fotolia
Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Stare porzekadło mówi: „czas to pieniądz”, jednak w praktyce firmy o tym zapominają. Nawet w dobie XXI wieku, erze informacji i automatyzacji procesów czas w wielu przedsiębiorstwach jest zwyczajnie marnowany – z przyczyn często prozaicznych. Liczby mówią same za siebie: zarządzanie dokumentami w archaiczny sposób to „luksus” który kosztuje krocie. Stać na niego Twoją firmę? Zobacz jak zarządzać obiegiem dokumentów by szybko zobaczyć pozytywne efekty. Prezentujemy porady specjalistów.

Właściciele firm na ogół trafnie potrafią identyfikować sytuacje generujące stracony czas – dlatego w wielu firmach blokuje się dostęp do mediów społecznościowych, a pracownicy poddawani są cyklicznym ocenom. Najciemniej jest jednak pod latarnią – efektywność pracy bardzo często hamowana jest przez papier: pracę z dokumentami, ich procesowanie i dystrybucję. Tę prawidłowość dawno temu odkryli managerzy z krajów zachodnich, którzy pracę z dokumentami papierowymi określają mianem „time-consuming”, czyli pochłaniającej czas. Sprawa jest o tyle poważna, że dokumenty znajdują się praktycznie w każdej firmie, a dla niektórych z nich są nawet osią działalności.

REKLAMA

Porozmawiaj o tym na naszym FORUM!

Papierowa pułapka w każdej firmie

Dlaczego dokumenty papierowe znalazły się na celowniku managerów? Stało się tak z kilku zasadniczych przyczyn. Po pierwsze są one podatne na działanie czynników zewnętrznych. Łatwo je zawieruszyć, a także zniszczyć – celowo bądź przypadkiem np. poprzez wylanie na nie kawy czy herbaty. Papier łatwo jest zatem zgubić a trudniej znaleźć: według badań przeprowadzonych przez PrimeSoft Polska co piąty pracownik potrzebuje ok. godziny dziennie na znalezienie potrzebnych do pracy dokumentów, a niemal 40% ankietowanych przez firmę osób uważa, że system obiegu informacji jest w ich organizacji niejasny. Przepastne segregatory i przegródki zabierają też sporo cennej powierzchni biurowej – ich archiwizacja pociąga za sobą kolejne koszty. „Papier” nie tylko trudniej zlokalizować, ale nie sposób też go skutecznie kontrolować, czy zabezpieczyć. Prawdziwe problemy zaczynają się jednak dopiero wtedy, kiedy giną ważne dokumenty albo dochodzi do wycieku danych objętych klauzulą tajności – takie wydarzenie może szybko przekształcić się w sytuację kryzysową i bardzo zaszkodzić firmie.

Zobacz również: Jak wrzucić reklamę w koszty firmy?

Klucz do efektywności - DMS

Rozwiązaniem problemu jest (coraz powszechniejsze) zastępowanie papierowych dokumentów ich elektroniczną wersją. Informatyzacja firm na naszych oczach wchodzi na wyższy szczebel – systemy klasy DMS („Document Management System” czyli „Systemy Zarządzania Dokumentami”), jak szacują eksperci, za kilka lat będą już standardem. Trudno się temu dziwić, e-dokument nie jest obciążony wadami wrodzonymi papierowego dokumentu. Nie zajmuje miejsca w szafach, nie sposób go zgubić ani zniszczyć w sposób mechaniczny. Dostęp do dokumentów elektronicznych zabezpieczony jest specjalnymi systemami uwierzytelniania – to zarząd firmy decyduje, kto ma dostęp do jakiej kategorii dokumentów.  Koszty redukowane są zatem na kilku istotnych poziomach:

Dalszy ciąg materiału pod wideo
  • zmniejsza się czas potrzebny na procesowanie dokumentów
  • zmniejszają się koszty archiwizowania dokumentów
  • praktycznie brak kosztów ponoszonych na odzyskiwanie zagubionych dokumentów

Zobacz: Przechowywanie dokumentów fiskalnych

Narzędzie to jedno, praktyka to drugie

Jak wygląda to w praktyce? Dane mogą wydać się zaskakujące: według danych zebranych przez PrimeSoft Polska wynika iż obieg jednej tradycyjnej faktury to koszt 25 zł przy 100 fakturach miesięcznie daje to kwotę rzędu 30 tys. złotych rocznie. Elektroniczny obieg jest znacznie bardziej efektywny – specjaliści szacują, że koszt wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów zwraca się już po 1,5 roku jego stosowania.  Podkreślenia wymaga tu jedna kwestia o znaczeniu zasadniczym. Samo narzędzie jakim jest elektroniczny obieg dokumentów – by przynieść efekty – wymaga dostosowania go do charakteru przedsiębiorstwa. Każda firma ma nieco inną specyfikę działania, inne potrzeby, w każdej z nich działają różne systemy informatyczne. Z tego względu profesjonalne rozwiązania do zarządzania dokumentami powinny być każdorazowo dostosowywane do konkretnego beneficjenta. Implementacja takiego systemu poprzedzona jest analizą przed-wdrożeniową, którą przeprowadzają doświadczeni konsultanci, oni zapewniają też profesjonalne szkolenia pracowników i późniejsze wsparcie.

