Kontrola celno-skarbowa w firmie. Jak się do niej przygotować?

• Kontrola celno-skarbowa w firmie
• Kontrola w firmie – podstawy prawne
• Polski Ład a nowe narzędzia kontrolne
• Jakie dokumenty trzeba przygotować do kontroli podatkowej?
• Z zapowiedzią czy bez? Kontrole przedsiębiorców w Polsce
• Co grozi za wykrycie nieprawidłowości w firmie?
• Elektroniczny obieg dokumentów podczas kontroli podatkowej

Kontrola celno-skarbowa w firmie

Według informacji pochodzących z Ministerstwa Finansów, przytoczonych przez portal MondayNews, w pierwszej połowie 2022 roku przeprowadzono 1967 kontroli celno-skarbowych. To o 14,3% więcej niż w analogicznym okresie poprzedniego roku – wtedy ta liczba wyniosła 1721. W tym roku audytów podatkowych ma być więcej.

Taka intensyfikacja działań prawdopodobnie jest efektem prób łatania pogłębiającej się dziury budżetowej. Przy dynamicznie zmieniających się przepisach prawa podatkowego związanych z wprowadzeniem Polskiego Ładu o pomyłkę przedsiębiorcy nietrudno. Jakie narzędzia i technologie mogą przyczynić się do zmniejszenia ryzyka nieprawidłowości?

Kontrola w firmie – podstawy prawne

Kontrola w firmie może być przeprowadzana na podstawie trzech różnych ustaw: Prawo przedsiębiorców, Ordynacja Podatkowa oraz ustawy o Krajowej Administracji Skarbowej (KAS). Ustawa Prawo przedsiębiorców dotyczy kontroli prowadzenia działalności gospodarczej. Ordynacja podatkowa reguluje kontrolę związaną z rozliczeniami podatkowymi z urzędem. Z kolei Ustawa o KAS odnosi się do spraw związanych z dużymi nadużyciami lub oszustwami na większą skalę. W zależności od podstawy kontroli pracownicy skarbówki mają różne prawa i obowiązki.

Polski Ład a nowe narzędzia kontrolne

Aktualnie Urząd Skarbowy ma w pewnych aspektach uprawnienia szersze niż prokuratura... Polski Ład nie tylko wprowadził potężne zmiany w zakresie obowiązków podatkowych dla przedsiębiorców, ale także wyposażył fiskusa w nowe narzędzia kontroli i wachlarz sankcji, które mają na celu zabezpieczenie źródeł wpływów do budżetu Skarbu Państwa. 

1 lipca 2022 roku weszły w życie nowe przepisy, które rozszerzają uprawnienia Krajowej Administracji Skarbowej. Zgodnie z nimi jednostka będzie uprawniona do przejrzenia stanu konta bankowego dowolnej osoby fizycznej i firmy. I chociaż Ministerstwo Finansów uspokaja, że nowe regulacje dotyczące rozszerzenia uprawnień Krajowej Administracji Skarbowej będą wykorzystywane tylko w przypadkach uzasadnionych, narzędzia te mogą budzić poważne obawy podatników.

- Wiele wskazuje na to, że w 2023 roku będzie jeszcze więcej  kontroli niż w roku poprzednim. Niektórzy przedsiębiorcy boją się korzystać z nowych ulg i odliczeń. Może to być wynikiem obaw o konsekwencje finansowe związane z ewentualnymi nieprawidłowościami przy rozliczaniu podatków i prowadzeniu dokumentacji firmowej. A zakres weryfikacyjny jest bardzo obszerny – tłumaczy Krzysztof Wojtas, prezes zarządu BrainSHARE IT, producenta programu SaldeoSMART.

Jakie dokumenty trzeba przygotować do kontroli podatkowej?

Pracownicy Krajowej Administracji Skarbowej mogą weryfikować różnego rodzaju dokumenty, w tym:

- dokumenty księgowe, czyli księgi rachunkowe, ewidencje VAT, ryczałt ewidencjonowany, rejestr zakupów i sprzedaży, zestawienia sald, faktury VAT,
- dokumenty związane z płatnościami podatkowymi: deklaracje podatkowe, zeznania roczne, rozliczenia z ZUS, PIT, CIT, VAT,
- dokumenty dotyczące zatrudnienia pracowników, takie jak np. umowy o pracę, umowy o dzieło, umowy zlecenia, listy płac, zaświadczenia o zatrudnieniu,
- dokumenty dotyczące inwestycji, w tym umowy z wykonawcami, faktury za materiały, rachunki za usługi.

