Dokumenty w firmie – pułapka dla wydajności?

Właściciele firm na ogół trafnie potrafią identyfikować sytuacje generujące stracony czas – dlatego w wielu firmach blokuje się dostęp do mediów społecznościowych, a pracownicy poddawani są cyklicznym ocenom. Najciemniej jest jednak pod latarnią – efektywność pracy bardzo często hamowana jest przez papier: pracę z dokumentami, ich procesowanie i dystrybucję. Tę prawidłowość dawno temu odkryli managerzy z krajów zachodnich, którzy pracę z dokumentami papierowymi określają mianem „time-consuming”, czyli pochłaniającej czas. Sprawa jest o tyle poważna, że dokumenty znajdują się praktycznie w każdej firmie, a dla niektórych z nich są nawet osią działalności.

Porozmawiaj o tym na naszym FORUM!

Papierowa pułapka w każdej firmie

Dlaczego dokumenty papierowe znalazły się na celowniku managerów? Stało się tak z kilku zasadniczych przyczyn. Po pierwsze są one podatne na działanie czynników zewnętrznych. Łatwo je zawieruszyć, a także zniszczyć – celowo bądź przypadkiem np. poprzez wylanie na nie kawy czy herbaty. Papier łatwo jest zatem zgubić a trudniej znaleźć: według badań przeprowadzonych przez PrimeSoft Polska co piąty pracownik potrzebuje ok. godziny dziennie na znalezienie potrzebnych do pracy dokumentów, a niemal 40% ankietowanych przez firmę osób uważa, że system obiegu informacji jest w ich organizacji niejasny. Przepastne segregatory i przegródki zabierają też sporo cennej powierzchni biurowej – ich archiwizacja pociąga za sobą kolejne koszty. „Papier” nie tylko trudniej zlokalizować, ale nie sposób też go skutecznie kontrolować, czy zabezpieczyć. Prawdziwe problemy zaczynają się jednak dopiero wtedy, kiedy giną ważne dokumenty albo dochodzi do wycieku danych objętych klauzulą tajności – takie wydarzenie może szybko przekształcić się w sytuację kryzysową i bardzo zaszkodzić firmie.

Zobacz również: Jak wrzucić reklamę w koszty firmy?

Klucz do efektywności - DMS

Rozwiązaniem problemu jest (coraz powszechniejsze) zastępowanie papierowych dokumentów ich elektroniczną wersją. Informatyzacja firm na naszych oczach wchodzi na wyższy szczebel – systemy klasy DMS („Document Management System” czyli „Systemy Zarządzania Dokumentami”), jak szacują eksperci, za kilka lat będą już standardem. Trudno się temu dziwić, e-dokument nie jest obciążony wadami wrodzonymi papierowego dokumentu. Nie zajmuje miejsca w szafach, nie sposób go zgubić ani zniszczyć w sposób mechaniczny. Dostęp do dokumentów elektronicznych zabezpieczony jest specjalnymi systemami uwierzytelniania – to zarząd firmy decyduje, kto ma dostęp do jakiej kategorii dokumentów.  Koszty redukowane są zatem na kilku istotnych poziomach:

• zmniejsza się czas potrzebny na procesowanie dokumentów
• zmniejszają się koszty archiwizowania dokumentów
• praktycznie brak kosztów ponoszonych na odzyskiwanie zagubionych dokumentów

Zobacz: Przechowywanie dokumentów fiskalnych

Narzędzie to jedno, praktyka to drugie

Jak wygląda to w praktyce? Dane mogą wydać się zaskakujące: według danych zebranych przez PrimeSoft Polska wynika iż obieg jednej tradycyjnej faktury to koszt 25 zł przy 100 fakturach miesięcznie daje to kwotę rzędu 30 tys. złotych rocznie. Elektroniczny obieg jest znacznie bardziej efektywny – specjaliści szacują, że koszt wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów zwraca się już po 1,5 roku jego stosowania.  Podkreślenia wymaga tu jedna kwestia o znaczeniu zasadniczym. Samo narzędzie jakim jest elektroniczny obieg dokumentów – by przynieść efekty – wymaga dostosowania go do charakteru przedsiębiorstwa. Każda firma ma nieco inną specyfikę działania, inne potrzeby, w każdej z nich działają różne systemy informatyczne. Z tego względu profesjonalne rozwiązania do zarządzania dokumentami powinny być każdorazowo dostosowywane do konkretnego beneficjenta. Implementacja takiego systemu poprzedzona jest analizą przed-wdrożeniową, którą przeprowadzają doświadczeni konsultanci, oni zapewniają też profesjonalne szkolenia pracowników i późniejsze wsparcie.

Zobacz: Elektroniczny obieg dokumentów - bezpieczeństwo i niższe koszty prowadzenia firmy