Organizacja imprez w obiektach wielofunkcyjnych w trakcie epidemii koronawirusa - wytyczne

Celem wdrażanych procedur jest:

1. Wskazanie zasad w obiektach wielofunkcyjnych, zapewniających bezpieczeństwo dla osób zaangażowanych w organizację  wydarzeń.
2. Wskazanie zakresu współdziałania z organizatorami wydarzeń w celu dostosowania infrastruktury i wyposażenia obiektów do wymogów.
3. Minimalizowanie ryzyka zakażenia pracowników/osób zaangażowanych w organizację wydarzenia w obiektach przez jego uczestników oraz inne osoby z zewnątrz.
4. Ograniczenie liczby osób przebywających na terenie obiektów w danym przedziale czasowym.
5. Działanie, mające na celu ograniczenie ryzyka rozprzestrzeniania się epidemii w obiektach i dostosowanie podejmowanych działań, procedur i infrastruktury do potencjalnego zagrożenia.
6. Stworzenie modelu procedur bezpieczeństwa umożliwiających działanie w obiektach organizatorów, firm obsługujących wydarzenia, artystów i sportowców, organizujących imprezy kulturalne, rozrywkowe, sportowe, targowe, kongresowe, konferencyjne i masowe.
7. Zapewnienie spójności pomiędzy wytycznymi.

Polecamy: Przedsiębiorca w kryzysie (PDF)

Wytyczne zostały podzielone na następujące części:

1. Przestrzeń komunikacyjna oraz udostępnione miejsca
2. Bezpieczeństwo obsługi i uczestników
3. Gastronomia i catering – żywienie dla gości oraz ekip realizacyjnych
4. Zapewnienie czystości na terenie wydarzenia
5. Procedury postępowania podczas obsługi wydarzeń
6. Procedury postępowania w odniesieniu do osoby posiadającej symptomy zakażenia

Przestrzeń komunikacyjna oraz udostępnione miejsca

1. Określenie maksymalnej liczby uczestników spotkań, konferencji poprzez:
   • Zastosowanie przelicznika osób do powierzchni w zależności od typu obiektu.
   • Zastosowanie minimalnej wymaganej odległości pomiędzy krzesłami, stolikami.
   • Określenie dopuszczalnej liczby osób w windach.
2. Ograniczenie liczby uczestników wydarzeń poprzez:
   • Utrzymanie bezpiecznych odległości pomiędzy udostępnionymi miejscami siedzącymi.
   • Zmniejszenie liczby udostępnionych miejsc siedzących do ilości proponowanych w poszczególnych etapach odmrażania dla danego rodzaju organizatorów i wydarzeń.
   • Zmniejszenie liczby  udostępnionych miejsc tymczasowych (na płycie) do ilości proponowanych w poszczególnych etapach odmrażania dla danego rodzaju organizatorów i wydarzeń.
   • Zmniejszenie liczby udostępnionych miejsc stojących (na płycie) do ilości proponowanych w poszczególnych etapach odmrażania dla danego rodzaju organizatorów i wydarzeń.
   • Wprowadzenie procedur kolejności lub liczby wpuszczania osób po przekroczeniu dopuszczalnej normy osób w wydarzeniu (kolejność zgłaszania się, sloty czasowe, numeracja biletów) w zależności od charakteru imprezy i wytycznych obowiązujących organizatorów.
3. Uruchomienie większej liczby wejść, toalet (tak, aby uniknąć tłoku)  na teren imprezy oraz organizacja wejść dedykowanych do poszczególnych stref. W każdym wejściu uruchomienie stanowisk do dezynfekcji rąk.
4. Utrzymanie bezpiecznych odległości (2 m), zgodnie z otrzymanymi wytycznymi dla organizatorów, pomiędzy osobami stojącymi w kolejkach do wejść na teren imprezy, do punktów gastronomicznych, szatni, w windach.
5. Opracowanie procedur dla obsługi imprez w zakresie postępowania, zasad bezpieczeństwa swojego i gości, sposobu informowania oraz egzekwowania wymogów.
6. W zakresie systemów wentylacyjno-klimatyzacyjnych – stosowanie się do zaleceń NIZP- PZH.
7. Komunikaty skierowane do uczestników imprezy w zakresie profilaktyki zdrowotnej i przestrzegania zasad higieny – wykorzystanie plakatów, piktogramów, systemów audiowizualnych, systemów dźwiękowych.