Kontrolujący mogą również sprawdzać inne dokumenty, które pozwolą im na ustalenie prawidłowości opodatkowania podmiotu kontrolowanego.  W części przypadków planowane przeprowadzenie kontroli w firmie poprzedza oficjalne pismo, ale nie jest to regułą. Prawo zakłada bowiem sytuacje, w których przedsiębiorca nie będzie miał czasu na przygotowanie się do audytu.

Z zapowiedzią czy bez? Kontrole przedsiębiorców w Polsce

W Polsce kontrole podatkowe mogą być przeprowadzane zarówno z zapowiedzią, jak i bez zapowiedzi. Oba te rodzaje reguluje Ordynacja podatkowa, a konkretnie art. 49a. Kontrola z zapowiedzią może zostać przeprowadzona po uprzednim powiadomieniu podatnika o planowanej wizycie. Powiadomienie musi zawierać m.in. informacje o przedmiocie i celu kontroli, terminie wizyty oraz o przysługujących prawach i obowiązkach podatnika. Natomiast niezapowiedziana kontrola może zostać przeprowadzona w sytuacji, gdy istnieją przesłanki do podejrzenia, że podatnik narusza przepisy podatkowe lub z premedytacją ukrywa informacje dotyczące swojej działalności gospodarczej. Kontrolujący mogą wówczas wejść na teren przedsiębiorstwa i przeprowadzić kontrolę bez wcześniejszego powiadomienia podatnika.

Co grozi za wykrycie nieprawidłowości w firmie?

Rodzaje kar za naruszenie przepisów podatkowych reguluje Ordynacja podatkowa. Są proporcjonalne do rodzaju naruszenia i nieprawidłowości popełnionych przez podatnika. Przykładowe kary za naruszenia podatkowe to:

- kara grzywny,
- kara pozbawienia wolności,
- kara grzywny oraz pozbawienia wolności,
- kara dodatkowa w postaci utraty przedmiotów, na których popełniono naruszenie.

Elektroniczny obieg dokumentów podczas kontroli podatkowej

Jednym ze skutecznych narzędzi, które mogą pomóc w zachowaniu porządku w dokumentacji przedsiębiorstwa, jest EOD, czyli elektroniczny obieg dokumentów. Dzięki niemu kontrola podatkowa może być przeprowadzona szybciej i bardziej efektywnie. To rozwiązanie umożliwia również sprawne i łatwe wyszukiwanie dokumentów na podstawie różnych kryteriów, takich jak np. nazwa, data lub numer faktury. Dzięki EOD kontrolerzy podatkowi mogą szybko znaleźć potrzebne dokumenty bez konieczności przeglądania papierowych dokumentów.

Wykorzystanie tej technologii upraszcza również przechowywanie firmowej dokumentacji. Jest to szczególnie ważne przy konieczności długotrwałego archiwizowania dokumentów podatkowych, które mogą być potrzebne w przypadku późniejszych kontroli.

- Aplikacje umożliwiające prowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów eliminują błędy ludzkie związane z ręcznym przetwarzaniem plików. Dokumenty można skanować, a systemy OCR automatycznie wprowadzają dane do programu księgowego. Aplikacje z EOD umożliwiają również  łatwiejszą i bardziej elastyczną współpracę na odległość. To funkcjonalność, która sprawdzi się na przykład przy wewnętrznym audycie poprzedzającym zapowiedzianą kontrolę zewnętrzną. Dzięki niej kontrola dokumentacji może odbyć się w odległych oddziałach firmy lub nawet w różnych krajach bez konieczności przesyłania dokumentów w formie fizycznej – dodaje Krzysztof Wojtas.

Cyfryzacja różnych procesów w przedsiębiorstwie nie tylko jest wygodna, ale też może poprawić bezpieczeństwo firmy. Należy jednak pamiętać, że wprowadzenie EOD nie gwarantuje uniknięcia kontroli podatkowej ani nie uchroni przed ewentualnymi sankcjami w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości. Jednakże posiadanie uporządkowanej dokumentacji pomoże przejść cały proces szybciej i spokojniej.

Więcej ważnych informacji znajdziesz na stronie głównej Inforu