Zobacz: Elektroniczny obieg dokumentów - bezpieczeństwo i niższe koszty prowadzenia firmy

Zapisz się na newsletter
Zakładasz firmę? A może ją rozwijasz? Chcesz jak najbardziej efektywnie prowadzić swój biznes? Z naszym newsletterem będziesz zawsze na bieżąco.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Polskie sklepy internetowe nie wykorzystują możliwości sprzedaży produktów w innych krajach - do zyskania jest wiele

43% sklepów internetowych nie prowadzi sprzedaży zagranicznej, a 40% posiada wyłącznie polską wersję językową. Tracą przez to ogromną możliwość rozwoju, bo w przypadku firm e-handlowych stawiających na globalizację z obrotów poza krajem zyskuje się średnio o 25% wyższe przychody.

Tego zawodu nie zastąpi AI. A które czeka zagłada? Ekspert: Programiści są pierwsi w kolejce

Sztuczna inteligencja na rynku pracy to temat, który budzi coraz większe emocje. W dobie dynamicznego rozwoju technologii jedno jest pewne – wiele profesji czeka poważna transformacja, a niektóre wręcz znikną. Ale są też takie zawody, których AI nie zastąpi – i to raczej nigdy. Jakie branże są najbardziej zagrożone? A gdzie ludzka praca pozostanie niezastąpiona? O tym mówi Jan Oleszczuk - Zygmuntowski z Polskiej Sieci Ekonomii.

Branża handlowa traci coraz więcej na kradzieżach w sklepach. Jak handlowcy rozwiązują ten problem

Zmorą branży handlowej wciąż są kradzieże sklepowe. Nasiliły się one w okresie wysokiej inflacji, ale teraz nie słabną w oczekiwanym tempie. Kradzieży z powodów ekonomicznych jest mniej, natomiast rozzuchwalili się złodzieje kradnący dla zysku.

Nadchodzi czas pożegnań z papierowymi fakturami. Wszystko co trzeba wiedzieć o e-fakturowaniu i KSeF

Krajowy System eFaktur powstał by ułatwić życie przedsiębiorcom, ale jest też nowym obowiązkiem, którego przestrzeganie narzuca prawo. Firmy, które nie będą przestrzegać jego zasad, muszą liczyć się z dotkliwymi karami, wynoszącymi nawet 100% kwoty podatku z faktury wystawionej poza KSeF.

REKLAMA

Dlaczego rezygnują z założenia własnej firmy: kobiety mają inny powód niż mężczyźni

Aż 47 proc. ankietowanych Polaków nie chciałoby prowadzić własnej firmy – wskazują dane z raportu „Polki i przedsiębiorczość 2024: Bariery w zakładaniu firmy”. Kobiety przed założeniem własnej firmy powstrzymuje sytuacja rodzinna, a mężczyzn – stan zdrowia. Nowe dane.

Branża meblarska mocno traci przez zagraniczną konkurencję, końca kłopotów nie widać

Wysokie koszty produkcji, spadający popyt i silna konkurencja z Azji osłabiają pozycję polskiej branży meblarskiej. Długi sektora, notowane w Krajowym Rejestrze Długów, sięgają już prawie 130 mln zł – coraz więcej przedsiębiorstw musi wybierać między utrzymaniem płynności a spłatą zobowiązań.

Prezydent zawetował. Przedsiębiorcy będą dalej płacić wysoką składkę zdrowotną a może rząd podejmie drugą próbę zmiany

Prezydent zawetował ustawę obniżającą składki zdrowotne dla przedsiębiorców. Rząd jednak nie ustępuje i podejmie kolejną próbę, powtarzając rozwiązania przyjęte w ustawie dokładnie w takiej samej treści. Jaka więc ma być składka zdrowotna gdy uda się przeprowadzić zmiany.

Rolnicy wierzą w dobrą koniunkturę - po dłuższej przerwie znów inwestują w maszyny rolnicze

W I kwartale 2025 roku rolnictwo było branżą z największym udziałem w finansowaniu maszyn i urządzeń przez firmy leasingowe – 28%, wynika z danych Związku Polskiego Leasingu. Rolnicy wracają do inwestowania wierząc w poprawę koniunktury w branży.

REKLAMA

Mała firma, duże ryzyko. Dlaczego system ochrony to dziś inwestycja, nie koszt [WYWIAD]

Choć wielu właścicieli małych firm wciąż traktuje ochronę jako zbędny wydatek, rosnąca liczba incydentów – zarówno fizycznych, jak i cyfrowych – pokazuje, że to podejście bywa kosztowne. Dziś zagrożeniem może być nie tylko włamanie, ale też wyciek danych czy przestój operacyjny. W rozmowie z Adamem Śliwińskim, wiceprezesem Seris Konsalnet Security, sprawdzamy, jak MŚP mogą skutecznie zadbać o swoje bezpieczeństwo – bez milionowych budżetów, za to z myśleniem przyszłościowym.

Polskie firmy chcą eksportować do USA, co z cłami

Polska gospodarka łapie drugi oddech czy walczy o utrzymanie na powierzchni? Jaka będzie przyszłość eksportu do USA? Eksperci podsumowali pierwszy kwartał 2025. Analizie poddany został nie tylko eksport polskich firm, ale i ogólny bilans handlu zagranicznego.

REKLAMA