Bezpieczeństwo obsługi i uczestników

1. Dopuszczenie do pracy pracowników po przeprowadzonej kontroli temperatury ciała, za ich zgodą, oraz wyposażanych w maseczki / przyłbice ochronne oraz rękawiczki, jeśli nadal będzie to wymagane obowiązującymi przepisami prawa. Pracownicy obsługujący wydarzenie wyrażają zgodę na pomiar temperatury ciała. W obsłudze wydarzenia nie uczestniczą osoby z symptomami choroby zakaźnej. 
2. Spotkania i narady wewnętrzne z zachowaniem bezpiecznej odległości pomiędzy osobami.
3. Zapewnienie środków ochrony osobistej dla pracowników/osób świadczących usługi (maseczki, przyłbice, kaski ochronne, rękawice jednorazowe) i preparatów do dezynfekcji rąk, zgodnie z obowiązującymi regulacjami w tym zakresie.
4. Zapewnienie wsparcia organizatorom w zakresie wdrożenia i realizacji imiennej sprzedaży biletów i dokonywania sprawdzeń tożsamości – na wejściu lub w inny sposób identyfikacji uczestników wydarzeń,  po uprzednim uzyskaniu ich zgody, o czym muszą być wcześniej poinformowani.
5. W celu usprawnienia kontroli bezpieczeństwa, zapewnienie dodatkowych miejsc depozytowych, poza terenem wydarzeń i nie w bezpośredniej bliskości wejść na wydarzenia dla osób z większymi bagażami – ograniczenie rozmiaru bagażu dopuszczalnego na terenie imprezy.
6. Uwzględnianie w dokumentacji na imprezy masowe dodatkowych rozwiązań w zakresie niwelowania zagrożeń epidemiologicznych.
7. Wyznaczenie osoby w zakresie bhp i zagrożeń epidemiologicznych lub rozszerzenie zadań dla operatorów medycznych.
8. Dedykowanie na stałe dodatkowego miejsca na terenie obiektu dla osób wymagających izolacji.

Gastronomia i catering – żywienie dla gości oraz ekip realizacyjnych

1. W przypadku usług gastronomicznych należy stosować wytyczne dla gastronomii.

Zapewnienie czystości na terenie wydarzenia

1. Zapewnienie odpowiednich zabezpieczeń dla personelu sprzątającego (maseczki, rękawiczki, płyny do mycia i dezynfekcji).
2. Określenie ilości dozowników z płynem do dezynfekcji rąk przy wejściach, w przestrzeniach dla publiczności, w toaletach i ich stałe monitorowanie celem uzupełniania.
3. Zabezpieczenie folią terminali płatniczych oraz ich dezynfekowanie nie rzadziej niż co godzinę.
4. Sprzątanie i dezynfekcja powierzchni publicznych w trakcie i po wydarzeniu – wyznaczenie częstotliwości w oparciu o ocenę ryzyka.
5. Dezynfekcja strefy backstage oraz stref produkcyjnych po każdym wydarzeniu.
6. Sprzątanie i dezynfekcja stref przygotowania i wydawania posiłków.
7. Przygotowanie i oznaczenie pojemników dedykowanych na utylizację, uwzględnienie kategorii odpadów w umowach z firmami odbierającymi odpady. Rekomenduje się postępowanie zgodnie z wytycznymi Ministerstwa  Klimatu i Głównego Inspektoratu Sanitarnego.
8. Udostępnienie w toaletach instrukcji w zakresie mycia i dezynfekcji rąk.

Procedury postępowania podczas obsługi wydarzeń

1. W trakcie montażu i demontażu zachowanie zasad bezpieczeństwa obowiązujących dla firm zabudowujących i dostawców zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami i zaleceniami Głównego Inspektoratu Sanitarnego – opracowanie instrukcji bezpieczeństwa epidemicznego dla obiektu w trakcie przygotowań i przebiegu wydarzeń; przekazanie do zaopiniowania na 14 dni przed wydarzeniem właściwej stacji sanitarno-epidemiologicznej (dotyczy dużych wydarzeń w obiektach zamkniętych).
2. Obowiązek zapewnienia pracownikom i podwykonawcom dodatkowego niezbędnego sprzętu, środków ochrony osobistej, zgodnie z obowiązującymi regulacjami.
3. Zasady pracy pracowników oraz osób zaangażowanych w organizację wydarzenia uwzględniające:
   • obowiązkowe mycie i dezynfekcja rąk;
   • wyposażenie i ubiór osób zaangażowanych w organizację wydarzenia:
     - maski ochronne na twarz, zgodnie z przepisami rozporządzenia;
     - rękawiczki jednorazowe;
     - kombinezony ochronne (kilka) do dyspozycji wskazanych osób z obsługi na   wypadek wystąpienia konieczności podejmowania działań w takim wyposażeniu.
4. Szkolenie pracowników w zakresie prawidłowego stosowania i użytkowania środków dezynfekujących i odzieży ochronnej.
5. Wdrożenie wymogów i standardów organizacji obecności wykonawców, zawodników w strefach backstage.
6. Odseparowanie dróg dojścia wykonawców i ekip technicznych.

Procedury postępowania w odniesieniu do osoby posiadającej symptomy zakażenia

1. Przygotowanie zamkniętych, odizolowanych i odpowiednio dezynfekowanych pomieszczeń dla osób z objawami infekcji. Zapewnienie odpowiedniego zabezpieczenia pracownikom medycznym pracującym w tym pomieszczeniu.  
2. Osoby wykazujące objawy chorobowe lub, będące w trakcie kwarantanny nie mogą korzystać z miejsc publicznych, w tym uczestniczyć w spotkaniach, konferencjach, imprezach sportowo-artystycznych.
3. Poinformowanie Powiatowej Stacji Sanitarno-Epidemiologicznej o osobie z podejrzeniem zarażenia.
4. Ustalenie postępowania z organizatorem wydarzenia.
5. Dezynfekcja miejsca izolacji.