REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Dokumenty w firmie – pułapka dla wydajności?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
 PrimeSoft Polska Sp. z o.o.
Specjalista z zakresu systemów IT, zarządzania i workflow|BPM
 Dokumenty w firmie – pułapka dla wydajności? / Fot. Fotolia
Dokumenty w firmie – pułapka dla wydajności? / Fot. Fotolia
Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Stare porzekadło mówi: „czas to pieniądz”, jednak w praktyce firmy o tym zapominają. Nawet w dobie XXI wieku, erze informacji i automatyzacji procesów czas w wielu przedsiębiorstwach jest zwyczajnie marnowany – z przyczyn często prozaicznych. Liczby mówią same za siebie: zarządzanie dokumentami w archaiczny sposób to „luksus” który kosztuje krocie. Stać na niego Twoją firmę? Zobacz jak zarządzać obiegiem dokumentów by szybko zobaczyć pozytywne efekty. Prezentujemy porady specjalistów.

Właściciele firm na ogół trafnie potrafią identyfikować sytuacje generujące stracony czas – dlatego w wielu firmach blokuje się dostęp do mediów społecznościowych, a pracownicy poddawani są cyklicznym ocenom. Najciemniej jest jednak pod latarnią – efektywność pracy bardzo często hamowana jest przez papier: pracę z dokumentami, ich procesowanie i dystrybucję. Tę prawidłowość dawno temu odkryli managerzy z krajów zachodnich, którzy pracę z dokumentami papierowymi określają mianem „time-consuming”, czyli pochłaniającej czas. Sprawa jest o tyle poważna, że dokumenty znajdują się praktycznie w każdej firmie, a dla niektórych z nich są nawet osią działalności.

REKLAMA

Porozmawiaj o tym na naszym FORUM!

Papierowa pułapka w każdej firmie

Dlaczego dokumenty papierowe znalazły się na celowniku managerów? Stało się tak z kilku zasadniczych przyczyn. Po pierwsze są one podatne na działanie czynników zewnętrznych. Łatwo je zawieruszyć, a także zniszczyć – celowo bądź przypadkiem np. poprzez wylanie na nie kawy czy herbaty. Papier łatwo jest zatem zgubić a trudniej znaleźć: według badań przeprowadzonych przez PrimeSoft Polska co piąty pracownik potrzebuje ok. godziny dziennie na znalezienie potrzebnych do pracy dokumentów, a niemal 40% ankietowanych przez firmę osób uważa, że system obiegu informacji jest w ich organizacji niejasny. Przepastne segregatory i przegródki zabierają też sporo cennej powierzchni biurowej – ich archiwizacja pociąga za sobą kolejne koszty. „Papier” nie tylko trudniej zlokalizować, ale nie sposób też go skutecznie kontrolować, czy zabezpieczyć. Prawdziwe problemy zaczynają się jednak dopiero wtedy, kiedy giną ważne dokumenty albo dochodzi do wycieku danych objętych klauzulą tajności – takie wydarzenie może szybko przekształcić się w sytuację kryzysową i bardzo zaszkodzić firmie.

Zobacz również: Jak wrzucić reklamę w koszty firmy?

Klucz do efektywności - DMS

Rozwiązaniem problemu jest (coraz powszechniejsze) zastępowanie papierowych dokumentów ich elektroniczną wersją. Informatyzacja firm na naszych oczach wchodzi na wyższy szczebel – systemy klasy DMS („Document Management System” czyli „Systemy Zarządzania Dokumentami”), jak szacują eksperci, za kilka lat będą już standardem. Trudno się temu dziwić, e-dokument nie jest obciążony wadami wrodzonymi papierowego dokumentu. Nie zajmuje miejsca w szafach, nie sposób go zgubić ani zniszczyć w sposób mechaniczny. Dostęp do dokumentów elektronicznych zabezpieczony jest specjalnymi systemami uwierzytelniania – to zarząd firmy decyduje, kto ma dostęp do jakiej kategorii dokumentów.  Koszty redukowane są zatem na kilku istotnych poziomach:

Dalszy ciąg materiału pod wideo
  • zmniejsza się czas potrzebny na procesowanie dokumentów
  • zmniejszają się koszty archiwizowania dokumentów
  • praktycznie brak kosztów ponoszonych na odzyskiwanie zagubionych dokumentów

Zobacz: Przechowywanie dokumentów fiskalnych

Narzędzie to jedno, praktyka to drugie

Jak wygląda to w praktyce? Dane mogą wydać się zaskakujące: według danych zebranych przez PrimeSoft Polska wynika iż obieg jednej tradycyjnej faktury to koszt 25 zł przy 100 fakturach miesięcznie daje to kwotę rzędu 30 tys. złotych rocznie. Elektroniczny obieg jest znacznie bardziej efektywny – specjaliści szacują, że koszt wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów zwraca się już po 1,5 roku jego stosowania.  Podkreślenia wymaga tu jedna kwestia o znaczeniu zasadniczym. Samo narzędzie jakim jest elektroniczny obieg dokumentów – by przynieść efekty – wymaga dostosowania go do charakteru przedsiębiorstwa. Każda firma ma nieco inną specyfikę działania, inne potrzeby, w każdej z nich działają różne systemy informatyczne. Z tego względu profesjonalne rozwiązania do zarządzania dokumentami powinny być każdorazowo dostosowywane do konkretnego beneficjenta. Implementacja takiego systemu poprzedzona jest analizą przed-wdrożeniową, którą przeprowadzają doświadczeni konsultanci, oni zapewniają też profesjonalne szkolenia pracowników i późniejsze wsparcie.

Zobacz: Elektroniczny obieg dokumentów - bezpieczeństwo i niższe koszty prowadzenia firmy

Zapisz się na newsletter
Zakładasz firmę? A może ją rozwijasz? Chcesz jak najbardziej efektywnie prowadzić swój biznes? Z naszym newsletterem będziesz zawsze na bieżąco.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Będą duże problemy. Obowiązkowe e-fakturowanie już za kilka miesięcy, a dwie na trzy małe firmy nie mają o nim żadnej wiedzy

Krajowy System e-Faktur (KSeF) nadchodzi, a firmy wciąż nie są na niego przygotowane. Nie tylko od strony logistycznej czyli zakupu i przygotowania odpowiedniego oprogramowania, ale nawet elementarnej wiedzy czym jest KSeF – Krajowy System e-Faktur.

Make European BioTech Great Again - szanse dla biotechnologii w Europie Środkowo-Wschodniej

W obliczu zmian geopolitycznych w świecie Europa Środkowo-Wschodnia może stać się nowym centrum biotechnologicznych innowacji. Czy Polska i kraje regionu są gotowe na tę szansę? O tym będą dyskutować uczestnicy XXIII edycji CEBioForum, największego w regionie spotkania naukowców, ekspertów, przedsiębiorców i inwestorów zajmujących się biotechnologią.

Jak ustanowić zarząd sukcesyjny za życia przedsiębiorcy? Procedura krok po kroku

Najlepszym scenariuszem jest zaplanowanie sukcesji zawczasu, za życia właściciela firmy. Ustanowienie zarządu sukcesyjnego sprowadza się do formalnego powołania zarządcy sukcesyjnego i zgłoszenia tego faktu do CEIDG.

Obowiązek sprawozdawczości zrównoważonego rozwoju w Polsce: wyzwania i możliwości dla firm

Obowiązek sporządzania sprawozdawczości zrównoważonego rozwoju dotyczy dużych podmiotów oraz notowanych małych i średnich przedsiębiorstw. Firmy muszą działać w duchu zrównoważonego rozwoju. Jakie zmiany w pakiecie Omnibus mogą wejść w życie?

REKLAMA

Nowa funkcja Google: AI Overviews. Czy zagrozi polskim firmom i wywoła spadki ruchu na stronach internetowych?

Po latach dominacji na rynku wyszukiwarek Google odczuwa coraz większą presję ze strony takich rozwiązań, jak ChatGPT czy Perplexity. Dzięki SI internauci zyskali nowe możliwości pozyskiwania informacji, lecz gigant z Mountain View nie odda pola bez walki. AI Overviews – funkcja, która właśnie trafiła do Polski – to jego kolejna próba utrzymania cyfrowego monopolu. Dla firm pozyskujących klientów dzięki widoczności w internecie, jest ona powodem do niepokoju. Czy AI zacznie przejmować ruch, który dotąd trafiał na ich strony? Ekspert uspokaja – na razie rewolucji nie będzie.

Coraz więcej postępowań restrukturyzacyjnych. Ostatnia szansa przed upadłością

Branża handlowa nie ma się najlepiej. Ale przed falą upadłości ratuje ją restrukturyzacja. Przez dwa pierwsze miesiące 2025 r. w porównaniu do roku ubiegłego, odnotowano już 40% wzrost postępowań restrukturyzacyjnych w sektorze spożywczym i 50% wzrost upadłości w handlu odzieżą i obuwiem.

Ostatnie lata to legislacyjny rollercoaster. Przedsiębiorcy oczekują deregulacji, ale nie hurtowo

Ostatnie lata to legislacyjny rollercoaster. Przedsiębiorcy oczekują deregulacji i pozytywnie oceniają większość zmian zaprezentowanych przez Rafała Brzoskę. Deregulacja to tlen dla polskiej gospodarki, ale nie można jej przeprowadzić hurtowo.

Ekspansja zagraniczna w handlu detalicznym, a zmieniające się przepisy. Jak przygotować systemy IT, by uniknąć kosztownych błędów?

Według danych Polskiego Instytutu Ekonomicznego (Tygodnik Gospodarczy PIE nr 34/2024) co trzecia firma działająca w branży handlowej prowadzi swoją działalność poza granicami naszego kraju. Większość organizacji docenia możliwości, które dają międzynarodowe rynki. Potwierdzają to badania EY (Wyzwania polskich firm w ekspansji zagranicznej), zgodnie z którymi aż 86% polskich podmiotów planuje dalszą ekspansję zagraniczną. Przygotowanie do wejścia na nowe rynki obejmuje przede wszystkim kwestie związane ze szkoleniami (47% odpowiedzi), zakupem sprzętu (45%) oraz infrastrukturą IT (43%). W przypadku branży retail dużą rolę odgrywa integracja systemów fiskalnych z lokalnymi regulacjami prawnymi. O tym, jak firmy mogą rozwijać międzynarodowy handel detaliczny bez obaw oraz o kompatybilności rozwiązań informatycznych, opowiadają eksperci INEOGroup.

REKLAMA

Leasing w podatkach i optymalizacja wykupu - praktyczne informacje

Leasing od lat jest jedną z najpopularniejszych form finansowania środków trwałych w biznesie. Przedsiębiorcy chętnie korzystają z tej opcji, ponieważ pozwala ona na rozłożenie kosztów w czasie, a także oferuje korzyści podatkowe. Warto jednak pamiętać, że zarówno leasing operacyjny, jak i finansowy podlegają różnym regulacjom podatkowym, które mogą mieć istotne znaczenie dla rozliczeń firmy. Dodatkowo, wykup przedmiotu leasingu niesie ze sobą określone skutki podatkowe, które warto dobrze zaplanować.

Nie czekaj na cyberatak. Jakie kroki podjąć, aby być przygotowanym?

Czy w dzisiejszych czasach każda organizacja jest zagrożona cyberatakiem? Jak się chronić? Na co zwracać uwagę? Na pytania odpowiadają: Paweł Kulpa i Robert Ługowski - Cybersecurity Architect, Safesqr.

REKLAMA